Modèle d’inventaire

Que vous supervisiez l’inventaire d’un restaurant, le suivi des fournitures de bureau ou la gestion du matériel entre les équipes, le modèle d’inventaire personnalisable d’Asana offre à votre équipe un système partagé pour surveiller ce que vous avez, où il se trouve et ce qui nécessite une attention particulière. Plus besoin de rechercher les mises à jour dans des feuilles de calcul ou des e-mails.

Ce modèle d’inventaire simple vous aide à enregistrer les éléments, à attribuer des suivis, à maintenir la cohérence de votre processus et, surtout, à faire évoluer votre suivi des stocks tout en minimisant les erreurs.

À qui profite ce modèle d’inventaire ?

Chez Asana, nous avons constaté à quel point il est facile pour les équipes de perdre la trace des fournitures, des outils ou des stocks entre les services. En l’absence d’un système centralisé, des problèmes mineurs, tels que des commandes en double ou des points de commande manqués, se transforment rapidement en retards ou en ruptures de stock.

Que vous gériez l’inventaire des aliments, le réapprovisionnement des rayons ou le suivi des produits dans les points de vente, ce modèle d’inventaire vous aide à rester au courant de chaque nom d’article, de chaque UGS et de chaque prix unitaire au fur et à mesure de son évolution.

Ce modèle de liste de contrôle d’inventaire fonctionne bien pour les équipes et les personnes qui ont besoin d’un moyen clair et reproductible de suivre ce qu’ils gèrent :

• Les propriétaires de petites entreprises qui surveillent les niveaux d’inventaire, les points de réapprovisionnement et la tarification dans un système d’inventaire partagé.

• Les responsables de magasin qui surveillent l’inventaire des stocks, les fournitures au point de vente et la disponibilité des produits sur les canaux en ligne et en magasin.

• Les équipes de construction qui gèrent les matières premières, l’équipement et d’autres stocks spécifiques au site d’un emploi à l’autre.

• Les équipes informatiques et des installations qui gèrent l’inventaire des équipements, les détails de la garantie et les dossiers matériels.

• Les organisations à but non lucratif et les écoles qui gèrent plusieurs types d’inventaire sur différents sites, allant des livres et outils aux dons de biens.

• Les particuliers qui organisent leurs articles ménagers dans un inventaire à domicile pour l’assurance, le déménagement ou la tenue de dossiers personnels.

• Toute personne responsable du suivi des stocks de base dans des secteurs tels que la santé, la vente au détail, la logistique ou l’éducation.

Pourquoi utiliser un modèle d’inventaire Asana ?

Nous avons vu des équipes passer des feuilles de calcul d’inventaire à Asana et se sentir instantanément plus en contrôle de leur gestion d’inventaire. Au lieu de deviner les niveaux de réapprovisionnement ou de fouiller dans les onglets pour obtenir des détails sur les coûts, tout se trouve dans un espace de travail clair et collaboratif. Résultat ? Moins de retards, des réapprovisionnements plus rapides et de meilleures décisions sur ce qu’il faut commander et quand.

Avec ce modèle de suivi d’inventaire, vous pouvez :

• Garder une trace du nom de l’article, de l’UGS, de la quantité et de l’emplacement de stockage en un seul endroit ; idéal pour le contrôle des stocks et le suivi des actifs.

• Ajouter des champs pour le coût unitaire, la valeur totale et le statut afin d’améliorer la visibilité et d’aider les équipes à agir en fonction des données en temps réel.

• Utiliser des points de réapprovisionnement et des règles personnalisées pour vous réapprovisionner automatiquement avant que les stocks ne soient trop bas.

• Ajouter et organiser les contacts des fournisseurs et suivre la date de la dernière transaction pour prendre des décisions d’achat avisées.

• Utiliser l’IA Asana pour détecter les lacunes, recommander des automatisations et simplifier les tâches répétitives dans votre processus de gestion des stocks.

• Maintenir votre système d’inventaire flexible grâce à une fonctionnalité intégrée qui prend en charge un large éventail de types d’inventaire, des fournitures de bureau à l’équipement informatique.

• Accorder aux membres de l’équipe l’accès aux données partagées, réduisant ainsi les silos et permettant des décisions plus rapides et plus avisées.

Comment utiliser ce modèle d’inventaire

1. Dupliquez le modèle de liste d’inventaire. Cliquez sur « Utiliser le modèle » pour créer votre version sur Asana. Donnez-lui un nom qui correspond à votre configuration, comme « Fournitures d’entrepôt », « Matériel informatique » ou « Inventaire des installations ».

2. Enregistrez chaque élément en tant que tâche. Créez une tâche pour chaque élément que vous suivez. Utilisez le titre de la tâche pour le nom ou l’étiquette du produit et ajoutez des identifiants tels que des numéros de pièce ou des UGS pour faciliter la recherche.

3. Ajoutez des champs de suivi. Personnalisez le projet avec des champs pour la quantité, l’emplacement de stockage, le coût par unité, la valeur totale, le seuil de réapprovisionnement et le statut de l’article. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble claire de ce qui est en stock, de l’endroit où les articles sont stockés et de ce qui nécessite une attention particulière.

4. Enregistrez les informations sur les fournisseurs et l’historique des commandes. Utilisez la description de la tâche pour stocker les noms des fournisseurs, les coordonnées et les liens de commande. Ajoutez un champ ou un commentaire pour suivre la date de la dernière commande ou le réception de l’article.

5. Organisez par type ou emplacement. Utilisez les sections pour regrouper les éléments par catégorie (outils, meubles, consommables, etc.) ou par lieu de stockage (pièce A, placard principal, entrepôt 3, etc.). Vous trouverez ainsi plus facilement ce dont vous avez besoin en un coup d’œil.

6. Attribuez des tâches de suivi et de réapprovisionnement. Si un élément doit être commandé à nouveau ou inspecté, attribuez la tâche à la bonne personne et définissez une échéance. Vous pouvez également joindre directement à la tâche des reçus, des factures ou des documents de garantie.

7. Choisissez une vue qui correspond à votre processus. Utilisez la vue Liste pour obtenir un journal des éléments simple, la vue Tableau pour suivre le statut des éléments ou la vue Chronologie pour surveiller les audits planifiés ou les cycles de remplacement. Les tableaux de bord peuvent afficher des résumés, tels que la valeur totale de l’inventaire ou les articles signalés.

8. Simplifiez votre processus avec des outils intégrés. Utilisez les règles pour automatiser les rappels lorsque les stocks sont faibles. Conservez les fichiers et les notes des fournisseurs au même endroit à l’aide des onglets Fichiers et Messages. Asana vous aide à réduire le nombre de feuilles de calcul et à assurer le bon déroulement de votre processus.

Fonctionnalités Asana pour améliorer la gestion des stocks

• Champs personnalisés : ajoutez des données structurées à chaque élément d’inventaire, telles que le prix unitaire, le niveau de stock, le numéro de série ou la date de fin de la garantie. Vous pouvez trier et filtrer les tâches à l’aide de ces champs pour identifier rapidement les éléments qui nécessitent votre attention.

• Vue Chronologie : consultez l’activité des stocks au fil du temps. Que vous suiviez les cycles de réapprovisionnement, les expirations de garantie ou les articles saisonniers, la vue Chronologie vous aide à planifier et à éviter les problèmes de dernière minute.

• Règles : utilisez l’automatisation pour anticiper les problèmes de stock. Par exemple, vous pouvez déclencher une attribution de tâche ou une notification Slack lorsque les niveaux de stock passent en dessous d’un certain seuil.

• Tâches multi-projets : conservez les tâches d’inventaire visibles sur plusieurs projets, tels que les opérations, l’informatique ou les finances, sans les dupliquer. C’est un moyen simple d’améliorer la coordination entre les équipes.

• Formulaires : permettez aux membres de votre équipe d’envoyer des demandes de réapprovisionnement ou de signaler les éléments manquants à l’aide d’un formulaire standardisé. Chaque entrée devient une tâche dans votre modèle d’inventaire pour un suivi facile.

• Approbations : simplifiez le processus de réapprovisionnement grâce aux approbations intégrées. Ajoutez une étape d’approbation à tout tâche d’inventaire afin que les chefs d’équipe ou les responsables financiers puissent rapidement l’examiner et l’approuver.

• Mises à jour de statut : partagez des mises à jour rapides sur les cycles d’inventaire, la progression du réapprovisionnement ou les audits à venir, le tout au même endroit. Ces mises à jour sont liées à votre projet, afin que chacun reste informé sans avoir à rechercher des e-mails.

Intégrations recommandées

• Tableau : transformez vos données d’inventaire en tableaux de bord dynamiques. Avec l’intégration Asana + Tableau, vous pouvez visualiser les tendances telles que les ruptures de stock, la fréquence de réapprovisionnement et la valeur des articles au fil du temps. 

• Microsoft Excel : exportez votre feuille d’inventaire vers Excel pour un accès hors ligne ou pour la partager avec des membres d’équipe en dehors de votre organisation. Idéal pour l’impression, la saisie de données avancée ou la synchronisation avec d’autres outils Microsoft. 

• Google Sheets : synchronisez votre liste d’inventaire avec une feuille de calcul pour générer des rapports personnalisés ou créer des listes de contrôle imprimables. Idéal pour les équipes qui souhaitent disposer d’une vue de feuille de calcul familière en plus de leur système en temps réel. 

• Gmail : convertissez les e-mails des fournisseurs ou les confirmations de commande en tâches faciles à suivre. Plus besoin de copier-coller : il vous suffit de cliquer pour envoyer un e-mail directement dans votre système d’inventaire. 

• Slack : automatisez les alertes de stock faible et réorganisez les approbations avec les messages Slack. Vous pouvez également transformer les conversations Slack en tâches pour que les mises à jour informelles restent liées à votre processus d’inventaire. 

• Dropbox : joignez des contrats fournisseurs, des garanties ou des manuels à tout élément d’inventaire. Avec l’intégration de Dropbox, chaque document est stocké avec l’élément auquel il se rapporte. 

FAQ sur les modèles d’inventaire