Plantilla para project charter

Digamos que se te acaba de ocurrir una idea magnífica para un proyecto, pero ¿por dónde empiezas? En la mayoría de las empresas, el primer paso para comenzar a trabajar con una iniciativa nueva es la presentación a los stakeholders o partes interesadas. Después, si la presentación resulta bien, avanzas con su aprobación.

Lo esencial es elaborar una presentación perfecta del proyecto para conseguir las aprobaciones para la iniciativa. Afortunadamente, la plantilla para project charter o acta de constitución es muy útil para que el equipo entero dé en el clavo con todas las presentaciones que se crucen en su camino.

¿Qué es un project charter o acta de constitución de un proyecto?

Un project charter es el discurso de presentación (elevator pitch) de una iniciativa nueva. Aquí se resume información clave como los objetivos, el alcance y los recursos necesarios, para que las partes interesadas entiendan rápidamente (y, si todo sale bien, aprueben) tu proyecto.

¿Qué es una plantilla de project charter?

Una plantilla de project charter o acta de constitución es un esquema reutilizable en el que se detallan todos los componentes de un project charter exitoso. Es una guía que puede seguir tu equipo cada vez que necesite presentar una iniciativa nueva. En vez de empezar de cero, los miembros del equipo pueden copiar la plantilla y llenarla con la información necesaria.

Como líder del equipo, cuando creas la plantilla de acta de constitución del proyecto ayudas a estandarizar la forma en que se presentarán las demás iniciativas nuevas. Con la consistencia te aseguras de brindar a los aprobadores toda la información que necesitan para tomar las decisiones. La plantilla también facilita la revisión del charter, ya que el formato sigue un estándar y los stakeholders saben qué esperar.

Las ventajas de una plantilla digital de project charter

La aprobación de un proyecto muy rara vez es un proceso que se determina por blanco o negro. Por lo general, incluye una conversación con las partes interesadas y cambios en los objetivos, el alcance o las responsabilidades del proyecto. Los documentos estáticos de Excel o Word no permiten capturar este proceso iterativo, quedan desactualizados rápidamente y no dan lugar para aportar comentarios.

Por otra parte, con una plantilla para project charter puedes hacer lo siguiente:

• Comunicarte con las partes interesadas y reunir distintas opiniones en tiempo real mediante comentarios.

• Actualizar fácilmente los elementos del project charter cuando sea necesario.

• Brindar a las partes interesadas una fuente única de información sobre el proyecto.

• Dar seguimiento a los componentes del charter que se hayan aprobado.

• Ver la plantilla de project charter de distintas maneras: como una lista estándar, como tablero Kanban, diagrama de Gantt o calendario.

• Sumar automáticamente los costos del proyecto.

• Agregar información de contexto a las tareas adjuntando documentos, imágenes o videos.

¿Qué elementos se deben incluir en la plantilla de project charter?

El propósito de la plantilla de project charter es detallar cada uno de los componentes de un project charter exitoso, para que tu equipo pueda completarla con la información necesaria, sin inconvenientes. Una plantilla de project charter bien escrita, por lo común, incluye los siguientes elementos:

• El propósito del proyecto: el motivo por el que el proyecto es importante y las necesidades del negocio que cubre.

• Los objetivos del proyecto: lo que quieres haber logrado al terminar el proyecto y las métricas que usarás para medir el éxito.

• El alcance y los entregables del proyecto: los entregables específicos que se finalizarán y aquello con lo que NO se trabajará.

• Los recursos necesarios o las necesidades del proyecto: todo lo que necesitas para llevar a cabo el trabajo. Incluye las personas, las herramientas y el presupuesto.

• Los stakeholders o participantes del proyecto: quiénes son los miembros del equipo que trabajarán con el proyecto. Quién debe aprobar el project charter, quién es el patrocinador del proyecto y a quién habría que incluir en las decisiones clave.

Cuando crees tu propia plantilla de project charter, usa secciones para cada uno de los elementos anteriores. Dentro de cada sección, agrega tareas más específicas para guiar a tu equipo a través del proceso de creación del project charter. Por ejemplo, en la sección de participantes del proyecto podrías crear tareas para “identificar al equipo que trabajará en el proyecto” y “crear una matriz RACI para especificar las responsabilidades de los stakeholders”. También puedes crear hitos que representen los momentos cruciales del plan de tu proyecto.

Para dar seguimiento al presupuesto del proyecto y a los entregables en el mismo lugar, agrega columnas en las que se documenten los costos estimados de cada entregable, sumado al tiempo estimado requerido del equipo que trabajará en el proyecto. De este modo, los aprobadores podrán ver todos los recursos necesarios desglosados y entender por qué solicitas la aprobación de un presupuesto con ese monto específico.

Finalmente, agrega una columna para saber si se han aprobado los componentes del project charter. De este modo, podrás controlar qué se ha cerrado o si hay algo que debas modificar.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Resumen del proyecto. En el resumen tienes toda la información importante que necesitas del contexto del proyecto. Brinda al equipo una descripción general del qué, el porqué y el cómo del trabajo. Agrega un resumen para establecer el tono de cómo trabajarán juntos en Asana. Además, comparte en un solo lugar cualquier recurso y dato importante, por ejemplo, detalles de las reuniones o los canales de comunicación y briefs del proyecto.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Aprobaciones. A veces, además de hacer una tarea, necesitas saber si un entregable está aprobado o no. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para aprobar, solicitar cambios o rechazar la tarea. De esa forma, los propietarios de las tareas reciben instrucciones claras sobre las acciones que deben realizar y si su trabajo ha sido aprobado o no. 

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

Diferentes tipos de plantillas de project charter

Arriba, hemos descripto cómo crear una plantilla básica de project charter, pero también puedes adaptarla a las necesidades específicas de tu equipo.

A continuación, compartimos diferentes formas de personalizar la plantilla de project charter:

• Plantilla de project charter ágil: si aplicas la metodología Agile para la gestión de proyectos, puedes detallar responsabilidades específicas de un equipo Agile como el Scrum master, el propietario del producto o el equipo de desarrollo. Cuando estimes los recursos para el proyecto, también puedes usar los story points para medir cuánto tiempo se necesitará para presentar cada entregable.

• Plantilla de project charter con Six Sigma: si en el equipo se usa Six Sigma, organiza los entregables según las diferentes fases del ciclo de vida del proyecto Six Sigma: definir, medir, analizar, mejorar y controlar.

• Plantilla de project charter para construcción: para las iniciativas de construcción, puede resultar útil que los costos del proyecto se organicen por tipo. Por ejemplo, “mano de obra” o “materiales”. También puedes identificar a subcontratistas o proveedores con quienes trabajas cuando detallas quiénes son los principales stakeholders y cuáles son sus responsabilidades.

Preguntas frecuentes