Les employés vont et viennent… êtes-vous préparés à ces deux phases de transition ? En général, un processus est mis en place pour intégrer les nouveaux employés à leur arrivée et les aider à être opérationnels rapidement. À l’inverse, ce n’est pas toujours le cas en sortie de poste. Ce processus de départ (ou « Offboarding ») a beau être tout aussi essentiel que le processus d’accueil (« Onboarding »), il n’en reste pas moins souvent négligé. Pourtant, le départ d’un employé affectera nécessairement son équipe, sans oublier les processus et les projets. Heureusement, pour faciliter la transition et limiter les interruptions, vous pouvez créer un modèle afin d’organiser le départ des employés.

En quoi consiste le processus de départ des employés ?

Le processus de départ des employés est une période de transition, qui survient lorsqu’un collaborateur quitte votre entreprise. En structurant ce processus, vous pouvez plus facilement dresser la liste de toutes ses responsabilités et ainsi aider vos collègues à savoir quelles seront les tâches à coordonner et à réaliser pendant la transition. En outre, votre équipe RH et vos responsables de la gestion du personnel auront plus de facilité à s’y repérer pour régler les derniers détails (notamment la procédure à suivre à la réception d’une lettre de démission et pour la restitution du matériel d’entreprise).

L’expérience vécue par votre employée à son départ dépendra de votre culture d’entreprise et de vos besoins organisationnels, mais dans tous les cas, le processus devrait :

• Préparer l’équipe au départ de l’employé concerné.

• Vous permettre de vous assurer que toutes les annonces utiles sont faites.

• Aider le service des ressources humaines à régler les formalités administratives.

• Faciliter le transfert des connaissances en faisant le point sur les concepts, processus et tâches en cours avant le dernier jour de travail de l’employé.

• Prévoir d’organiser la collecte des ordinateurs portables, badges et tout autre matériel appartenant à l’entreprise.

• Inclure un entretien de départ pour recueillir des informations cruciales afin de proposer une meilleure expérience aux futurs employés.

Quelles que soient les activités à y inclure, le processus se divisera en de nombreuses étapes et prendra en compte des détails essentiels, quoique souvent négligés. La création d’un modèle de liste de contrôle pour le départ des employés vous aidera à suivre l’évolution du processus et à vous assurer que tout est fait dans les règles pour chaque employé en partance. Ainsi, dès qu’un employé vous fera part de son intention de vous quitter, vous n’aurez plus qu’à créer une copie du modèle et à lancer le processus.

L’utilité du modèle de liste de contrôle de départ des employés

Parfois, pour bien s’organiser, le mieux reste encore de recourir aux bonnes vieilles méthodes et donc de créer une checklist. En revanche, mieux vaut éviter les documents papier, qu’ils soient rédigés à la main ou imprimés à partir d’un fichier sauvegardé : ceux-ci sont trop difficiles à déchiffrer et surtout à actualiser. Préférez un modèle numérique, qui vous permettra non seulement de vous organiser au fil du processus, mais aussi de tout harmoniser à l’échelle de l’entreprise.

Grâce à ce modèle, vous ne passerez plus à côté d’une seule étape clé. Par exemple, vous n’oublierez pas que dans le cadre d’un départ, vous allez devoir communiquer certaines informations à votre compagnie d’assurance. Dans le cas contraire, votre employé pourrait ne pas bénéficier de toutes les prestations de santé nécessaires par la suite... pas vraiment un départ idéal, donc. Le fait d’utiliser une même checklist pour tous vos collaborateurs (celle-ci étant copiée depuis votre modèle) vous empêche de louper la moindre étape du processus de départ.

Créer un modèle de checklist de départ des employés en 6 étapes

Vous pouvez créer votre modèle en quatre étapes simples :

1. Dressez la liste des supports utiles : rassemblez le nécessaire pour le départ de vos employés et passez le tout en revue. Si vous avez déjà créé des documents, processus et guides de départ, n’oubliez pas de les inclure dans la liste.

2. Faites le point avec les autres services : en général, le processus de départ est supervisé par le responsable du personnel et l’équipe RH, mais n’en oubliez pas pour autant les autres services ! Quid de l’équipe informatique et des finances ? De quoi ont-ils besoin ? À cette étape, vous repérerez certainement des étapes auxquelles vous n’aviez pas pensé (comme la signature d’un accord de non-divulgation), alors qu’elles sont importantes pour l’entreprise dans son ensemble.

3. Créez des sections pour structurer votre checklist en plusieurs tâches : les tâches dépendront de vos besoins d’entreprise, mais elles devront inclure certaines informations élémentaires comme le nom et le rôle de l’employé en question, les formalités à remplir et les étapes à suivre (ex. : prévoir un entretien de départ).

4. Faites le lien entre les documents et les informations pertinentes : les logiciels de gestion de projet ne sont pas seulement utiles pour coordonner vos processus, vous pouvez également y créer des checklists auxquelles vous ajouterez des documents. Par exemple, vous pouvez mettre en pièce jointe les formulaires à lire et à signer, en attribuant des échéances pour que tout soit fait dans les temps.

5. Enregistrez-le là où vous y avez aisément accès : pour que votre modèle de checklist aide vos collaborateurs à s’entendre sur la procédure à suivre, celui-ci doit être utilisé par tous. Une fois créé, enregistrez votre modèle là où tout le monde y a accès.

6. Partagez-le : partagez votre modèle avec tous ceux qui sont concernés, aussi bien les responsables du personnel que les chefs d’équipe et de service, entre autres.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.).

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Formulaires : lorsque quelqu’un remplit un formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet Asana auquel il est lié. L’envoi d’informations depuis un formulaire vous permet de standardiser la réception des demandes, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Plutôt que d’employer des systèmes ponctuels, créez un processus rationalisé et une série de questions auxquelles chacun doit répondre pour envoyer une demande. Sinon, faites appel à une logique d’arborescence pour baser les questions sur les réponses précédentes des utilisateurs. En résumé, les formulaires visent à réduire le temps et les efforts nécessaires à la gestion des nouvelles demandes, offrant à votre équipe plus de temps à consacrer aux tâches clés.

• Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

Applications recommandées

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

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