Bewältigen Sie diese häufigen Herausforderungen beim Onboarding, um die Produktivität zu steigern
Die Daten lügen nicht – ein guter Onboarding-Prozess führt zu zufriedeneren und produktiveren Angestellten. Aber während das Onboarding die Mitarbeiterbindung um 82 % erhöhen kann, stimmen nur 12 % der Angestellten voll und ganz zu, dass ihr Unternehmen einen guten Job beim Onboarding neuer Mitarbeiter leistet.
Ein reibungsloser Onboarding-Prozess ist eine Herausforderung, daher ist es nicht verwunderlich, dass einige Unternehmen nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen. Aber das muss nicht sein. So vermeiden Sie häufige Fehler bei der Einführung und helfen jedem neuen Mitarbeiter, sich schnell zurechtzufinden.
Bringen Sie Neuzugänge schneller auf den neuesten Stand
Sorgen Sie dafür, dass die Prioritäten Ihres Teams planmäßig verfolgt werden, indem Sie die Einführung Ihrer Angestellten optimieren und Anlaufzeiten verkürzen.
1. Fehlende Standardisierung
Onboarding ist Ihre Gelegenheit, neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen, Ihre Mission und Ihre Prozesse einzuführen. Es ist eine wichtige Lernphase, und Sie möchten, dass alle Angestellten die gleiche großartige Erfahrung machen. Aber trotz der Bedeutung des Onboardings haben nur 69 % der Unternehmen ein formelles Onboarding-Programm im gesamten Unternehmen. Ohne einen robusten und standardisierten Prozess geht jeder Manager anders an das Onboarding heran, was zu Unstimmigkeiten zwischen Teams und Abteilungen führt.
Die Lösung
Erstellen Sie einen unternehmensweiten Onboarding-Prozess: Bestimmen Sie, was neue Mitarbeiter auf Unternehmensebene wissen müssen, und erstellen Sie ein strukturiertes Programm, das sie durch ihre ersten Wochen führt. Sie können beispielsweise Informationen wie Unternehmenskultur und -werte, Richtlinien, Prozesse und Teamstruktur einbeziehen.
Teilen Sie anpassbare Onboarding-Checklisten: Auch wenn jedes Team anders ist, können Sie die Kernkomponenten des Onboardings standardisieren. Sie können beispielsweise von jedem Team verlangen, dass es neue Mitarbeitende in Bezug auf berufliche Fähigkeiten, Tools, rollenspezifische Prozesse und individuelle Verantwortlichkeiten und Erwartungen schult.
Verwenden Sie Vorlagen: Mit einer Work-Management-Software wie Asana können Sie umsetzbare Onboarding-Checklisten erstellen und diese dann als Vorlage speichern, damit jeder Manager die Vorlage schnell kopieren und eine neue Checkliste erstellen kann. Mit Asana können Ihre Vorlagen Aufgaben mit Links zu relevanten Informationen und Fälligkeitsdaten enthalten. Dann können Sie sie sich selbst, der IT-Abteilung, der HR-Abteilung oder Ihrem neuen Mitarbeiter zur Bearbeitung zuweisen.
2. Überlastung durch zu viele Informationen
Laut einer Umfrage unter mehr als 2.000 Wissensarbeitern fühlten sich 81 % der Angestellten während des Einführungsprozesses überfordert. Unternehmen teilen zu viele Informationen auf einmal, sodass Mitarbeitende sich durch endlose Dokumente, Diskussionen und Berichte wühlen müssen – und das alles über verschiedene Plattformen und Apps hinweg. Das ist ziemlich viel, vor allem für neue Mitarbeitende. Abgesehen davon, dass es für neue Mitarbeitende überwältigend sein kann, ist Informationsüberflutung auch ein Zeitfresser. Angestellte müssen nach dem Kontext suchen, den sie benötigen, was weniger Zeit lässt, um tatsächlich zu lernen und ihre Arbeit zu erledigen.
Die Lösung
Schaffen Sie Struktur: Sequenzieren Sie Schulungen und den Informationsaustausch, um neuen Mitarbeitern Zeit zu geben, ihre Erkenntnisse zu verarbeiten. Erstellen Sie beispielsweise eine Checkliste, um die Aufgaben zu skizzieren, die sie in ihrer ersten, zweiten und dritten Arbeitswoche erledigen sollten.
Planen Sie Pausen ein: Anstatt Schulungen direkt hintereinander zu planen, sollten Sie neuen Teammitgliedern die Möglichkeit geben, Informationen durchzulesen und sich selbst ein Bild zu machen. Dies ist besonders in den ersten Wochen wichtig, wenn Angestellte mit den Unternehmensprozessen noch nicht vertraut sind. Auszeiten geben neuen Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, Beziehungen aufzubauen und sich mit ihren Kolleg*innen zu vernetzen.
Zentrale Informationsquelle: Vor allem möchten Sie, dass neue Mitarbeitende die benötigten Informationen finden können, ohne verschiedene Apps und Dokumente durchsuchen zu müssen. Und genau hier kann eine Work-Management-Plattform wie Asana helfen. Mit Asana können Sie strukturierte Onboarding-Projekte teilen, damit neue Mitarbeitende genau wissen, welche Aufgaben sie bis wann erledigen müssen. Und mit Informationen, die auf einer Plattform zentralisiert sind, können Teammitglieder leicht relevante Aufgaben, Dokumentationen und Ansprechpartner für Fragen sehen.
3. Fehlende klare Ziele
Laut unserer Studie geben 87 % der Mitarbeiter in Unternehmen mit klaren, vernetzten Zielen an, dass ihr Unternehmen gut auf die Kundenerwartungen eingehen – mehr als doppelt so viele wie in Unternehmen ohne klare, vernetzte Zielsetzung. Ziele geben Angestellten einen konkreten Fokus. Sie machen deutlich, warum die Arbeit eines neuen Mitarbeiters wichtig ist, damit er während des gesamten Einführungsprozesses motiviert und verantwortlich bleibt. Laut Harvard-Dozent und ehemaliger Aetna-CMO David C. Edelman sorgen Ziele dafür, dass „sich die Menschen besser fühlen, weil sie ihren Fortschritt nachverfolgen können. Sie haben das Gefühl, an der Verwirklichung der Ziele mitgewirkt zu haben, konnten neue Ideen und ihre Kreativität einbringen und das Ergebnis mit eigenen Augen sehen.“
Ohne klare Ziele sind Mitarbeiter weniger effektiv und bleiben mit geringerer Wahrscheinlichkeit in Ihrem Unternehmen. Tatsächlich können sich 87 % der Arbeitnehmer mit klaren Zielen vorstellen, im Folgejahr weiterhin für ihr Unternehmen zu arbeiten. Das sind 85 % mehr als in Unternehmen ohne klare Ziele.
Die Lösung
Verknüpfen Sie die Arbeit neuer Mitarbeitender mit den Unternehmenszielen: Helfen Sie neuen Mitarbeitenden, umsetzbare Ziele für ihre Rolle festzulegen, und zeigen Sie, wie diese mit den unternehmensweiten Zielen zusammenhängen. Wenn ein neuer Angestellter beispielsweise das Ziel hat, den IT-Aufnahmeprozess während seines ersten Jahres zu aktualisieren, zeigen Sie, wie dies mit Ihrem übergeordneten Unternehmensziel zusammenhängt, Prozesse zu rationalisieren und Ausgaben zu senken. Work-Management-Software wie Asana kann hier helfen. Mit Asana können Sie Ziele für Ihr Unternehmen, Ihr Team oder sich selbst festlegen und sehen, wie alles miteinander zusammenhängt. Sie können auch jedes Ziel mit der zugrunde liegenden Arbeit verknüpfen.
Regelmäßige Überprüfungen: Erstellen Sie einen Plan mit neuen Angestellten, um den Fortschritt ihrer Ziele zu überwachen. Sie können auch eine Plattform wie Asana verwenden, die Ziele automatisch aktualisiert, wenn Ihr Team Fortschritte macht. Auf diese Weise müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, Ihre Ziele manuell zu aktualisieren.
4. Begrenzte Transparenz und Verantwortlichkeit
Neue Mitarbeitende benötigen Unterstützung, Anleitung und klare nächste Aktionspunkte, um in ihren Rollen erfolgreich zu sein. Aber allzu oft werden Angestellte nach dem Einstellungsprozess ohne ein konkretes Unterstützungssystem und einen Aktionsplan allein gelassen. Dies macht die Einführung weniger effizient, da sie ihre Fragen nicht einfach beantworten oder Hindernisse beseitigen können.
Die Lösung
Planen Sie regelmäßige Einzelgespräche zwischen Führungskräften und neuen Mitarbeitern: Einzelgespräche sind ein Eckpfeiler für eine direkte, offene Kommunikation zwischen Führungskräften und ihren Teammitgliedern. Diese Meetings tragen zum Aufbau von Vertrauen bei und sind entscheidend für das Verständnis persönlicher Ziele, die Bewältigung von Bedenken und die Förderung einer Kultur des Vertrauens und der Transparenz innerhalb des Teams.
Zentralisieren Sie Einzelgespräche und Aktionspunkte: Zusätzlich zur Planung von Meetings sollten Sie Ihre Gespräche und Aktionspunkte an einem Ort dokumentieren, damit Angestellte sie später finden und nachverfolgen können. Mit Work Management Software können Sie spezielle Projekte für Einzelgespräche erstellen. Innerhalb dieser Projekte können Sie dann Aufgaben mit klaren Fälligkeitsdaten und Verantwortliche erstellen.
Machen Sie die ersten Tage zu einem Erfolg
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen erfolgreichen Einführungsprozess zu entwickeln, hilft das nicht nur den Angestellten, in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein, sondern hilft ihnen auch, mit allen Fähigkeiten, Informationen und Verbindungen, die sie benötigen, um einen Unterschied zu machen, sofort loszulegen. Erfahren Sie, wie Asana Ihnen dabei helfen kann, Ihren Onboarding-Prozess in eine gut funktionierende Arbeitsweise zu verwandeln.
Bringen Sie Neuzugänge schneller auf den neuesten Stand
Sorgen Sie dafür, dass die Prioritäten Ihres Teams planmäßig verfolgt werden, indem Sie die Einführung Ihrer Angestellten optimieren und Anlaufzeiten verkürzen.
