Les méthodologies d’amélioration continue, comme Kaizen, Six Sigma ou le Lean, permettent d’optimiser les processus, de réduire le gaspillage et de renforcer la qualité. Instaurer cette culture, appuyée par des outils comme Asana, aide chaque équipe à progresser durablement et à gagner en efficacité.
Dans un environnement où la moindre erreur de process peut freiner la croissance, l’amélioration continue s’impose comme un levier clé de performance durable. Des méthodes japonaises Kaizen à la roue de Deming, en passant par Six Sigma et le Lean management, chaque organisation peut transformer ses processus pour gagner en efficacité, réduire le gaspillage et renforcer la satisfaction client.
Cet article vous présente les principales méthodologies d’amélioration continue, des exemples concrets et un guide pour les mettre en place. Découvrez comment Asana accélère la mise en œuvre de ces démarches pour une excellence opérationnelle accessible à tous.
Créer un modèle de plan d’actionL'amélioration continue est une philosophie opérationnelle qui vise à optimiser les processus d'une entreprise de manière systématique et progressive. Elle repose sur l'identification et la résolution continuelles des inefficacités au sein des processus existants, avec pour objectif d'accroître la productivité, la qualité, et la satisfaction client, tout en réduisant les coûts et les déchets.
Au cœur de l'amélioration continue se trouve l'idée que des améliorations petites mais régulières peuvent conduire à des gains substantiels sur le long terme. Ce concept s'applique à tous les niveaux de l'organisation et touche divers aspects des opérations, depuis la gestion de la qualité jusqu'à la production et l'administration. Les entreprises qui adoptent cette démarche utilisent diverses méthodologies, comme le Six Sigma, le PDCA (Plan-Do-Check-Act), ou la méthode Kaizen, pour structurer et guider leurs efforts.
L'adoption de l'amélioration continue permet aux entreprises de rester compétitives dans un environnement commercial en constante évolution. Elle encourage une culture où l'efficacité est constamment recherchée et où chaque membre de l'équipe est engagé dans le processus d'amélioration. En conséquence, les organisations peuvent bénéficier de:
- Une réduction des coûts grâce à l'élimination des étapes non valorisées et des gaspillages.
- Une meilleure qualité des produits et services, résultant d'un contrôle continu et de l'optimisation des processus.
- Une plus grande satisfaction client, car les produits et services sont continuellement améliorés pour répondre aux besoins et attentes changeants.
En intégrant ces principes dans leurs opérations quotidiennes, les entreprises mettent en place un système robuste pour l'amélioration et l'innovation continue, garantissant ainsi leur croissance et leur réussite à long terme.
Pour maximiser l'impact de vos initiatives d'amélioration continue, il est essentiel de mesurer leur efficacité à l'aide d'indicateurs de performance clés adaptés. Ces KPIs doivent être spécifiquement conçus pour quantifier les progrès réalisés dans les domaines critiques de vos processus.
Par exemple, si vous implémentez la méthode Six Sigma, des KPIs comme le taux de défauts de production ou le temps de cycle peuvent vous aider à évaluer l'efficacité des changements apportés. Assurez-vous que ces indicateurs soient visibles et régulièrement mis à jour pour que toute l'équipe puisse voir les progrès et rester motivée.
Il existe sept méthodologies d’amélioration des processus métier que votre équipe peut utiliser pour gagner en efficacité. Dans la plupart des cas, la méthodologie à choisir dépend des raisons pour lesquelles vous voulez améliorer vos processus et des aspects que vous cherchez à optimiser.
Le processus d’amélioration continue Six Sigma vise à réduire la variabilité du produit final. Développé en 1986 par Bill Smith, ingénieur américain employé chez Motorola, ce processus base ses points de référence sur des données statistiques pour aider les dirigeants à évaluer l’efficacité de leurs processus. Un processus est considéré comme optimal s’il ne génère pas plus de 3,4 défauts par million d’unités produites.
La méthode Six Sigma est souvent utilisée dans le secteur de la production industrielle, principalement car elle permet de minimiser le taux de produits défectueux et de réduire les anomalies. L’objectif est d’obtenir des résultats constants pour, à terme, optimiser la satisfaction des clients.
Il existe deux méthodes Six Sigma principales : DMAIC et DMADV. On préfèrera la première méthode pour les processus existants, alors que la seconde convient le mieux aux nouveaux processus.
Étant donné que cet article porte sur l’amélioration des processus existants, nous parlerons en détail de la technique DMAIC.
DMAIC est une méthode Six Sigma utilisée pour optimiser les processus existants. Le sigle DMAIC signifie :
Définir la possibilité d’amélioration.
Mesurer les performances de vos processus actuels.
Analyser les processus pour repérer les défauts et la source du problème.
Innover pour améliorer les processus en s’attaquant à la source du problème.
Contrôler les processus améliorés et évaluer les futures performances pour corriger les éventuels écarts.
La majeure partie du processus DMAIC se déroule pendant l’étape d’analyse. Au cours de celle-ci, les équipes utilisent un diagramme en arêtes de poisson (ou diagramme d’Ishikawa) pour visualiser les possibles causes d’un défaut dans un produit. La flèche principale aboutit au problème principal, tandis que les flèches secondaires représentent les différentes causes à l’origine du problème.
Ce type d’analyse visuelle constitue un bon moyen d’identifier les diverses répercussions qui peuvent découler d’une cause racine.
Le total quality management (TQM) est une méthode orientée client qui implique des améliorations continues au fil du temps. Cette technique est souvent mise en place dans le cadre de projets de gestion des chaînes d’approvisionnement et de satisfaction client.
Le TQM repose largement sur des indicateurs de performance et sur des décisions axées sur les données. Pendant le processus de résolution du problème, vous utilisez des indicateurs de réussite pour choisir la meilleure façon d’améliorer un processus.
Le TQM présente notamment les caractéristiques suivantes :
Approche axée sur la clientèle : l’objectif principal du TQM est toujours la satisfaction du client final. Si votre équipe se focalise sur l’amélioration de la qualité, demandez-vous en quoi les modifications que vous apportez à vos processus affectent la façon dont les clients finaux considèrent votre produit.
Implication de l’équipe complète : contrairement à d’autres méthodologies d’amélioration continue, le TQM implique toute l’équipe, et pas seulement l’équipe de production. Par conséquent, vous serez peut-être amené à chercher des moyens d’optimiser des processus orientés métier (vente et marketing, par exemple) au bénéfice du client final.
Amélioration continue : en entreprise, l’amélioration continue consiste à apporter de légères modifications pour sans cesse optimiser les processus. Dans un monde des affaires particulièrement volatil, l’amélioration continue aide votre équipe à s’adapter lorsque les circonstances externes changent.
Prise de décision axée sur les données : pour procéder à des améliorations continues, vous devez sans cesse récolter des données en vue d’analyser les performances des processus. Ces données permettent d’identifier les sources d’inefficacité et les axes d’amélioration.
Démarche d’amélioration continue : le principal objectif du TQM est l’amélioration des processus. D’autres méthodes d’amélioration des processus (Six Sigma, par exemple) visent à réduire la quantité d’irrégularités, alors que le TQM a pour objectif de limiter les inefficacités.
Ce processus d’amélioration continue porte bien des noms, le plus courant étant lean manufacturing, parfois traduit par « production au plus juste ». Définie par James P. Womack, Daniel Jones et Daniel Roos dans le livre « Le système qui va changer le monde », la méthode Lean met en lumière cinq principes clés, basés sur l’expérience des auteurs dans une usine Toyota.
Définir la valeur
Cartographier la chaîne de valeur
Créer un flux
Instaurer une méthode de régulation
Rechercher une amélioration continue
Le processus d’amélioration continue trouve son origine dans la philosophie du Kaizen (en japonais: “changement vers le meilleur”) qui repose sur la conviction que notre vie doit être jalonnée de petites améliorations continues si nous voulons nous épanouir chaque jour davantage.
Ce même concept peut s’appliquer au monde du travail : tant que vous procédez à des améliorations, votre entreprise peut gagner en performance. L’amélioration continue Kaizen consiste à renforcer les activités à forte valeur ajoutée et à éliminer les sources de gaspillage.
Le Kaizen a pour objectif d’éliminer trois maux :
Muda (gaspillage) : activité qui consomme des ressources sans aucune valeur ajoutée.
Mura (irrégularité) : surproduction qui donne lieu à du gaspillage (produits en surplus, par exemple)
Muri (surcharge) : pression excessive sur les ressources (équipements usagés ou employés surexploités, par exemple).
Le cycle PDCA est une stratégie de résolution de problèmes interactive qui consiste à améliorer les processus et à mettre en œuvre des changements. Le cycle PDCA a été créé par Walter Shewhart, qui a suivi une démarche scientifique pour définir le contrôle qualité d’un point de vue économique. La thèse de Shewhart a par la suite été développée par W. Edwards Deming, qui s’est cette fois appuyé sur une démarche scientifique non seulement pour le contrôle qualité, mais aussi pour le processus d’amélioration continue.
Le PDCA est composé de quatre étapes principales :
Planifier (Plan) : choisir le problème que vous souhaitez résoudre et élaborer un plan pour y parvenir.
Développer ou réaliser (Do) : tester et mettre en œuvre le plan à petite échelle.
Contrôler (Check) : analyser les tests effectués pendant la phase de réalisation.
Agir ou ajuster (Act) : après avoir vérifié les résultats du test, décider si vous voulez ou non adopter le changement à grande échelle.
La méthode PDCA est un cycle d’amélioration. L’idée est de répéter ces étapes jusqu’à ce que votre équipe obtienne le résultat voulu.
[A lire] Comment améliorer votre gestion de produit avec le Product Lifecycle Management (PLM)?La méthode des cinq pourquoi est une technique d’amélioration des processus utilisée pour identifier la cause racine d’un problème. La théorie est très simple : rassemblez un groupe de parties prenantes impliquées dans un échec, et posez-vous la question « Pourquoi ? » cinq fois d’affilée pour identifier la cause racine. Cette méthode vise à cerner les problèmes liés à un processus. Les erreurs humaines ne sont pas concernées.
Exemple :
Problème : le nombre de réclamations de clients pour cause de produits endommagés a augmenté.
« Pourquoi ces produits ont-ils été endommagés ? » Car leur emballage ne les protégeait pas suffisamment.
« Pourquoi l’emballage des produits ne les protégeait-il pas suffisamment ? » Car l’équipe responsable du contrôle des emballages n’a pas mené des tests de résistance assez poussés.
« Pourquoi l’équipe n’a-t-elle pas mené de tests plus poussés sur les emballages ? » Car d’après le processus standard actuel, les tests indiqués étaient suffisants.
« Pourquoi le processus standard actuel indique-t-il que ces tests sont suffisants ? » Car ce processus a été créé pour un autre article, pas pour ce produit-là.
« Pourquoi n’y a-t-il pas de nouveau processus pour ce produit ? » Car le modèle de projet pour le lancement de nouveaux produits n’inclut pas de tests de résistance des emballages.
Dans cet exemple, on constate que l’équipe a posé la question « Pourquoi ? » jusqu’à ce qu’elle identifie l’erreur à résoudre. Ici, il s’agit d’ajouter une étape de test de la résistance des nouveaux emballages dans le modèle de lancement de produit. Lorsque vous travaillez avec des parties prenantes sur ce type de processus, il est important d’identifier les problèmes et de définir ensemble les étapes à suivre pour améliorer la production.
La Gestion des processus métier (Business Process Management ou BPM) consiste à analyser et améliorer les processus métier. Un peu comme un être vivant, une entreprise se développe et change au fil du temps. Par exemple, il se peut que votre équipe ait mis en place des processus qui fonctionnaient quand elle ne comptait que quelques personnes. Cependant, au fur et à mesure que votre équipe s’agrandit, ces processus risquent de ne pas suffisamment évoluer pour vous permettre une efficacité optimale.
La plupart du temps, la gestion des processus métier aide les équipes à identifier les obstacles, les façons d’automatiser le travail manuel et les stratégies pour résoudre les problèmes d’efficacité. La gestion des processus métier comporte cinq étapes clés :
Analyse : étudiez vos processus actuels et schématisez-les de bout en bout. C’est ce qu’on appelle le mappage de processus.
Établissement d’un modèle : établissez un modèle du processus idéal. Vous avez en principe identifié les étapes inefficientes au cours de la phase d’analyse. Vous pouvez donc définir le processus de résolution dans cette étape.
Mise en œuvre : mettez votre modèle en application. Pendant cette étape, définissez des indicateurs de réussite afin d’évaluer si les modifications que vous avez apportées sont efficaces.
Surveillance : décidez si votre projet est réussi ou non. Les indicateurs de réussite que vous avez définis au cours de la troisième étape s’améliorent-ils ?
Optimisation : au fur et à mesure que le processus évolue, continuez à rechercher les éventuelles inefficacités et à les résoudre au fil de l’eau.
Méthode | Origine | Objectif principal | Points forts | Secteurs clés |
Kaizen | Japon (Toyota) | Petites améliorations continues | Implication de tous, “petits pas” | Industrie, services |
Lean management | Japon (Toyota) | Réduction du gaspillage | Chasse au muda/mura/muri, flux | Production, logistique |
Six Sigma | USA (Motorola) | Réduction des défauts | Démarche statistique, DMAIC | Industrie, santé |
PDCA / Roue de Deming | USA/Japon | Cycle d’amélioration continue | Simple, visuel, amélioration itérative | Tous secteurs |
TQM | Japon/USA | Management global de la qualité | Culture qualité, implication globale | Supply, service client |
5S | Japon | Organisation et propreté | Actions rapides, terrain (gemba) | Ateliers, bureaux |
BPM | USA | Automatisation des processus | Digitalisation, pilotage KPI | Entreprises de croissance |
L’intelligence artificielle s’inscrit désormais dans la réalité du pilotage des démarches d’amélioration continue. De nombreuses équipes s’en servent pour aller plus vite dans l’analyse des données ou le suivi de leurs indicateurs. Les bénéfices sont concrets : moins de temps passé sur les tâches répétitives, et davantage sur les ajustements qui comptent vraiment.
Chez Asana, l’IA s’intègre dans les outils du quotidien, sans remplacer l’expérience métier. Elle aide à repérer plus tôt les points de friction ou les axes d’optimisation, sans jamais se substituer au regard humain. C’est un appui : il renforce la capacité des équipes à structurer leurs plans d’action et à avancer, étape par étape, vers l’excellence opérationnelle.
Gérer les processus avec AsanaComment choisir une méthode d’amélioration continue adaptée ? | Tout dépend de votre contexte. Certaines équipes préfèrent commencer par la méthode Kaizen, qui encourage de petits changements réguliers. D’autres s’orientent vers le Lean management pour traiter un problème de gaspillage, ou vers Six Sigma lorsque la priorité est la qualité. L’essentiel est d’analyser vos besoins, puis d’expérimenter. |
En quoi la roue de Deming peut-elle aider concrètement ? | La roue de Deming (ou cycle PDCA) est un outil simple mais puissant. Elle sert à avancer étape par étape : réfléchir à une solution, la tester, vérifier les effets, puis ajuster. Ce cycle peut sembler basique, mais il aide souvent à ne pas brûler les étapes. Beaucoup d’équipes l’utilisent pour structurer leur progression, que ce soit sur le terrain ou dans la gestion de projet. |
Quels outils utiliser pour suivre une démarche d’amélioration continue ? | Il n’y a pas de solution unique. Beaucoup combinent les tableaux Kanban avec des modèles de plans d’action, parfois même de simples fichiers partagés. D’autres optent pour une plateforme collaborative comme Asana, qui centralise le suivi des actions et des indicateurs. L’important reste la clarté : chacun doit pouvoir suivre l’avancée du projet. |
Pourquoi l’implication des équipes est-elle si importante ? | Un projet d’amélioration continue fonctionne rarement s’il est mené “d’en haut”. Quand les personnes concernées participent à l’identification des problèmes, puis à la recherche de solutions, l’adhésion est plus forte et les résultats plus durables. |