Libérez le potentiel caché des logiciels de gestion des stocks

Imaginez un magasin de détail avec des rayons vides, mais des réserves surchargées, une usine de fabrication paralysée par une pénurie inattendue de composants et un fournisseur médical qui se démène pour trouver des produits pour les commandes urgentes des cliniques.

Ces trois scénarios ont tous un point commun : la mauvaise gestion des stocks. C’est un tueur de productivité silencieux qui se cache dans les réserves, les entrepôts et les chaînes d’approvisionnement, sapant l’efficacité et gonflant les coûts. Mais s’il existait un moyen non seulement de maîtriser ce chaos en matière de contrôle des stocks, mais aussi de l’intégrer de manière transparente dans votre tissu opérationnel plus large ?

Découvrez une combinaison puissante de logiciels de gestion des stocks et de solutions de gestion du travail. En combinant la visibilité des stocks en temps réel avec la gestion collaborative des tâches, ce duo technologique peut aider votre entreprise non seulement à gérer les stocks, mais aussi à les maîtriser. Voyons comment.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des stocks ?

Le logiciel de gestion des stocks est un outil numérique sophistiqué qui aide les entreprises à suivre, gérer et optimiser leurs niveaux de stocks en temps réel. Cette solution de contrôle des stocks remplace les feuilles de calcul manuelles par un système automatisé et centralisé. Il s’intègre parfaitement à la gestion des commandes, aux bons de commande et aux logiciels de comptabilité pour fournir une vue complète des stocks sur plusieurs canaux de vente et entrepôts.

Les systèmes de gestion des stocks modernes utilisent des fonctionnalités telles que la lecture de codes-barres, le suivi des SKU, les codes QR et les technologies basées sur le cloud pour garantir des données de stock précises et à jour. Que ce soit pour les petites ou les grandes entreprises, ces outils de gestion des stocks sont adaptables. Ils peuvent être personnalisés pour répondre à des besoins spécifiques et évoluer avec les entreprises. Associés à des plateformes de gestion du travail, ils peuvent rationaliser davantage les opérations et améliorer la collaboration interservices.

Fonctionnement des logiciels de gestion des stocks

À la base, le logiciel de gestion des stocks maintient une base de données en temps réel de tous les éléments de stock. Lorsque les produits sont reçus, vendus ou déplacés, le système met automatiquement à jour les niveaux de stock. Ce processus est souvent facilité par des intégrations avec des systèmes de point de vente (PDV), des plateformes d’e-commerce et des outils de gestion d’entrepôt.

Les logiciels de gestion des stocks utilisent ces données en temps réel pour générer des indicateurs, déclencher des actions automatisées telles que la réorganisation lorsque le stock est faible et fournir des rapports détaillés sur les performances des stocks. Les systèmes avancés peuvent également intégrer des prévisions basées sur l’IA pour anticiper la demande future et optimiser les niveaux de stocks, afin que les entreprises disposent toujours de la bonne quantité de stock.

Exemple : lorsque le système de gestion des stocks d’une clinique de soins de santé signale que les fournitures médicales essentielles sont en rupture de stock, il peut automatiquement déclencher une tâche dans la plateforme de gestion du travail pour que l’équipe d’approvisionnement passe une commande, tout en envoyant simultanément une notification au personnel infirmier pour qu’il en conserve l’utilisation, en veillant à ce que les soins aux patients ne soient pas compromis.

Importance du contrôle des stocks

Un contrôle efficace des stocks est à la base de la réussite des entreprises, en particulier dans les secteurs de la vente au détail et de la fabrication. Il aide les entreprises à maintenir des niveaux de stock optimaux, en équilibrant deux objectifs clés : minimiser l’excès de capital immobilisé dans les biens invendus et prévenir les ruptures de stock qui entraînent des pertes de ventes. 

Un contrôle des stocks approprié aide les entreprises à :

• Réduire les coûts de possession associés au stockage des stocks

• Réduire le risque d’obsolescence et de détérioration des produits

• Améliorer le processus de trésorerie en maintenant des niveaux de stock appropriés

• améliorer la satisfaction des clients en garantissant la disponibilité des produits ;

• Prendre des décisions éclairées en matière d’achat et de production

En mettant en œuvre des mesures complètes de contrôle des stocks, les entreprises peuvent améliorer considérablement leur efficacité opérationnelle et leur rentabilité globale. Les logiciels de gestion des stocks fournissent les outils et les indicateurs nécessaires pour atteindre ces objectifs.

Les équipes peuvent également rester organisées en centralisant les SKU, les détails des produits et les images dans un modèle de catalogue de produits, ou en adoptant un modèle d’inventaire qui standardise le suivi des stocks sur tous les sites et réduit les erreurs.

Les avantages d’un logiciel de gestion des stocks

Les logiciels de gestion des stocks transforment les opérations Business en offrant un large éventail d’avantages. Voici comment l’optimisation des stocks peut révolutionner la gestion de votre chaîne d’approvisionnement.

1. Visibilité en temps réel : mises à jour instantanées des niveaux de stock sur tous les sites et canaux de vente

2. Précision améliorée : réduction des erreurs humaines dans le suivi des stocks et l’exécution des commandes

3. Gain de temps : saisie de données et création de rapports automatisées

4. Réduction des coûts : niveaux de stocks optimisés pour réduire les coûts de possession et éviter le surstockage

5. Prise de décision améliorée : des indicateurs basés sur les données pour des achats et des prévisions plus intelligents

6. Opérations rationalisées : gestion des stocks intégrée à d’autres processus Business pour des processus fluides

7. Rentabilité accrue : maximisation des opportunités de vente et minimisation des pertes dues aux situations de surstock ou de rupture de stock

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des stocks

Lorsque vous évaluez un logiciel de gestion des stocks, tenez compte de la taille de votre entreprise, de votre secteur d’activité, de vos défis et de vos plans de croissance. Recherchez des intégrations transparentes avec les systèmes existants, des mises à jour en temps réel, des rapports personnalisables et une évolutivité. Comparez l’interface utilisateur, la disponibilité des applications mobiles et les options de service client. Pour les petites entreprises, privilégiez les solutions conviviales et rentables dotées de fonctionnalités de suivi des ressources.

Contrôle et suivi des stocks en temps réel

Cette fonctionnalité de base permet de maintenir une vue à jour des stocks sur tous les sites et canaux de vente. Grâce à la lecture des codes-barres et à la saisie automatisée des données, les entreprises peuvent mettre à jour instantanément les niveaux de stock et générer des étiquettes d’expédition. Cette visibilité permet d’éviter les ruptures de stock, de réduire les stocks excédentaires et d’établir des prévisions précises.

Planification et optimisation des stocks

Les logiciels avancés de gestion des stocks utilisent les données historiques, les tendances des ventes et les analyses prédictives pour déterminer les niveaux de stock optimaux. Il peut calculer les points de réapprovisionnement et suggérer des quantités de commande idéales, en tenant compte de facteurs tels que les délais et les fluctuations saisonnières. Cette optimisation réduit les coûts de possession, minimise les stocks obsolètes et améliore la rentabilité.

Prévision de la demande et réapprovisionnement des stocks

En analysant les données historiques sur les ventes et les tendances du marché, les meilleurs logiciels de gestion des stocks peuvent prévoir avec précision la demande future. Cette approche permet un réapprovisionnement optimal des stocks et aide les entreprises à stocker les bons produits au bon moment. En s’appuyant sur ces indicateurs, les systèmes de réapprovisionnement automatisés utilisent ces prévisions pour équilibrer les niveaux de stock.

Gestion et traitement des commandes

Ces fonctionnalités automatisent et simplifient l’ensemble du processus d’exécution des commandes. De la création de la commande à l’expédition et à la facturation, ces systèmes garantissent un traitement précis. Ils peuvent s’intégrer à plusieurs canaux de vente, y compris les plateformes d’e-commerce et les marketplaces comme Amazon et Shopify, afin de centraliser la gestion des commandes et de fournir une vue unifiée de toutes les activités commerciales.

Rapports et analyses

Les rapports et les tableaux de bord personnalisables fournissent des indicateurs sur les performances des stocks, les tendances des ventes et la rentabilité. Ces outils aident à identifier les éléments à rotation rapide et lente, à calculer les taux de rotation et à mettre en évidence les possibilités d’amélioration. Grâce à des données et des visualisations en temps réel, les Business peuvent rapidement repérer les tendances et optimiser leurs stratégies de gestion des stocks.

Défis courants des systèmes traditionnels de gestion des stocks

Les systèmes traditionnels de gestion des stocks sont souvent confrontés à de nombreux défis qui peuvent entraver l’efficacité et la croissance des entreprises. Cependant, les logiciels de gestion des stocks plus modernes offrent une solution puissante. En associant ces systèmes avancés à des solutions de gestion du travail de pointe, les entreprises peuvent transformer leurs stocks d’un actif statique en un atout stratégique. 

Pour comprendre l’impact de ces innovations, examinons d’abord les cinq problèmes majeurs des logiciels de suivi des stocks traditionnels.

1. Silos de données et manque d’intégration

Les silos de données se produisent lorsque les informations sont isolées au sein de différents services ou systèmes, ce qui rend difficile le partage et l’accès aux données d’inventaire importantes dans l’ensemble de l’organisation. Ce manque d’intégration peut entraîner :

• Des difficultés à partager les informations entre les différents services. Par exemple, l’équipe commerciale peut ne pas avoir accès en temps réel aux niveaux de stock, ce qui peut conduire à des promesses de livraison rapide pour des éléments en rupture de stock.

• Des incohérences dans les données d’inventaire entre les différents systèmes. Le système de gestion d’entrepôt peut afficher 100 unités d’un produit, tandis que le système comptable enregistre 90 unités, ce qui entraîne des divergences dans les rapports financiers et l’exécution des commandes.

2. Visibilité en temps réel limitée

Les logiciels traditionnels de gestion des stocks ne fournissent souvent pas d’informations actualisées, ce qui peut avoir un impact considérable sur les opérations. Ces problèmes de visibilité en temps réel se manifestent de deux manières critiques :

• Retards dans la mise à jour des niveaux de stocks. Un magasin peut vendre le dernier élément d’un produit populaire, mais le système ne le reflète pas avant le rapprochement de fin de journée, ce qui entraîne une survente.

• Difficultés à suivre les stocks sur plusieurs sites. Un détaillant multiboutique peut avoir du mal à transférer efficacement les stocks entre les différents points de vente en raison d’un manque de visibilité en temps réel sur l’ensemble des magasins.

• Problèmes de synchronisation du merchandising avec les niveaux de stock. Les problèmes de visibilité en temps réel peuvent également perturber les efforts de merchandising des commerçants. Les magasins peuvent avoir du mal à mettre à jour les présentoirs ou les promotions s’ils ne peuvent pas suivre les niveaux de stock actuels, ce qui entraîne un gaspillage de l’espace de vente ou des présentoirs obsolètes.

3. Canaux de communication inefficaces

Lorsque la communication est interrompue au sein d’un logiciel de gestion des stocks, cela peut entraîner des erreurs coûteuses et des opportunités manquées. Ces défaillances entraînent généralement deux problèmes principaux :

• Réponse lente aux problèmes de stocks. Lorsqu’un fournisseur notifie un retard d’expédition par e-mail, l’information peut ne pas parvenir rapidement à l’équipe commerciale, ce qui l’amène à continuer à vendre des produits qui n’arriveront pas à temps.

• Mauvaise communication entre les équipes et avec les fournisseurs. Le service des achats peut commander 1 000 unités sur la base d’anciennes données de vente, tandis que l’équipe commerciale ne s’attend qu’à 500 unités sur la base des tendances actuelles, ce qui entraîne un surstock.

4. Rapports et analyses inadéquats

Sans rapports et analyses avancés, les entreprises ont du mal à obtenir des indicateurs pertinents à partir de leurs données d’inventaire. Cette inadéquation se manifeste de deux manières principales :

• Manque de rapports personnalisables. Une entreprise peut avoir besoin d’analyser les tendances des ventes par catégorie de produit et par région géographique, mais son système ne permet d’utiliser qu’une seule dimension à la fois.

• Difficulté à extraire des indicateurs exploitables à partir des données. Bien que le système puisse montrer que les ventes d’un produit sont en baisse, il ne fournit pas de contexte tel que les tendances saisonnières ou les actions des concurrents.

5. Problèmes d’évolutivité

La croissance est l’objectif de chaque entreprise, mais les logiciels traditionnels de gestion des stocks deviennent souvent un frein plutôt qu’un facilitateur. À mesure que les entreprises se développent, ces systèmes révèlent leurs lacunes en matière d’évolutivité dans deux domaines critiques :

• Difficultés d’adaptation à la croissance de l’entreprise. Un système qui fonctionne bien pour gérer 1 000 UGS peut devenir lent et sujet aux erreurs lorsque la gamme de produits s’étend à 10 000 UGS.

• Limites dans la gestion de la complexité accrue des stocks. Lorsqu’une entreprise commence à proposer des offres groupées ou des kits, son système de gestion des stocks de base peut ne pas être en mesure de suivre efficacement les composants.

Comment les plateformes de gestion du travail améliorent les logiciels de gestion des stocks

Les outils de gestion du travail peuvent considérablement améliorer les processus de gestion des stocks en fournissant un système centralisé pour la collaboration, la gestion des tâches et l’automatisation des processus. Les plateformes de gestion du travail, comme Asana, s’intègrent aux logiciels de gestion des stocks pour créer un système plus efficace et plus réactif.

1. Suivi des stocks simplifié

Les plateformes de gestion du travail offrent des outils qui complètent et améliorent les capacités de suivi des stocks.

Configuration du portefeuille pour un suivi complet des stocks et des équipements

Les entreprises peuvent créer des portefeuilles ou des projets pour différentes catégories de produits, entrepôts ou types d’équipements. Cette structure permet d’obtenir une vue hiérarchique des stocks, ce qui facilite la gestion et le suivi des éléments à différents niveaux.

Exemple : un détaillant d’électronique met en place des portefeuilles distincts sur Asana pour les smartphones, les ordinateurs portables et les accessoires. Dans chaque portefeuille, il crée des tâches pour les inventaires, les processus de réapprovisionnement et les mises à jour des produits, offrant ainsi une vue d’ensemble claire du statut de chaque catégorie.

Champs personnalisés pour des informations détaillées sur les stocks

Les champs personnalisés permettent aux entreprises de suivre des attributs spécifiques pertinents pour leurs stocks qui pourraient ne pas être disponibles dans un logiciel de gestion des stocks standard.

Exemple : un distributeur de vin ajoute des champs personnalisés pour le millésime, la région et les notes de dégustation à chaque élément de stock. Cela permet un suivi plus détaillé et aide les commerciaux à accéder rapidement aux informations importantes sur les produits.

Planification et suivi de la maintenance des équipements

Les plateformes de gestion du travail peuvent aider à planifier et à suivre la maintenance régulière des équipements, ce qui augmente les performances et la longévité.

Exemple : un entrepôt utilise des chariots élévateurs et des tapis roulants pour déplacer les stocks. Il met en place des tâches récurrentes pour les inspections hebdomadaires et la maintenance trimestrielle dans la plateforme de gestion du travail, en utilisant des modèles de tâches et en joignant des rapports d’inspection.

2. Optimiser la collaboration et la communication

Les plateformes de gestion du travail excellent dans la promotion d’une meilleure communication et collaboration entre les équipes et avec les partenaires externes.

Intégration des fournisseurs pour une gestion des commandes fluide

En intégrant les fournisseurs à la plateforme de gestion du travail, les entreprises peuvent rationaliser le processus de commande et améliorer la communication.

Exemple : une équipe de gestion de la vente au détail crée un espace de travail partagé sur Asana où les fournisseurs peuvent consulter les niveaux de stock actuels, les promotions à venir et soumettre des devis pour les nouvelles commandes. Cela réduit les échanges d’e-mails et garantit que toutes les parties ont accès aux mêmes informations à jour.

Coordination interne des équipes

Les plateformes de gestion du travail constituent un hub central permettant aux différents services de collaborer sur des tâches et des projets liés aux stocks.

Exemple : lors de la planification du lancement d’un nouveau produit, les équipes marketing, commerciale et de gestion des stocks utilisent la plateforme pour coordonner leurs efforts. L’équipe marketing définit des échéances pour les tâches liées au matériel promotionnel, aux entrées de ventes et à la demande prévue, tandis que l’équipe chargée des stocks utilise ces informations pour planifier les niveaux de stock et la distribution.

Suivi et confirmation des bons de commande

Les bons de commande peuvent être créés, suivis et confirmés au sein de la plateforme de gestion du travail, offrant une visibilité en temps réel sur le processus d’approvisionnement.

Exemple : une entreprise de fabrication crée un processus sur sa plateforme pour le traitement des bons de commande. Chaque étape, de la création à l’approbation, en passant par l’envoi au fournisseur et la confirmation, est suivie. Les membres de l’équipe peuvent voir en un coup d’œil le statut de chaque bon de commande, et des notifications automatiques sont envoyées lorsqu’une action est requise.

3. Résolution efficace des pénuries de stock

Les plateformes de gestion du travail peuvent accélérer considérablement le processus de résolution des pénuries de stock.

Formulaires pour une création simplifiée des bons de travail

Des formulaires personnalisés peuvent être créés pour signaler les problèmes de stock, générant automatiquement des tâches ou des processus pour résoudre le problème.

Exemple : un responsable de magasin remarque qu’un élément populaire est en rupture de stock. Il remplit un formulaire rapide « Alerte de stock » sur la plateforme, ce qui crée automatiquement une tâche hautement prioritaire pour le service des achats afin de commander à nouveau l’élément.

Intégration avec les plateformes de messagerie pour des notifications rapides

En s’intégrant aux outils de messagerie, les plateformes de gestion du travail peuvent s’assurer que les bonnes personnes sont immédiatement informées des problèmes de stock critiques.

Exemple : lorsque les niveaux de stock d’un composant important tombent en dessous d’un seuil prédéfini, Asana envoie automatiquement une alerte au canal Slack de l’équipe des achats via son intégration, ce qui déclenche une action immédiate.

Mises à jour de statut alimentées par l’IA pour une visibilité interéquipes

Les plateformes de gestion du travail avancées peuvent utiliser l’IA pour fournir des mises à jour proactives sur l’état des stocks, aidant ainsi les équipes à rester informées sans vérification manuelle.

Exemple : un bot alimenté par l’IA dans la plateforme de gestion du travail analyse les données d’inventaire et les tendances des ventes. Il publie automatiquement un résumé quotidien dans un projet dédié, mettant en évidence les éléments qui se vendent plus rapidement que prévu et qui pourraient nécessiter une nouvelle commande prochainement.

En tirant parti de ces fonctionnalités, les plateformes de gestion du travail comme Asana peuvent transformer les systèmes de gestion des stocks d’un processus réactif et cloisonné en un système collaboratif et proactif qui répond rapidement aux changements et aide les entreprises à maintenir des niveaux de stocks optimaux.

Comparaison des logiciels de gestion des stocks : options pour les petites et grandes entreprises

Le choix du logiciel de gestion des stocks qui vous conviendra le mieux dépendra de la taille de votre entreprise et de vos besoins spécifiques. Des PME (petites et moyennes entreprises) aux grandes entreprises, les exigences peuvent varier considérablement. Alors que les PME privilégient des solutions rentables dotées de fonctionnalités de base, les grandes entreprises ont souvent besoin de systèmes plus importants et évolutifs. Examinons les principaux éléments à prendre en compte pour les petites et les grandes entreprises et voyons comment une solution polyvalente comme Asana peut répondre à des besoins variés.

Principaux critères à prendre en compte pour les petites entreprises

Lors du choix d’un logiciel de gestion des stocks pour les petites entreprises, trois facteurs sont importants :

1. Contraintes budgétaires : les petites entreprises fonctionnent souvent avec des ressources limitées, ce qui fait du coût une préoccupation majeure. Recherchez des solutions de contrôle des stocks offrant des fonctionnalités essentielles à un prix abordable, avec des modèles de tarification flexibles qui peuvent évoluer avec votre Business.

2. Facilité d’utilisation : une configuration fastidieuse et des interfaces complexes peuvent entraver l’adoption. Privilégiez les logiciels conviviaux dotés de tableaux de bord intuitifs et de courbes d’apprentissage minimales. De nombreuses petites entreprises utilisent des logiciels de gestion des stocks basés sur le cloud, accessibles via des navigateurs Web et des appareils Android, ce qui réduit le besoin d’une assistance informatique étendue.

3. Flexibilité et personnalisation : choisissez des outils de gestion des stocks qui peuvent s’adapter à vos processus uniques. Recherchez des champs personnalisables, des modèles de rapports et la possibilité de gérer différents types de produits, de codes-barres et de numéros de série. Cette flexibilité garantit que le système peut évoluer en fonction des besoins de votre entreprise.

Principaux éléments à prendre en compte pour les grandes entreprises

Les grandes entreprises ont des exigences plus complexes pour leurs systèmes de gestion des stocks :

1. Fonctionnalités complètes : les entreprises ont besoin de fonctionnalités étendues, notamment une gestion avancée de la chaîne d’approvisionnement, un suivi des ressources sur plusieurs sites et une intégration avec les systèmes de point de vente. Recherchez des solutions modulaires, vous permettant d’activer des modules spécifiques en fonction de vos besoins.

2. Évolutivité et performances : à mesure que les stocks augmentent, les outils de gestion des stocks doivent pouvoir gérer des volumes de données plus importants sans compromettre la vitesse. Assurez-vous que le logiciel peut gérer des volumes de transactions élevés, prendre en charge plusieurs entrepôts et gérer des opérations complexes telles que le dropshipping et le kitting.

3. Sécurité et conformité avancées : les grandes entreprises traitent souvent des données sensibles et évoluent dans des environnements réglementaires complexes. Envisagez des systèmes dotés de fonctionnalités de sécurité éprouvées, notamment des contrôles d’accès basés sur les rôles, le chiffrement des données et la conformité aux normes du secteur. Des audits réguliers et des journaux d’activité détaillés sont également importants pour maintenir l’intégrité des données et répondre aux exigences de conformité.

Asana : une solution adaptée aux besoins des petites et grandes entreprises

Asana propose une plateforme polyvalente qui s’adresse aussi bien aux petites qu’aux grandes entreprises.

Pour les petites entreprises :

• Formules abordables : des options de tarification flexibles adaptées à tous les budgets, avec la possibilité d’évoluer à mesure que votre Business se développe.

• Interface conviviale : la conception intuitive réduit la courbe d’apprentissage, permettant une adoption rapide au sein de votre équipe.

• Processus personnalisables : adaptez facilement Asana à vos processus de gestion des stocks spécifiques, des simples alertes de stock faible à la gestion complexe des commandes.

Pour les grandes entreprises :

• Intégration avancée : les capacités complètes de l’API permettent une connexion transparente avec les systèmes existants, des ERP et CRM aux logiciels spécialisés de suivi des stocks.

• Évolutivité : gérez la complexité croissante des stocks et aux volumes de transactions élevés sur plusieurs sites.

• Sécurité fiable : les fonctionnalités de sécurité de niveau entreprise garantissent la protection des données et la conformité aux normes du secteur.

Votre passerelle vers un contrôle des stocks plus intelligent et plus efficace

Transformez votre gestion des stocks avec Asana. Que vous soyez une PME cherchant à rationaliser ses opérations ou une grande entreprise à la recherche d’un contrôle complet, Asana vous fournit les outils dont vous avez besoin. Notre plateforme flexible s’adapte à vos besoins spécifiques, en vous offrant tout ce dont vous avez besoin, du suivi de base à la gestion avancée de la chaîne d’approvisionnement.

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