6 astuces pour décloisonner l’information

Les initiatives commerciales les plus importantes sont les projets interfonctionnels qui impliquent différents services. Cependant, la collaboration entre ces services est souvent mise à mal par des silos involontaires. Lorsque chaque équipe dispose de ses propres outils et systèmes, les membres des différents services éprouvent souvent des difficultés à savoir dans quel environnement collaborer et selon quelle méthode.

Pour travailler de manière plus efficace et plus agile, les services doivent réfléchir en permanence à la manière dont ils peuvent collaborer avec d’autres équipes et éviter de travailler de manière isolée.

En quoi consiste le cloisonnement des informations en entreprise ?

On parle de silo ou cloisonnement lorsqu’une partie de votre activité est isolée des autres. Les silos se forment souvent d’eux-mêmes à mesure que les équipes développent chacune leurs propres processus. Les informations sont stockées de diverses manières dans différents services et l’accès à ces données peut alors s’avérer difficile pour les personnes extérieures à ce service.

Toutefois, vous pouvez limiter le travail en vase clos en encourageant la collaboration au sein de votre entreprise et en définissant des normes de communication pour vos collaborateurs.

En finir avec le cloisonnement des informations : optimiser votre structure organisationnelle pour renforcer la collaboration interéquipes

Dans ce guide numérique, vous découvrirez comment structurer votre organisation pour éviter tout cloisonnement des informations, accélérer le travail et collaborer efficacement pour faire face au changement.

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Pourquoi finissons-nous par travailler en vase clos ?

Les silos sont généralement créés par des outils et non des personnes. La plupart des outils sont organisés selon un système appelé « modèle de données par conteneurs » qui détermine la manière dont l’outil organise et stocke les informations. Il s’agit généralement de dispositifs qui nous forcent à organiser les informations sur la base de relations un-à-un.

Dans un modèle de données par conteneurs, les informations ne circulent qu’à un seul endroit et il incombe à chaque membre de l’équipe de trouver où se trouve cet endroit. Bien que le modèle de données par conteneurs soit la manière la plus courante d’organiser et de stocker les informations, il n’est pas du tout adapté à la collaboration interfonctionnelle. En effet, le travail ne repose pas sur une relation un-à-un, mais plutôt sur une relation un-à-plusieurs. Cela signifie que, dans le cadre d’une collaboration interfonctionnelle, une même information peut atteindre plusieurs équipes ayant des objectifs différents dans le cadre d’une multitude de projets.

Les signes avant-coureurs des silos

Vous avez remarqué des malentendus et des allers-retours incessants entre vos équipes ? Ce sont peut-être les signes d’un problème plus important. Si vous n’y prenez pas garde, le cloisonnement peut être à l’origine de difficultés de plus en plus sérieuses, par exemple :

• Des mises à jour de statut et réunions inutiles : lorsque les équipes n’ont pas accès aux informations dont elles ont besoin, elles doivent sans cesse échanger avec leurs collègues pour les obtenir. Par conséquent, les réunions sont plus fréquentes et les membres de votre équipe ont moins de temps à consacrer au travail réellement important qui permet d’atteindre les objectifs de l’entreprise.

• Des tâches redondantes : si les équipes interfonctionnelles ne communiquent pas efficacement entre elles, il peut arriver que deux équipes fassent le même travail. Il s’agit d’une perte de temps, d’une perte d’énergie et de ressources qui génèrent une perte d’argent considérable.

• La concurrence interéquipes : alors que les compétitions amicales entre collègues peuvent augmenter la productivité dans certains cas, les compétitions inutiles peuvent quant à elles conduire à des tensions et des conflits entre les équipes, pour finir par créer un environnement de travail hostile.

• Des bases instables : si les obstacles récurrents sont dus à des processus d’équipe individuels, il est fort probable que les silos entre les services soient à l’origine de ce problème. Pour faire évoluer les processus, les équipes doivent collaborer de façon interfonctionnelle et se soutenir mutuellement. En somme, elles doivent partager la même vision d’une initiative donnée.

6 méthodes pour décloisonner l’information

Pour décloisonner l’information, vous devez mettre en place une collaboration interfonctionnelle plus efficace. Découvrez six stratégies pour éviter de travailler en vase clos et encourager la collaboration interéquipes.

1. Adoptez des modes de communication transparents

Si chaque équipe utilise son propre logiciel, et ce, au sein d’un modèle de données par conteneurs en prime, la communication interéquipes relève presque de l’impossible.

La première étape consiste à développer des modes de communication transparents dans toute l’entreprise. En adoptant des technologies standardisées ou des outils d’entreprise intégrés dans tous les services, vous vous assurez que les membres de l’équipe savent où et comment communiquer efficacement.

Si ce n’est déjà fait, envisagez de déployer une technologie de communication transparente à l’échelle de l’entreprise. Utilisez la conduite du changement pour former votre équipe aux bonnes pratiques et à la manière de les appliquer efficacement au sein de votre entreprise.

Grâce à un outil centralisé qui documente les décisions importantes et les données du projet, les membres de l’équipe peuvent accéder rapidement aux informations lorsqu’ils travaillent sur des projets. Que vous introduisiez une toute nouvelle technologie ou que vous standardisiez les processus avec des outils existants, assurez-vous que les membres de votre équipe savent où trouver les informations importantes et comment les partager avec les autres membres de l’équipe si nécessaire. En créant des processus pour les conversations en direct et pour les communications asynchrones, vous pouvez réduire le temps des réunions et augmenter la productivité.

Recherchez également une technologie qui relie les tâches et projets individuels à des objectifs d’entreprise plus larges et plus complets. Lorsqu’elles partagent une vision commune plus large, les équipes individuelles se concentrent moins sur leurs propres tâches, mais davantage sur l’objectif global.

2. Mettez en place un système d’archive central

Lorsque chaque équipe a sa propre méthode de travail, les informations sont dispersées dans différents outils et documents. Les projets mal organisés peuvent conduire à des silos d’informations, à des malentendus et à des recherches d’informations chronophages. Pour y remédier, le plus simple est de mettre en place un système d’archive central.

En effet, cette approche permet aux équipes de se pencher sur les projets antérieurs et de voir comment les projets ont progressé, comment les problèmes ont été résolus ou comment certaines décisions ont été prises. De cette manière, elles peuvent s’inspirer des projets passés et prévenir certaines difficultés dès le départ. Commencez par créer un système d’archive central. Documentez tout type de prise de décision ou discussion concernant un projet dans ce système. Avec un outil de gestion du travail comme Asana, votre équipe gagne du temps, car ses membres n’ont plus besoin de demander des informations à d’autres personnes ou de perdre leur temps à courir après des données spécifiques de leur propre chef. Les membres de votre équipe peuvent ainsi rechercher des informations de manière indépendante et s’inspirer des projets antérieurs sans avoir à contacter les autres membres de l’équipe.

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3. Standardisez vos pratiques de communication

Créez des pratiques standard pour vos équipes, par exemple pour les réunions d’équipe, l’envoi de messages et le partage d’informations avec les autres membres de l’équipe. La compréhension entre les membres de votre équipe sera considérablement facilitée s’ils disposent tous du même cadre de communication. Commencez de préférence par développer des plans de communication pour les nouveaux projets. Un plan de communication explique comment votre équipe doit communiquer pendant la durée d’un projet et comment et quand partager les informations avec les parties prenantes. La mise en place d’un plan de communication est simple : il vous suffit de définir les méthodes de communication, de déterminer la fréquence des communications, d’identifier les principales parties prenantes et de partager votre plan de communication avec tous les membres de l’équipe.

4. Définissez la manière dont les membres des différentes équipes doivent collaborer

Certains projets (comme le lancement d’un produit) ne nécessitent d’opter pour un mode de travail interfonctionnel que de manière ponctuelle. Ces projets sont limités dans le temps et impliquent plusieurs services. Le travail en lui-même est donc interfonctionnel, mais les équipes sont souvent constituées de manière plus traditionnelle avec une circulation des informations en silos (le travail est en effet décomposé par types de tâches à effectuer avant une certaine échéance). Dans ce cas, il est particulièrement important de définir la manière dont les équipes doivent collaborer, afin de permettre à chacune de laisser définitivement à distance cette mentalité de cloisonnement.

Les équipes interfonctionnelles ont tendance à travailler sur des initiatives ou des processus à long terme. Ces équipes sont efficaces si vous avez des initiatives qui nécessitent des interactions fréquentes. Il peut s’agir d’équipes de deal desk ou de gestion des achats. Les équipes interfonctionnelles parviennent à décloisonner l’information en définissant des normes de collaboration et en établissant des processus communs.

5. Éliminez les barrières physiques, dans la mesure du possible

Si votre équipe travaille dans un bureau, pensez à retirer toutes les barrières physiques qui pourraient entraver la communication. Veillez à créer des couloirs ouverts et à offrir à vos équipes un espace de collaboration supplémentaire, au-delà des simples salles de réunion. La communication semblera ainsi plus naturelle, car vous pourrez échanger en face à face. Les membres de votre équipe s’habitueront ainsi les uns aux autres et discuteront plus librement des questions importantes liées au travail.

6. Passez plus de temps ensemble (en dehors du travail)

Les membres d’une équipe interfonctionnelle travaillent mieux ensemble s’ils parviennent à créer une vraie synergie d’équipe, ce qui passe aussi par des rencontres en dehors du travail. Déjeunez ensemble, prenez un café ou allez régulièrement faire un tour avec quelques collègues pendant les pauses. Cela renforcera les liens avec les collaborateurs en dehors de votre équipe et donc entre les services. Vous créerez ainsi un sentiment de communauté et de camaraderie au sein de votre équipe.

Décloisonner l’information, la recette pour gagner en efficacité

En encourageant la collaboration interfonctionnelle interéquipes, vous vous rapprochez de votre objectif de mise en place d’une main-d’œuvre plus efficace. Créez des opportunités pour vos collaborateurs afin qu’ils se concentrent moins sur les allers-retours entre leurs tâches et passent plus de temps sur le travail nécessaire pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

En finir avec le cloisonnement des informations : optimiser votre structure organisationnelle pour renforcer la collaboration interéquipes

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