Sous-tâches

Utilisez les sous-tâches pour diviser la charge de travail d’une tâche en portions plus petites ou pour répartir le travail entre plusieurs personnes. Les sous-tâches fonctionnent comme des tâches indépendantes et possèdent les mêmes champs qu’une tâche parente. La seule différence est qu’elles sont intégrées à une tâche parente.

Créer une sous-tâche

Pour créer une sous-tâche, procédez comme suit :

  • Cliquez sur le bouton sous-tâches dans le volet de droite.
  • Sinon, appuyez sur Tab + S sur votre clavier après avoir sélectionné une tâche parente.
  • Une fois que vous avez créé une sous-tâche, sélectionnez-la et appuyez sur Entrée sur votre clavier pour en créer une autre.

Créer une sous-tâche

Détails de la sous-tâche

Pour accéder aux détails d’une sous-tâche et les modifier :

Cliquez sur la bulle de discussion située à côté du nom de la sous-tâche.

détails de la sous-tâche

Vous pouvez créer des sous-tâches dans les sous-tâches, avec un maximum de 6 niveaux de sous-tâches

Dans les détails de la sous-tâche, vous verrez toutes les options que vous auriez pour une tâche parente, y compris la possibilité de créer plus de sous-tâches.

détails de la sous-tâche 2

Lorsque vous consultez les détails d’une sous-tâche, le nom de la tâche parente s’affiche au-dessus du nom de la sous-tâche. Pour revenir aux détails de la tâche parente, cliquez sur le nom de cette dernière dans la partie supérieure du volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite .

Achever une tâche parente ne terminera pas les sous-tâches associées. Celles-ci devront être achevées séparément et resteront grisées dans la tâche parente lorsqu’elles seront terminées.

Affichage du nombre de sous-tâches dans les projets

capture d’écran de la vue Tableau avec l’icône des sous-tâches

Vous pouvez aisément repérer si une tâche comprend des sous-tâches sur différentes vues et fonctionnalités d’Asana, telles que les vues Tableau, Calendrier et Gestion des ressources. L’icône des sous-tâches s’affiche à côté du nom de la tâche parente.

Sous-tâches dans la grille de la vue Liste

La grille de la vue Liste permet aux équipes d’afficher leurs projets sous une mise en page particulière. Cette dernière permet à chaque utilisateur de visualiser en un clin d’œil le travail à terminer au sein du projet. Les équipes peuvent y visualiser un aperçu des chronologies, étapes essentielles, jalons, dépendances et sous-tâches, du statut d’approbation, de la durée des tâches, etc.

La grille affiche également les sous-tâches, qui sont idéales pour les projets évoluant sur plusieurs niveaux.

sous-tâches dans la grille de la vue Liste

Les utilisateurs d’Asana peuvent définir des valeurs de champ dans les sous-tâches, y compris de champs personnalisés. Il est également possible de réduire et développer les sous-tâches pour obtenir une vue d’ensemble ou détaillée.

Fractionner un projet volumineux en parties distinctes plus faciles à gérer permet aux utilisateurs de croire davantage en la réussite du projet. Cette grille est une aide visuelle qui affiche les sous-tâches et permet d’identifier en un clin d’œil les obstacles, les éventuelles difficultés et les points à améliorer.

Sous-tâche et association de projets

Vous pouvez ajouter manuellement une sous-tâche à un projet si vous souhaitez qu’elle apparaisse dans la liste des tâches, le calendrier ou la chronologie de votre projet au même titre que vos autres tâches. Vous pouvez également désigner un responsable, car les sous-tâches n’héritent pas automatiquement du responsable de leur tâche parente.

associer un projet à une sous-tâche

Pour associer un projet à une sous-tâche :

  • Cliquez sur la bulle de discussion pour afficher les détails de la sous-tâche.
  • Cliquez sur les trois points pour afficher plus d’actions.
  • Dans le menu déroulant, sélectionnez Ajouter à des projets.
  • Saisissez le nom du projet auquel vous souhaitez ajouter la sous-tâche.

Appuyez sur Tab + P sur votre clavier pour vous centrer sur le champ de projet de la sous-tâche.

sous-tâche d’un projet

Une fois la sous-tâche associée à un projet :

  1. La sous-tâche s’affiche dans la liste des tâches du projet sélectionné.
  2. Le nom du projet est affiché dans les détails de la sous-tâche.

La sous-tâche sera également reflétée dans les vues Fichiers, Progression et Calendrier.  

Autorisations relatives aux sous-tâches

Toute personne qui peut consulter la tâche parente peut également voir les sous-tâches associées. En savoir plus sur les autorisations dans la section AutorisationsAutorisations Les autorisations sont des options qui limitent l’accès à une équipe, un projet ou une tâche. Lire la suite du Guide.

Si vous souhaitez ajouter des champs personnalisés à une sous-tâche, il est nécessaire de commencer par ajouter la sous-tâche manuellement à un projet.

Convertir des tâches en sous-tâches

convertir une tâche en sous-tâche

Pour convertir une tâche en sous-tâche :

  • Cliquez sur la tâche que vous souhaitez définir en tant que nouvelle tâche parente. Les détails de cette tâche s’affichent alors sur le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite .
  • Cliquez sur la tâche que vous souhaitez convertir, puis faites-la glisser vers le volet de droite, dans la section des sous-tâches de la nouvelle tâche parente.

Afin de convertir une tâche en sous-tâche, les deux tâches doivent se trouver dans la même liste dans le volet principal (une liste de projets, d’étiquettes ou Mes tâches).

Vous pouvez également faire l’inverse afin de convertir une sous-tâche en tâche.

Vous ne pouvez pas faire glisser une tâche parente à l’intérieur de ses propres sous-tâches.

Supprimer des sous-tâches

supprimer_sous-tâche

Pour supprimer une sous-tâche :

  1. Cliquez sur la sous-tâche que vous voulez supprimer
  2. Cliquez sur les trois points
  3. Sélectionnez Supprimer la sous-tâche sélectionnée

Sous-tâches imbriquées

Pour afficher les sous-tâches associées à une tâche parent, cliquez sur la flèche noire dans la vue Liste de votre projet.

sous-tâche imbriquée

Pour visualiser les sous-tâches imbriquées, le projet ne doit pas être trié (option de tri « Aucun »).

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre public pour partager le contenu d’une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.