Votre équipe s’agrandit ? Aucun problème !

Voir son équipe se développer est très motivant : son avenir est prometteur et votre entreprise souhaite s’impliquer pour vous aider à réussir. Toutefois, c’est également un changement majeur qui multiplie les responsabilités des managers, ce qui peut intimider. Cette situation vous semble familière ? N’ayez crainte, tous les bons chefs d’équipe ont connu ce phénomène à un moment ou un autre et sont parvenus à s’y adapter. Rien n’est jamais parfait, certes, mais élaborer des stratégies efficaces vous aidera à aborder les changements de ce type en toute confiance.

En quoi consiste l’évolution d’une équipe ?

Il s’agit d’une équipe qui accueille de nouveaux talents, ce qui lui permet d’accomplir davantage collectivement et d’étendre le périmètre de son travail. La croissance d’une équipe est une grande source de motivation, car elle apporte une énergie et des idées nouvelles. Toutefois, une équipe plus conséquente complexifie son organisation et vous oblige à repenser votre façon de travailler. En effet, les méthodes utilisées il y a encore quelques semaines peuvent ne plus être adaptées. Adoptez une attitude proactive pour éviter de vous retrouver confronté à de nouvelles difficultés, comme c’est encore le cas de trop nombreuses équipes en transition.

Heureusement, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies de gestion pertinentes pour garder toute source de confusion à distance et aider votre équipe à se développer avec assurance. Ce faisant, vous pourrez :

• Préparer vos nouvelles recrues à réussir.

• Apprendre à vos employés de longue date à s’ouvrir au changement.

• Maintenir et renforcer l’implication des employés et le moral de l’équipe.

• Éviter l’excès de « work about work », c’est-à-dire limiter les tâches d’organisation fastidieuses.

• Contourner les obstacles pour évoluer plus rapidement.

Gérer une équipe en pleine croissance : 4 difficultés courantes et les solutions envisageables

L’évolution d’une équipe est rarement un long fleuve tranquille, mais vous devez veiller à toujours garder le contrôle. Nous vous présentons ci-dessous quatre problématiques rencontrées fréquemment par les équipes en expansion et quelques solutions possibles. Vous pourrez ainsi limiter les désagréments, voire les éliminer.

1. L’impression d’être un cow-boy à la conquête de l’Ouest

La croissance rapide d’une équipe vous donne parfois l’impression d’être Clint Eastwood dans un bon vieux western spaghetti, chercheur d’or traçant sa route sans observer ni loi ni règles. En ce qui vous concerne, vous avez bien du mal à identifier vos responsabilités, à savoir à qui vous adresser ou comment travailler avec votre équipe pour avancer.

Les westerns sont divertissants, mais lorsqu’il s’agit de votre travail, ne tentez pas le diable. Si votre équipe s’agrandit, laissez tomber la fiction et structurez vos activités.

La solution : définissez clairement les rôles et responsabilités

Dans toute équipe en expansion, les responsabilités évoluent et se répartissent davantage. Vous conviendrez qu’il est assez facile de suivre les responsabilités de chacun dans une équipe qui compte deux ou trois membres ; mais les choses se compliquent sérieusement lorsqu’elle en compte une dizaine ou plus.

Définir clairement des rôles et responsabilités permet à votre équipe de gagner en efficacité et évite toute situation de surmenage. Quand vos collaborateurs identifient précisément les tâches qui leur incombent, ils prennent davantage confiance en eux et ne perdent plus de temps à jouer aux devinettes pour savoir qui fait quoi. Des recherches révèlent en effet qu’un travailleur de la connaissance sur trois se sent surchargé en raison d’un manque de clarté quant aux tâches et rôles de chacun.

Quelques pistes pour clarifier rôles et responsabilités au sein de votre équipe :

• Pour clarifier les rôles de projet, servez-vous d’une matrice RACI. Cette dernière aide les équipes à déterminer le responsable de chaque tâche et à attribuer des rôles : Responsable, Approbateur, Consulté et Informé. Cette matrice constitue un modèle de collaboration d’équipe, évite les malentendus et permet de vous assurer qu’une même tâche ne sera pas accomplie par deux collaborateurs différents.

• Définissez des domaines de responsabilité. Une matrice RACI permet de clarifier les responsabilités pour un projet donné, mais il est tout aussi important de les définir à plus grande échelle et pour chaque membre d’équipe. Chez Asana, nous encourageons la transparence en confiant à chacun des domaines de responsabilité précis. Ils sont clairement documentés et accessibles à tous au sein de l’entreprise ; chacun est donc libre de consulter les attentes concernant son poste quand il le souhaite et sait à qui s’adresser en cas de questions.

• Établissez une structure. Cette hiérarchie indique à qui chaque employé doit rendre des comptes et la personne qui prendra la décision finale. Cette structure offre des perspectives d’évolution claires aux employés qui aimeraient diriger un groupe de collègues à l’avenir. Quant à vous, manager d’une équipe en pleine croissance, vous pourrez souffler un peu. Si établir une structure n’est pas forcément pertinent pour les petites équipes, c’est indispensable pour les plus grandes. Par exemple, rien ne vous empêche de diviser une équipe de 15 personnes en deux sous-groupes plus restreints, chacun avec son propre responsable.

2. Vos processus ne sont pas évolutifs

Partons d’un exemple : vous suivez les projets sur lesquels travaillent les membres de votre équipe sur une feuille de calcul. Or, depuis que vous avez embauché quatre nouvelles recrues, votre tableau Excel est devenu une machine infernale. Vous avez beau le mettre à jour, il y a toujours quelque chose qui vous échappe. Les conséquences ne se font pas attendre : vous remarquez bien vite que les membres de l’équipe manquent certaines tâches et échéances clés.

Personne ne vous jettera la pierre, car beaucoup d’entre nous se sont déjà retrouvés dans une situation similaire. Lorsque l’équipe accueille des petits nouveaux, les processus qui fonctionnaient auparavant deviennent parfois contraignants et ingérables. Résultat, vous finissez par perdre un temps précieux sur du « work about work », ces tâches d’organisation fastidieuses comme la mise à jour de feuilles de calcul et l’envoi d’e-mails.

La solution : créez et documentez des processus évolutifs

Des recherches indiquent que 257 heures pourraient être économisées chaque année grâce à de meilleurs processus. Si votre équipe est amenée à se développer, créer des processus évolutifs qui accompagnent sa croissance s’avère donc indispensable. Puisque les processus ne fonctionnent que si les membres de votre équipe savent comment les employer, vous devez également établir une documentation de processus : ces derniers doivent être clairs et accessibles par tous.

Voici comment établir des processus évolutifs adaptés à la croissance de votre équipe :

• Automatisez les tâches simples et reproductibles. Si vous souhaitez rationaliser vos processus, l’automatisation pourrait bien devenir votre meilleure alliée. Un outil de gestion de projet comme Asana vous permet justement d’automatiser vos tâches reproductibles et ainsi de limiter les plus fastidieuses : envoyer des mises à jour sur l’état d’avancement de vos projets, organiser votre documentation du projet ou encore attribuer les tâches à la bonne personne. Imaginez un peu les heures précieuses que vous gagneriez en accomplissant tout cela de manière automatisée…

• Créez des modèles réutilisables à partir de vos processus courants. Si votre équipe se développe, il est important de standardiser les processus afin que tous les membres de votre équipe adoptent les mêmes méthodes de travail. Les modèles sont des outils utiles qui s’apparentent à des guides détaillés précisant la manière d’accomplir une tâche donnée. Par exemple, un modèle de brief de projet présente le type d’informations que chaque membre d’équipe doit inclure dans un document de ce type, afin que tous ceux qui en rédigent suivent les mêmes étapes clés. Les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à créer des modèles pour des processus plus complexes, par exemple un modèle pour l’accueil des nouveaux employés ou encore pour le lancement marketing de produit.

• Restructurez vos processus pour supprimer les points de blocage. Il s’agit d’un problème courant pour les équipes en plein développement, notamment lorsque les managers doivent superviser le travail d’un nombre croissant d’employés. Petit exemple : vous gérez une équipe de développeurs et trois nouvelles recrues viennent d’être d’embauchées. Vous aviez l’habitude de vérifier le travail de chacun des membres avant la mise en ligne du code, mais vous avez maintenant du mal à suivre le rythme. Ne laissez pas la situation s’envenimer au point de créer un point de blocage ; demandez plutôt aux développeurs de travailler en binôme et d’effectuer les révisions de code entre eux.

3. Vous êtes trop sollicité

En tant que manager, voir votre équipe prendre de l’ampleur constitue un changement majeur. Qui dit groupe plus nombreux, dit plus de personnes à gérer et davantage de travail à accomplir. Bien que vous vous montriez enthousiaste à l’idée d’accueillir de nouvelles recrues dans l’équipe, il y a tant de choses à penser que l’on peut vite s’y perdre.

Personne n’est à l’abri du burnout, pas même les managers. Les faits sont là : des recherches révèlent que 66 % des patrons sont victimes d’épuisement professionnel, tandis que 76 % se sentent dépassés par la gestion de leur personnel. Moralité : lorsque votre équipe s’agrandit, il est essentiel de mettre en place des pratiques pour prévenir tout risque de surmenage avant même qu’il ne survienne.

La solution : accordez davantage d’autonomie aux membres de votre équipe

Vous ne pouvez pas tout faire seul et le travail en équipe sert justement à obtenir du soutien pour garder le cap. Oubliez les automatismes du passé, lorsque vous n’étiez entouré que de quelques collègues. Essayez plutôt d’instaurer un sentiment de confiance et de responsabiliser les membres de votre équipe. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur la stratégie globale pendant que vos employés accompliront des tâches qui mobilisent leurs compétences spécialisées respectives.

Quelques astuces pour constituer une équipe autonome :

• Créez un processus d’intégration standardisé. Un processus d’intégration structuré définit les étapes à suivre pour chaque nouvelle recrue, les assurant ainsi de recevoir les bonnes informations au bon moment. Lorsqu’il est bien mené, ce processus permet aux nouveaux membres de l’équipe de développer leurs compétences, de s’épanouir dans leurs nouvelles fonctions et d’acquérir davantage d’autonomie. En outre, standardiser votre processus d’intégration vous évite de repartir de zéro à chaque nouvelle embauche. Vous pouvez alors vous appuyer sur un modèle existant qui comprend déjà tous les éléments de base du processus : exigences en matière de ressources humaines, configuration informatique, formation pour développer les compétences nécessaires aux activités menées, etc.

• Attribuez un mentor expérimenté à chaque nouvel employé. Il s’agit le plus souvent d’un membre de l’équipe du nouveau venu, avec qui ce dernier pourra échanger. Instaurer un système de mentorat vous permet de vous décharger d’une partie des tâches liées au processus d’intégration. En outre, la nouvelle recrue peut s’adresser à quelqu’un de confiance, autre que son supérieur hiérarchique. Elle peut aussi mettre à profit ce temps d’échange pour aborder les problèmes rencontrés sans aucune pression.

• Déléguez une partie du travail et des responsabilités. Déléguer des tâches ou initiatives consiste à les rediriger vers les autres membres de l’équipe. Ceci afin de répartir les responsabilités ou parce que la tâche ou l’initiative concernée correspond davantage aux compétences ou intérêts d’un autre membre de l’équipe. Une délégation efficace fait monter l’équipe en compétences, permet à ses membres de développer de nouvelles forces et d’être impliqués dans des projets intéressants. Déléguer contribue à instaurer un sentiment de confiance, encourage le travail d’équipe, et permet à chacun d’assumer davantage de responsabilités et de s’épanouir dans l’exercice de ses fonctions.

4. Les employés ne se sentent pas à l’aise au sein de l’équipe et perdus dans la masse

Lorsque votre équipe s’agrandit, tisser des liens solides ne se fait pas en un claquement de doigts. Les petites équipes sont souvent assez soudées, car leurs membres travaillent en étroite collaboration. En revanche, les groupes plus importants rassemblent un ensemble plus diversifié d’expertises, de sorte que les employés n’ont pas toujours l’opportunité de se croiser ou de se réunir pour échanger. Saluer les petites réussites du quotidien devient plus complexe dès lors que votre équipe se développe. Vos collaborateurs peuvent donc avoir l’impression que vous, en tant que manager, ne reconnaissez pas leur implication.

La solution : assurez-vous de créer une synergie d’équipe

Heureusement, quelques efforts supplémentaires vous permettront d’apporter davantage de soutien et de considération à vos employés. Votre équipe s’agrandit ? Voici quelques pistes pour renforcer sans attendre les liens entre ses différents membres :

• Misez sur la culture d’entreprise. L’expression désigne un ensemble de normes, bonnes pratiques, idéaux et valeurs communes, adoptées au sein de votre équipe ou structure. Une culture d’entreprise solide aide les membres actuels de l’équipe à se sentir soutenus et précise aux employés comment se comporter avec leurs collègues. Présentez votre culture aux nouvelles recrues lors de leur intégration, afin de leur laisser une bonne première impression et de vous assurer qu’ils se sentent soutenus dès le premier jour. Vous pouvez également repréciser les valeurs phares de l’entreprise aux employés de longue date pour que chacun reste sur la même longueur d’onde.

• Posez des questions brise-glace et organisez des activités de cohésion d’équipe. La programmation d’activités concrètes peut encourager les membres de votre équipe à s’ouvrir et à établir des relations avec leurs pairs. Au début de chaque réunion d’équipe ou entretien individuel, prenez cinq minutes pour poser une question brise-glace ou bien consacrez une séance de groupe à part entière à des activités de cohésion d’équipe plus longues. Chez Asana, nous n’hésitons pas à poser des questions décalées et à faire preuve d’un peu d’humour. Toutefois, nous aimons aussi interroger nos pairs sur des sujets plus sérieux. Mention spéciale à deux de nos questions fétiches : « Un hotdog est-il un sandwich ? » et « Qui a été votre plus grande inspiration dans la vie jusque-là ? »

• Saluez le travail de votre équipe. Pensez à remercier vos collaborateurs : c’est une étape indispensable pour que ces derniers aient le sentiment que leur travail acharné est reconnu. Lors de la constitution de votre équipe, demandez à chacun des membres comment vous pourriez lui témoignez au mieux votre reconnaissance. Certains apprécieront d’être félicités publiquement devant toute l’équipe, quand d’autres préféreront recevoir vos commentaires en privé. N’hésitez pas non plus à demander à vos employés s’ils aimeraient recevoir des récompenses telles que des petits cadeaux ou des jours de congés, ou plutôt participer à des moments de célébration comme des déjeuners ou apéritifs d’équipe.

• Encouragez l’échange de feedback en interne et célébrez les réussites au sein de l’équipe. À mesure que votre équipe se développe, il devient plus complexe d’identifier précisément les responsabilités de chacun. Par conséquent, vous risquez de manquer les petits exploits de vos collaborateurs. Pour remédier à cela, encouragez une culture bienveillante fondée sur la gratitude. Vous pouvez notamment prendre quelques minutes au début de votre réunion d’équipe hebdomadaire pour que les membres se témoignent mutuellement leur reconnaissance. Autre idée : consacrez un jour de la semaine à la célébration des petites victoires des employés.

Donnez toutes les chances à votre équipe d’évoluer

Votre équipe s’agrandit ? Le développement de processus évolutifs pour être en mesure de s’adapter au changement s’avère donc impératif. Si vous souhaitez rester flexible et transparent, une seule solution : adopter un logiciel de gestion de projet. Finis les documents impossibles à modifier ou les échanges d’e-mails interminables. Au contraire, un outil de gestion du travail performant vous aidera à concevoir des processus évolutifs, qui vous permettront d’identifier en tout temps qui fait quoi, pour quand et quelles sont les prochaines étapes qui vous attendent.