Départ des collaborateurs : bonnes pratiques, étapes + liste de contrôle

Un processus d'intégration efficace aide les nouveaux collaborateurs à trouver leur place dans l'entreprise et réduit le sentiment de stress lié à la prise de poste. Mais quitter un emploi est tout aussi déstabilisant. Et si de nombreuses entreprises mettent en œuvre un processus d'onboarding solide pour les nouvelles recrues, certaines négligent l'importance de l'offboarding lorsqu'un collaborateur décide de partir.

L'offboarding ne se résume pas à dire au revoir ou à proposer une lettre de recommandation. Lorsqu'il est bien mené, ce processus peut renforcer votre marque employeur, remonter le moral de l'équipe et vous fournir des retours que vous n'auriez peut-être pas obtenus autrement. Cet article explique ce qu'est l'offboarding, pourquoi il est important et comment le mener à bien.

En quoi consiste le processus de départ des collaborateurs ?

Le processus de départ des collaborateurs consiste à accompagner une personne lorsqu'elle quitte l'entreprise, qu'elle démissionne, prenne sa retraite ou soit licenciée. Le collaborateur et son responsable travaillent ensemble pour s'assurer que la transition se déroule sans accroc et se termine sur une note positive. Voici quelques étapes courantes :

• Recueillir les connaissances institutionnelles et transférer la responsabilité des tâches

• Mener un entretien de départ pour recueillir du feedback

• Répondre aux exigences des RH, du service juridique et du service informatique

• Préparation de l'équipe restante à la redistribution des responsabilités

Intégration vs. départ

L'intégration aide les nouvelles recrues à se familiariser avec leur rôle. L’offboarding est la dernière étape, qui marque la fin du parcours du collaborateur au sein de l’entreprise. Voici une comparaison des deux :

En quoi le processus de départ des collaborateurs est-il important ?

L'offboarding d'un collaborateur profite à toutes les personnes concernées, y compris le collaborateur, son équipe, son manager et l'entreprise dans son ensemble. Sans processus structuré, vous risquez de perdre des connaissances essentielles, de créer des failles de sécurité et de laisser une dernière impression négative.

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles l'offboarding est tout aussi important que l'onboarding :

• Expérience des collaborateurs : offrez aux collaborateurs une expérience positive, de leur premier jour à leur dernier. Un bon processus d'offboarding montre que vous accordez de l'importance aux membres de l'équipe, même lorsqu'ils quittent l'entreprise.

• Renforcement de la marque employeur : une expérience d'offboarding positive augmente les chances que les collaborateurs parlent positivement de votre entreprise après leur départ.

• Réembaucher les collaborateurs boomerang : les collaborateurs qui quittent une entreprise puis y reviennent sont appelés collaborateurs boomerang. Ils ont peut-être fait un burnout ou ont eu besoin d'un congé sabbatique, et souhaitent revenir après avoir pris du recul. Un processus d'offboarding les aide à se sentir plus à l'aise à l'idée de revenir lorsque les conditions sont réunies.

• Réduction des risques de sécurité : récupérez les appareils de l'entreprise, mettez à jour les mots de passe et supprimez l'accès aux logiciels afin d'éviter tout problème de sécurité.

• Obtenir des retours précieux : les collaborateurs ont tendance à être plus francs lorsqu'ils quittent l'entreprise. C'est le moment idéal pour recueillir des avis susceptibles d'avoir un impact réel sur votre équipe, votre style de leadership et votre organisation.

7 bonnes pratiques pour le départ des collaborateurs

Les managers et les RH partagent la responsabilité du processus de départ. Les RH se chargent des démarches juridiques et des formalités administratives, tandis que les managers accompagnent le collaborateur au cours de ses derniers jours. Suivez ces bonnes pratiques pour que le processus d'offboarding se déroule de manière fluide et cohérente.

1. Managers, dirigez l'offboarding de vos collaborateurs

En tant que manager, restez impliqué dans le processus d'offboarding, tout comme vous l'avez été lors de l'onboarding. Vous connaissez bien le collaborateur, alors continuez à l'accompagner pendant ses derniers jours dans l'entreprise.

2. Recueillir les connaissances institutionnelles

Avant son départ, passez en revue ses processus avec le collaborateur. De quoi est-il actuellement responsable ? Assurez-vous que tout est consigné et partagé correctement, notamment :

• Le transfert de la propriété de toute information numérique, comme les documents Google Docs ou les feuilles de calcul.

• L'enregistrement de toutes les tâches qu'il effectue chaque semaine.

• Déterminer avec qui l'employé collabore pour les projets dont il est responsable.

• La rédaction des processus ou des guides non documentés qu'ils utilisent.

3. Gardez le contrôle sur les tâches administratives

Tout comme le recrutement, l'offboarding implique des formalités administratives et des tâches administratives. Vérifiez auprès des RH et du service juridique que le collaborateur dispose de tout ce dont il a besoin, et demandez aux RH de l'aider à accomplir les dernières étapes. Cela peut inclure :

• Informer le service informatique du dernier jour du collaborateur afin qu'il puisse modifier l'accès à certains logiciels.

• Avertir le service de la paie pour les derniers salaires.

• Contacter les RH pour discuter de la cessation des avantages sociaux.

• Faire signer tous les documents, y compris une lettre de démission et un accord de confidentialité, si nécessaire.

• Restituer les badges d'identification, les ordinateurs portables et tout autre bien appartenant à l'entreprise.

• Planifier son entretien de départ.

4. Collaborer à la rédaction d'une annonce au personnel

Collaborez avec le collaborateur pour rédiger une annonce conjointe concernant son départ. Laissez-le annoncer la nouvelle à ses collègues de la manière qui lui convient le mieux.

5. Organiser un entretien de départ

Généralement mené par le service RH, l'entretien de départ vous permet d'obtenir des retours constructifs sur l'équipe, votre style de management et l'entreprise dans son ensemble. Étant donné que le collaborateur s'en va, son feedback sera probablement plus sincère. Les entretiens de départ sont l'une des rares occasions pour votre entreprise d'obtenir des indicateurs sur la manière d'améliorer la rétention, les processus et l'expérience globale des collaborateurs.

Exemples de questions à poser lors d'un entretien de départ :

• Qu'avez-vous pensé du processus d'intégration/de départ ?

• Comment pouvons-nous mieux accompagner nos nouveaux collaborateurs ?

• Quelles opportunités d'évolution auriez-vous aimé saisir ici ?

• Qu'est-ce qui faisait de cet environnement de travail un environnement positif ? Un environnement de travail négatif ?

• Vous êtes-vous senti soutenu par votre manager ? Vos collègues ?

• Qu'est-ce qui vous a motivé à rechercher une nouvelle opportunité ?

• Quelle a été votre meilleure journée ou votre plus grande réussite ici ? Et votre pire ?

6. Élaborez un plan temporaire

S'il n'y a pas de nouvelle recrue pour remplacer le collaborateur immédiatement, vous aurez besoin d'un plan de travail temporaire pour vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Demandez au collaborateur de consigner ses tâches quotidiennes, puis examinez-les pour décider des prochaines étapes :

• Reporter : reportez les tâches non urgentes jusqu'à ce qu'un remplaçant soit en poste.

• Déléguer : attribuer temporairement des tâches essentielles à d'autres membres de l'équipe.

• Supprimer : éliminez les tâches répétitives inutiles qui n'ont plus lieu d'être.

S'il s'agit d'un changement à long terme, vous souhaiterez peut-être appliquer un processus de conduite du changement pour faciliter le processus. Par exemple, si vous n'envisagez pas de pourvoir à nouveau ce poste, vous pouvez utiliser une stratégie de conduite du changement pour élaborer un plan de restructuration de l'équipe et de redistribution du travail.

7. Recruter le collaborateur remplaçant

Lancez le processus de recrutement d'un remplaçant avec votre équipe RH dès que possible. En attendant, utilisez votre plan de transition pour que tout se déroule sans encombre, afin de pouvoir prendre votre temps pour trouver la bonne personne. Si vous disposez d'un délai plus long avant le départ du collaborateur, privilégiez une période de transition. Cela donne au collaborateur sortant le temps de :

• Présenter les principales responsabilités et processus à la nouvelle recrue

• Présenter le nouvel employé aux collaborateurs et aux parties prenantes

• Transférer la propriété des projets, des documents et des outils

Liste de contrôle de départ de collaborateurs

Le processus de départ est la dernière impression que votre collaborateur gardera de vous et de votre entreprise. Faites en sorte qu'il soit réfléchi et clair, afin que chacun se sente à l'aise avant le dernier jour.

Voici une liste de contrôle des éléments essentiels à inclure dans votre processus de départ :

• Entretien de départ : organisez une réunion avec le service RH pour recueillir des remarques sincères sur l'expérience du collaborateur.

• Réunion d'offboarding avec les RH : passez en revue les options d'avantages sociaux, le dernier bulletin de paie et toutes les questions en suspens.

• Collecte des biens : récupérez tous les biens appartenant à l'entreprise, y compris les ordinateurs portables, les cartes de crédit et les badges d'identification.

• Révocation des accès informatiques : désactivez l'e-mail, les licences logicielles et l'accès au système interne le dernier jour du collaborateur.

• Transfert des connaissances : documentez les principales responsabilités et réattribuez la propriété des projets et des fichiers.

• Formalités administratives finales : remplir tous les documents requis, y compris la lettre de démission et les accords de confidentialité.

• Communication d'équipe : partagez une annonce coordonnée concernant le départ avec l'ensemble de l'équipe.

Une liste de contrôle réutilisable vous évite de repartir de zéro à chaque départ d'un employé. Elle vous permet également de ne rien oublier, que le départ soit prévu ou soudain.

Automatisez votre processus de départ des collaborateurs

Moins de travail pour vous signifie plus de temps consacré à renforcer la relation avec le collaborateur qui part et à vous concentrer sur les besoins de votre équipe en son absence. L'automatisation réduit cette charge de travail, vous permettant de créer un processus d'offboarding réutilisable avec des déclencheurs et des dépendances qui simplifient chaque étape.

Grâce à un outil de gestion de projet, vous pouvez créer :

• Des modèles de processus de départ à utiliser de manière récurrente chaque fois qu'un collaborateur quitte l'entreprise.

• Des processus d'offboarding pour que chaque membre de l'équipe sache de quoi il est responsable et quand il doit être disponible au cours du processus d'offboarding.

Lorsque chaque étape est définie et automatisée, vous passez moins de temps sur la logistique et plus de temps à veiller à ce que votre collaborateur partant se sente soutenu de A à Z.

Élaborer un processus de départ des collaborateurs efficace

Le processus de départ peut faire toute la différence entre un collaborateur qui quitte l'entreprise sur une note neutre et un collaborateur qui garde l'espoir de revenir un jour. Il a travaillé dur pour vous, et l’offboarding est la dernière étape de votre relation professionnelle. Faites en sorte qu'elle soit significative. L'automatisation de votre processus de départ réduit le temps que vous consacrez aux tâches répétitives. Vous pouvez ainsi rester concentré sur l'essentiel et offrir la meilleure expérience possible aux collaborateurs à chaque étape du processus.

Prêt à simplifier la manière dont votre équipe gère les départs ? Commencez à utiliser Asana et créez un processus reproductible qui permet à votre équipe de rester organisée lors de chaque transition.

Questions fréquentes sur l'offboarding des collaborateurs