Environnement de travail décentralisé : rassembler les équipes et leur donner un nouveau souffle avec Asana

Après plus d’une année passée à naviguer dans les méandres d’une pandémie mondiale, sans certitudes quant à la bonne marche à suivre, le retour de la collaboration d’équipe (et de la camaraderie entre collègues !) en présentiel semble enfin sur le point de se concrétiser. De nombreuses organisations, dont Asana, se demandent si leurs employés vont pouvoir retourner au bureau et comment organiser au mieux le rassemblement des équipes. 

Nous avons tous pu constater que le monde du travail et notre façon de travailler ont connu une évolution sans précédent : notre environnement est plus mondialisé et connecté que jamais. Les équipes retrouvent progressivement le chemin du bureau et devront nécessairement s’adapter à de multiples modes de travail : certaines exerceront entièrement à distance, d’autres exclusivement en entreprise, d’autres encore opteront pour une formule hybride. certaines exerceront entièrement à distance, d’autres exclusivement en entreprise, d’autres encore opteront pour une formule hybride. 

Quelle que soit l’approche pour laquelle vous optez, la coordination est plus essentielle que jamais. Les équipes réussissent à avancer et à se dépasser lorsqu’elles sont en mesure de travailler ensemble, sans effort. ”

Chez Asana, nous avons constaté que la collaboration et la confiance sont stimulées par le partage d’expériences quotidiennes, la communication en face à face et les opportunités de découverte et de cocréation impromptues. Étant donné que nous sommes une entreprise en pleine croissance et répartie aux quatre coins du monde, nous avons naturellement encouragé les environnements d’équipe hybrides et la flexibilité, tout en restant centrés sur le travail au bureau. Après avoir passé plus d’une année à travailler à distance, nous avons aidé nos équipes internationales à revenir en toute sécurité et en toute sérénité à la collaboration en présentiel dans notre nouveau siège social de San Francisco, sis 633 Folsom Street.

La transition vers le travail à distance s’est opérée de manière soudaine et nous sommes parfaitement conscients que le retour au bureau et l’accueil des équipes demande un peu plus qu’un simple tour de clé. Depuis la fermeture de nos locaux, nous avons embauché et intégré à distance plus de 500 nouveaux employés Asana. Ces derniers n’ont encore jamais eu l’occasion de venir travailler en personne dans l’un de nos bureaux. En outre, ces préparatifs s’accompagnent d’un désir de ressouder nos équipes : assimiler la reprise d’activité à une renaissance ou au recrutement d’une nouvelle équipe, adopter un leadership conscient, mais aussi encourager la diversité et l’inclusion. Tout ceci en utilisant notre propre outil, Asana.

Le hall d’entrée des bureaux d’Asana à San Francisco.

Concevoir notre retour au travail hybride

Chez Asana, rien ne peut remplacer la coordination des équipes et le « flow » (c’est-à-dire une expérience de travail optimale), fruits d’efforts communs et créatifs au sein d’un même espace de travail. En tant qu’entreprise, nous nous attachons à créer des expériences de travail dynamiques au bureau : nous donnons à nos équipes les moyens d’avancer et de se dépasser. En outre, elles se sentent écoutées, mais aussi soutenues dans leur prise de décision. 

Nous souhaitions également concevoir un modèle hybride qui soit cohérent avec notre culture d’entreprise axée sur la collaboration, l’inclusion, la croissance professionnelle et le développement personnel. Toute l’équipe d’Asana est engagée à soutenir ses employés, à chaque étape de leur carrière. Un tel niveau de mentorat est plus particulièrement adapté à un mode de travail qui repose majoritairement sur du présentiel. 

Plus concrètement, les nouvelles recrues Asana et les nouveaux postes à pourvoir exerceront presque tous dans l’un de nos 11 bureaux internationaux. Nous mettrons en place des horaires flexibles afin que chacun puisse organiser au mieux sa journée et sa façon de travailler. Dès la création de l’entreprise, nous avons choisi de faire confiance à nos employés et n’avons jamais imposé un rythme fixe ou des méthodes de travail particulières. Il n’y a aucune raison que cela change à l’avenir. 

Asana reste encore et toujours attaché à l’environnement de bureau, mais nous allons proposer à nos équipes une formule hybride pour leur offrir davantage de flexibilité. Depuis longtemps déjà, Asana a instauré la politique du mercredi sans réunion ; cette dernière va légèrement évoluer et proposer une nouvelle option : le mercredi en télétravail. La plupart des employés auront également la possibilité de travailler à domicile le vendredi. Ce changement permettra aux employés de travailler en équipe au bureau, tout en leur laissant suffisamment de temps pour se concentrer et garder le rythme à l’échelle individuelle. Cette approche s’applique au travail en entreprise comme à distance : Asana souhaite tirer le meilleur de ces deux formes de travail.

Déroulement d’une semaine type chez Asana, une fois les équipes réunies.

Cette flexibilité accrue apporte d’autres avantages aux employés Asana : la suppression du temps de trajet ou la possibilité de prendre des pauses pour passer du temps en famille. La pandémie nous a fait comprendre que ces deux points ne devaient pas être négligés. Une fois de retour en entreprise, les employés Asana évolueront au sein de bureaux conçus pour favoriser les échanges ponctuels et la création en équipe grâce à des espaces communs plus conviviaux.

Nous sommes d’ailleurs impatients d’intégrer les locaux de notre nouveau siège social, dans le centre-ville de San Francisco. Ce bâtiment de 12 étages certifié LEED Or (Leadership in Energy and Environmental Design, une certification écologique pour les bâtiments construits aux États-Unis) est doté d’espaces communs, d’une nouvelle cantine d’entreprise exceptionnelle avec une salle de restauration, mais aussi de zones dédiées au bien-être qui encouragent la pleine conscience et la prise de pauses, sans oublier le toit-terrasse qui constitue un espace extérieur où se retrouver entre collègues. Nous avons également hâte de faire visiter ce nouveau bâtiment à nos clients, à nos partenaires et à l’ensemble de la communauté Asana. Nous souhaitons également leur présenter notre nouveau centre décisionnel pour les dirigeants : nous cherchons à encourager la collaboration d’équipe et l’innovation. 

Équipes aux quatre coins du monde : comment encourager la collaboration ?

L’année 2020 a été marquée par une forte augmentation des burnouts et du syndrome de l’imposteur chez les travailleurs. Asana n’a pas de recette magique pour échapper à ces fléaux. Cependant, nous avons abordé ces défis de manière proactive et tenté de les relever dans le respect de notre mission, mais également de notre engagement en faveur de l’inclusion et de l’appartenance. Nous avons également redoublé d’efforts afin de resserrer les liens au sein de notre communauté et que nos employés puissent rester en contact. 

En tant qu’entreprise dont l’objectif est de permettre à des équipes du monde entier de travailler ensemble, sans effort, l’outil Asana était essentiel : tout d’abord pour passer au télétravail rapidement et en douceur, mais aussi pour assurer la pérennité de notre structure. 

La plateforme Asana nous permet d’éliminer les « tâches d’organisation » : recherche d’informations, chasse aux mises à jour de statut, participation à des réunions inutiles, etc. Notre produit nous permet de visualiser clairement qui fait quoi et pour quand, et dans quelle mesure nos tâches quotidiennes contribuent aux objectifs généraux d’Asana. Ainsi, chacun peut se concentrer davantage sur le travail qui compte vraiment. 

Nous ne pouvons pas imaginer un retour en entreprise à l’échelle mondiale sans nous appuyer sur Asana. Organiser notre travail sur Asana nous permet de rester flexibles tout en tenant informées les personnes concernées, en un minimum d’efforts. La plateforme constitue notre source unique de référence : elle centralise l’ensemble de nos activités et nous permet de rester concentrés sur notre mission.

Gestion de notre liste de contrôle pour organiser le retour au bureau directement sur Asana.

La gestion du travail est essentielle pour assurer la prospérité des environnements de travail. Toute organisation doit apporter clarté et visibilité, quels que soient le mode ou les outils de travail adoptés par les équipes. Asana est une plateforme essentielle qui aide les entreprises à accomplir leurs tâches clés. 

Assimiler la reprise d’activité à une renaissance ou au recrutement d’une nouvelle équipe

Nous misons sur un retour au bureau en douceur : nous souhaitons accompagner nos équipes internationales de façon à ce qu’elles s’habituent au monde du travail post-Covid-19 et trouvent des moyens de limiter au maximum le sentiment de lassitude et les épisodes de burnout. Quand l’épidémie a éclaté, chacun de nous a dû passer en télétravail du jour au lendemain, sans guide ni points de repère. Désormais, les choses sont différentes et nous pouvons envisager la reprise d’activités sous l’angle de notre choix. Ce retour au bureau n’a jamais semblé aussi proche et c’est la raison pour laquelle nous souhaitons plus que jamais rester ouverts, curieux et faire preuve de cohérence vis-à-vis de nos valeurs : le tout en permettant un retour progressif, en concertation avec nos équipes.

Nous avons opté pour un retour complet, mais progressif, dans nos différents bureaux. Pour les plus importants, nous avons commencé par faire revenir de petits groupes d’employés : leurs impressions et commentaires nous ont permis d’adapter notre stratégie, puis de préparer ainsi le retour de l’ensemble de nos équipes en septembre. Pour les bureaux de plus petite taille, des équipes entières pourront réintégrer leurs locaux : nous les soutiendrons et veilleront à faire preuve de flexibilité pour nous adapter rapidement à l’évolution de la situation. Nous avons effectué de courts sondages hebdomadaires au sein des équipes et bureaux, mais nous avons aussi mené des enquêtes à plus grande échelle pour fournir un accompagnement complet à nos employés et nous assurer que l’expérience de ces derniers est conforme à nos valeurs.

Grâce à des formations, des ressources et des programmes, nous avons fourni un système de soutien holistique aux employés qui s'acclimatent à de nouvelles routines et à de nouveaux horaires. Nous mettons en place un accompagnement pour les managers afin de redéfinir des conventions d’équipe cohérentes avec le travail en présentiel et non plus à distance. Le passage au télétravail ne saurait se résumer à transmuer nos anciennes habitudes : il en va de même lorsqu’il s’agit de renouer avec la collaboration d’équipe au bureau. Là aussi, nous veillerons à rassembler et ressouder nos équipes en adoptant une démarche inclusive. 

Nous sommes convaincus qu’il est possible d’accomplir de grandes choses et de préserver son équilibre personnel. Au début de la pandémie, notre équipe de leadership a mis l’accent sur l’un des principes clés chez Asana : « Prenez soin de vous. Prenez soin de nos clients. » Notre communauté internationale a fait preuve de résilience et, paradoxalement, bien que nous ayons été contraints de travailler éloignés les uns des autres, cette expérience nous a rapprochés. 

Nous avons longtemps axé notre culture d’entreprise autour du produit Asana et appliqué des principes de conception similaires à ceux mobilisés pour développer la plateforme. Nous pensons être parvenus à élaborer une solide culture d’entreprise, respectueuse de nos valeurs et sans faux compromis. Une culture centrée sur l’environnement de bureau, mais qui tire également le meilleur des modèles hybrides. L’objectif ? Garantir que l’intégralité des membres de nos équipes internationales puissent travailler ensemble sans effort, où qu’ils soient.

Note de l’éditeur : cet article a été mis à jour pour ajouter des détails sur notre philosophie hybride centrée sur l’environnement de bureau.

Nous remercions tout particulièrement Sonja Gusenbauer