Travail hybride, avantages et organisation pour votre équipe

Faire revenir toute une équipe au bureau cinq jours par semaine ne va plus de soi, et le tout-télétravail montre vite ses limites sur la cohésion et le lien. Pour un manager, la question n'est donc plus de choisir entre présentiel et distanciel, mais de combiner les deux sans perdre en clarté.

Selon Gallup, 42 % des salariés en mesure de travailler à distance partagent déjà leur semaine entre le bureau et leur domicile. Cette organisation s'impose comme une norme, mais sa réussite ne s'improvise pas. Ce guide vous aide à choisir le modèle hybride adapté à votre équipe, à en exploiter les bénéfices et à éviter les pièges les plus courants.

Qu'est-ce que le travail hybride ?

Le travail hybride est un mode d'organisation qui combine télétravail et travail en présentiel : les collaborateurs partagent leur semaine entre le bureau et leur domicile, ou tout autre lieu. Il vise à réunir le meilleur des deux environnements, la concentration et la flexibilité du distanciel d'un côté, la collaboration et la cohésion du bureau de l'autre.

Concrètement, les employés peuvent travailler à domicile certains jours et se rendre au bureau le reste du temps. Naviguant entre deux systèmes bien différents, les membres des équipes hybrides profitent des avantages propres à chacun : le télétravail favorise la flexibilité et la concentration, tandis que le bureau encourage la cohésion d'équipe.

Les 3 modèles de travail

Jetons un coup d'œil à ce qui différencie le travail hybride des deux autres modèles de travail :

• Travail en présentiel : les membres de l'équipe se rendent au bureau tous les jours et ne sont autorisés à travailler à distance qu'occasionnellement, notamment en cas de rendez-vous chez le médecin, garde des enfants et autres circonstances exceptionnelles.

• Télétravail : tous les membres de l'équipe travaillent à distance depuis différents endroits (domicile, tiers lieu, espace de coworking). Il n'y a pas de bureau physique, mais les employés ont généralement la possibilité de se rencontrer lors d'événements et de réunions d'équipe organisés au cours de l'année.

• Travail hybride : il s'agit d'une combinaison des deux modèles précédents. Les employés partagent leur semaine entre télétravail et travail au bureau. Tandis que certains modèles de travail hybride leur permettent d'organiser leur semaine comme ils l'entendent, d'autres sont plus structurés et définissent à l'avance les journées où ils devront se rendre au bureau.

Les différents types de plannings de travail hybride

Le travail hybride peut prendre de nombreuses formes. Il est donc possible d'élaborer un planning de travail selon les préférences et besoins particuliers de votre équipe. Découvrez ci-dessous les avantages comme les inconvénients des principales options qui s'offrent à vous.

Travail hybride et plannings de cohorte

Les plannings de cohorte constituent l'approche la plus structurée du travail hybride. Elle consiste en l'application d'une règle commune fixée par le manager ou l'entreprise à l'ensemble d'un groupe. Il peut par exemple s'agir de faire travailler l'ensemble des employés de l'entreprise les lundis et mardis au bureau, et d'autoriser le distanciel les mercredis, jeudis et vendredis.

Voici les principaux types de plannings de cohorte pour le travail hybride :

• Le modèle 3-2 : les employés travaillent trois jours au bureau et deux jours à la maison. Cette politique de travail hybride s'avère plutôt facile à coordonner et permet de regrouper l'ensemble des employés au même moment dans les locaux de l'entreprise. Son inconvénient majeur ? L'impossibilité de réduire la taille des bureaux et donc de faire des économies.

• Le modèle ascendant : pour cette organisation de travail hybride, l'entreprise laisse les équipes décider des jours où elles se présenteront au bureau. Elle fixe un objectif (celui par exemple de travailler deux jours par semaine au bureau) et chaque équipe peut alors décider de ce qui lui convient le mieux. Ce modèle permet de faire travailler ensemble les employés à la définition d'un planning de travail aussi optimal que possible pour chacun d'entre eux. Ceci étant, les différentes équipes ne seront pas nécessairement présentes le même jour. Bonne nouvelle ! Ce planning de travail hybride permet de réduire la taille de vos locaux. Il sera cependant plus difficile de réunir au même moment des équipes interfonctionnelles lorsque cela s'avèrera nécessaire.

• Les plannings décalés : ce mode de travail hybride ne se contente pas de spécifier les jours de présence des employés, il détermine également, plus ou moins exactement, l'heure à laquelle ils doivent venir et parfois même repartir du bureau. Ce modèle est le plus rigide d'entre tous et convient parfaitement au travail en équipe. Un cabinet médical pourrait par exemple y avoir recours pour s'assurer de la présence d'un nombre suffisant de membres du personnel tout au long de la journée. Les médecins pourraient alors organiser des consultations virtuelles en télétravail, et garantir en même temps le maintien des soins au cabinet.

Travail hybride et plannings de travail flexibles

Comme leur nom l'indique, ces plannings de travail hybride sont flexibles et ne répondent donc à aucune règle stricte. Les employés peuvent travailler à domicile et se rendre au bureau quand ils le souhaitent.

• Planning à lieu flexible : ce modèle de travail hybride donne aux membres de l'équipe la liberté de choisir chaque jour où ils veulent travailler. Assez similaire à la méthode ascendante, la décision revient cette fois à chaque individu et non à des équipes entières. Si vous souhaitez réduire la taille de vos bureaux, aucun problème, il faudra simplement veiller à mettre en place un système efficace de réservation des espaces de travail. Si vous ne disposez que d'un espace limité, assurez-vous que vos collaborateurs puissent en réserver un à l'avance. Gardez tout de même bien en tête que le manque d'espace finira par vous jouer des tours, contraignant ainsi certains membres de votre équipe, pourtant bien décidés à venir travailler, à rester chez eux.

• Planning à horaires flexibles : les membres de l'équipe sont cette fois-ci libres de choisir leurs horaires de travail. En télétravail, ils pourraient donc très bien travailler de 8h à midi, faire des courses ou aller à la salle de sport, puis se remettre au travail de 15h à 19h. Sachez qu'il est aussi possible de combiner ce modèle et celui permettant de choisir librement son lieu de travail, voire un planning de cohorte. Résultat ? Davantage de flexibilité !

Les avantages du travail hybride

Lorsqu'ils sont bien conçus, ces différents plannings optimisent considérablement les avantages que présentent le télétravail et le travail en présentiel. Aujourd'hui, 49 % des employés considèrent d'ailleurs le bureau avant tout comme un lieu d'échanges, réservant le distanciel aux tâches de concentration. Voici comment le travail hybride a modifié en profondeur les conditions de travail.

Amélioration de la flexibilité et du niveau de satisfaction des employés

La plupart des travailleurs s'accordent à dire qu'il ne s'agit pas de choisir entre télétravail et travail au bureau, mais bien de trouver un moyen de combiner les deux. Les employés aiment la flexibilité que leur procure un environnement de travail hybride, puisque celle-ci favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Bien plus disponibles grâce au gain de temps qu'ils passaient autrefois dans les transports, ils peuvent davantage se consacrer à leurs familles et aux activités qui leur tiennent réellement à cœur, tout en profitant des avantages de la collaboration d'équipe lorsqu'ils se rendent au bureau.

Bien intégrés et impliqués dans l'entreprise, ils sont alors en mesure d'atteindre leurs objectifs efficacement, tout en ayant le temps de profiter pleinement de leur vie privée. Quoi de mieux que le travail hybride pour satisfaire vos employés ?

Rééquilibrage de la concentration et de la collaboration

D'après nos recherches, le télétravail se prête parfaitement à la réalisation de tâches hautement qualifiées. Il favorise en effet grandement la concentration. Les employés préfèrent cependant se rendre au bureau pour accomplir des tâches collaboratives concernant par exemple la stratégie et la planification, l'intégration des nouveaux employés, les entretiens individuels ou encore le suivi de formations et le développement professionnel.

Un planning de travail hybride efficace permet de tirer pleinement parti des avantages de ces deux modes de travail : les employés optimisent leur temps de concentration à la maison pour réaliser efficacement du travail qualifié, et collaborent avec les membres de leur équipe au bureau pour les activités à composante relationnelle.

Réduction des coûts

Certains types de plannings de travail hybride peuvent par ailleurs vous aider à faire quelques économies. Vos employés partagent désormais leur temps de travail entre le bureau et leur domicile ? Réduire les frais généraux liés aux locaux et au matériel de bureau peut alors être une bonne idée. Mais attention, cela dépendra avant tout des plannings mis en œuvre par vos équipes. Si ces dernières comptent se présenter au bureau des jours différents, les locaux pourront effectivement être réduits. En revanche, si tous vos employés décident de se rendre au bureau au même moment, vous devrez conserver tout l'espace nécessaire à leur accueil.

Les inconvénients du travail hybride

Le modèle hybride n'est pas exempt de difficultés. Les anticiper permet de les neutraliser avant qu'elles ne pèsent sur votre équipe. Voici les points de vigilance les plus fréquents.

• Le risque d'isolement. Partager sa semaine entre bureau et domicile peut distendre les liens ; le sentiment d'isolement guette les collaborateurs qui passent une grande partie de leur temps en travail à distance. Sans rituels de reconnexion réguliers, il s'installe durablement.

• Une communication qui se fragmente. Quand une partie de l'équipe est au bureau et l'autre à distance, les échanges informels disparaissent et l'information circule à deux vitesses. La parade consiste à formaliser par écrit ce qui se décidait auparavant à l'oral.

• Le piège de l'iniquité présentiel-distanciel. Les collaborateurs présents au bureau captent naturellement plus d'attention et d'opportunités que ceux à distance. À défaut de vigilance, décisions et évolutions de carrière favorisent mécaniquement les présents.

• Une frontière vie professionnelle-vie privée qui s'efface. La flexibilité du distanciel a un revers : les journées s'étirent et le risque de burn-out augmente lorsque les horaires ne sont pas clairement cadrés.

Les bonnes pratiques pour réussir le travail hybride

Efficacement mis en place, un mode de travail hybride favorise la satisfaction et la productivité de votre équipe. Votre entreprise souhaite adopter ce modèle ? Voici quelques conseils pour tirer parti au maximum du temps collectif et individuel des membres de votre équipe.

Coordonnez le temps passé au bureau

Le travail hybride est plus efficace lorsque les employés peuvent continuer à collaborer physiquement les uns avec les autres. De cette façon, votre équipe bénéficie des avantages de chaque environnement : d'un côté la réduction des distractions favorisant la concentration, et de l'autre l'implication et la création de liens. Cet équilibre nécessite toutefois une certaine coordination.

La solution ? Synchroniser les heures de travail au bureau. Au lieu de laisser les employés décider seuls de leur lieu de travail chaque jour, établissez avec votre équipe un planning commun afin de vous assurer que tout le monde sera bien dans les locaux au même moment. Dans Asana, la vue Calendrier permet de visualiser d'un coup d'œil les jours de présence de chaque membre et de caler les temps de collaboration sur les journées où l'équipe est réunie. Avant de définir votre planning, menez l'enquête et faites parvenir un sondage à vos collègues concernant leurs préférences.

Renforcez les liens entre les employés

Nos recherches révèlent que 41 % des employés se sentent plus isolés lorsqu'ils travaillent à distance. Créer des liens et favoriser les échanges en personne est donc bien plus important lorsque votre équipe passe la moitié de son temps à domicile. En plus de synchroniser le temps de votre équipe au bureau, vous devez également vous assurer de tirer le meilleur parti des moments passés tous ensemble.

Comment y parvenir efficacement dans un environnement hybride ? Jetez un coup d'œil à nos quelques conseils ci-dessous :

• Encouragez la collaboration en présentiel. Tirez le meilleur parti du temps que vous passez ensemble : prévoyez des réunions en tête-à-tête ou des moments de collaboration synchronisés. Il peut par exemple s'agir de séances de brainstorming les jours où tous les membres de votre équipe sont présents au bureau.

• Prenez le temps de vous rassembler physiquement pour créer du lien. Entre déjeuners d'équipe, pauses-café, apéros et autres événements favorisant la cohésion, vous n'avez que l'embarras du choix, alors n'hésitez pas à multiplier les échanges informels.

• Ne négligez pas la communication virtuelle. N'hésitez pas à intégrer des questions brise-glace dans l'ordre du jour de vos réunions et détendez ainsi l'atmosphère. Les membres de votre équipe se sentiront alors plus à l'aise pour s'exprimer librement en visioconférence.

Encouragez la transparence et la confiance

Si une organisation hybride met votre équipe dans les meilleures conditions pour gagner en productivité, elle vous privera toutefois de vos collègues durant les jours de télétravail. Lorsque vous collaborerez à distance, faire preuve de transparence et de confiance les uns envers les autres sera essentiel pour réussir ensemble. Vous devrez savoir sur quoi travaillent vos collègues, communiquer efficacement avec eux, mais aussi leur accorder toute votre confiance sans surveiller leurs moindres faits et gestes.

Voici quelques moyens de favoriser la transparence et la confiance au sein de votre équipe :

• Rendez votre planning public et réservez des plages horaires à des moments de pleine concentration et à vos rendez-vous personnels. Votre équipe saura ainsi qu'il est inutile de vous déranger à ces moments-là. Partager votre planning permettra par ailleurs à tout le monde de prendre en compte vos disponibilités avant de programmer des réunions.

• Faites part de vos préférences en matière de communication aux membres de votre équipe et expliquez-leur la manière dont vous avez l'habitude de fonctionner. Vous préférez communiquer par e-mail plutôt que d'envoyer des messages sur Slack ? Dites-le-leur ! Précisez-leur par la même occasion que vous ne répondrez peut-être pas immédiatement à leurs demandes si vous êtes pleinement concentré sur votre travail.

• Fixez des heures précises de début et de fin de vos journées de travail et communiquez-les. En tant que manager, il est particulièrement important de définir clairement ces limites. Vous encouragerez ainsi les membres de votre équipe à profiter pleinement de leur temps libre et réduirez efficacement les risques de burn-out et de surmenage.

• Évitez la microgestion. En tant que manager, il est important de croire en votre équipe et en sa volonté de bien faire, même à distance. Une fois les directives régissant votre planning de travail hybride établies, faites confiance à votre équipe pour s'y conformer et évitez d'épier ses moindres actions. Parfois difficile à mettre en place, cette approche misant sur le sérieux et l'autonomie fait pourtant ses preuves : selon la Harvard Business Publishing (source en anglais), les employés des entreprises misant avant tout sur la confiance s'avèrent 74 % moins stressés, 50 % plus productifs et 76 % plus impliqués que les autres.

Allouez du temps à la concentration

Selon notre étude, 21 % des télétravailleurs affirment que le télétravail leur permettrait de mieux se concentrer. Pour cela, ils doivent cependant mettre de côté toutes les notifications et réunions perturbant leur attention. Les employés perdent chaque semaine près de trois heures en réunions superflues et sont chaque jour bombardés de 32 nouveaux e-mails. Autant vous dire que leur concentration est mise à rude épreuve.

Mettez fin aux distractions et aidez votre équipe à se concentrer sur le travail qui compte vraiment en suivant les quelques conseils ci-dessous :

• Instaurez une journée sans réunion par semaine. Vous mettrez ainsi vos employés dans les meilleures conditions possibles pour exploiter leur potentiel d'hyperconcentration. Une journée de télétravail s'y prêterait parfaitement.

• Définissez dans quelles circonstances les réunions seront préférables à l'envoi d'un simple e-mail ou autre forme de communication en différé. Souvenez-vous qu'une réunion ne doit pas nécessairement durer 30 minutes ou une heure pour être efficace. 15 minutes suffisent parfois amplement.

• Normalisez des temps de réponse plus longs. 50 % des managers et 42 % des collaborateurs individuels se sentent souvent obligés de répondre immédiatement aux notifications qu'ils reçoivent. Or, vérifier constamment ses notifications nuit grandement à la concentration, et il faut parfois plus de 20 minutes pour se remettre pleinement au travail. En tant que manager, vous pouvez définir des attentes plus réalistes en matière de temps de réponse et encourager votre équipe à mettre les notifications en veille lorsque cela s'avère nécessaire.

Choisissez les bons outils

Combinant deux modes de travail différents, les plannings hybrides ne sont pas toujours les plus simples à gérer. Il est donc indispensable d'utiliser un outil vous permettant de suivre efficacement la progression de vos employés, quel que soit leur lieu de travail. Même si les réunions et les e-mails s'avèrent utiles pour coordonner les tâches en présentiel, gérer des projets entiers à distance peut vite devenir plus compliqué.

Un logiciel de gestion du travail favorisera efficacement la collaboration, quels que soient les fuseaux horaires, équipes et lieux de travail. Choisir l'outil adéquat vous permettra d'organiser l'ensemble du travail au même endroit et de vous assurer que tout le monde avance dans la même direction. Plus besoin de réunir physiquement toute votre équipe pour savoir qui fait quoi et pour quand.

FAQ - Tout savoir sur le travail hybride

Voici les réponses aux questions que se posent le plus souvent les équipes qui adoptent le travail hybride.

Ce qu'il faut retenir sur le travail hybride

Le travail hybride n'est pas un compromis, c'est un levier : il combine la concentration du distanciel et la force collective du bureau. Sa réussite ne tient pas au nombre de jours imposés, mais à la clarté des règles que vous posez, à la synchronisation des temps de présence et à la confiance accordée à votre équipe. Les modèles, de la cohorte au planning flexible, ne sont que des outils au service de cette intention. En anticipant les pièges, isolement, communication à deux vitesses et iniquité entre présents et distants, vous transformez une contrainte d'organisation en avantage durable. Reste à vous doter d'un outil capable de garder tout le monde aligné, quel que soit le lieu de travail, pour que la flexibilité rime avec visibilité plutôt qu'avec dispersion.

Gardez chaque équipe alignée, où qu'elle travaille, et faites de votre organisation hybride un véritable atout.