Plongé dans les préparatifs de votre prochaine campagne, vous relevez la tête et constatez que la journée est terminée… Déjà ? C’est fou comme le temps passe vite ! Entre les réunions, les demandes arrivant de toutes parts et les tâches administratives ou d’organisation à gérer, rien d’étonnant à ce que vous ne voyiez pas le temps filer ! Identifier les activités auxquelles vous consacrez votre temps, judicieusement ou non, est la première étape clé pour parvenir à créer un processus efficace et réussir vos projets.

Découvrez les modèles de journal de travail.

Qu’est-ce qu’un journal de travail ?

Perdre la notion du temps peut rapidement poser problème : en effet, vous risquez de manquer certaines échéances et de finir en état de surmenage. Vous peinez à identifier les tâches chronophages qui nuisent au bon déroulement de vos journées et vous aimeriez changer la donne ? Bonne nouvelle, un journal de travail pourrait bien vous simplifier la vie.

Les journaux de ce type regroupent toutes les tâches que vous avez effectuées et précisent le temps passé sur ces dernières. Classés chronologiquement par bloc de temps, ils vous permettent de visualiser rapidement le temps consacré à chaque tâche, des réunions aux périodes de concentration intenses. Ainsi, cet outil vous indique en toute transparence comment vous répartissez votre temps, vous aidant à reprendre le contrôle de votre journée afin de gagner en productivité.

Qu’est-ce qu’un modèle de journal de travail ?

Un modèle de journal de travail (également appelé modèle de feuille de temps) vise à rationaliser le suivi du temps passé sur vos différentes activités. Vous pouvez élaborer des modèles de journal de travail avec des étiquettes personnalisées pour en apprendre davantage sur chacune de vos tâches, notamment sa priorité, son statut, ou encore si elle est facturable ou non, entre autres.

Cerise sur le gâteau, les modèles de journal de travail sont faciles à dupliquer : une fois votre premier modèle créé, vous pouvez le réutiliser autant de fois que vous le souhaitez. À chaque nouveau projet, il vous suffit de vous mettre devant l’ordinateur, d’ouvrir le modèle et hop, c’est parti !

Les avantages d’un modèle de journal de travail numérique

Rien ne vous empêche d’assurer le suivi de vos heures de travail sur une simple feuille prévue à cet effet, une feuille de temps imprimable ou une feuille de calcul sur Excel. Mais si ces outils un peu datés ravivent chez nous bien des souvenirs, ils sont assez peu efficaces. En effet, les feuilles de temps imprimables se limitent à un format prédéfini et pourront difficilement s’adapter à vos méthodes de travail. Quant aux modèles Excel, s’ils sont un peu plus fonctionnels, ils manquent de flexibilité et sont moins personnalisables. Inutile de vous encombrer avec une nouvelle feuille de calcul Excel, nous en utilisons déjà bien trop souvent !

En revanche, les journaux de travail numériques sont personnalisables, dynamiques et duplicables. Ils vous permettent de visualiser en un coup d’œil à quelles activités vous consacrez votre temps grâce à des fonctionnalités pratiques comme la personnalisation des blocs de temps ou les champs de priorité avec code couleur pour préciser le statut de chaque activité. Reprenez le contrôle de vos journées et choisissez un outil qui vous correspond. Créer un journal de travail numérique dans un outil de gestion de projet vous permet de :

• Déterminer comment vous gérez votre temps au quotidien

• Repérer les activités qui vous font perdre du temps et chercher des solutions pour changer la donne

• Réduire les tâches d’organisation

• Gagner en productivitéet travailler plus efficacement

• Mieux contrôler votre temps et vous épargner certaines tâches à faible valeur ajoutée

• Repérer les tâches qui vous prennent trop de temps

• Facturer votre temps de travail avec précision

• Bien gérer vos projets et gagner en efficacité

• Peaufiner vos processus

Création d’un modèle de journal de travail numérique

Maintenant que vous savez ce qu’est un modèle de journal de travail numérique et les bonnes raisons d’en créer un, il est temps de découvrir comment organiser votre modèle pour décupler votre productivité.

1. Ajoutez toutes vos tâches du jour dans la partie supérieure de votre journal

Pour commencer, créez une section regroupant toutes les tâches que vous prévoyez d’accomplir le jour même : réunions, petites tâches rapides et activités clés. Hiérarchisez votre travail de manière optimale en ajoutant des étiquettes pour préciser le degré de priorité, le type de facturation, le statut et l’effort de chaque tâche.

2. Créez une section « Tâches terminées » et des blocs de temps pour la journée

La section « Tâches terminées » garde une trace de votre travail à mesure que vous l’accomplissez. Vide en début de journée, elle se remplira progressivement au fil des heures. Dans cette section, ajoutez des blocs de temps, c’est-à-dire les créneaux horaires pendant lesquels vous effectuez vos tâches. Nous vous recommandons de diviser votre journée en blocs d’une demi-heure à une heure et de les ajuster au cours de votre travail si nécessaire.

3. Ajoutez vos activités et tâches à votre journal à mesure que vous les accomplissez

À mesure que vous terminez les tâches du jour classées dans la section qui leur est dédiée, mettez à jour la section des tâches terminées de votre journal de travail, sans oublier de noter le temps passé sur chaque activité. Par exemple, si vous commencez votre journée en vérifiant votre boîte mail de 8 h à 9 h, notez « Consulter mes e-mails » dans la section et le créneau de travail correspondants. Vous constatez des différences entre le temps consacré à une activité et le temps qui lui est normalement alloué ? Pas de souci : il vous suffit d’ajuster le bloc de temps correspondant en fonction de vos besoins.

4. Suivez le temps dédié à vos activités personnelles

N’oubliez pas d’ajouter à votre journal les activités qui ne font pas partie de vos impératifs professionnels quotidiens, comme le temps de repas, les longues pauses café ou même vos rendez-vous personnels. Rien de plus naturel que de prendre le temps de décompresser après une longue période de concentration, et tenir compte de ces pauses vous permettra de mieux cerner la façon dont vous répartissez votre temps pendant votre journée de travail.

5. Passez en revue vos tâches terminées et celles à finir

Avant de terminer votre journée, faites le point : quelles tâches avez-vous accomplies ? Quelles activités ont pris du retard ? S’il reste des tâches non terminées dans la section consacrée au travail à livrer le jour même, indiquez la raison pour laquelle vous n’avez pas eu le temps de les achever : réunion imprévue, tâche urgente ou temps supplémentaire à allouer à une activité particulière, par exemple. Le cas échéant, précisez la cause de ce contretemps, à quel moment vous vous êtes retrouvé bloqué et pourquoi. Répondre à ces quelques questions vous aidera à y voir plus clair lorsque vous consulterez votre journal de travail.

6. Analysez votre gestion du temps et réfléchissez à des solutions pour vous améliorer

Enfin, déterminez la fréquence à laquelle analyser votre journal de travail, par exemple à la fin de chaque semaine ou mois. Identifiez les événements qui se répètent et ceux qui vous font prendre du retard. Perdez-vous trop de temps lors de longues réunions ? Passez-vous plusieurs heures chaque jour à vérifier et à répondre à vos e-mails, quitte à remettre certaines tâches à plus tard ? Tirez-en des conclusions et réfléchissez à des solutions pour vous améliorer. Quelques pistes :

• Éliminez ou automatisez les tâches de moindre importance.

• Déléguez les activités qui vous font perdre du temps.

• Employez des techniques de gestion du temps pour vous concentrer pleinement sur vos tâches clés et les accomplir avec brio.

Les éléments à inclure dans votre modèle de journal de travail numérique

Créer une feuille de temps ne se résume pas à comptabiliser le temps passé sur vos tâches. Un modèle de journal de travail peut vous aider à repérer les activités qui vous font perdre des heures précieuses et pourquoi. Ces clarifications vous aideront à trouver des solutions pour mieux gérer votre travail. Pour concevoir un modèle de journal de travail pertinent, ajoutez des champs personnalisés afin de travailler en contexte et décrivez brièvement les activités qui occupent vos journées, en précisant les éléments suivants :

• Vos activités et tâches quotidiennes

• Les blocs de temps

• Le mode de facturation de la tâche

• La priorité de la tâche

• Le temps pris par chaque tâche

Fonctionnalités intégrées

• Gestion des ressources : cette fonctionnalité vous donne un aperçu de la capacité de votre équipe et vous permet de visualiser aisément l’ensemble de ses activités sur tous les projets, au même endroit. Vous repérez ainsi les conflits et identifiez les risques pour éviter le moindre blocage, et réattribuez ou reprogrammez les tâches. Par ailleurs, vous pouvez également veiller à la bonne répartition des volumes de travail. L’un des membres de votre équipe est débordé ? Le cas échéant, réattribuez certaines de ses tâches ou reprogrammez les moins urgentes pour lui permettre de se concentrer sur ses activités clés.

• Tableau de bord : fonctionnalité intégrée aux projets, l’onglet Tableau de bord vous propose de prendre un peu de recul et de bénéficier d’une vue d’ensemble sur la progression de votre équipe grâce à des graphiques et autres représentations visuelles. Vous pouvez personnaliser ces dernières afin d’être en mesure d’identifier instantanément les freins éventuels et de garder le rythme sur vos projets. En bref, l’onglet Tableau de bord comprend des indicateurs pertinents, dont les données vous offrent un aperçu de la progression du projet.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

Applications recommandées

• Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Box : utilisez le sélecteur de fichiers Box intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

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