專案章程範本

有了一個讓人興奮的專案構想後，要如何著手？在大多數公司中，啟動一項新計劃的第一步，就是向專案關係人進行專案簡報。接下來，若簡報順利，您就能取得他們的簽核並向前推進。

撰寫出色專案簡報的關鍵，在於確保取得計劃核准。好在，專案章程範本能在確定您要進行的每一次簡報時助您 (和您的整個團隊) 一臂之力。 

什麼是專案章程？ 

專案章程是一種適用於新計劃的電梯簡報。其中概述了目標、範疇以及必要資源等重要資訊，這樣專案關係人就能快速瞭解您的專案 (進而有望取得核准)。 

什麼是專案章程範本？ 

專案章程範本是一種可重複使用的大綱，其中列出了成功的專案章程所需要的一切元素。在團隊每次進行新計劃簡報時，它都能作為依循的指南。團隊成員無需從頭開始，而是複製範本並填入所需資訊即可。

作為團隊主管，建立專案章程範本有助於將團隊進行新計劃簡報的方式標準化。這種一致性能夠確保您為核准者提供做出決定時所需的一切資訊。同時，由於章程依循一套標準化的格式，專案關係人能事先知道自己可以瞭解到哪些內容，因而能夠輕鬆檢閱您的章程。

數位專案章程範本的優點

專案核准很少會是非可即否的過程。一般來說，專案核准都會需要與專案關係人進行溝通，您的目標、範疇或專案權責也會發生變動。靜態 Excel 或 Word 文件無法捕捉到這一互動式的流程，它們很快就會過時，且無法提供進行回饋的空間。

此外，數位專案章程範本還能讓您：  

• 與專案關係人溝通並透過評論的方式收集即時回饋。 

• 依據需要輕鬆更新專案章程元素。

• 為專案關係人提供專案資訊的單一事實來源。

• 追蹤章程中已取得核准的部分。

• 透過不同方式檢視您的專案章程範本，包括標準清單、工作流程看板、甘特圖或者行事曆。 

• 自動加總專案成本。 

• 附加文件、圖片及影片，以便在任務中增加情境資訊。  

專案章程範本應納入哪些內容

專案章程範本的目的在於列出成功專案章程所需的每一個部分，讓團隊能夠輕鬆填入所需資訊。完善的專案章程範本通常包含以下元素： 

• 專案目的：專案為什麼重要，以及它能夠實現哪些業務需求？ 

• 專案目標：專案完成時您希望實現什麼，以及在衡量專案是否成功時要使用哪些指標？ 

• 專案範疇與交付項目：您要完成哪些特定交付項目，以及您要排除哪些工作範疇？ 

• 所需資源或專案需求：完成這項工作需要哪些資源？其中包括人員、工具以及預算。 

• 專案關係人：您的專案團隊成員有哪些？誰負責核准專案章程、誰是專案贊助者以及誰應參與重要決策？ 

若要建立您的專案章程範本，請為上述每一個元素新增區段。在每一個區段中，請新增詳細任務，以便引導您的團隊完成專案章程建立的流程。例如，在專案關係人區段中，您可以建立用於「確定專案團隊」和「建立 RACI 圖表以指明專案關係人權責」等任務。您還可以建立專案里程碑，用以表示 專案計劃中的關鍵轉捩點。

若要在一處位置追蹤專案預算和交付項目，不妨新增一些欄，用以記錄每個交付項目的預估成本，以及專案團隊的預估時間需求。這樣就為審核者提供了一切所需資源的細目，使他們能夠瞭解您請求特定預算金額的理由。

最後，請新增欄以追蹤專案章程中每個部分是否已取得核准。這樣，您就可以追蹤定案的內容以及需要進行變更的部分。 

整合功能

• 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式，可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表，清單檢視也會一次顯示您的所有任務，故您不僅可以查看任務標題和截止日期，還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作，藉此毫不費力地實現協作。

• 專案概觀。專案概觀用於一站式儲存您的所有重要專案情境。針對您的專案工作內容，為團隊提供事項、原因及方法的鳥瞰式檢視。新增專案描述，以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後，在一處地方分享全部重要資源及情境，例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。

• 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪些工作。此外，您還可以跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。 

• 核准。有時候，您需要的不僅只是完成任務而已，您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型，提供對任務進行「核准」、「請求變更」或「拒絕」等選項。這樣一來，任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動，以及他們的工作是否已獲核准。

推薦的應用程式

• Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

• OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具，直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

• Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具，直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

• Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合，您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外，也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務，而毋須切換至您的瀏覽器。

專案章程範本的不同類型

我們前面已大致列出建立基礎專案章程範本的方法，但您還需要調整範本，使其滿足您團隊的特定需求。 

下面是自訂專案章程範本的幾種不同方式：

• 敏捷專案章程範本：若您需使用敏捷專案管理，您可以列出特定於敏捷團隊的權責，例如 Scrum 主持人、產品所有者以及開發團隊。預估專案資源時，您還可以使用故事點來衡量每個交付項目所需的時間。

• 六標準差專案章程範本：若您的團隊需使用六標準差，請將專案交付項目組織為六標準差專案生命週期中的不同階段：定義、衡量、分析、改進及控制。 

• 營造專案章程範本：對於營造計畫，按類型組織預計成本會很有幫助，例如「勞動力」或「材料」。您還可以在列出關鍵專案關係人及權責時，定明您要與之合作的轉包商和供應商。 

常見問題