Le petit guide des tableaux de bord d’entreprise : 10 astuces et avantages

Depuis des décennies, les organisations du monde entier s’appuient sur des données pour résoudre certaines des problématiques les plus urgentes de la planète. Le jour où les astronautes de la mission Apollo 13 ont communiqué par radio avec le centre de contrôle de la NASA (« Houston, nous avons un problème »), le Centre spatial Johnson a rapidement recueilli, puis utilisé les données communiquées pour élaborer un plan de sauvetage.

Il existe de multiples façons de consulter des données en temps réel. Quand les organisations peuvent visualiser les données en un seul et même endroit, les dirigeants analysent ces dernières plus aisément, avant de prendre les décisions concrètes qui s’imposent. Dans ce guide, nous commencerons par préciser en quoi consiste un tableau de bord d’entreprise et dans quelle mesure cet outil de reporting peut s’avérer utile pour votre structure. Nous vous donnerons également quelques astuces pour créer votre propre tableau de bord et en tirer de nombreux avantages.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord d’entreprise ?

Un tableau de bord d’entreprise est une interface informatique personnalisée qui représente graphiquement les données de votre entreprise, de manière organisée. Vous pouvez vous servir des données récoltées pour gérer vos objectifs d’équipe, apporter des améliorations, repérer les tendances, effectuer des estimations, etc. Présenter les données les plus importantes de votre entreprise en temps réel sur un tableau de bord d’entreprise facilite la prise de décisions stratégiques, sans nul besoin de mener des recherches supplémentaires et superflues.

Un tableau de bord de ce type présente les caractéristiques suivantes :

• Une représentation graphique facile à consulter

• Des indicateurs personnalisables en fonction de vos besoins

• Des données collectées à partir de multiples sources et services

• Une structure idéale pour accéder aux données les plus récentes

Les tableaux de bord d’entreprise sont censés fournir les données les plus pertinentes pour et à propos de votre organisation, sans délai. Ces informations peuvent inclure vos indicateurs clés de performance (ICP), ainsi que toute mesure qui rend compte de l’état de santé de votre organisation.

Les différents types de tableaux de bord d’entreprise

Il en existe quatre principaux types ; ils varient en fonction des informations que vous choisissez d’afficher sur votre tableau de bord et de la manière dont vous envisagez de vous servir des données recueillies.

Découvrons ces quatre types de tableaux de bord plus en détail :

1. Stratégiques : se concentrent sur les stratégies déployées à long terme et comprennent généralement des indicateurs généraux. En tant que manager, vous pouvez notamment renseigner l’évolution du nombre de clients ou du chiffre d’affaires de l’entreprise d’une année sur l’autre.

2. Analytiques : regroupent de nombreuses informations. Les analystes s’y appuient pour repérer les tendances ou effectuer des estimations. Ce type d’outils est capable de proposer un historique des données financières clés ou du taux de satisfaction client sur plusieurs années.

3. Opérationnels : présentent les processus opérationnels et échéances à plus court terme, notamment les budgets des projets, les dépenses totales pendant un trimestre donné ou encore le coût d’acquisition client.

4. Tactiques : employés pour suivre les performances des employés ou la réussite des projets. Ces tableaux de bord peuvent inclure un certain nombre d’indicateurs, notamment le taux de clics, le taux d’impressions, le coût d’embauche et la productivité des employés.

Certains tableaux de bord d’entreprise présentent des caractéristiques qui relèvent de plusieurs catégories. En tant que chef de projet, votre tableau de bord peut notamment inclure des indicateurs stratégiques et tactiques. Le tableau de bord d’un directeur financier regroupera plutôt des données stratégiques et analytiques.

5 astuces pour concevoir votre tableau de bord d’entreprise

Tirez parti de ces quelques conseils pour élaborer un tableau de bord d’entreprise qui répond aux besoins de votre équipe. Pour concevoir un tableau de bord utile, qui vous permette d’assumer efficacement votre rôle de leader, il vous sera indispensable de savoir déterminer quelles informations afficher et comment les présenter.

1. Identifier son public

Les indicateurs clés rassemblés sur votre tableau de bord d’entreprise vous permettront de venir en aide à un public donné au sein de votre organisation. Si vous êtes chef de projet, vos ensembles de données peuvent s’avérer utiles aux membres de votre équipe et vous aider à gérer vos projets. Avant de vous lancer dans l’élaboration de votre tableau de bord, la première étape consiste donc à définir le public auquel il devra s’adresser. Vous pourrez alors prendre les décisions les plus judicieuses et adapter votre tableau de bord à votre cible.

Pour identifier plus précisément votre cible, posez-vous ces quelques questions :

• Quels sont les objectifs de mon équipe ?

• Comment évaluer les performances de mon équipe ?

• De quelles données ai-je besoin pour renforcer le potentiel de l’équipe ou de l’entreprise ?

• Quelles données peuvent m’aider à mieux guider mon équipe ?

Lorsque votre cible est parfaitement définie et que vous êtes en mesure de répondre aux questions ci-dessus, passez à l’étape suivante : déterminez des indicateurs de réussite à suivre dans votre tableau de bord d’entreprise.

2. Établir vos ICP

Il s’agit des indicateurs de performance que vous visualiserez sur votre tableau de bord. Vous pouvez choisir de les afficher sous forme de graphiques, de tableaux ou de diagrammes. Cela étant, rappelez-vous que vos ICP (ou KPI en anglais) doivent être adaptés au public cible identifié à l’étape précédente.

Si vous êtes chef de projet de l’équipe marketing, cette dernière peut par exemple se fixer pour objectif de diversifier sa production de contenu sur tous ses canaux de diffusion. Pour que cet objectif puisse être analysé sous forme de données, suivez la méthode SMART. Ainsi, « produire 10 éléments de contenu par mois pour chaque canal (réseaux sociaux, e-mails et site Web) » constituerait la version SMART de l’objectif cité.

Dans cet exemple, votre tableau de bord inclurait les ICP suivants :

• Projets terminés triés par canal

• Projets non terminés triés par canal et par responsable

• Projets non attribués triés par canal et par priorité

• Graphique de progression par rapport aux objectifs

Vous pouvez ajouter d’autres ICP à votre tableau de bord afin de bénéficier d’une vue d’ensemble des objectifs stratégiques de votre équipe et de ceux de l’entreprise. N’hésitez pas à définir des indicateurs permettant d’évaluer les accomplissements des membres d’équipe ou la performance globale de l’entreprise en matière de marketing.

3. Personnaliser votre tableau de bord

Vos ensembles de données ne sont pas les seuls éléments à prendre en compte lors de la création de votre tableau de bord. Veillez également à ce que les visuels soient clairs et adaptés pour une expérience utilisateur optimale. Votre manière de traiter les informations peut influer sur votre prise de décision. En outre, la conception de votre tableau de bord varie en fonction de la nature des activités menées. Reportez-vous aux différents types de tableaux de bord évoqués plus haut.

Pour ne citer qu’un exemple, la conception du tableau de bord d’un analyste de données regroupera un très grand nombre d’informations. Pour les analyser et repérer les tendances, le spécialiste devra donc déterminer quelle est la meilleure façon de représenter visuellement ces informations.

4. S’appuyer sur les données pour transmettre un message clair

Les données de votre tableau de bord doivent composer un ensemble cohérent. Créer ce type d’outil ne vous sera d’aucune utilité si vous n’êtes pas en mesure de visualiser clairement vos données et d’en tirer des conclusions.

Pour revenir à l’exemple cité plus haut, vous aviez pour objectif de produire 10 éléments de contenu par mois pour chacun de vos canaux (réseaux sociaux, e-mails et site Web). Pour parvenir à vos fins, votre tableau de bord devra donc répondre aux questions suivantes :

• Combien de projets ont été accomplis et pour quels canaux de communication ?

• Combien de projets sont en cours et pour quels canaux de communication ?

• À quels projets en cours accorder la priorité ?

• Qui est responsable de l’achèvement des projets en cours ?

• Quel est l’état d’avancement de l’équipe par rapport aux objectifs fixés ?

Peu importe qui consulte votre tableau de bord : chacun doit être en mesure de répondre à ces questions grâce aux données fournies.

5. Recourir à un logiciel de génération de rapports

Les logiciels de génération de rapports sont parfaits pour automatiser votre tableau de bord et afficher des analyses de données en temps réel. Certains outils de génération de rapports apportent des informations plus ciblées, par exemple sur le SEO ou le trafic sur votre site Web. Par ailleurs, les outils de reporting regroupent le plus souvent des données de tous types afin de générer des rapports communs. Adoptez un logiciel de génération de rapports pour créer un tableau de bord de gestion qui vous permette de suivre l’état d’avancement du travail au sein de votre entreprise.

5 avantages apportés par les tableaux de bord d’entreprise

Employer un tableau de bord d’entreprise présente de nombreux avantages, quel que soit le poste de gestion que vous occupez. Ces tableaux de bord sont personnalisables et vous permettent donc d’afficher une vue d’ensemble des activités de n’importe quel service, depuis le tunnel de vente jusqu’à la gestion de la relation client.

1. Recueillir des données

S’appuyer sur un tableau de bord d’entreprise vous permet de collecter des données auxquelles vous n’auriez pas pu accéder autrement, et c’est sans doute le principal avantage d’un tel outil. Les informations recueillies rendent possible l’exécution d’analyses minutieuses et, dans le cadre de la gestion de vos initiatives, vous permettent d’étayer vos décisions par des faits. Sans tableau de bord d’entreprise, difficile de mettre de l’ordre dans la masse de données qui circulent au sein de votre structure et d’en obtenir une vue d’ensemble.

2. Gagner du temps

Disposer de toutes les informations dont vous avez besoin en un seul et même endroit procure un gain de temps certain au moment de prendre des décisions commerciales importantes. En moyenne, les travailleurs de la connaissance consacrent 60 % de leur temps de travail au « work about work », c’est-à-dire à rechercher des informations et à jongler entre les différents outils, entre autres tâches d’organisation.

Par exemple, si vous devez évaluer les performances d’un employé ou déterminer le budget total dépensé sans tableau de bord, il vous faudra probablement faire le yo-yo entre les différents onglets de votre logiciel de génération de rapports. Ce type d’outils limite les tâches manuelles et vous fournit les données dont vous avez besoin en quelques instants. Le tableau de bord centralise les informations les plus pertinentes, pour une analyse rapide.

3. Évaluer la réussite d’un projet

Peu importe le type de projet entrepris, vous devez définir des indicateurs de réussite pour en évaluer les performances ; c’est là que le tableau de bord d’entreprise entre en jeu. Nous l’avons évoqué, les données de votre tableau de bord doivent transmettre un message clair ou composer un ensemble cohérent et parlant. Si vous établissez des ICP personnalisés et pertinents, vous bénéficierez d’une vue d’ensemble sur le contexte, l’état actuel et le devenir éventuel de votre projet. Tout cela, en un seul et même endroit.

4. Améliorer les performances de l’équipe projet

Votre tableau de bord d’entreprise a toutes les chances d’améliorer les performances de votre équipe, car les données donnent aux membres de cette dernière un aperçu clair de la façon dont leurs efforts contribuent à l’atteinte d’objectifs plus généraux. Si vos collègues sont en mesure d’identifier les objectifs que leur travail soutient et s’ils peuvent suivre leur progression par rapport à ces mêmes objectifs, ils seront plus motivés et impliqués.

5. Identifier les améliorations possibles

En tant que chef de projet, gardez toujours en tête deux objectifs clés : optimiser les processus d’équipe et devenir un leader plus efficace. Pour vous y aider, votre tableau de bord d’entreprise vous offre une vue d’ensemble des performances de l’équipe et de la réussite du projet, une aide bienvenue pour apporter les modifications nécessaires si des problèmes surviennent.

Concevez votre tableau de bord d’entreprise à l’aide des Rapports Asana

Appuyez-vous sur les Rapports, notre outil de reporting, pour coordonner tous vos processus d’équipe, mais également pour analyser les performances de vos collaborateurs et la réussite du projet en cours. Votre tableau de bord vous fera alors bénéficier d’une vue d’ensemble des données pertinentes pour prendre aisément des décisions judicieuses.