ビジネスプロセス管理テンプレート

企業は、絶えず成長し、発展していきます。競争力と健全性を保つには、ビジネスプロセスも進歩していく必要があります。ビジネスプロセスを「古い」ものから「最新」のものに更新するには時間を要しますが、それには十分価値があります。

幸い、ビジネスプロセス管理テンプレートを使えば、改善プロセスを合理化できます。それでは、このテンプレートの使い方を見ていきましょう。

ビジネスプロセス管理とは？

ビジネスプロセス管理 (BPM) とは、ビジネスプロセスを分析し、改善する取り組みのことです。企業が成長し、発展していくと、そのビジネスプロセスが老朽化したり、非効率的になったりすることが多々あります。BPM を使用すると、これに対処できるほか、ビジネスプロセスが最新の状態にあり、効果的であることが保証されるため、組織の作業効率が改善されます。

キッチンのリフォームのようなものとお考えください。10 年くらい使っていると、キッチン用器具は老朽化してしまい、厳密的にはまだ使えるにしても、効率が悪いため、自宅でディナーパーティを開くには大変な手間がかかります。その場合、リフォームをして、古くなった器具を高性能でピカピカの新しい器具に取り替えます。組織にとってのビジネスプロセス改善も同じで、古いプロセスは効率の良い新しいプロセスに置き換えられます。

ビジネスプロセス管理テンプレートとは？

ビジネスプロセス管理テンプレートとは、ビジネスプロセスを見直し、改善する方法をテンプレート化したものです。このテンプレートは、ビジネスプロセス管理を構成する 5 つのステージ「分析」、「具現化」、「実践」、「モニタリング」、「最適化」に伴う作業をまとめることによって、あらゆるビジネスプロセス改善の土台となるため、BPM 計画を立てる際の事前作業が省かれます。

このテンプレートの一番のメリットは、再利用できるため、チームの BPM 計画プロセスを標準化できるという点です。採用プロセスやオンボーディングプロセスの改善から新しいツールの統合、レビュー手順の合理化まで、改善したいビジネスプロセスがどのようなものであっても、ビジネスプロセス管理テンプレートを使用すれば、プロセス改善計画をスタートできます。

ビジネスプロセス管理テンプレートを使うメリットとは？

ビジネスプロセス管理テンプレートは、Excel や Word といったドキュメントを使って作成できますが、そうしたプログラムを使うことには欠点があります。具体的には、プロジェクトの進捗状況を確認するためにいちいち手動で確認する必要がある、また他部門とのコラボレーションが困難になる、といった問題点があります。

一方で、プロジェクト管理ツールで作成されるビジネスプロセス管理テンプレートには、すべての部門をまたいで BPM プロセスを標準化、また合理化するのに必要な機能がすべて揃っています。

以下に、ビジネスプロセス管理のデジタルテンプレートを使用するメリットをいくつか紹介します。

• チームまたは組織全体でプロセス改善のステップを標準化する

• ビジネスプロセスの分析が完了したら、すぐにプロセスの更新に取りかかれる

• タスクやプロジェクトのその後のフェーズをリアルタイムに確認できる

• ダッシュボードを使ってプロジェクトの進捗を可視化できる

• 開始日、担当者、タスクのステータスを表示できる

• 各プロジェクトの具体的な目標のニーズを満たせるよう簡単にカスタマイズできる

• 他部門のチームメンバーとコラボレーションができる

• プロジェクトの各フェーズやタスクに関連するファイルや文書を添付できる

ビジネスプロセス管理テンプレートに含めるべき情報

ビジネスプロセス管理テンプレートは、さまざまなビジネスプロセスを改善するための起点として使用するため、汎用的な内容にして、異なるプロセスの改善に合わせて複製できるようにすることが理想的です。

まず初めに、テンプレートを BPM の 5 つのフェーズ「分析」、「具現化」、「実践」(または実行)、「モニタリング」、「最適化」に合わせて構築します。それから、タスクの担当者や開始日および期日、ステータスなど、チームがテンプレートを使用する際に必要となる主な情報を入力します。

ビジネスプロセス管理テンプレートの使い方

ビジネスプロセス管理テンプレートを作成したら、それを使ってプロセス改善プロジェクトのステータスを追跡できます。テンプレートは、以下の手順で使用します。

1. ビジネスプロセス分析を実施して、ビジネスプロセスを見直すことによって、改善の必要なビジネスプロセスを特定する。

2. ビジネスプロセス管理テンプレートを複製し、改善したいプロセス (「オンボーディングプロセス改善プロジェクト」など) に合わせて更新する。

3. プロセス改善プロジェクトの目標に照準を合わせる形でテンプレートをカスタマイズする。プロセスの各フェーズで実行する必要のあるアクションに対してタスクを作成し、そうしたタスクに担当者、期日、ステータスを割り当てる。

4. プロジェクトのライフサイクルを通して BPM プロジェクトを使用することによって、プロセス改善計画を実行し、その結果をモニタリングする。

組み込まれている機能

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• ステータス更新: 複数のツールを切り替えて、プロジェクトのステータスに関する情報を探したり、メールで済むような内容のミーティングに参加したりする状況に別れを告げましょう。Asana のプロジェクトステータスの更新は使い方が簡単なだけでなく、チームが実行する仕事に直接つながっています。そのため、チームメンバーは、プロジェクト計画やコミュニケーション計画、目標、マイルストーン、成果物などのプロジェクトに関連する情報に容易にアクセスできます。プロジェクトステータスレポートを介して、手動の作業を減らし、情報を一元管理して、最新の情報をメンバーに伝えられます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

おすすめのアプリ

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

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