Quelques conseils pour aider votre entreprise à lutter contre le travail en vase clos

Portrait du contributeur – Sarah LaoyanSarah Laoyan26 novembre 20227 min de lecture
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Résumé

Lorsque des équipes travaillent en vase clos (en silos), les informations circulent mal et les collaborateurs des différents services travaillent donc de manière isolée. Dans cet article, nous allons aborder différentes façons d’organiser votre équipe afin d’éviter la formation de silos.

Les entreprises sont généralement décomposées en équipe, chacune disposant de ses propres fonctions. C’est ce qu’on appelle une structure organisationnelle. Ce n’est pas nécessairement un problème, mais sans les outils et les intégrations appropriés, une telle structure peut favoriser le cloisonnement des informations. Si de trop nombreux silos se créent, ils peuvent entraîner des problèmes de communication, sans que ceux-ci constituent pour autant une tare pour l’entreprise.

Qu’est-ce que le travail en vase clos en entreprise ?

En entreprise, il arrive qu’une équipe, un service ou un groupe de collaborateurs travaille en silo, c’est-à-dire de manière isolée. Résultat, la circulation des informations entre les services de votre entreprise se complexifie. Il peut s’agir d’une volonté revendiquée, comme d’un phénomène involontaire. En entreprise, les silos se développent habituellement en raison des processus uniques créés par les différentes équipes et des outils spécifiques qu’elles utilisent pour accomplir leur travail. Par exemple, les processus respectifs de vos équipes d’ingénierie et marketing diffèrent et, malgré elles, ces équipes finissent par travailler de manière isolée, chacune de leur côté.

Parfois, ce sont les individus eux-mêmes qui se retrouvent isolés. Lorsqu’un membre d’une organisation détient des informations essentielles concernant une équipe ou une organisation, cela peut contribuer à une mentalité de silo (ou de cloisonnement). Ce phénomène se caractérise par un manque de partage des connaissances entre les individus ou les équipes, ce qui peut entraîner des problèmes de communication et rendre la collaboration difficile. La plupart du temps, les individus ne cloisonnent pas intentionnellement les informations, mais cette situation survient souvent quand de petites équipes commencent à se développer. Dans ce cas, le collaborateur le plus expérimenté de l’équipe peut commencer à cloisonner les informations en l’absence de processus standardisés et documentés.

En entreprise, ces silos peuvent survenir de diverses manières, parfois intentionnellement, parfois non. Voici quelques exemples courants :

  • Silos entre les services : il s’agit du cloisonnement d’un service par rapport à un autre. C’est le cloisonnement le plus courant en entreprise, car cette dernière est généralement structurée selon les fonctions de chaque équipe.

  • Silos hiérarchiques : un cloisonnement qui apparaît lorsque des individus ou équipes dissimulent une stratégie, des objectifs ou d’autres informations importantes aux membres de l’équipe dont le poste est supérieur ou inférieur au leur.

  • Silos géographiques : un phénomène constaté lorsque les équipes travaillent de manière isolée dans différents sites. Les personnes travaillant ensemble dans le même bureau sont susceptibles de partager des informations à leurs collègues en direct ou ponctuellement, tout en oubliant de les transmettre aux collaborateurs se trouvant dans des lieux différents.

  • Silos horaires : pour les équipes qui travaillent par roulement ou à des heures différentes, on constate parfois un cloisonnement des informations entre les équipes. Une nouvelle information peut être transmise aux membres de l’équipe de jour, mais pas à ceux de l’équipe de nuit.

Le travail en vase clos peut-il présenter des avantages pour l’entreprise ?

Les silos ne constituent pas nécessairement un problème pour les entreprises. En effet, il est important de structurer les différents services. Un cloisonnement savamment maîtrisé qui ne vous empêche ni de communiquer efficacement ni d’optimiser vos pratiques de travail peut contribuer à une culture d’entreprise positive.

Néanmoins, ce phénomène peut être aggravé par des luttes de pouvoir, une vision peu claire et un manque de communication. Cette situation peut se traduire par une diminution des interactions entre les équipes concernées, une duplication du travail et une réticence au changement. Si tel est le cas, il est important de décloisonner l’information et de rétablir une communication interéquipes saine.

En finir avec le cloisonnement des informations : optimiser votre structure organisationnelle pour renforcer la collaboration interéquipes

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Quelles sont les causes du travail en vase clos en entreprise ?

Il y a plusieurs raisons pouvant expliquer la création de silos. Voici quelques exemples illustrant leur origine, accompagnés de solutions permettant de décloisonner l’information afin d’encourager la collaboration au travail :

Une mentalité de silo dans le leadership

Les chefs d’équipe qui adoptent une mentalité de silo peuvent la transmettre à leurs subordonnés. En effet, montrer l’exemple est une bonne chose et peut entraîner un effet boule de neige. Or, cela porte parfois à conséquence, par exemple lorsque le chef d’équipe porte un jugement négatif sur une certaine équipe. Ses subordonnés peuvent rapidement se ranger derrière lui. Cette attitude favorise une concurrence inutile, les malentendus et participe à la création d’un environnement de travail hostile.

Comment y remédier ? Dans le cadre de votre travail avec des équipes de directions, veillez à établir des objectifs clairs pour l’ensemble de l’entreprise. Les responsables auront ainsi une idée précise de l’objectif final et de la manière dont le travail de leurs équipes contribue à l’atteinte d’objectifs clés pour l’entreprise. Ainsi, il est plus facile de comprendre la responsabilité de chaque équipe au sein d’un travail global et la raison pour laquelle elles doivent œuvrer de concert. L’accent est mis sur l’accomplissement d’un objectif plus large plutôt que sur la compétition entre les équipes.

Une absence de processus définis dans la collaboration interéquipes

Sans outils centralisés, chaque équipe adopte ses propres outils et processus pour accomplir son travail. Cette approche convient parfaitement au travail interne au sein d’un service spécifique, mais peut être problématique pour la collaboration interéquipes. Les équipes externes ne disposent pas nécessairement des mêmes processus, ce qui peut contribuer à un cloisonnement des informations.

Sans une plateforme de gestion centralisée, les équipes interfonctionnelles n’ont aucun moyen de partager des informations ou de communiquer avec leurs collègues. Elles perdent ainsi des informations en raison des différentes plateformes et des erreurs de communication. Cela peut entraîner des échéances manquées, la perte de documents et un travail en double.

Comment y remédier ? Instaurez un système centralisé grâce à une plateforme de gestion du travail. Si votre équipe ne dispose actuellement d’aucun processus de communication, veillez à appliquer les bonnes pratiques en matière de conduite du changement pour vous assurer que tous les membres de votre organisation comprennent comment utiliser cette plateforme. Une fois votre plateforme de gestion du travail mise en œuvre, veillez à inclure une formation portant sur son utilisation lors de l’intégration des nouveaux employés. Cela vous permettra de définir vos attentes en matière de communication et de collaboration interéquipes.

Une motivation exclusivement extrinsèque

La mise en place de primes est un moyen courant d’encourager les membres d’une équipe à poursuivre un objectif commun. Toutefois, si le travail encouragé par ce facteur de motivation ne correspond pas aux objectifs de l’entreprise, les membres de l’équipe pourraient bien y contribuer uniquement pour obtenir une prime.

Prenons l’exemple suivant : un responsable instaure une prime pour une équipe marketing. Le chef d’équipe explique à ses collaborateurs qu’ils recevront un petit bonus pour chaque inscription à un webinaire spécifique. Bien que cela semble être un bon moyen d’encourager les nouvelles inscriptions, les membres de l’équipe risquent d’inciter autant de personnes que possible à s’inscrire au webinaire indépendamment de leurs qualifications, ce qui n’était pas le but premier derrière l’organisation de cet événement. Ce type de motivation extrinsèque n’est pas nécessairement un problème, mais ne doit pas constituer la seule et unique source de motivation de votre équipe.

Comment y remédier ? Si vous optez pour une forme de motivation extrinsèque, comme une prime, veillez à donner des consignes précises à vos subordonnés pour que la démarche réponde aux objectifs généraux de l’entreprise. Il est également important d’encourager la motivation intrinsèque chez chacun des membres de votre équipe. Ainsi, si certains manifestent un intérêt pour un projet ou une activité spécifique, veillez à stimuler cette curiosité et à les encourager.

Des objectifs isolés

Faute d’objectif commun, une équipe part à la dérive, comme un bateau en pleine mer sans aucune balise de repérage. Sans un objectif commun, les différents services élaborent des stratégies individuelles sans collaborer avec les autres équipes. Ce manque de réflexion globale entraîne une duplication des tâches, des processus inefficaces et contribue à la création d’un environnement de travail désorganisé.

Comment y remédier ? Établissez des objectifs d’équipe et expliquez clairement comment ils contribuent aux objectifs généraux de l’entreprise. La meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser des outils de collaboration qui font le lien entre le travail effectué par votre équipe et les objectifs de l’entreprise.

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5 astuces pour aider votre entreprise à lutter contre le travail en vase clos

Voici quelques conseils à suivre pour aider votre entreprise à éviter le cloisonnement des informations et encourager la communication interfonctionnelle :

1. Communiquez en toute transparence

L’un des meilleurs moyens d’éliminer le travail en vase clos est tout simplement de communiquer clairement. Idéalement, l’équipe de direction doit montrer l’exemple à l’ensemble de l’entreprise, notamment dans les domaines suivants : circulation des informations, collaboration entre les équipes et participation à la culture d’entreprise. Le tout, afin de travailler à l’atteinte des objectifs fixés. Si l’équipe de direction montre l’exemple, ses subordonnés imiteront son comportement. Ainsi, un plus grand nombre de collaborateurs communiquera efficacement au sein de votre organisation et vos résultats n’en seront que meilleurs.

2. Encouragez la collaboration interfonctionnelle régulière

Si vous souhaitez que votre équipe soit à l’aise pour travailler et nouer des liens avec d’autres équipes, veillez à ce qu’elle ait l’occasion de le faire. Mettez en place des équipes tigres interfonctionnelles pour des projets spécifiques ou communiquez régulièrement avec des partenaires interfonctionnels pour vous assurer de maintenir des liens solides. Établissez de bonnes pratiques en matière de communication entre les services et posez les bases d’un partenariat durable.

3. Mettez en place une plateforme de gestion cohérente

L’une des façons les plus simples de veiller à ce que vos différentes équipes partagent des informations est de mettre en place une plateforme de gestion centralisée. En effet, si chacun a accès aux différents travaux sur lesquels travaillent les équipes interfonctionnelles, les silos ont bien plus de mal à se former. Ce type de transparence facilite la collaboration interéquipes et l’élaboration de stratégies de travail communes.

4. Reliez les tâches à des objectifs mesurables

Nous ne saurions que vous conseiller de définir des objectifs ; mieux encore, fixez des objectifs que votre équipe peut réellement atteindre. Veillez à utiliser des techniques de définition des objectifs, comme la méthode SMART ou les OKR (objectifs et résultats clés). Les chefs d’équipe qui collaborent pourront ainsi créer des stratégies complémentaires et éviter toute duplication des tâches. Une fois vos objectifs fixés, veillez à ce que le travail de votre équipe participe à l’atteinte de ces objectifs mesurables. En reliant directement le travail de votre équipe à ces derniers, chacun comprendra mieux l’importance de son travail personnel.

5. Instaurez un système d’équilibre des pouvoirs

La prise de décision ne doit pas être du ressort d’une seule équipe. Établissez un système d’équilibre des pouvoirs pour les équipes qui travaillent souvent ensemble, afin qu’il n’y ait pas de monopole sur la prise de décision. Il arrive parfois, bien que cela ne soit pas courant, qu’une équipe prenne le dessus sur une autre si elle dispose de plus de ressources ou si les enjeux sont plus importants pour elle. Pour s’assurer de la participation de tous les collaborateurs, quelle que soit l’équipe à laquelle ils appartiennent, il est possible de s’appuyer sur des stratégies de prise de décision de groupe.

Éliminez le travail en vase clos pour accroître la productivité

Encouragez la collaboration interfonctionnelle et optimisez votre structure organisationnelle pour faciliter la coordination des équipes. Ainsi, ces dernières ne s’attarderont plus sur les tâches redondantes et la gestion des relations interpersonnelles entre leurs membres, mais plutôt sur les tâches qualifiées nécessaires pour atteindre leurs objectifs.

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