ウォーターフォール型プロジェクト管理のテンプレート

ウォーターフォールプロジェクトのテンプレートを使って、直線的なプロジェクト業務を効率化。プロジェクトを上から順番に、明確なフェーズと実行可能なタスクに分割して、マイルストーンと最終目標にマッピングしましょう。

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コーヒー一杯を淹れるにも、順序立った一連の手順を踏みます。コーヒー豆を計量し、豆を挽き、それをフィルターに入れ、お湯を沸かし、沸いたらコーヒーメーカーに注ぐ。「コーヒーを淹れる」という目標を達成するには、これらのステップ (タスク) を順序通りに実行しなければなりません。

プロジェクトマネジメントにおいて、「直線的なプロジェクト」とは、順序立てたステップをその順番通りに完了しなければならないプロジェクトのことを指します。このタイプのプロジェクトを成功させるためには、プロジェクトのフェーズを順序立てて分割する必要があり、そのための手法のひとつが、ウォーターフォール手法です。

効率的なウォーターフォール型プロジェクト管理には、テンプレートを用いましょう。直線的なプロセスをテンプレート化すれば、新規プロジェクトがはじまるときにも必要項目だけを埋めるだけで準備完了です。手順を見落とすことなく、効率的にプロジェクトのスタートを切ることができます。

ウォーターフォール型プロジェクト管理とは?

ウォーターフォール型プロジェクト管理とは、作業を明確なフェーズに分割し、上から順番に進めていくプロジェクト管理手法です。順序立てて計画されているので、前のフェーズが完了しない限り、次のフェーズを始めることはできません。この手法は、タスク、マイルストーン、最終目標がすでに定義されているプロジェクトで用いると効果的です。一般的には、製造業や建設業、ソフトウェア開発など、一定の生産プロセスを持つ業界で主に使用されています。

ウォーターフォール型とアジャイル型の違いとは?

両者には、フェーズ設定に違いがあります。ウォーターフォール型プロジェクト管理では、上から順番にフェーズを分割しましたが、アジャイル型プロジェクト管理の場合は、「スプリント」と呼ばれる動的なフェーズに分割します。アジャイル型はウォーターフォール型と違い反復プロセスなので、柔軟性があり、複数のタスクを同時に完了できるプロジェクトに適しています。

アジャイル手法を使ってプロジェクトを進めている場合は、アジャイル型プロジェクト計画テンプレートをご利用ください。

ウォーターフォール型プロジェクト管理向けテンプレートとは?

ウォーターフォール型プロジェクト管理向けのテンプレートは、直線的なプロジェクトに何度でも利用できるひな形のことを言います。フェーズの分割はカスタマイズできるので、それぞれのプロジェクトに合わせて設定することができます。ウォーターフォール型プロジェクト管理テンプレートは複製できるので、同じプロセスで行われる場合などはくり返し使用可能です。

このウォーターフォール型プロジェクト管理テンプレートをデジタル化することで、次のようなメリットがあります。

  • プロジェクトを順序立てたステップに分割し、作業の進行経路を明確にできる

  • プロジェクトのタスクリストを、ステップごとの直線的なタイムライン (ガントチャート) で表示できる

  • ひとつひとつタスクをこなすことで、チームはマイルストーンに到達できる

  • 直線的プロジェクトすべてに使用可能で、くり返し使えるフレームワークを作成できる

  • プロジェクトのタイムラインをステークホルダーと共有し、リアルタイムの進捗状況を確認できる

  • タスクのステータスを確認し、リスクの可能性を可視化。発生前に対処できる

  • タスクの開始日や完了日、ステータス、依存関係、マイルストーンなど、重要なプロジェクト情報をタグ付けして管理できる

プロジェクトを円滑に進めるために、SaaS型プロジェクトマネジメントツールを活用しましょう。WBS 作成や工数管理もできる Asana なら、すべての仕事を 1 か所に整理できるから、業務効率が向上します。

Asana でプロジェクトを計画するメリット

ウォーターフォール型プロジェクト管理テンプレートに含むべき項目は?

ウォーターフォール型プロジェクト管理用のテンプレートには、フェーズの基本的なアウトラインを入れて作成します。こうして標準化することで、新規プロジェクトが立ち上がったときにも、ゼロから作り上げるのではなく、必要な項目にタスクを挿入するだけで、すぐに作業に取り掛かることができるようになります。自動化できるところは自動化することで、労力と時間を節約するだけでなく、手順の抜け漏れを防ぐことも可能です。

まずは、直線的プロジェクトが通常たどるフェーズを特定し、分割しましょう。フェーズはプロジェクトや業界によって多少の違いがありますが、一般的には以下のように分割できます。

  • 要件定義: プロジェクトの初期段階であるこのフェーズでは、プロジェクト計画をまとめ、スコープやタイムラインなどの重要な情報を設定していきます。ここでは、成果物にチームメンバーを割り当てたり、各ステージのタイムラインを作成したりします。また、プロジェクト要件と仕様を決めるのもこのフェーズです。

  • 設計 (デザイン): このフェーズでは、成果物の “上級設計” を行います。たとえばソフトウェア開発の場合、ワイヤーフレームや機能に関する意思決定、デザインの修正などが含まれます。製造業なら、製品のデザイン工程が含まれます。

  • 実装: 実装フェーズは、成果物の開発を開始します。このフェーズのタスクには、異なる開発ステージやレビューなどが含まれます。

  • テスト: 開発チームから品質保証チームへとタスクが引き継がれ、成果物がリリースされる前に、エラーがないかテストを実施します。このフェーズに含まれる QA (品質保証) タスクには、種類の異なるテストを行ったり、解決策を提示したりするものが含まれます。ソフトウェア開発の場合、エンドユーザーテストの実行やバグの発見、製造業の場合は、特定の条件下 (気候など) での製品テストが含まれます。

  • 納品・展開: このフェーズは、成果物が完成し、納品した後に行われます。ソフトウェア開発なら、ソフトウェアのアップデートが一般的に盛り込まれます。一方、製造業では、納品フェーズには製品をエンドユーザーに納品するというタスクが含まれるでしょう。

  • メンテナンス: 前フェーズに続き、最終的な製品を継続的にチェックし、問題が発生した場合は修正を行います。ソフトウェア開発なら、リリース後のバグ修正、製造業なら、製品の修理などが含まれます。

ウォーターフォール型プロジェクト管理テンプレートで使える機能とアプリ

ウォーターフォール型プロジェクト管理向けのテンプレートを最大限効果的に使うためには、Asana の搭載機能と連携アプリを利用しましょう。チームや部門間のコラボレーションを向上させ、プロジェクトの追跡プロセスも簡素化させることができます。

組み込まれている機能

  • タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

  • マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

  • カスタムフィールド: 仕事をタグ付けしたり、ソートおよびフィルタリングするのに最適な機能です。優先度やステータスなどのタスク情報から、メールアドレスや電話番号などの情報まで、追跡する必要がある情報のカスタムフィールドを作成できます。この機能を活用してタスクをソート、スケジューリングすれば、最初に取り組むべき作業は何なのかが一目でわかります。カスタムフィールドはタスク間もしくはプロジェクト間で共有し、組織全体に一貫性をもたらすことも可能です。

  • 依存関係の設定: 依存するタスクがある際は、待機中マークを表示し、依存関係を明確にします。もし自分の作業の遅れが別の作業に影響を及ぼしている場合には、その作業の優先順位を上げましょう。部門をまたぐ大規模なプロジェクトでも、ワークフローが可視化されることで、タスク間の依存関係を確認し、自分が担当する作業をスタートするタイミングを知ることができます。この機能では、前のタスクが完了すると、それに依存していたタスクの担当者に対し通知が届く仕組みになっています。また、もし前のタスクの予定が変更された場合も Asana が知らせてくれるので、期日の調整もスムーズに行えます。

おすすめのアプリ

  • Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

  • Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

  • Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、Gmail の受信トレイから直接、そのタスクを簡単に検索できます。

ツールやデータをすべて 1 つのプラットフォームにまとめることで、情報が整理整頓されます。Asana は 200 以上の外部アプリと連携することが可能なので、いつも使っているアプリやツールと組み合わせて使いましょう。情報が整理されると、仕事ははかどります。

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よくある質問

ウォーターフォール型プロジェクト管理用のテンプレートは何ですか?

ウォーターフォール型プロジェクト管理用のテンプレートとは、直線的なプロジェクトのプロセスをひな形にしたもののことを言います。テンプレート化することで、新規プロジェクトがスタートするときにすでにフェーズが定義されており、業務が効率化されます。このフェーズは各プロジェクトごとにカスタマイズすることが可能です。

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