Modèle de rapport d'activité

Au travail, il n’est pas rare de perdre la notion du temps. Entre réunions, priorités changeantes et sollicitations multiples, les heures s’enchaînent sans que l’on s’en rende compte. Pourtant, suivre précisément vos activités vous permet de garder le contrôle et d’optimiser votre organisation. Avec un modèle de rapport d’activité journalier, identifiez en un clin d’œil à quoi vous consacrez votre temps chaque jour et améliorez durablement vos méthodes de travail.

Qu’est-ce qu’un rapport d'activité ?

Perdre la notion du temps au fil des jours peut vite devenir pénalisant, tant pour le respect des délais que pour l’équilibre professionnel. Vous avez du mal à repérer les tâches qui accaparent la majeure partie de votre journée ?

Le rapport d’activité est l’outil incontournable pour reprendre la main sur votre gestion du temps. Ce document rassemble, heure par heure, l’ensemble de vos actions et le temps alloué à chacune, offrant une vision claire de vos journées. En visualisant ces plages horaires, vous pouvez facilement identifier les activités chronophages et ajuster vos priorités pour gagner en productivité.

Qu’est-ce qu’un modèle de rapport d'activité ?

Un modèle de rapport d’activité (ou feuille de temps) sert à structurer et simplifier le suivi de vos heures travaillées. Grâce à des champs personnalisables, vous suivez chaque tâche : priorité, statut, facturabilité, durée…

Son principal atout : il est réutilisable et duplicable à l’infini. Il vous suffit de l’adapter à chaque projet, puis de l’utiliser au quotidien pour obtenir une vue d’ensemble précise de votre activité.

Les bénéfices d'un modèle de rapport d'activité numérique

Oubliez les tableaux Excel rigides ou les feuilles de temps papier : ils manquent de flexibilité et s’adaptent mal à des processus de travail évolutifs.

Les rapports d’activité numériques offrent au contraire :

• Personnalisation : adaptez les champs à vos besoins réels (priorité, temps, statut…)

• Analyse instantanée : identifiez rapidement les tâches chronophages

• Duplication : créez facilement un modèle pour chaque collaborateur ou chaque projet

• Collaboration : partagez et ajustez les tâches au sein de votre équipe, en temps réel

Comment construire un modèle de journal de travail numérique ?

Avec le rapport d’activité, révolutionnez votre suivi du temps et transformez la gestion de vos projets au quotidien. Voici comment concevoir un modèle efficace :

1. Listez vos activités du jour en amont : commencez par créer une section qui regroupe toutes les tâches prévues : réunions, missions clés, petites actions. Ajoutez des étiquettes pour indiquer priorité, statut, type de facturation, etc.

2. Créez une section “Tâches terminées” et des blocs de temps pour la journée : la section “Tâches terminées” s’enrichit au fil de la journée. Ajoutez des blocs de temps (créneaux horaires) à mesure que vous avancez sur chaque mission. Il est recommandé de diviser votre journée en blocs d’une demi-heure à une heure, à ajuster selon vos besoins.

3. Établissez une section “Activités accomplies”. Dès qu’une tâche est terminée, indiquez-la avec la durée correspondante. Par exemple, si vous traitez vos e-mails de 8h à 9h, notez l’activité et le créneau. Si le temps passé diffère de l’estimation, ajustez le bloc pour plus de réalisme.

4. Intégrez les temps personnels. Pensez à ajouter les pauses, repas, ou rendez-vous personnels. Prendre en compte ces temps hors production vous aide à mieux analyser la répartition de vos journées.

5. Réexaminez votre journée. Avant de clôturer, faites le bilan : tâches accomplies, éventuels retards, raisons des blocages (réunion imprévue, tâche urgente…). Indiquer la cause de ces contretemps vous aidera à ajuster vos méthodes sur la durée.

6. Analysez votre gestion du temps pour vous améliorer. En fin de semaine ou de mois, prenez le temps de relire votre journal. Repérez les tâches répétitives ou trop longues (réunions, e-mails, etc.) et ajustez votre organisation pour la suite.

À retenir :

• Automatisez ou déléguez les tâches à faible valeur ajoutée

• Concentrez-vous sur les missions stratégiques

Éléments clés pour votre modèle de rapport d'activité numérique

Un bon modèle de feuille de temps ne se limite pas à compter les heures : il doit mettre en lumière les activités chronophages et proposer des pistes d’amélioration.

Pour concevoir un journal de travail pertinent :

• Décrivez les tâches et activités de la journée

• Identifiez les blocs de temps correspondants

• Précisez le mode de facturation et la priorité de chaque tâche

• Notez la durée réelle passée sur chaque mission

Fonctionnalités intégrées

• Gestion des ressources : cette fonctionnalité vous donne un aperçu de la capacité de votre équipe et vous permet de visualiser aisément l’ensemble de ses activités sur tous les projets, au même endroit. Vous repérez ainsi les conflits et identifiez les risques pour éviter le moindre blocage, et réattribuez ou reprogrammez les tâches. Par ailleurs, vous pouvez également veiller à la bonne répartition des volumes de travail. L’un des membres de votre équipe est débordé ? Le cas échéant, réattribuez certaines de ses tâches ou reprogrammez les moins urgentes pour lui permettre de se concentrer sur ses activités clés.

• Tableau de bord : fonctionnalité intégrée aux projets, l’onglet Tableau de bord vous propose de prendre un peu de recul et de bénéficier d’une vue d’ensemble sur la progression de votre équipe grâce à des graphiques et autres représentations visuelles. Vous pouvez personnaliser ces dernières afin d’être en mesure d’identifier instantanément les freins éventuels et de garder le rythme sur vos projets. En bref, l’onglet Tableau de bord comprend des indicateurs pertinents, dont les données vous offrent un aperçu de la progression du projet.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

Applications recommandées

• Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Box : utilisez le sélecteur de fichiers Box intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

FAQ