關於建立 RAID 紀錄的所有須知
摘要
RAID 紀錄是一種專案管理工具，用於記錄進行中的專案中發生的任何問題。 此工具有助於團隊保持條理，同時記錄過程中的任何問題。 瞭解為什麼 RAID 紀錄是適用於專案的絕佳工具，以及它們如何協助您的團隊完成專案生命週期。
當一切順利時，專案管理很簡單。 但情況並非總是如此。 當遇到困難時，記錄專案中發生的變化非常重要。 這樣可以幫助您的團隊追蹤變更、從這些挑戰中學習，並將這些資訊應用於下一個專案。
在本文中，我們將說明什麼是 RAID 紀錄，以及為什麼這些紀錄是用於專案管理的絕佳工具。
什麼是 RAID 紀錄？
RAID 紀錄是一種專案管理工具，用於記錄進行中的專案中發生的任何問題或議題。 此工具是在專案規劃階段建立的，並在整個專案中持續使用，以便隨著專案的進展記錄風險、行動、假設、問題、決策和相依性。 除了追蹤變更和提高可視度之外，您還可以在事後反思會議期間使用此記錄，以便了解如何在未來的專案中防止類似的問題和挑戰。
建立 RAID 紀錄範本RAID 縮寫代表：
風險
風險是指可能對專案產生負面影響的任何潛在問題。 在專案開始前主動識別專案風險至關重要。 這樣，您就可以在這些風險發生之前找到解決方案，並為您的團隊提供他們所需的工具，以便瞭解如果他們在過程中遇到專案風險時該怎麼做。 積極實施專案風險管理可以防止專案後期發生重大問題。
RAID 紀錄的此區段與風險管控表類似，旨在預先識別、分析和解決風險。 若您的團隊積極使用風險管控表，您可在 RAID 紀錄的 R (風險) 區段中實施。 除了主動風險管理之外，您還可以使用 RAID 紀錄中的風險區段，記錄發生的任何意外風險。 當團隊識別出風險時，應指派明確的所有者來管理該問題，以防該問題在專案後續階段出現。
閱讀：專案風險管理流程 6 個清晰步驟行動或假設
根據團隊設定 RAID 紀錄的方式，RAID 中的 A 可以代表行動或假設。 您可以在 RAID 紀錄中同時使用這兩個選項，也可以單獨選擇其中一個。 若您想知道哪種類型最適合您的團隊，請選擇：
若您的專案有許多變動部分，則選擇行動。
若是需要大量預先思考的長期專案，則選擇假設。
行動 (或行動項目) 是專案期間需要完成的所有事項。 行動項目應始終具有明確的所有者，以便每個人都知道誰負責每個特定項目。 若行動項目有多位所有者，請清楚指明哪個人負責哪個交付項目。 專案經理應定期檢查未完成的專案任務或行動項目，以確保專案持續推進。
假設是您的團隊在規劃流程中預期會以特定方式進行的事項。 在專案管理方面，假設是團隊已經確定的因素。 這可能是由於經驗或專業知識所致。 專案管理中假設的一個很好範例是假設機器的關鍵部件能夠安全、準時送達。
由於您無法計劃所有事情，團隊成員必須在過程中進行假設。 在一處集中位置記錄您所做的假設至關重要。 這樣，如果發生意外的障礙或意外的專案風險，您可以快速參考您的假設清單。 若您做出的假設導致了風險或障礙，您的團隊可以透過主動發現該假設是否正確，快速確定問題的根本原因。
問題
議題是指專案期間發生的您未預料到的問題。 問題與風險不同，因為您不會預期它們會發生。 風險是您預期的潛在問題，而問題則是意外出現。 在問題發生時追蹤問題非常重要，這樣您的團隊就可以參考問題是如何解決的。 若未來因為此初始問題而出現問題，文件可協助您的團隊確定根本原因。
決策或相依性
與 RAID 中的「A」類似，「D」可以代表決策或相依性。 若您的專案較為自由，團隊可能會想強調為了達成解決方案所做的決策。 如果您的專案中有許多複雜的任務相互依存，則相依性會是更相關的選擇。
決策是指在此過程中所做的所有具體選擇。 這些都是將專案推向實現的最終想法和構想。 記錄作出了哪些決策、由誰作出以及為什麼選擇該決策非常重要。 如果您的團隊使用改善 (kaizen)這類的疊代流程，此文件可有助於改善未來的專案。
專案管理中的相依性是指一項任務依賴於另一項任務的完成。 如果專案中存在可能阻礙專案推進的主要相依性，請在 RAID 圖表中記錄。 將相依性可視化，有助於團隊成員瞭解在進行下一步之前，需要先完成哪些任務。 您通常可以在甘特圖中找到相依性。
何時使用 RAID 紀錄
當您開始規劃專案時，RAID 紀錄是很好的工具。 隨著專案的進展，最好一致地使用它們，以便記錄需要檢查的重要行動項目、做出的任何決策或出現的重大問題。
RAID 紀錄對於快速線上項目很有幫助，但此工具不應該是您專案管理的唯一形式。 將 RAID 紀錄視為專案管理的事件紀錄，若專案中有重大事件，請記錄在 RAID 紀錄中。 請務必將 RAID 紀錄與更強大的專案管理系統結合，讓團隊的所有工作、任務和計劃進度正常。
建立 RAID 紀錄範本使用 RAID 紀錄的優點
RAID 紀錄是專案管理工具箱中非常實用的工具。 以下是幾個原因。
快速編目
使用 RAID 紀錄的主要優點之一是能夠在一處集中位置快速編目重要資訊。 一旦發生問題或做出決定，專案經理就可以快速在 RAID 紀錄的相應區段中記錄該行動。
未來變更的文件
團隊應該記錄專案進展過程中的流程和決策。 這樣，您在目前專案中所做的變更就能協助為未來的專案做出明智的決策。 透過這種方式，RAID 紀錄可協助您學習並利用您的經驗來應對未來的挑戰。
閱讀：如何從專案管理中汲取經驗將 RAID 紀錄範本化
建立符合團隊需求的 RAID 紀錄範本很容易。 若有新的專案經理加入，或您正在培訓團隊中的某位成員進行重要的專案流程，RAID 紀錄的一般概念很簡單。 RAID 紀錄旨在重複使用。 最簡單的方法是建立最符合團隊需求的範本，並將相同的範本用於每個專案。
閱讀：流程文件：附帶範例的終極解說在同一處記錄所有決策
RAID 紀錄為您的團隊提供了尋找與專案相關資訊的集中位置。 如果團隊成員需要與正確的關係人討論問題，RAID 紀錄可以將他們指向正確的人員。
它不僅記錄了誰擁有什麼，還可以作為專案流程的高階概觀。 團隊成員可以輕鬆查看目前進行中的任何行動或最近做出的決策。 由於每個區段都有清楚的標籤，團隊成員可以找到與他們最相關的資訊。
閱讀：事件指揮官的角色：即時危機控制使用 RAID 紀錄的缺點
雖然 RAID 紀錄是一種有用的工具，但使用它也有一些缺點。
RAID 紀錄是補充性的
在專案管理方面，您的 RAID 紀錄不應該是唯一的事實來源。 這是一個有用的工具，可用於記錄主要決策、關鍵相依性以及過程中出現的任何問題。 但是，如果您正在尋找有關專案細節的更多詳細資訊，使用專案計劃等工具可能更適合您的需求。
除了 RAID 紀錄以外，請確保您的團隊還有一個集中式工具，以便存放所有工作資訊。 這樣，無論部門或職能為何，每位團隊成員都能存取所需的專案資訊。 要辦到這一點，最好的做法是使用工作管理工具。
RAID 紀錄必須定期更新
只有在專案經理更新時，RAID 紀錄才會是最新的。 如果專案經理沒有持續即時新增資訊，RAID 紀錄就會變得過時。 如果專案經理無法持續更新日誌，這可能會成為一項挑戰。 過時的資訊可能會讓其他關係人感到困惑，因此在所有表單溝通中保持一致的訊息傳遞非常重要。
閱讀：為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要RAID 紀錄可能會變得雜亂無章
若您將每一個決策都記錄在 RAID 紀錄中，即使是最小的個別選擇，紀錄也會很快變得雜亂無章，尋找資訊可能會變得困難。 對於團隊維護 RAID 紀錄而言，就詳細資料的層級達成共識是一個重要的區別。 在開始建立 RAID 紀錄之前，請確保您的團隊清楚瞭解應該或不應該包含哪些決策和問題。
為了避免混亂，您的團隊應該具體決定哪些資訊是 RAID 紀錄中最重要的資訊。 這樣一來，日誌中就只會留下最重要的資訊，使專案關係人更容易參考並找到所需的資訊。
如何使用 RAID 紀錄
RAID 紀錄可以像一張紙一樣簡單，其中四個象限專門用於縮寫詞的每個部分，但當團隊中的每個人都可以在一處存取資訊時，它們最為有效。
若要建立 RAID 紀錄，請依循以下四個步驟：
確定呈現 RAID 紀錄的最佳方式。 如上所述，RAID 紀錄可以簡單地分為四個區段。 然而，這可能不是團隊存取此資訊的最有效方式。 與您的團隊一起決定是否要在文件、試算表或其他類型的軟體中實施此記錄。
討論最初的風險、假設和相依性。 透過積極主動的方式，您可以確保團隊中的每個人都能意識到潛在的問題以及如何預防這些問題。
定期更新紀錄。 RAID 紀錄僅在定期更新時才準確。 在專案進行期間使用紀錄，並適當更新相應的區段。
專案結束後進行反思。 當您的團隊進行專案事後反思時，請使用 RAID 紀錄來幫助您討論如何為下一個專案進行改進。
使用 RAID 紀錄軟體
使用 Asana這類的工作管理軟體建立 RAID 紀錄，有助於您以一致的方式組織所有的紀錄項目。 透過明確定義期限、關係人和行動項目，您的團隊將能夠重新完成他們最擅長的工作。
建立 RAID 紀錄範本
