Устав проекта

Итак, у вас появилась интересная идея для проекта, но как начать? В большинстве компаний первым шагом к запуску новой инициативы является её презентация заинтересованным сторонам. Если презентация пройдёт успешно, можно будет перейти к согласованию.

Подготовка отличной презентации проекта — ключ к получению подтверждения вашей инициативы. К счастью, шаблон устава проекта поможет вам (и всей вашей команде) добиться успеха в каждой презентации. 

Что такое устав проекта? 

Устав проекта — это краткая презентация новой инициативы. В нём обобщается ключевая информация, такая как цели, объём и необходимые ресурсы, чтобы заинтересованные стороны могли быстро понять (и, надеюсь, одобрить) ваш проект. 

Что такое шаблон устава проекта? 

Шаблон устава проекта — это многоразовый план, в котором изложены все компоненты успешного устава проекта. Это руководство, которому ваша команда может следовать каждый раз, когда ей нужно представить новую инициативу. Вместо того чтобы начинать с нуля, участники команды могут скопировать ваш шаблон и заполнить необходимую информацию. 

Создание шаблона устава проекта поможет руководителю команды стандартизировать способ представления новых инициатив. Такая согласованность гарантирует, что вы предоставляете согласующим всю информацию, необходимую для принятия решения. Кроме того, заинтересованным сторонам будет проще ознакомиться с вашим уставом, поскольку он будет составлен по стандартизированному формату, и они будут знать, чего ожидать. 

Преимущества цифрового шаблона устава проекта

Подтверждения проектов редко бывают однозначными. Часто они включают обсуждение с заинтересованными лицами и изменение целей, объёма или обязанностей по проекту. Статические документы Excel или Word не могут отразить этот итеративный процесс — они быстро устаревают и не оставляют места для обратной связи.

С другой стороны, цифровой шаблон устава проекта позволяет:  

• Общаться с заинтересованными сторонами и получать обратную связь в режиме реального времени с помощью комментариев. 

• Легко обновлять элементы устава проекта по мере необходимости.

• Предоставлять заинтересованным сторонам единый источник достоверной информации о проекте.

• Отслеживать, какие компоненты устава были согласованы.

• Просматривать шаблон устава проекта в разных представлениях: в виде стандартного списка, канбан-доски, диаграммы Ганта или календаря. 

• Автоматически суммировать затраты по проекту. 

• Добавлять контекстную информацию к задачам, прикрепляя документы, изображения или видео.  

Что должно быть в шаблоне устава проекта

Цель шаблона устава проекта — описать каждый компонент успешного устава, чтобы команда могла легко заполнять информацию по мере необходимости. Хорошо составленный шаблон устава проекта обычно включает в себя следующие элементы: 

• Цель проекта: почему этот проект важен и какую потребность бизнеса он удовлетворяет? 

• Задачи проекта: чего вы хотите достичь по его окончании и какие показатели будете использовать для оценки его успешности? 

• Область проекта и ожидаемые результаты: какие конкретные результаты вы получите и над чем вы НЕ будете работать? 

• Необходимые ресурсы или потребности проекта: что вам нужно для завершенной работы? Сюда входят люди, инструменты и бюджет. 

• Заинтересованные стороны проекта: кто входит в вашу проектную команду? С кем нужно согласовать устав проекта, кто является его спонсором и кого следует привлекать к принятию ключевых решений? 

Чтобы создать шаблон устава проекта, добавьте разделы для каждого из вышеперечисленных элементов. В каждом разделе добавьте более конкретные задачи, которые помогут вашей команде в процессе создания устава проекта. Например, в разделе «Заинтересованные стороны проекта» можно создать задачи «определить команду проекта» и «создать матрицу RACI, чтобы распределить обязанности заинтересованных сторон». Вы также можете создавать вехи проекта, чтобы отразить ключевые важные этапы в плане проекта. 

Чтобы отслеживать бюджет и результаты проекта в одном месте, добавьте столбцы для документирования сметной стоимости каждого результата, а также предполагаемого времени, требуемого от вашей команды проекта. Это даст согласующим разбивку всех необходимых ресурсов, чтобы они могли понять, почему вы запрашиваете конкретную сумму бюджета.

Наконец, добавьте столбец, чтобы отслеживать, был ли утверждён каждый компонент устава проекта. Так вы будете знать, что уже завершено, а что ещё нужно изменить. 

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Организуйте эффективную совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Обзор проекта. Обзор проекта — это единая система получения всей важной информации о проекте. Предоставьте своей команде общее представление о том, что, почему и как работает ваш проект. Добавьте описание проекта, чтобы задать тон вашей будущей совместной работе в Asana. Затем поделитесь всеми важными ресурсами и контекстом, например деталями совещаний, каналами для общения и краткими описаниями проектов, в одном месте.

• Настраиваемые поля. Нестандартные поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

• Подтверждения. Иногда вам нужно не просто завершенный результат, а знать, одобрен он или нет. Подтверждения — это особый тип задачи в Asana с опциями «Подтвердить», «Запросить изменения» или «Отклонить». Таким образом, исполнители задачи получают чёткие инструкции о том, какие действия они должны предпринять и была ли их работа согласована или нет. 

Рекомендуемые приложения

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Drive, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения в Teams с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

Различные типы шаблонов устава проекта

Выше мы описали, как создать базовый шаблон устава проекта, но вы также можете адаптировать его к конкретным потребностям своей команды. 

Вот несколько способов настройки шаблона устава проекта:

• Шаблон устава Agile-проекта: если вы используете методологию Agile, можно распределить обязанности в команде, например назначить Scrum-мастера, владельца продукта и команду разработчиков. При оценке ресурсов проекта также можно использовать баллы для оценки времени на выполнение каждого действия.

• Шаблон устава проекта по методологии «Шесть сигм»: если ваша команда использует методологию «Шесть сигм», организуйте результаты проекта по этапам жизненного цикла проекта «Шесть сигм»: определение, измерение, анализ, улучшение и контроль. 

• Шаблон устава строительного проекта: для строительных инициатив может быть полезно организовать прогнозируемые затраты по типам, например «труд» или «материалы». Вы также можете указать субподрядчиков или поставщиков, с которыми вы работаете, при определении ключевых заинтересованных сторон и обязанностей. 

Вопросы и ответы