Passer à la vitesse supérieure : comment les solutions de gestion du travail soutiennent les logiciels de gestion des essais cliniques

Prenons l’exemple d’une entreprise pharmaceutique internationale qui lance un essai adaptatif complexe en oncologie. Son logiciel de gestion des essais cliniques suit parfaitement les données des patients, mais à mesure que l’essai s’étend à d’autres sites, l’équipe se noie dans les e-mails et manque les échéances.  

Pendant ce temps, une organisation de recherche sous contrat (CRO) de taille moyenne jongle avec cinq essais simultanés dans différents domaines thérapeutiques. Son CTMS gère efficacement les données d’études individuelles, mais à mesure que les études cliniques se multiplient, l’allocation des ressources devient un cauchemar, entraînant des retards et des dépassements de budget. Dans les deux cas, lorsque les équipes tentent de faire évoluer leurs opérations de recherche clinique, elles se rendent rapidement compte des limites des CTMS traditionnels.

C’est dans ce cadre qu’interviennent les solutions de gestion de projet, la pièce manquante du puzzle technologique des essais cliniques. En intégrant des outils de gestion de projet à un logiciel de gestion des essais cliniques existant, les équipes de recherche peuvent combler les lacunes en matière de collaboration, de gestion des ressources et de surveillance en temps réel.

Cet article explore comment les plateformes de gestion de projet peuvent compléter les CTMS, en fournissant le cadre nécessaire aux organismes de recherche pour faire évoluer leurs opérations en douceur, optimiser l’allocation des ressources et maintenir les études cliniques complexes sur la bonne voie dans le paysage de recherche dynamique actuel.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des essais cliniques (CTMS) ?

Un logiciel de gestion des essais cliniques, communément appelé CTMS, est un système logiciel spécialisé conçu pour prendre en charge chaque étape des essais cliniques, de la planification à la mise en œuvre et à l’administration. Les CTMS servent de plaque tournante pour la gestion des études, aidant les organismes de recherche à rationaliser leurs processus et à améliorer leur efficacité opérationnelle.

Cependant, à mesure que les essais se développent et que les organisations jonglent avec plusieurs études, les logiciels traditionnels de gestion des essais cliniques peuvent être confrontés à des défis tels que la collaboration inter-sites et l’allocation des ressources. Ces problèmes nécessitent souvent des solutions supplémentaires pour faire évoluer efficacement les opérations de gestion de la recherche clinique.

Éléments clés d’un CTMS moderne

Les logiciels de gestion des essais cliniques modernes disposent généralement d’une gamme d’outils et de fonctionnalités eClinical essentielles, qui fonctionnent ensemble pour offrir une solution complète pour la gestion des différents aspects des essais cliniques.

Outils de démarrage d’étude

Les outils de démarrage d’étude aident à rationaliser les phases initiales d’un essai clinique. Par exemple, un CTMS peut inclure un système de suivi des documents réglementaires qui garantit que toutes les approbations nécessaires sont obtenues avant le début de l’essai. Il peut s’agir de listes de contrôle automatisées pour les exigences réglementaires, telles que les approbations du CPP ou les soumissions à la FDA, qui aident à accélérer le processus de démarrage de l’étude tout en maintenant la conformité.

Systèmes de gestion des documents

Un système de gestion des documents efficace est utile pour organiser et suivre la grande quantité de documents associés aux études cliniques. Par exemple, un CTMS peut proposer un fichier électronique de dossier permanent de l’étude (eTMF) qui stocke et organise tous les documents essentiels de l’essai. Ce système peut inclure le contrôle de version, les pistes d’audit et les contrôles d’accès basés sur les rôles pour assurer le traitement approprié des données sensibles des essais cliniques.

Capacités de saisie électronique des données (EDC)

Les systèmes EDC permettent de collecter des données précises directement à partir des sites de recherche. Par exemple, un système de gestion des essais cliniques doté d’une fonctionnalité EDC intégrée peut permettre au personnel du site de saisir les données des patients directement dans des formulaires électroniques de rapport de cas (eCRF). Cette saisie de données en temps réel peut améliorer considérablement la qualité des données et réduire le temps nécessaire au nettoyage et à la validation des données.

Fonctionnalités de gestion financière

Les logiciels CTMS comprennent souvent des outils de gestion des aspects financiers des essais cliniques. Il peut s’agir d’outils de budgétisation qui aident à prévoir les coûts des essais, à suivre les dépenses et à gérer la facturation. Par exemple, un CTMS peut automatiser les paiements aux sites de recherche en fonction des visites de patients terminées, ce qui garantit une gestion financière rapide et précise.

Rapports et tableaux de bord

Ces fonctionnalités fournissent des indicateurs en temps réel sur la progression et les performances des essais. Les logiciels de gestion des essais cliniques peuvent proposer des tableaux de bord personnalisables qui affichent des indicateurs clés de performance (KPI) tels que les taux de recrutement des patients, les mesures de la qualité des données ou l’état d’achèvement des jalons. Ces outils visuels permettent aux équipes d’étude et aux parties prenantes d’évaluer rapidement l’avancement des essais et de prendre des décisions éclairées.

Comparaison des logiciels de gestion des essais cliniques et des systèmes de gestion des essais cliniques

Bien que les termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, il peut y avoir des différences subtiles entre un logiciel de gestion des essais cliniques et un système de gestion des essais cliniques. Le premier peut faire référence à des applications autonomes, tandis que le second implique souvent une solution d’entreprise plus intégrée et de bout en bout. Cependant, les deux sont conçus pour soutenir les opérations d’essais cliniques.

Défis liés à l’évolutivité pour les équipes de gestion de la recherche clinique

À mesure que les études cliniques se développent, les équipes sont confrontées à des défis complexes. Les études pharmaceutiques sont submergées d’e-mails sur plusieurs sites et les CRO de taille moyenne ont du mal à allouer des ressources pour des essais simultanés, ce qui met en évidence les lacunes des logiciels traditionnels de gestion des essais cliniques.

1. Standardiser les processus et assurer la conformité sur plusieurs sites et régions

Le maintien de procédures, de méthodes de collecte de données et de conformité réglementaire cohérentes entre les différents sites de recherche et les différentes régions est essentiel pour garantir la qualité des données et l’intégrité des essais.

Exemple : un CRO mondial gérant un essai multicentrique pour un nouveau traitement contre le cancer peut avoir du mal à garantir des protocoles d’évaluation des patients uniformes sur les sites de différents pays, tout en respectant les exigences réglementaires variées d’organismes tels que la FDA, l’EMA et la PMDA.

2. Surmonter la fragmentation de la communication et de la collaboration dans les essais multi-sites

Une communication claire et une collaboration fluide sont essentielles à la réussite de la recherche clinique, quels que soient les sites et les services concernés.

Exemple : un essai de vaccin à grande échelle mené dans plusieurs pays rencontre des difficultés à maintenir une communication claire entre les équipes sur place, les analystes de données à distance et les spécialistes des affaires réglementaires, ce qui entraîne une mauvaise collaboration et des retards dans la prise de décision.

3. Optimiser le suivi des projets et l’allocation des ressources sur plusieurs essais

La gestion des échéances interdépendantes et l’équilibre efficace du personnel et du budget entre plusieurs essais cliniques constituent un défi de taille, en particulier pour les équipes de recherche qui gèrent plusieurs études simultanément.

Exemple : une entreprise de biotechnologie menant des essais parallèles pour différentes indications d’un nouveau médicament a du mal à suivre les progrès et à allouer les ressources. Sans système de suivi intuitif, elle est confrontée à des retards dans les soumissions aux organismes de réglementation. Dans le même temps, elle s’efforce de répartir de manière optimale son nombre limité d’associés de recherche clinique entre les différentes études, ce qui entraîne une surallocation dans certains essais et des lacunes en matière de ressources dans d’autres.

6 façons dont les plateformes de gestion du travail améliorent les logiciels de gestion des essais cliniques

Alors que les études cliniques gagnent en complexité et en ampleur, les logiciels traditionnels de gestion des essais cliniques peinent à relever les divers défis auxquels sont confrontées les organismes de recherche, qu’il s’agisse de la standardisation des processus, de l’optimisation des ressources ou de la facilitation d’une communication fluide.

En intégrant des plateformes de gestion du travail comme Asana aux CTMS, les équipes chargées des essais cliniques peuvent s’attaquer efficacement aux obstacles liés à l’évolutivité. Découvrons comment ces outils de gestion du travail améliorent la gestion de la recherche clinique.

1. Fournir une plateforme de communication unifiée

Les outils de gestion du travail configurables et basés sur le cloud peuvent centraliser toutes les communications liées aux projets, réduire la fragmentation et faciliter la coordination entre les études de recherche mondiales. Ces plateformes offrent des canaux de communication flexibles et accessibles qui peuvent être adaptés aux besoins spécifiques des divers organismes de recherche.

2. Offrir de puissantes capacités de suivi de projet

Ces outils offrent de solides capacités de gestion des chronologies et des tâches, permettant un suivi efficace des jalons et des échéances. Ils peuvent également automatiser les tâches administratives de routine, comme la planification des rapports de visite de site, ce qui libère du temps pour des activités plus critiques comme la randomisation et la gestion des données.

3. Amélioration de la visualisation des données et de la planification de projet

Les plateformes de gestion du travail proposent des outils de visualisation puissants tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban et les vues Calendrier. Ces modules s’intègrent parfaitement aux logiciels de gestion des données d’essais cliniques, offrant un aperçu clair des chronologies, des dépendances et de l’allocation des ressources des projets. Les diagrammes de Gantt, en particulier, sont précieux pour cartographier les processus d’essai complexes, identifier les freins potentiels et ajuster les délais en temps réel.

4. Simplifier la gestion des ressources dans l’ensemble des essais

Les logiciels de gestion du travail peuvent aider à équilibrer le personnel et le budget entre les essais, en fournissant des outils de planification des capacités et d’équilibrage de la charge de travail pour les opérations à grande échelle. L’allocation des ressources est importante pour optimiser les opérations de recherche et gérer efficacement les prix.

5. Permettre une collaboration interfonctionnelle fluide

En éliminant les silos entre les différentes équipes, les outils de gestion du travail améliorent la coordination entre les différents membres de l’équipe, y compris les médecins, les analystes de données et les équipes de réglementation. Cela permet une gestion plus efficace des données cliniques dans tous les services et soutient les initiatives de gestion de la qualité.

6. Éclairer la prise de décision grâce à des indicateurs en temps réel

Les fonctionnalités de reporting et de tableau de bord donnent accès à des données de projet à jour, facilitant une prise de décision plus rapide et fondée sur des données dans le cadre d’essais à grande échelle. Ces indicateurs peuvent être particulièrement utiles dans les analyses d’études de cas sur les performances des essais et l’amélioration de la gestion des sites.

Asana : une solution de gestion du travail puissante pour la gestion des essais cliniques

L’association d’Asana avec un logiciel de gestion des essais cliniques peut améliorer considérablement l’efficacité des équipes de recherche clinique. En relevant les principaux défis en matière de communication, de suivi des projets, de gestion des ressources et de collaboration, Asana aide les organismes de recherche à faire évoluer leurs opérations plus efficacement.

Gérez les dépendances complexes entre les études de recherche

• Suivez les jalons clés, les attributs de l’étude et les indicateurs grâce aux champs personnalisés

• Visualisez les dépendances entre les équipes (recherche clinique, biostatistique, affaires réglementaires, etc.) avec la vue Gantt

• Ajoutez une seule tâche à plusieurs projets pour tenir toutes les équipes informées de la progression de l’étude

Rendre compte de la progression des essais cliniques et la communiquer

• Consulter la progression de toutes les études en cours grâce aux cumuls automatiques de progression pour les objectifs et aux tableaux de bord de rapports

• Informer les parties prenantes avec les mises à jour de statut générées par l’IA

• Tirez parti des autorisations et des contrôles pour gérer les informations sensibles et les niveaux d’accès

Simplifiez la documentation et la collecte de données

• Facilitez la consultation de la documentation de l’étude grâce aux intégrations Google Workspace et Microsoft 365

• Utilisez la fonctionnalité de révision pour collaborer sur des rapports d’étude avant de les publier

Transformer la gestion de la recherche clinique avec Asana

Alors que le secteur des sciences de la vie continue d’évoluer, l’intégration de plateformes de gestion de projet avancées à des logiciels spécialisés de gestion des essais cliniques sera déterminante pour favoriser l’excellence dans la recherche clinique.

En tirant parti de ces puissantes solutions logicielles, les essais de recherche clinique peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, accroître la conformité réglementaire et, en fin de compte, accélérer le développement de traitements vitaux.