Plannings de travail hybride : le guide

Portrait du contributeur – Caeleigh MacNeilCaeleigh MacNeil19 mai 202211 min de lecture
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Everything you need to know about hybrid work schedules article banner image
Essayer Asana

Summary

According to our research, employees do their best skilled work at home but still prefer the office for most interpersonal work. Different types of work are best suited to different locations, and hybrid work lets you take advantage of that fact. Learn how combining remote and in-office work can help your team get the best of both worlds—the camaraderie of the office, plus the focus and flexibility of working from home.

La pandémie de Covid-19 nous aura au moins permis de prendre conscience qu’un autre mode de travail est possible, et même parfois préférable : le télétravail. Certaines études révèlent que les employés se concentrent souvent mieux à la maison et que le temps autrefois perdu dans les transports leur permet de se consacrer davantage à leur vie personnelle. Mais alors que les employés sont de nouveau invités à se rendre au bureau, il est clairement démontré que la collaboration en personne s’avère tout aussi cruciale. Tout comme le travail à distance nous permet de mieux nous concentrer et de gagner en flexibilité, un bureau offre quant à lui la possibilité d’échanger, de travailler et d’évoluer aux côtés de nos pairs.

Rassurez-vous, cette réflexion n’a rien d’un dilemme cornélien. Un mode travail hybride vous permet en effet de conjuguer ces deux manières de travailler et d’en tirer parti au maximum. Alors, que demander de plus ?

Qu’est-ce qu’un planning de travail hybride ?

Un planning de travail hybride correspond à un mode de travail flexible combinant télétravail et travail au bureau. Il permet en effet aux employés de travailler à domicile certains jours et de se rendre au bureau le reste du temps. Naviguant entre deux systèmes bien différents, les membres des équipes hybrides peuvent alors profiter des avantages que présentent chacun d’entre eux. Tandis que le télétravail favorise la flexibilité et la concentration, un bureau encourage quant à lui la cohésion d’équipe.

Les 3 modèles de travail

Jetons un coup d’œil à ce qui différencie le travail hybride des deux autres modèles de travail :

  • Planning de travail au bureau : les membres de l’équipe se rendent au bureau tous les jours et ne sont autorisés à travailler à distance qu’occasionnellement, notamment en cas de rendez-vous chez le médecin, garde des enfants et autres circonstances exceptionnelles.

  • Planning de travail à distance : tous les membres de l’équipe travaillent à distance depuis différents endroits. Il n’y a pas de bureau physique, mais les employés ont généralement la possibilité de se rencontrer lors d’événements et de réunions d’équipe organisés au cours de l’année.

  • Planning de travail hybride : il s’agit d’une combinaison des deux modèles précédents. Les employés partagent leur semaine entre télétravail et travail au bureau. Tandis que certains modèles de travail hybride leur permettent d’organiser leur semaine comme ils l’entendent, d’autres sont plus structurés et définissent à l’avance les journées où ils devront se rendre au bureau.

[À lire] Environnement de travail décentralisé : rassembler les équipes et leur donner un nouveau souffle avec Asana

Pourquoi le travail hybride est-il devenu si populaire ?

Loin d’être nouveau, ce mode de travail a connu un réel essor à la suite de la crise sanitaire de la Covid-19. La pandémie a en effet prouvé qu’en plus d’être viable, le télétravail comportait de nombreux avantages : une plus grande flexibilité, un meilleur équilibre entre vies professionnelle et privée ainsi qu’une amélioration de la concentration. Une fois l’œil du cyclone sanitaire passé, il était devenu évident que se rassembler physiquement n’était pas la seule façon d’être productif. Une certaine tendance s’est depuis lors dessinée : les employés préfèrent se rendre au bureau pour le travail d’équipe, mais se tournent naturellement vers le télétravail pour accomplir les tâches qui requièrent davantage de concentration. Aujourd’hui, 49 % des employés considèrent le bureau comme étant un lieu d’échanges, et ce bien plus qu’auparavant, notamment lorsqu’il s’agit de réaliser des tâches collaboratives concernant par exemple la stratégie et la planification, l’intégration des nouveaux employés, les entretiens individuels ou encore le suivi de formations.

L’infrastructure de télétravail mise en œuvre pendant la pandémie est aujourd’hui toujours en place. Cela signifie donc que les équipes continuent de bénéficier de ces plannings hybrides et du gain de flexibilité qu’ils offrent dans le contexte incertain engendré par la crise sanitaire. Aujourd’hui, 42 % des employés en mesure de travailler à distance partagent leur temps entre leur domicile et leur bureau. Cette tendance ne semble pas prête de s’essouffler puisque ce chiffre devrait normalement atteindre 53 % dans les années à venir.

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Les différents types de plannings de travail hybride

Le travail hybride peut prendre de nombreuses formes. Il est donc possible d’élaborer un planning de travail selon les préférences et besoins particuliers de votre équipe. Approfondissez vos connaissances en la matière et découvrez ci-dessous les avantages tout comme les inconvénients des principales options qui s’offrent à vous.

Plannings de cohorte

Les plannings de cohorte constituent l’approche la plus structurée du travail hybride. Elle consiste en l’application d’une règle commune fixée par le manager ou l’entreprise à l’ensemble d’un groupe. Il peut par exemple s’agir de faire travailler l’ensemble des employés de l’entreprise les lundis et mardis au bureau, et d’autoriser le travail à distance les mercredis, jeudis et vendredis.

Voici les principaux types de plannings de cohorte :

  • Le modèle 3-2 : les employés travaillent trois jours au bureau et deux jours à la maison. Cette politique de travail hybride s’avère plutôt facile à coordonner et permet de regrouper l’ensemble des employés au même moment dans les locaux de l’entreprise. Son inconvénient majeur ? L’impossibilité de réduire la taille des bureaux et donc de faire des économies.

  • Le modèle ascendant : l’entreprise laisse les équipes décider des jours où elles se présenteront au bureau. Elle fixe un objectif (celui par exemple de travailler deux jours par semaine au bureau) et chaque équipe peut alors décider de ce qui lui convient le mieux. Ce modèle permet de faire travailler ensemble les employés à la définition d’un planning de travail aussi optimal que possible pour chacun d’entre eux. Ceci étant, les différentes équipes ne seront pas nécessairement présentes le même jour. Bonne nouvelle ! Vous pouvez donc réduire la taille de vos locaux. Il sera cependant plus difficile de réunir au même moment des équipes interfonctionnelles lorsque cela s’avèrera nécessaire.

  • Les plannings décalés : ce modèle hybride ne se contente pas de spécifier les jours de présence des employés, il détermine également, plus ou moins exactement, l’heure à laquelle ils doivent venir et parfois même repartir du bureau. Ce modèle est le plus rigide d’entre tous et convient parfaitement au travail en équipe. Un cabinet médical pourrait par exemple y avoir recours pour s’assurer de la présence d’un nombre suffisant de membres du personnel tout au long de la journée, et ce, malgré la réduction des effectifs à cause de la crise sanitaire. Les médecins pourraient alors organiser des consultations virtuelles en télétravail, et garantir en même temps le maintien des soins au cabinet.

Les plannings de travail flexibles

Comme leur nom l’indique, ces plannings sont flexibles et ne répondent donc à aucune règle stricte. Les employés peuvent travailler à domicile et se rendre au bureau quand ils le souhaitent.

  • Planning à lieu flexible : ce modèle hybride donne aux membres de l’équipe la liberté de choisir chaque jour où ils veulent travailler. Assez similaire à la méthode ascendante, la décision revient cette fois à chaque individu et non à des équipes entières. Si vous souhaitez réduire la taille de vos bureaux, aucun problème, il faudra simplement veiller à mettre en place un système efficace de réservation des espaces de travail. Si vous ne disposez que d’un espace limité, assurez-vous que vos collaborateurs puissent en réserver un à l’avance. Il serait dommage de faire le déplacement pour finalement se rendre compte qu’il n’y a plus d’espace disponible pour se réunir. Gardez tout de même bien en tête que le manque d’espace finira par vous jouer des tours, contraignant ainsi certains membres de votre équipe, pourtant bien décidés à venir travailler, à rester chez eux.

  • Planning à horaires flexibles : les membres de l’équipe sont cette fois-ci libres de choisir leurs horaires de travail. En télétravail, ils pourraient donc très bien travailler de 8 heures à midi, faire des courses ou aller à la salle de sport, puis se remettre au travail de 15 heures à 19 heures. Sachez qu’il est aussi possible de combiner ce modèle et celui permettant de choisir librement son lieu de travail, voire un planning de cohorte. Résultat ? Davantage de flexibilité !

Les avantages des plannings de travail hybride

En plein essor, ces plannings de travail ne cessent de gagner en popularité et cela n’a rien d’étonnant. Lorsqu’ils sont bien conçus, ils optimisent considérablement les avantages que présentent le télétravail et le travail en présentiel. Voici comment :

Amélioration de la flexibilité et du niveau de satisfaction des employés

La plupart des travailleurs de la connaissance s’accordent à dire qu’il ne s’agit pas de choisir entre télétravail et travail au bureau, mais bien de trouver un moyen de combiner les deux. Les employés aiment la flexibilité que leur procure un environnement de travail hybride, puisque celle-ci favorise un meilleur équilibre entre vies professionnelle et privée. Bien plus disponibles grâce au gain de temps qu’ils passaient autrefois dans les transports, ils peuvent davantage se consacrer à leurs familles et aux activités qui leur tiennent réellement à cœur, tout en profitant par ailleurs des avantages que présente la collaboration d’équipe lorsqu’ils se rendent au bureau. Bien intégrés et impliqués dans l’entreprise, ils sont alors en mesure d’atteindre leurs objectifs efficacement, tout en ayant le temps de profiter pleinement de leur vie privée. Quoi de mieux pour satisfaire vos employés ?

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Hybrid employees tend to outperform office-only employees, and are far happier. The reason is that flexibility is a huge benefit for them—they get to do activities they really value while outperforming at work.”
Professor Nicholas Bloom of Stanford University

Rééquilibrage de la concentration et de la collaboration

D’après nos recherches, le télétravail se prête parfaitement à la réalisation de tâches hautement qualifiées. Il favorise en effet grandement la concentration. Les employés préfèrent cependant se rendre au bureau pour accomplir des tâches collaboratives concernant par exemple la stratégie et la planification, l’intégration des nouveaux employés, les entretiens individuels ou encore le suivi de formations et le développement professionnel. Un planning de travail hybride efficace permet de tirer pleinement parti des avantages de ces deux modes de travail : les employés optimisent à la fois leur temps de concentration à la maison pour réaliser efficacement du travail qualifié, et collaborent par ailleurs avec les membres de leur équipe au bureau pour effectuer la plupart des activités à composante relationnelle.

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Réduction des coûts

Certains types de plannings de travail hybride peuvent par ailleurs vous aider à faire quelques économies. Vos employés partagent désormais leur temps de travail entre le bureau et leur domicile ? Réduire les effectifs ainsi que les frais généraux liés aux locaux et au matériel de bureau peut alors être une bonne idée. Mais attention, cela dépendra avant tout des plannings mis en œuvre par vos équipes. Si ces dernières comptent se présenter au bureau des jours différents, les locaux pourront effectivement être réduits. Cependant, si tous vos employés décident de se rendre au bureau au même moment, vous devrez conserver tout l’espace nécessaire à leur accueil.

Travail hybride : les bonnes pratiques à mettre en œuvre

Efficacement mis en place, un mode de travail hybride favorise la satisfaction et la productivité de votre équipe. Votre entreprise souhaite adopter ce modèle ? Très bien, voici quelques conseils pour tirer parti au maximum du temps collectif et individuel des membres de votre équipe.

Coordonnez le temps passé au bureau

Le travail hybride est plus efficace lorsque les employés peuvent continuer à collaborer physiquement les uns avec les autres. De cette façon, votre équipe bénéficie des avantages que présente chaque environnement de travail : d’un côté la réduction des distractions favorisant la concentration, et de l’autre l’implication et la création de liens. Cet équilibre nécessite toutefois une certaine coordination.

La solution ? Synchroniser les heures de travail au bureau. Au lieu de laisser les employés décider seuls de leur lieu de travail chaque jour, établissez avec votre équipe un planning commun afin de vous assurer que tout le monde sera bien dans les locaux de l’entreprise au même moment. Avant de définir votre planning, menez l’enquête et faites parvenir un sondage à vos collègues concernant leurs préférences. Utilisez ensuite ces informations pour créer un planning hybride répondant aux besoins uniques de votre équipe.

Renforcez les liens entre les employés

Nos recherches révèlent que 41 % des employés se sentent plus isolés lorsqu’ils travaillent à distance. Créer des liens et favoriser les échanges en personne est donc bien plus important lorsque votre équipe passe la moitié de son temps à domicile. En plus de synchroniser le temps de votre équipe au bureau, vous devez également vous assurer de tirer le meilleur parti des moments passés tous ensemble.

Comment y parvenir efficacement dans un environnement hybride ? Jetez un coup d’œil à nos quelques conseils ci-dessous :

  • Encouragez la collaboration en présentiel. Tirez le meilleur parti du temps que vous passez ensemble : prévoyez des réunions en tête-à-tête ou encore des moments de collaboration synchronisés. Il peut par exemple s’agir de séances de brainstorming les jours où tous les membres de votre équipe sont présents au bureau.

  • Prenez le temps de vous rassembler physiquement pour créer du lien. Entre déjeuners d’équipe, pauses-café, apéros et autres événements favorisant la cohésion, vous n’avez que l’embarras du choix !

  • Ne négligez pas la communication virtuelle. N’hésitez pas à intégrer des questions brise-glace dans l’ordre du jour de vos réunions et détendez ainsi l’atmosphère. Les membres de votre équipe se sentiront alors plus à l’aise pour s’exprimer librement en visioconférence.

Encouragez la transparence et la confiance

Si les plannings hybrides mettent votre équipe dans les meilleures conditions pour gagner en productivité, ils vous priveront toutefois de vos collègues certains jours de la semaine. Lorsque vous collaborerez à distance, faire preuve de transparence et de confiance les uns envers les autres sera essentiel pour réussir ensemble. Vous devrez savoir sur quoi travaillent vos collègues, communiquer efficacement avec eux, mais aussi leur accorder toute votre confiance en dépit de pouvoir surveiller leurs moindres faits et gestes.

Voici quelques moyens de favoriser la transparence et la confiance au sein de votre équipe :

  • Rendez votre planning public et réservez des plages horaires à des moments de pleine concentration et à vos rendez-vous personnels. Votre équipe saura ainsi qu’il est inutile de vous déranger à ces moments-là. Partager votre planning permettra par ailleurs à tout le monde de prendre en compte vos disponibilités avant de programmer des réunions.

  • Faites part de vos préférences en matière de communication aux membres de votre équipe et expliquez-leur la manière dont vous avez l’habitude de fonctionner. Vous préférez communiquer par e-mail plutôt que d’envoyer des messages sur Slack ? Dites-le-leur ! Précisez-leur par la même occasion que vous ne répondrez peut-être pas immédiatement à leurs demandes si vous êtes pleinement concentré sur votre travail au moment de les recevoir. Il est également possible d’indiquer votre indisponibilité momentanée en actualisant le statut de votre calendrier ou de votre profil sur des applications de messagerie comme Slack.

  • Fixez des heures précises de début et de fin de vos journées de travail (et communiquez-les). En tant que manager, il est particulièrement important de définir clairement ces limites. Vous encouragerez ainsi les membres de votre équipe à profiter pleinement de leur temps libre et réduirez ainsi efficacement les risques de burnout et de surmenage.

  • Évitez la microgestion. En tant que manager, il est important de croire en votre équipe et en sa volonté de bien faire, même à distance. Une fois les directives régissant votre planning de travail hybride établies, faites confiance à votre équipe pour s’y conformer et évitez d’épier leurs moindres actions et manières de travailler. Parfois difficile à mettre en place, cette approche misant sur le sérieux et l’autonomie de votre équipe fait pourtant ses preuves : les employés des entreprises misant avant tout sur la confiance s’avèrent 74 % moins stressés, 50 % plus productifs et 76 % plus impliqués que les autres.

Allouez du temps à la concentration

Selon notre étude, 21 % des travailleurs de la connaissance affirment que le travail à distance leur permettrait de mieux se concentrer. Pour cela, ils doivent cependant mettre de côté toutes les notifications et réunions perturbant leur attention. Les employés perdent chaque semaine près de trois heures en réunions superflues et sont chaque jour bombardés de 32 nouveaux e-mails. Autant vous dire que leur concentration est mise à rude épreuve.

Mettez fin aux distractions et aidez votre équipe à se concentrer sur le travail qui compte vraiment en suivant les quelques conseils ci-dessous :

  • Instaurez une journée sans réunion par semaine. Vous mettrez ainsi vos employés dans les meilleures conditions possibles pour exploiter leur potentiel d’hyper-concentration. Une journée de télétravail s’y prêterait parfaitement.

  • Définissez dans quelles circonstances les réunions seront préférables à l’envoi d’un simple e-mail ou autre forme de communication en différé. Souvenez-vous qu’une réunion ne doit pas nécessairement durer 30 minutes ou une heure pour être efficace. 15 minutes suffisent parfois amplement.

  • Normalisez des temps de réponse plus longs. 50 % des managers et 42 % des collaborateurs individuels se sentent souvent obligés de répondre immédiatement aux notifications qu’ils reçoivent. Or, vérifier constamment ses notifications nuit grandement à la concentration, et il faut parfois plus de 20 minutes pour se remettre pleinement et efficacement au travail. En tant que manager, vous pouvez définir des attentes plus réalistes en matière de temps de réponse et encourager votre équipe à mettre les notifications en veille lorsque cela s’avère nécessaire.

[À lire] Trop de temps perdu en réunion ? Nos conseils pour y remédier

Travail hybride : choisissez les bons outils

Combinant deux modes de travail différents, les plannings hybrides ne sont pas toujours les plus simples à gérer. Il est donc indispensable d’utiliser un outil vous permettant de suivre efficacement la progression de vos employés, et ce, quel que soit leur lieu de travail. Même si les réunions et les e-mails s’avèrent très utiles pour coordonner les tâches en présentiel, lorsqu’il s’agit de gérer des projets entiers à distance, tout peut vite devenir plus compliqué.

Rassurez-vous ! Un logiciel de gestion du travail favorisera efficacement la collaboration, et ce, quels que soient les fuseaux horaires, équipes et lieux de travail. Choisir l’outil adéquat vous permettra d’organiser l’ensemble du travail au même endroit et de vous assurer que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde. Plus besoin de réunir physiquement l’intégralité de votre équipe pour savoir qui fait quoi et pour quand. Chacun peut travailler d’où il le souhaite, et ce, sans que rien ne lui échappe.

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