En quoi consiste le processus de départ des employés ? 6 meilleures pratiques pour commencer

Une intégration efficace aide les nouveaux employés à trouver leur place dans l’entreprise et réduit le sentiment de stress lié à la prise de poste. Mais il est tout aussi déroutant de quitter un emploi. Et si de nombreuses entreprises mettent en œuvre un processus d’intégration solide pour les nouvelles recrues, certaines négligent l’importance du processus de départ des employés lorsque ces mêmes personnes décident de quitter l’entreprise.

Le processus de départ des employés ne se résume pas à un petit gâteau d’au revoir et à une offre de référence. Lorsqu’il est bien mené, le processus de départ des employés peut renforcer votre marque employeur, remonter le moral de l’équipe et vous fournir des commentaires inestimables que vous n’obtiendrez nulle part ailleurs.

En quoi consiste le processus de départ des employés ?

Le processus de départ des employés est une période de transition, qui survient lorsqu’un collaborateur quitte votre entreprise. Au cours de ce processus, l’employé qui quitte l’entreprise et son responsable passent par une série d’étapes pour s’assurer que tout se passe en bons termes et que tous les détails sont réglés. Il peut s’agir de recueillir des connaissances institutionnelles, de mener un entretien de départ et de satisfaire aux exigences RH. Le processus de départ a l’avantage supplémentaire de préparer votre équipe à travailler avec un membre en moins, ce qui peut inclure la répartition des responsabilités précédemment assumées ou la formation d’une nouvelle personne. 

Intégration ou départ

Un processus d’intégration aide les nouvelles recrues à s’acclimater à leur nouveau rôle et à l’entreprise dans son ensemble lorsqu’elles la rejoignent. L’intégration peut être amusante, avec des sacs de cadeaux et des fêtes de bienvenue, mais elle comprend également des formations pratiques, une liste de contrôle pour les nouvelles recrues et la distribution des ressources de l’entreprise telles que les ordinateurs portables ou les cartes de crédit de l’entreprise.

Le processus de départ inverse ces processus pour terminer le cycle de vie des employés. Votre processus d’offboarding doit inclure bon nombre des mêmes éléments que votre intégration, notamment le retour de ces mêmes ressources et la mise en relation avec les équipes RH et informatiques pour assurer une transition en douceur. Par exemple, vous pouvez prendre rendez-vous avec l’équipe RH pour régler le dernier salaire de votre employé et collaborer avec le service informatique pour vous assurer que votre employé restitue tout le matériel de l’entreprise.

7 bonnes pratiques pour le processus de départ des employés

Le processus de départ des employés est une responsabilité partagée entre le manager et l’équipe RH. Votre équipe RH doit guider votre employé dans toutes les démarches juridiques et les documents nécessaires à remplir pour quitter l’entreprise. Mais en tant que responsable, vous êtes en mesure de l’accompagner tout au long du processus de transition. Prendre le temps de coordonner un processus de départ à l’avance garantit que les employés quittent l’entreprise dans les meilleures conditions. Rendez votre processus de départ exploitable et reproductible, en intégrant les bonnes pratiques énumérées ci-dessous.

1. Responsables, dirigez le processus de départ de vos employés

En tant que responsable de l’employé, vous devez être présent tout au long du processus de départ, de la même manière que vous l’avez été lors de son intégration. Souvent, le manager est la personne qui connaît le mieux l’employé qui quitte l’entreprise. Il ne faut pas qu’il se sente abandonné simplement parce qu’il quitte l’entreprise. Assurez-vous de suivre de près le processus de départ des membres de votre équipe, en continuant à soutenir l’employé lors de ses derniers jours de la même manière que vous l’avez fait lors de ses premiers.

2. Recueillir les connaissances institutionnelles

Avant son départ, travaillez avec l’employé pour passer en revue ses processus. De quoi est-il actuellement responsable ? Quels processus gère-t-il ? Assurez-vous que tout est documenté et partagé correctement, notamment :

• Transférer la propriété de toute information numérique, comme les documents Google ou les feuilles de calcul.

• Enregistrer toutes les tâches qu’il effectue chaque semaine.

• Déterminer avec qui il collabore pour les projets dont il est responsable.

• rédiger les processus ou les guides non documentés qu’ils utilisent.

3. Maîtrisez les tâches administratives

Tout comme l’embauche, le départ d’un employé nécessite beaucoup de paperasse et de tâches administratives. Consultez votre équipe RH et juridique pour confirmer que votre employé dispose de toutes les informations nécessaires pour quitter l'entreprise. Votre service RH guidera le membre de l’équipe à travers toutes les tâches administratives finales qu’il doit terminer. En voici quelques exemples :

• Informer le service informatique du dernier jour de travail de l’employé afin qu’il puisse modifier l’accès à certains logiciels.

• Alerter le service de paie pour les derniers chèques de paie.

• Contacter les RH pour discuter de la clôture des avantages sociaux.

• Faire signer tous les documents, y compris une lettre de démission et un accord de non-divulgation, si nécessaire.

• Récupérer les badges, ordinateurs portables et tout autre bien appartenant à l’entreprise.

• Planifier son entretien de départ.

4. Collaborer à une annonce au personnel

Rédigez une déclaration coordonnée entre vous et l’employé pour annoncer son départ. Il est important de lui donner l’occasion d’annoncer son départ à ses collègues de la manière qui lui semble la plus appropriée, plutôt que de le faire vous-même.

5. Organisez un entretien de départ

Généralement mené par le service RH, un entretien de départ vous permet d'obtenir un feedback significatif sur l'équipe, votre style de management et l'entreprise dans son ensemble. Puisque l’employé quitte l’entreprise, il est plus susceptible de donner un avis honnête. Les entretiens de départ sont l’une des rares occasions pour votre entreprise d’obtenir des indicateurs sur la façon d’améliorer la rétention, les processus et l’expérience globale des employés.

Exemples de questions à poser lors d’un entretien de départ :

• Qu’avez-vous pensé du processus d’intégration/de départ ?

• Comment pouvons-nous mieux soutenir nos nouveaux employés ?

• Quelles opportunités de croissance auriez-vous été intéressé à poursuivre ici ?

• Qu’est-ce qui a fait de cet environnement de travail un environnement positif ? Et négatif ?

• Vous êtes-vous senti soutenu par votre manager ? Et par vos collègues ?

• Qu’est-ce qui vous a motivé à chercher une nouvelle opportunité ?

• Quel a été votre meilleur jour ou votre plus grande réussite ici ? Et le pire ?

6. Élaborer un plan temporaire

Si vous ne prévoyez pas de recruter immédiatement un nouvel employé pour remplacer l’employé qui quitte l’entreprise, vous aurez besoin d’un plan de travail temporaire pour vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Demandez à l’employé de documenter ses tâches quotidiennes. En les passant en revue, évaluez le travail qu’il effectue et reportez, déléguez ou supprimez éventuellement les tâches d’organisation inutiles. Si nécessaire, attribuez temporairement des tâches qui ne peuvent être ignorées à d’autres membres de l’équipe. 

S’il s’agit d’un changement à long terme, vous pouvez utiliser la conduite du changement pour vous aider dans le processus. Par exemple, si vous ne prévoyez pas de pourvoir ce poste, vous pouvez utiliser une stratégie de conduite du changement pour élaborer un plan de restructuration de l’équipe et de redistribution du travail. 

7. Recruter un remplaçant

Collaborez avec votre équipe RH pour lancer le processus de recrutement de remplacement dès que possible. En attendant, utilisez le plan de transition que vous avez créé pour maintenir le travail sur la bonne voie. Ainsi, vous ne vous sentirez pas obligé d’embaucher le premier candidat que vous rencontrerez et pourrez vous concentrer uniquement sur la recherche de la meilleure personne pour le poste. Si l’employé partant ne quitte pas l’entreprise avant un certain temps, l’idéal est de recruter son remplaçant pendant qu’il est encore là pour une transition plus en douceur. Ce chevauchement laisse le temps à l’employé sortant de transférer ses connaissances au nouveau, de le former et de le préparer à son rôle. 

Quels sont les avantages du processus de départ des employés ?

L’offboarding d’un employé aide toutes les personnes concernées : l’employé, son équipe, le responsable et l’entreprise dans son ensemble. Voici quelques-uns des nombreux avantages :

• Expérience des employés : offrez une expérience positive à vos employés du premier au dernier jour. 

• Renforcement de la marque employeur : l’offboarding permet à l’employé de vivre une expérience finale positive, de sorte qu’il est plus susceptible de partir en vantant les avantages de travailler pour votre entreprise.

• Réembaucher des employés boomerang : les employés qui partent et reviennent dans la même entreprise sont appelés des employés boomerang. Vous ne savez jamais pourquoi un employé quitte l’entreprise. Il peut s’agir d’un burnout ou d’un besoin de congé sabbatique, et il aimerait revenir après avoir pris du recul. Un processus d’offboarding les aide à se sentir plus à l’aise à l’idée de revenir travailler dans votre entreprise, si et quand cela leur convient.

• Réduire les risques de sécurité : récupérez les ordinateurs, modifiez les mots de passe des comptes et révoquez l’accès aux logiciels de l’entreprise pour aider à prévenir les failles de sécurité.

• Obtenir des retours précieux : les employés ont tendance à être plus honnêtes lorsqu’ils quittent l’entreprise. C’est le moment idéal pour identifier les opportunités d’amélioration et recueillir des commentaires qui peuvent vraiment faire bouger les choses au sein de votre équipe, de votre style de leadership et de votre organisation.

Quels éléments inclure dans votre processus de départ ? 

Le processus de départ est la dernière impression que votre employé aura de vous et de votre entreprise. Il doit être réfléchi et inclusif, avec des étapes claires qui aident tout le monde à se sentir à l’aise bien avant le dernier jour.

Voici quelques éléments à inclure dans votre processus de départ pour en faire un succès :

• Entretien de départ

• Liste de contrôle de départ des employés

• Réunion de départ avec les RH pour examiner les options d’avantages sociaux et les questions de paie

• Processus de collecte des actifs de l’entreprise, y compris les cartes de crédit et les ordinateurs portables

Le meilleur processus de départ ? Automatisé

Moins de travail pour vous signifie plus de temps passé à renforcer la relation entre vous et l’employé qui quitte l’entreprise et à vous concentrer sur ce dont votre équipe aura besoin en son absence. L’automatisation réduit ce travail, vous permettant de créer un processus de départ réutilisable avec des déclencheurs et des dépendances qui simplifient chaque étape.

À l’aide d’un outil de gestion de projet, vous pouvez créer : 

• Des modèles de processus de d��part à utiliser à chaque fois qu’un employé quitte l’entreprise.

• Des processus de départ pour que chaque membre de l’équipe sache ce dont il est responsable et quand il doit être disponible pendant le processus de départ. 

Créer un processus de départ des employés qui fonctionne

Le processus de départ des employés peut faire toute la différence entre un employé qui quitte l’entreprise en se sentant bien ou qui espère pouvoir revenir un jour. Après tout, il a travaillé dur pour vous. Le processus de départ est la dernière étape de ce qui était, espérons-le, une relation de travail longue et épanouissante. Faites en sorte qu’elle compte.

L’automatisation de votre processus de départ réduit le temps que vous consacrez aux tâches d’organisation. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’essentiel : offrir la meilleure expérience possible aux employés à chaque étape.