Modèle de gestion des ressources

Pour beaucoup, le mot « ressource » évoque les finances. Mais il peut s’agir de n’importe quel objet (grand ou petit) dont dispose votre entreprise, de vos bureaux au fichier audio brut du dernier épisode de votre podcast. Votre entreprise possède probablement de nombreux types de ressources différentes, et ce, à chaque instant. La gestion de tous ces actifs peut s’avérer compliquée si vous ne disposez pas des bons outils et systèmes pour vous accompagner dans cette démarche.

C’est là tout l’intérêt d’un modèle de gestion des ressources.

Qu’est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources correspond au processus d’organisation, de conservation et de coordination des ressources de votre entreprise. En d’autres termes, il s’agit d’un type spécifique de gestion de projet pour vos actifs. Votre processus de gestion des ressources peut impliquer les tâches suivantes : déterminer la valeur d’une ressource, superviser son cycle de vie, trouver des moyens d’accroître sa valeur ou encore créer un inventaire des ressources.

La gestion des ressources est souvent une activité transverse qui implique de nombreux composants différents et qui fait intervenir divers rôles, services et équipes de l’entreprise. Ainsi, rien d’inhabituel à voir le directeur financier, le chef d’équipe et certains collaborateurs individuels participer à un même projet de gestion des ressources financières.

Les différents types de gestion des ressources

La gestion des ressources financières ne constitue que l’un des types de gestion des ressources. Voici d’autres exemples :

• Gestion des ressources numériques : gestion de fichiers, services ou produits numériques (par ex. : fichiers multimédias ou blog d’entreprise).

• Gestion des actifs fixes : gestion des biens corporels ou incorporels de l’entreprise, c’est-à-dire des ressources qui ne peuvent pas être rapidement converties en liquidités (par ex. : la plomberie de vos bureaux).

• Gestion des ressources informatiques : gestion du matériel et des logiciels de l’entreprise (par ex. : abonnements aux logiciels Microsoft et stockage en ligne).

• Gestion des ressources d’entreprise : gestion de l’infrastructure physique de l’entreprise (par ex. : entretien des machines ou des véhicules d’entreprise).

• Gestion des ressources financières : gestion des ressources financières (par ex. : actions et investissements immobiliers).

Qu’est-ce qu’un modèle de gestion des ressources ?

Un modèle de gestion des ressources illustre votre processus de gestion des ressources à travers un ensemble clair d’étapes que les membres de votre équipe et autres collègues doivent suivre. Vous réduisez ainsi les sources de confusion et obtenez des résultats plus cohérents.

Imaginons que vous soyez chargé du suivi mensuel de l’utilisation des voitures de fonction. Votre processus de gestion des ressources doit passer par une première étape essentielle : étudier les données relatives à la fréquence d’utilisation des voitures par les employés au cours d’un mois donné. Vous pouvez enregistrer cette tâche (et d’autres étapes clés) dans votre modèle. Ainsi, si un collaborateur gère les ressources en votre absence, il connaîtra exactement la marche à suivre.

Les avantages d’un modèle de gestion des ressources

Au sein d’une petite structure, d’une startup ou même d’une grande entreprise, la mise en place d’un modèle de gestion des ressources vous aidera à organiser vos ressources et à coordonner les équipes qui en sont responsables. En effet, votre modèle de gestion des ressources :

• Optimise le suivi des ressources : si vous connaissez celles dont vous disposez et leur emplacement, vous risquez moins de les perdre de vue.

• Coordonne les tâches interfonctionnelles : l’utilisation d’un modèle garantit une gestion identique des ressources par toutes les équipes et tous les services.

• Améliore la transparence : les parties prenantes ont accès aux informations concernant la gestion des ressources, ce qui est particulièrement utile pour les hauts dirigeants ou pour travailler avec des clients.

Il convient de noter que tous les modèles de gestion des ressources ne sont pas égaux. Si vous concevez votre modèle dans un outil de gestion de projet, celui-ci devient dynamique. Vous pouvez facilement mettre à jour, partager et dupliquer les informations selon les besoins. Cela vous offre davantage de possibilités par rapport à un simple modèle sous forme de feuille de calcul Excel, qu’il vous faut mettre à jour manuellement à chaque modification (changement de valeur de vos ressources, nouvelle acquisition, etc.)

Qui peut utiliser un modèle de gestion des ressources ?

Tout le monde peut créer et utiliser un modèle de gestion des ressources, mais cela est particulièrement utile pour certaines entreprises, équipes et industries.

Voici certains secteurs ou services qui gagneraient beaucoup à utiliser un modèle pour leur processus de gestion des ressources, accompagnés d’exemples pour en illustrer l’utilisation :

• Équipes informatiques : lorsque des collègues sollicitent des produits ou des services auprès des équipes informatiques, l’utilisation d’un modèle de gestion des ressources numériques permet de trier et de satisfaire ces demandes. Prenons l’exemple de la distribution de licences de logiciel : vous pouvez concevoir un modèle de gestion des ressources pour recevoir automatiquement les nouvelles demandes de licence, les attribuer à un membre de l’équipe chargé de les délivrer et de remettre la nouvelle licence de logiciel au demandeur.

• Production industrielle : utilisez votre modèle pour rationaliser votre système de gestion des ressources, y compris le suivi de votre inventaire de ressources et la coordination de la production de ressources à travers les différents services.

• Ressources humaines : tout comme les services informatiques, les équipes RH peuvent utiliser un modèle de gestion des ressources numériques pour coordonner les services professionnels destinés aux employés.

Utilisation d’un modèle de gestion des ressources

La gestion des ressources n’est pas régie par des règles strictes. Les ressources peuvent être très diverses et votre entreprise aura très certainement ses propres préférences pour leur gestion. Cela signifie qu’il vous faut un modèle flexible et facile à utiliser, ou bien, plus probablement, plusieurs modèles.

Mais comment créer, enregistrer et utiliser un modèle pour toutes ces différentes fonctions ? Que faire si vous avez besoin de modèles différents pour gérer les ressources numériques, durables et informatiques ? La réponse est toute trouvée : utilisez un logiciel de gestion du travail pour créer votre modèle de gestion des ressources. Une fois votre modèle numérique créé, vous pouvez l’utiliser pour coordonner tous les éléments relatifs aux ressources (connecter vos plans de gestion des risques, intégrer vos systèmes de gestion des ressources et créer des feuilles de route précises pour préciser comment utiliser et valoriser vos ressources).

Vous pouvez créer différents types de modèles de gestion des ressources. Par exemple :

• Modèles de suivi des ressources

• Modèles d’inventaire des ressources

• Modèles de processus de gestion des ressources

• Modèles de gestion des ressources pour des types de ressources spécifiques (Ex. : modèles de gestion des ressources numériques, financières ou d’entreprise)

Quel que soit le type de modèle de gestion des ressources que vous créez, voici quelques sections utiles à inclure :

• Les dates : indiquez la date d’achat, de production ou de distribution pour simplifier le suivi de vos ressources.

• Le responsable : à qui s’adresser pour toute question ou mise à jour concernant cette ressource ?

• Le type de ressource : si votre entreprise ou votre équipe gère différents types de biens, vous pouvez les classer ici. Certains actifs peuvent être confondus (par ex. : un abonnement à un logiciel peut être considéré comme une ressource informatique ou numérique). Clarifier le type de ressource dans votre modèle réduit tout risque de confusion.

• La priorité : dans quelle mesure est-il important de traiter cette ressource ? Cette section permet de signaler aux parties prenantes et aux membres de l’équipe les ressources prioritaires pour l’entreprise.

• Le statut : cette ressource est-elle actuellement traitée par un membre de l’équipe ? Informez les parties prenantes du statut de chaque ressource, pour que ces dernières ne passent plus leur temps à se demander si tout est sous contrôle.

• Détails spécifiques concernant la ressource : selon le type de ressource, vous pouvez inclure des détails supplémentaires (par ex. : le prix d’achat, les revenus générés et les bénéfices potentiels s’il s’agit de votre patrimoine immobilier).

Quelles intégrations et applications utiliser avec votre modèle ?

Asana propose de nombreuses fonctionnalités et intégrations d’applications à utiliser avec votre modèle de gestion des ressources.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (Ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Approbations : dans certaines situations, vous n’avez pas seulement besoin d’accomplir une tâche, mais aussi de savoir si un livrable est approuvé ou non. Les approbations sont un type de tâche sur Asana dont les options visent à « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » la tâche en question. Le responsable reçoit ainsi des instructions claires sur les actions à entreprendre et sur l’approbation ou non de son travail.

Applications recommandées

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Adobe Creative Cloud : les équipes créatives donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles peuvent se concentrer sur la conception. Avec l’intégration Asana pour Adobe Creative Cloud, les équipes de création et de design peuvent facilement accéder aux informations dont elles ont besoin pour bien démarrer, obtenir le feedback des réviseurs et des approbateurs, et livrer les ressources finales. Le tout, sans quitter Photoshop, Illustrator ou InDesign. Affichez les nouvelles tâches, partagez des designs, intégrez des liens de partage Adobe XD et prenez en compte le feedback communiqué sur Asana... tout cela, sans quitter Adobe Creative Cloud.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

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