RAID 紀錄範本

主動識別並緩解專案的風險,可以幫您確保專案如期推動。瞭解何以在 Asana 中建立 RAID 紀錄範本有所助益。

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field-add icon自訂欄位list icon清單檢視dependency icon依存項multihome icon跨專案歸屬

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[Product ui] Raid log project in Asana, spreadsheet-style project view (list)

想想看您上次參與專案的情況。每件事都按照計劃走嗎?您比較可能給出的回答是:「完全不是這麽一回事」。無論是增加資源,或是錯過期限,甚至是範疇潛變,即使有完美的規劃,所有專案都還是不免出現風險和阻礙。

這聽起來可能令人感到沮喪,其實不然。只要實施風險管理策略,您就可確保團隊準備就緒,可以因應隨後出現的任何專案風險。 

RAID 紀錄範本能幫到您。

什麼是 RAID 紀錄?

RAID 紀錄是用來組織及緩解專案風險的工具,它會記錄專案開始時可能發生的任何潛在風險,接著在啟動專案後繼續追蹤問題。

RAID 是 Risk (風險)、Assumption (假設)、Issue (問題)、Dependency (相依性) 四個英文字的縮寫,視您設定 RAID 的方式而定,它也可能是指 Risk (風險)、Action (行動)、Issue (問題)、Decisions (決定)。

若要深入瞭解 RAID 紀錄追蹤什麼內容 (以及何以 RAID 有幫助),請參閱我們的文章:建立 RAID 紀錄的教戰手冊

若這一切聽起來令人難以招架,請別擔心。RAID 紀錄範本可以助您輕鬆進行 RAID 分析和建立紀錄,以便專心地追蹤 (及遏止) 專案風險。 

什麼是 RAID 紀錄範本?

RAID 紀錄範本是 RAID 紀錄的可重複使用和可複製版本,可協助您快速追蹤專案遇到的所有風險和問題。

RAID 紀錄範本很易於使用,只要在每個新專案開始時,複製範本並且把它當成記錄專案 RAID 元素的基準。如此一來,您就不需要擔心遺漏關鍵資訊。此外,RAID 紀錄範本還把 RAID 分析和 RAID 記錄流程標準化,因此您可以感到放心,讓團隊的每個人都以相同的方式追蹤專案風險。

數位 RAID 紀錄範本的優點

組織、監控和緩解專案風險時,會有許多持續變化的部分。無論是專案開始時要識別潛在威脅,或是為了瞭解問題在何處發生 (並予以處理) 而嚴密監控專案進度,專案風險管理都可能是繁重的任務。這正是何以您需要一個工具,好讓自己在一個位置即時追蹤風險和協調行動。

專案管理工具中建立 RAID 紀錄範本後,您就能輕鬆地與團隊就專案風險和緩解行動進行協作。此外,由於您的數位 RAID 紀錄範本就存放在工作進行之處,因此每日可輕鬆地查看與更新,如此一來,您就始終知道專案當下的狀態。

有了數位 RAID 紀錄範本,你就可以:

  • 在專案開始之際即識別潛在風險,確保您擁有必要的資源和準備妥當的應變計劃

  • 在專案進展當中快速記錄發生的任何問題,並在一個集中的位置追蹤風險緩解行動。

  • 即時向團隊成員提醒關鍵問題,並加以解決。

  • 指派行動項目給所有者,讓團隊明瞭自己被賦予的期望值與責任。

  • 快速瞭解風險、假設、問題或相依性的潛在不良影響,並據此做出決策。

  • 專案關係人輕鬆溝通關鍵的專案資訊。

RAID 紀錄範本應該納入什麼內容

RAID 紀錄範本是用來記錄專案遇到之所有風險、假設 (或行動)、問題及相依性 (或決定) 的單一事實來源。

若要開始建立 RAID 紀錄範本,請將範本分成兩個區段:一個用於專案規劃階段識別出來的風險、假設和相依性;另一個則用於專案啟動之後識別出來的問題、行動、相依性,以及做出的決定。接著,再將您需要的所有詳細資訊納入範本,以便成功地追蹤及監控專案風險,這包括:

  • RAID 類別 (風險、假設/行動、問題或相依性/決定)

  • RAID 元素的描述 (例如專案風險的描述)

  • ≈RAID 元素對專案的潛在影響

  • RAID 元素的狀態

  • 任何後續步驟或風險緩解行動

  • 任務所有者與期限 (若適用)

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 清單檢視。清單檢視是一種網格式的檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並且面臨穀倉效應。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅減少重複性的工作,也提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式 

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

  • Salesforce。使銷售、客戶成功和服務團隊能夠直接與 Asana 中的支援團隊溝通,以此消除瓶頸。共用附件並為售前需求建立可行動、可追蹤的任務。藉助 Service Cloud,將您的實施和服務團隊與 Asana 中的支援團隊彼此聯結,以提供出色的客戶體驗。

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

如何使用 RAID 紀錄範本

RAID 紀錄範本建立之後,要使用就很簡單。只要依循這五個簡單的步驟進行即可:

  1. 在每個新專案開始時複製一個 RAID 紀錄範本

  2. 在專案規劃階段討論最初的風險、假設和相依性

  3. 在專案有進展而發生新問題時更新 RAID 紀錄。追蹤團隊需要採取的所有緩解行動。

  4. 數位 RAID 紀錄範本中與團隊成員協作,視需要指派截止日期和任務所有者。

  5. 完成專案以後,就把您的 RAID 紀錄範本當作專案反思會議的起始點。

常見問題

哪些人應該使用 RAID 紀錄範本?

對參與專案的任何人而言,RAID 紀錄範本都很實用,包括專案經理、專案關係人和個別參與者。開始時,即邀請您的主要專案團隊加入專案的 RAID 分析。這麼做可確保您在識別潛在專案風險時,取得多元的意見與觀點。接著,把 RAID 紀錄範本當作可隨時調整異動的文件,以利團隊掌握專案的問題,並就風險緩解行動協調合作。您也可以與專案關係人專案贊助者分享 RAID 紀錄範本,以利他們掌握最新的專案進度。

何時應建立 RAID 紀錄範本?

您應在專案規劃階段期間,正式啟動專案之前建立 RAID 紀錄範本。若要有效識別專案的風險,應執行 RAID 分析,亦即在專案開始之際安排召開會議,以識別任何潛在的專案風險。接著,在專案進展的同時,透過您的 RAID 紀錄監控預先識別的風險 (以及任何突發事件)。

RAID 是什麼什麼意思?

RAID 是四個英文字的縮寫。視您團隊設定 RAID 紀錄的方式而定,它可能是指風險、假設、問題和相依性,或是指風險、行動、問題及決定。

RAID 紀錄範本和風險管控表兩者有何差異?

RAID 紀錄範本很像風險管控表,但較之更為全面。由於風險管控表的主要目標是主動識別及緩解專案風險,因此您可將風險管控表想像成您 RAID 紀錄範本中的 R (風險)。RAID 紀錄範本還會識別任何特定專案的假設/行動、問題、相依性/決定,因而比風險管控表更進一步做到風險追蹤。若您的團隊使用風險管控表,您可將風險管控表中識別的風險新增至專案 RAID 紀錄範本的「風險」區段,再從此處接著建置範本。

如何將 RAID 紀錄範本的資訊運用於未來的專案中?

RAID 紀錄範本不僅只是方便專案風險之管理及緩解而已,還能協助您改善未來的專案。一旦您完成專案,即可把 RAID 紀錄範本當作反思會議的起始點,以便討論專案執行的出色之處,以及哪些面向還可進一步改善,例如:發生了什麼專案問題是下次您可以主動規劃、加以預防的。

使用 Asana 建立 RAID 紀錄範本

瞭解 RAID 紀錄範本如何能幫您主動識別及緩解專案風險。

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