專案章程範本

進行專案簡報並非易事,但也不是無計可施。專案章程範本能列出您從關鍵專案關係人處取得核准所需的一切內容,這樣您就無需擔心錯失步驟。不妨瞭解如何在 Asana 中建立屬於您的範本。

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有了一個讓人興奮的專案構想後,要如何著手?在大多數公司中,啟動一項新計劃的第一步,就是向專案關係人進行專案簡報。接下來,若簡報順利,您就能取得他們的簽核並向前推進。

撰寫出色專案簡報的關鍵,在於確保取得計劃核准。好在,專案章程範本能在確定您要進行的每一次簡報時助您 (和您的整個團隊) 一臂之力。 

[產品 UI] 帶有抽象 UI (時間軸) 的專案時間軸版面配置範例

什麼是專案章程? 

專案章程是一種適用於新計劃的電梯簡報。其中概述了目標範疇以及必要資源等重要資訊,這樣專案關係人就能快速瞭解您的專案 (進而有望取得核准)。 

什麼是專案章程範本? 

專案章程範本是一種可重複使用的大綱,其中列出了成功的專案章程所需要的一切元素。在團隊每次進行新計劃簡報時,它都能作為依循的指南。團隊成員無需從頭開始,而是複製範本並填入所需資訊即可。

作為團隊主管,建立專案章程範本有助於將團隊進行新計劃簡報的方式標準化。這種一致性能夠確保您為核准者提供做出決定時所需的一切資訊。同時,由於章程依循一套標準化的格式,專案關係人能事先知道自己可以瞭解到哪些內容,因而能夠輕鬆檢閱您的章程。

數位專案章程範本的優點

專案核准很少會是非可即否的過程。一般來說,專案核准都會需要與專案關係人進行溝通,您的目標、範疇或專案權責也會發生變動。靜態 Excel 或 Word 文件無法捕捉到這一互動式的流程,它們很快就會過時,且無法提供進行回饋的空間。

此外,數位專案章程範本還能讓您:  

  • 與專案關係人溝通並透過評論的方式收集即時回饋。 

  • 依據需要輕鬆更新專案章程元素。

  • 為專案關係人提供專案資訊的單一事實來源。

  • 追蹤章程中已取得核准的部分。

  • 透過不同方式檢視您的專案章程範本,包括標準清單、工作流程看板甘特圖或者行事曆。 

  • 自動加總專案成本。 

  • 附加文件、圖片及影片,以便在任務中增加情境資訊。  

專案章程範本應納入哪些內容

專案章程範本的目的在於列出成功專案章程所需的每一個部分,讓團隊能夠輕鬆填入所需資訊。完善的專案章程範本通常包含以下元素: 

  • 專案目的:專案為什麼重要,以及它能夠實現哪些業務需求? 

  • 專案目標:專案完成時您希望實現什麼,以及在衡量專案是否成功時要使用哪些指標? 

  • 專案範疇與交付項目:您要完成哪些特定交付項目,以及您要排除哪些工作範疇? 

  • 所需資源或專案需求:完成這項工作需要哪些資源?其中包括人員、工具以及預算。 

  • 專案關係人:您的專案團隊成員有哪些?誰負責核准專案章程、誰是專案贊助者以及誰應參與重要決策? 

若要建立您的專案章程範本,請為上述每一個元素新增區段。在每一個區段中,請新增詳細任務,以便引導您的團隊完成專案章程建立的流程。例如,在專案關係人區段中,您可以建立用於「確定專案團隊」和「建立 RACI 圖表以指明專案關係人權責」等任務。您還可以建立專案里程碑,用以表示 專案計劃中的關鍵轉捩點。

若要在一處位置追蹤專案預算交付項目,不妨新增一些欄,用以記錄每個交付項目的預估成本,以及專案團隊的預估時間需求。這樣就為審核者提供了一切所需資源的細目,使他們能夠瞭解您請求特定預算金額的理由。

最後,請新增欄以追蹤專案章程中每個部分是否已取得核准。這樣,您就可以追蹤定案的內容以及需要進行變更的部分。 

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 專案概觀。專案概觀用於一站式儲存您的所有重要專案情境。針對您的專案工作內容,為團隊提供事項、原因及方法的鳥瞰式檢視。新增專案描述,以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後,在一處地方分享全部重要資源及情境,例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 核准。有時候,您需要的不僅只是完成任務而已,您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型,提供對任務進行「核准」、「請求變更」或「拒絕」等選項。這樣一來,任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動,以及他們的工作是否已獲核准。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

專案章程範本的不同類型

我們前面已大致列出建立基礎專案章程範本的方法,但您還需要調整範本,使其滿足您團隊的特定需求。 

下面是自訂專案章程範本的幾種不同方式:

  • 敏捷專案章程範本:若您需使用敏捷專案管理,您可以列出特定於敏捷團隊的權責,例如 Scrum 主持人產品所有者以及開發團隊。預估專案資源時,您還可以使用故事點來衡量每個交付項目所需的時間。

  • 六標準差專案章程範本:若您的團隊需使用六標準差,請將專案交付項目組織為六標準差專案生命週期中的不同階段:定義、衡量、分析、改進及控制。 

  • 營造專案章程範本:對於營造計畫,按類型組織預計成本會很有幫助,例如「勞動力」或「材料」。您還可以在列出關鍵專案關係人及權責時,定明您要與之合作的轉包商和供應商。 

常見問題

專案章程範本和商業企劃案範本有何區別?

若您要定期針對需要中小型企業投資的專案進行簡報,專案章程範本會是非常實用的工具。若您的專案往往需要大額商業投資,您可能需考慮改為建立商業企劃案。商業企劃案是更為正式的文件,其中包括額外的資訊和文件,例如專案的預計投資回報,以及任何潛在的專案風險

何時應使用專案章程範本?

專案計劃階段中複製並使用您的專案章程範本。建立專案章程是所有新專案必經的第一步。在您花時間實際規劃計劃的詳細內容前,您需要確保先取得核准。

為什麼專案章程範本很重要?

專案章程範本有助於將團隊進行新計劃簡報的方式標準化,還能透過確保涵蓋重要資訊提升簡報品質。同時,這類範本還能使您與關鍵專案關係人在專案目標與範疇上資訊同步。此舉能夠始終預防範疇潛變,並協助專案關係人更有效合作。

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