關於建立 RAID 紀錄的所有須知
摘要
RAID 紀錄是一種專案管理工具，用於記錄進行中的專案中發生的任何問題或疑慮。 此工具可協助您的團隊保持井然有序，同時記錄過程中的任何問題。 瞭解 RAID 紀錄為何是專案的絕佳工具，以及它們如何協助您的團隊完成專案生命週期。
當一切進展順利時，專案管理就很簡單。 但情況並非總是如此。 當事情變得艱難時，記錄專案中發生的變化非常重要。 這可以幫助您的團隊追蹤變更、從這些挑戰中學習，並將這些資訊應用於下一個專案。
在本文中，我們將說明什麼是 RAID 紀錄，以及為什麼這些紀錄是用於專案管理的絕佳工具。
什麼是 RAID 紀錄？
RAID 紀錄是一種專案管理工具，用於記錄進行中專案期間發生的任何問題或疑慮。 此工具在專案規劃階段建立，並在整個專案中持續使用，以記錄專案進展中的風險、行動、假設、問題、決策和相依性。 除了追蹤變更和提高可視度之外，您還可以在事後分析會議期間使用此記錄，以便弄清楚如何在未來的專案中預防類似的問題和挑戰。
建立 RAID 紀錄範本RAID 縮寫代表：
風險
風險是指任何可能對專案產生不利影響的潛在問題。 在專案開始前主動識別專案風險至關重要。 這樣，您就可以在風險發生之前找到解決方案，並為您的團隊提供所需的工具，以便他們瞭解在過程中遇到專案風險時該怎麼做。 主動實施專案風險管理可以防止重大問題在專案後期發生。
RAID 紀錄的這個區段與風險管控表類似，旨在預先識別、分析和解決風險。 如果您的團隊積極使用風險管控表，您可以在 RAID 紀錄的 R (風險) 區段中實施。 除了主動風險管理，您還可以使用 RAID 紀錄中的風險區段來記錄任何意外風險。 當團隊識別出風險時，他們應該指派一個明確的所有者，以便在專案後期出現問題時進行管理。
閱讀：專案風險管理流程 6 個清晰步驟行動或假設
根據您的團隊設定 RAID 紀錄的方式，RAID 中的 A 可以代表行動或假設。 您可以在 RAID 紀錄中使用這兩個選項，也可以單獨選擇其中一個。 若您想知道哪種類型最適合您的團隊，請選擇：
如果您的專案有很多變動部分，則選擇行動。
假設，如果是需要大量預先思考的長期專案。
行動 (或行動項目) 是專案期間需要完成的所有事項。 行動項目應始終有明確的所有者，以便每個人都能知道誰負責每個特定項目。 如果一個行動項目有多個所有者，請明確指出哪個人負責哪個交付項目。 專案經理應定期檢查未完成的專案任務或行動項目，以確保專案持續推進。
假設是您的團隊在規劃過程中預期會以某種方式進行的事情。 在專案管理方面，假設是團隊已經確定的因素。 這可能是由於經驗或專業知識。 專案管理中的一個很好的假設範例是，假設機器的關鍵部件能夠安全準時送達。
由於您無法計劃所有事，團隊成員必須在此過程中做出假設。 在集中式位置記錄您所做的假設至關重要。 這樣，如果發生意外障礙或意外專案風險，您就可以快速參考您的假設清單。 如果您做出的假設導致了風險或障礙，您的團隊可以透過主動發現該假設是否正確，快速確定問題的根本原因。
問題
問題是指在專案期間發生的意外問題。 問題與風險不同，因為您不會預期它們會發生。 風險是您預期的潛在問題，而問題則是意外出現的。 在問題發生時加以追蹤非常重要，這樣您的團隊就可以回顧問題是如何解決的。 如果未來因這個初始問題而出現問題，文件記錄可以幫助您的團隊找出根本原因。
決策或相依性
與 RAID 中的「A」類似，「D」可以代表決策或相依性。 如果您的專案更偏向自由形式，您的團隊可能會想強調為達成解決方案而做出的決策。 如果您的專案有許多複雜的任務相互依賴，則相依性將是更相關的選擇。
決策是指在此過程中做出的所有具體選擇。 這些都是推動專案取得成果的最終想法和構想。 記錄做出了什麼決策、由誰做出、以及為什麼選擇該決策，這些都很重要。 如果您的團隊使用的是改善 (Kaizen)這類的疊代流程，此記錄有助於改進未來的專案。
專案管理中的相依性是指一項任務依賴於另一項任務的完成。 如果專案中存在可能阻礙專案向前推進的主要相依性，請在 RAID 圖表中記錄。 將相依性可視化有助於您的團隊成員瞭解在繼續下一步之前，需要先完成哪些任務。 您通常可以在甘特圖中找到相依性。
何時使用 RAID 紀錄
RAID 記錄是您開始規劃專案時可使用的好工具。 隨著專案的進展，最好持續使用它們，以便記錄需要檢查的重要行動項目、做出的任何決策或出現的重大問題。
RAID 紀錄對於快速項目很有幫助，但此工具不應該是您唯一的專案管理表單。 將 RAID 紀錄視為專案管理的事件紀錄，如果專案中有重大事件，請將其記錄在 RAID 紀錄中。 請務必將 RAID 紀錄與更強大的專案管理系統結合，讓團隊的所有工作、任務和計劃都能順利進行。
建立 RAID 紀錄範本使用 RAID 紀錄的優點
RAID 記錄是專案管理工具箱中一個有價值的工具。 以下是幾個原因。
快速編目
使用 RAID 紀錄的主要優點之一是能夠在單一集中位置快速編目重要資訊。 一旦發生問題或做出決定，專案經理就可以在 RAID 記錄的相應區段中快速記錄該行動。
未來變更的文件
隨著專案的推進，您的團隊應記錄所做的流程和決策。 這樣，您在目前專案期間所做的變更就能幫助您為未來的專案做出明智決策。 透過這種方式，RAID 紀錄有助您學習並將經驗應用於未來的挑。
閱讀：如何從專案管理中汲取經驗將 RAID 紀錄範本化
建立符合團隊需求的 RAID 紀錄範本很容易。 如果有新的專案經理加入，或者您正在就團隊的重要流程對某人進行培訓，RAID 紀錄的一般概念很簡單。 RAID 紀錄旨在重複使用。 最簡單的方法是建立一個最符合團隊需求的範本，並將其用於每個專案。
閱讀：流程文件：附帶範例的終極解說在同一處記錄所有決策
RAID 紀錄為您的團隊提供了一個集中式位置，以便尋找有關專案的資訊。 如果團隊成員需要與正確的專案關係人討論問題，RAID 紀錄可以將他們指向正確的人員。
它不僅記錄了誰負責什麼，還可以作為專案流程的高階概觀。 團隊成員可以輕鬆檢閱目前進行中的任何行動或最近做出的決定。 由於每個區段都有清楚標示，團隊成員可以找到與他們最相關的資訊。
閱讀：事件指揮官的角色：即時危機控制使用 RAID 紀錄的缺點
儘管 RAID 記錄是一種實用的工具，但使用它們也有缺點。
RAID 紀錄是補充性的
RAID 紀錄不應成為專案管理的唯一事實來源。 這是一個有用的工具，可用於記錄主要決策、關鍵相依性以及過程中出現的任何問題。 不過，如果您正在尋找有關專案細節的更多詳細資訊，專案計劃或變更日誌範本可能更適合您的需求。
除了 RAID 紀錄之外，請確保您的團隊還有一個集中式工具，用於存放所有工作資訊。 這樣，無論部門或職能如何，每個團隊成員都可以存取他們所需的專案資訊。 要辦到這一點，最好的做法是使用工作管理工具。
RAID 紀錄必須定期更新
只有在專案經理更新 RAID 紀錄時，它才是最新的。 如果專案經理沒有持續即時新增資訊，RAID 紀錄就會過時。 如果專案經理無法持續更新記錄，這可能會是一個挑戰。 過時的資訊可能會造成其他專案關係人混淆，因此在所有溝通表單中保持一致的訊息傳遞非常重要。
閱讀：為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要RAID 紀錄可能會變得雜亂無章
如果您將 RAID 紀錄中做出的每一個決策都記錄到最小的個人選擇中，那麼紀錄可能會很快變得雜亂，尋找資訊可能會很困難。 就詳細資料的層級達成共識，是您的團隊維護 RAID 紀錄的重要區別。 在您開始建立 RAID 紀錄之前，請確保您的團隊瞭解應該包含哪些決策和問題，哪些不應該包含。
為了避免混亂，您的團隊應該決定哪些資訊最重要，應記錄在 RAID 紀錄中。 這樣一來，日誌中就只會留下最重要的資訊，讓專案關係人更容易找到所需資訊。
如何使用 RAID 紀錄
RAID 紀錄可以像一張紙一樣簡單，每個縮寫詞都有四個象限，但當團隊中的每個人都可以在一處位置存取資訊時，它們最有效。
若要建立 RAID 紀錄，請依循以下四個步驟：
確定呈現 RAID 紀錄的最佳方式。 如上所述，RAID 紀錄可以像一張紙一樣簡單，分為四個區段。 不過，這可能不是讓團隊存取此資訊的最有效方式。 與您的團隊一起決定是否要在文件、試算表或其他類型的軟體中實施此記錄。
討論最初的風險、假設和相依性。 透過積極主動，您可以確保團隊中的每個人都能意識到潛在的問題以及如何預防這些問題。
定期更新記錄。 RAID 紀錄只有在定期更新時才會準確。 在專案進行的同時使用紀錄，並適當地更新相應的區段。
專案結束後進行反思。 當您的團隊舉辦專案事後反思會議時，請使用 RAID 紀錄，幫助您進行對話，瞭解如何改進下一個專案。
使用 RAID 紀錄軟體
使用 Asana這類工作管理軟體建立 RAID 紀錄，有助於您一致地組織所有紀錄項目。 透過明確定義期限、專案關係人和行動項目，您的團隊將能夠重新專注於完成他們最擅長的工作。
建立 RAID 紀錄範本
