Modèle de plan d'action opérationnel

La planification opérationnelle est une étape cruciale pour toute entreprise cherchant à atteindre ses objectifs à court et à long terme. Cependant, cette planification peut être complexe et nécessite souvent une coordination étroite entre différentes équipes et services. Pour faciliter ce processus, de nombreuses entreprises utilisent des modèles de plan d’action opérationnel.

Un modèle de plan d’action opérationnel est un outil précieux pour définir des objectifs clairs, identifier les ressources nécessaires, et déterminer les étapes spécifiques à suivre pour atteindre ces objectifs. Ces modèles fournissent une structure claire pour la coordination des différentes parties prenantes et facilitent la mise en place de processus de travail standardisés. Ils permettent également de suivre les progrès et de mesurer l’efficacité de la mise en œuvre du plan.

Si vous cherchez à améliorer la planification opérationnelle de votre entreprise, l’utilisation d’un modèle de plan d’action opérationnel peut vous aider à optimiser votre processus de travail. De nombreux modèles sont disponibles en ligne et peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques. En utilisant ces modèles, vous pouvez gagner du temps, éviter les erreurs, et vous assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur les objectifs de l’entreprise.

Qu’est-ce que la planification opérationnelle ?

La planification opérationnelle, qui fait partie intégrante de la gestion d’entreprise, peut être optimisée grâce à l’utilisation d’un modèle de plan d’action opérationnel. Ce processus consiste à organiser la façon dont l’entreprise prend des décisions stratégiques en veillant à l’alignement et à la clarté entre toutes les divisions.

Les cadences de reporting pour les indicateurs clés de performance métiers ainsi que les évaluations régulières des activités sont également prises en compte dans le cadre de la planification opérationnelle. Un modèle de plan d’action opérationnel peut aider à planifier efficacement les initiatives stratégiques et à atteindre les objectifs annuels de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan d'action opérationnel ? 

Un modèle de plan d’action opérationnel est un processus de travail préétabli pour tout projet de planification opérationnelle essentiel, comme la planification annuelle ou les évaluations trimestrielles des activités. Le modèle décrit le processus étape par étape, afin que les parties prenantes sachent exactement comment collaborer les unes avec les autres. 

Par exemple, si vous créez un modèle de planification annuelle, vous n’avez plus à repartir de zéro pour chaque nouveau cycle de planification. Vous pouvez simplement copier le modèle et suivre un processus de travail préétabli.

Pourquoi utiliser un modèle de plan d'action opérationnel ?

Étant donné que la planification opérationnelle implique de nombreuses parties prenantes, il est courant de rencontrer des obstacles comme les longues chaînes d’e-mails confuses, les réunions qui se multiplient et les informations perdues en cours de route. Le suivi du projet est complexe, et les outils statiques comme les e-mails et les Google Docs ajoutent souvent à la confusion. 

L’utilisation d’une plateforme de gestion du travail résout ces problèmes en centralisant votre processus de planification stratégique. De cette façon, toutes les parties prenantes peuvent se référer à une source unique où ils peuvent communiquer, partager de nouvelles informations et élaborer des plans en temps réel. 

Avec un modèle de plan d’action opérationnel en ligne, vous pouvez :

• créer un système d’archive unique pour les projets de planification opérationnelle;

• centraliser les discussions avec les parties prenantes, afin qu’aucune information ne soit perdue;

• partager les rapports d’avancement avec les parties prenantes en quelques clics;

• consulter les rapports et les graphiques des projets pour analyser rapidement les performances pour toutes vos initiatives; 

• automatiser les processus de travail pour que les équipes passent moins de temps à coordonner le travail et plus sur les initiatives à fort impact;

• mettre facilement à jour les calendriers, les tâches et les responsables des projets en cas de modification;

• utiliser des formulaires pour standardiser le partage des informations entre les équipes; 

basculer entre les différentes vues du projet pour visualiser les processus opérationnels de différentes manières : listes de tâches, diagrammes de Gantt, calendriers ou tableaux Kanban.

Optimisez votre planification avec nos modèles de plan d’action opérationnel

Lorsque vous créez des modèles de plan d’action opérationnel, il est préférable de vous concentrer sur un seul cas d’utilisation à la fois. 

Ci-dessous, nous avons décrit deux cas d’utilisation que nous utilisons chez Asana, ainsi que les éléments clés de chacun d’entre eux.

Modèle de planification annuelle

Une fois le travail simplifié et les tâches répétitives automatisées, il est possible de se focaliser pleinement sur la planification, la collaboration et la résolution des problèmes. Nous ne passons plus notre temps à coordonner les activités, ou à espérer avoir davantage de temps pour collaborer et faire preuve de créativité.”

La planification annuelle est un processus particulièrement interfonctionnel. Les objectifs de l’entreprise sont transmis de la direction à la base, et les plans d’équipe et de service remontent vers la direction, simultanément. Chez Asana, notre équipe de planification stratégique applique des processus de travail préétablis pour rationaliser la planification, partager des informations entre les équipes et rassembler toutes les entrées dans un plan cohérent et intégré. Voici comment procéder.

1. Créez un système de suivi unique pour toutes les tâches de planification annuelle. Lors de la planification annuelle, vous devez coordonner les tâches de nombreuses équipes différentes. Pour que rien ne se perde, centralisez toutes les tâches dans un même projet, et vous verrez de quoi chaque équipe est chargée et dans quels délais. 

2. Définissez chaque phase de la planification annuelle. Chez Asana, nous divisons le processus de planification annuelle en phases, chacune avec un objectif et un calendrier bien définis. Lorsque vous créez votre modèle, ajoutez une section en haut pour définir chaque phase de la planification annuelle, y compris l’objectif de cette phase et son calendrier. Si vous définissez clairement ce que vous souhaitez accomplir et pour quand, les parties prenantes verront comment leurs tâches de planification annuelle individuelles s’inscrivent dans le processus global. 

3. Créez une section pour chaque service ou équipe. Organisez les tâches de chaque équipe dans une même section, afin qu’elles puissent facilement voir les tâches qu’elles doivent accomplir pendant le cycle de planification annuel. 

4. Utilisez des étiquettes personnalisées pour ajouter des informations supplémentaires. Chez Asana, nous utilisons des étiquettes personnalisées pour afficher les détails importants de chaque tâche. Par exemple, nous utilisons des étiquettes pour identifier l’équipe responsable, le processus de planification auquel la tâche appartient, s’il s’agit d’un livrable concret ou d’une décision à prendre, et si une réunion est nécessaire. 

5. Identifiez les étapes clés de votre plan. Définissez des jalons pour identifier les points de contrôle importants tout au long du processus de planification annuelle. Les jalons aideront les équipes à comprendre vers quoi elles travaillent et comment les tâches en cours s’inscrivent dans la feuille de route de planification générale. 

Une fois que vous avez créé votre plan annuel, vous pouvez le partager et le suivre avec la fonction Objectifs d’Asana. La fonctionnalités Objectifs vous permet de définir des objectifs à l’échelle de l’entreprise, de les suivre et de communiquer à leur sujet.

Modèle de réunion de planification des activités

Il est indispensable de rassembler les dirigeants des différents services de notre entreprise : commercial, marketing, opérations, réussite client et stratégie commerciale, pour assurer une clarté et une coordination optimale entre eux. Et cela peut se révéler extrêmement coûteux, si ce n’est pas fait de manière efficace.”

Les dirigeants d’entreprise doivent rester sur la même longueur d'onde. Pour ce faire, il convient d'organiser régulièrement des réunions de planification des activités, au cours desquelles les dirigeants peuvent partager des nouvelles informations, coordonner des actions et élaborer des plans. 

Chez Asana, nous avons créé un processus de travail standardisé pour rationaliser les réunions de planification des activités et nous assurer que nous utilisons le temps de réunion aussi efficacement que possible. Grâce à ce processus de travail, nous n’avons plus à nous démener pour rassembler les bons sujets et les classer par ordre de priorité. Les intervenants ont plus de temps pour se préparer et les participants à la réunion peuvent se concentrer sur les sujets les plus importants pour l’entreprise, et pas seulement ceux au cœur de leurs préoccupations. Voici comment procéder.

1. Créez une source unique de référence pour la planification et le suivi des réunions. Centralisez les tâches de planification afin que les parties prenantes puissent facilement voir les réunions à venir et les personnes responsables de chaque présentation. Créez une tâche unique pour chaque point de l’ordre du jour, puis, lorsque la réunion est terminée, ajoutez cette même tâche à d’autres projets (comme les notes de réunion ou les actions à traiter) sans doublon. 

2. Utilisez des sections pour organiser les informations. Facilitez la recherche de tâches en les regroupant dans des sections comme, par exemple : sujets imminents, propositions de nouveaux sujets et ordres du jour de réunions. 

3. Proposez de nouveaux sujets de discussion à l’aide de formulaires. Créez un formulaire de demande de sujet pour standardiser l’ajout de nouveaux points à l’ordre du jour. Les formulaires vous permettent de rassembler toutes les informations indispensables pour planifier les sujets de l’ordre du jour : courte description du sujet, objectifs de discussion, animateur et temps nécessaire.

4. Créez des étiquettes personnalisées pour visualiser les informations clés en un coup d’œil. Ajoutez des étiquettes personnalisées pour un aperçu rapide de la catégorie et du statut de chaque tâche. Par exemple, les balises personnalisées vous permettent de savoir si les éléments de l’ordre du jour sont définis ou en cours de discussion. 

Fonctionnalités et intégrations recommandées

Personnalisez les processus de votre équipe grâce à ces fonctionnalités et intégrations d’applications, lors de l’élaboration de vos modèles de planification opérationnelles.

Fonctionnalités intégrées

• Champs personnalisés : les champs personnalisés sont le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Ajouter des tâches à plusieurs projets. le travail est interfonctionnel par essence et les équipes doivent pouvoir travailler efficacement tous services confondus. Cependant, lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Asana facilite le suivi et la gestion des tâches sur plusieurs projets. Cela vous évite du travail en double et renforce la visibilité interéquipes. Votre équipe peut consulter les tâches en contexte, vous connaissez les responsabilités de chacun et vous faites le lien entre votre équipe et ses tâches.

• Automatisation  : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Formulaires : lorsque quelqu’un remplit un formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet Asana auquel il est lié. L’envoi d’informations depuis un formulaire vous permet de standardiser la réception des demandes, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Plutôt que d’employer des systèmes ponctuels, créez un processus rationalisé et une série de questions auxquelles chacun doit répondre pour envoyer une demande. Sinon, faites appel à une logique d’arborescence pour baser les questions sur les réponses précédentes des utilisateurs. En résumé, les formulaires visent à réduire le temps et les efforts nécessaires à la gestion des nouvelles demandes, offrant à votre équipe plus de temps à consacrer aux tâches clés.

Applications recommandées

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions exploitables, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. Les réunions commencent sur Asana, où le partage des ordres du jour des réunions apporte de la visibilité et du contexte sur les points qui seront abordés. Pendant la réunion, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revenir aux échanges selon leurs besoins.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams sans même avoir à ouvrir votre navigateur !

• Vimeo : l’écrit permet de faire passer un message, mais jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

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