即便是規劃得最周詳的專案也會隨著時間而變化。 設計更新、軟體修補程式或新的客戶要求可能會迅速增加，如果沒有相關記錄，這些調整可能會讓您的團隊感到困惑。 這就是變更紀錄範本如此寶貴的原因所在；無論變更多麼微小，它都能提供一份有條理的紀錄，用於追蹤每一項變更。
藉助此變更控制紀錄範本，您可以在同一個共享工作空間中擷取、組織並傳達更新內容。 無論您是管理 IT 專案、產品開發還是建築工程變更，Asana 的變更管理記錄範本都能協助您記錄進展，讓整個公司都能掌握最新情況。
誰能從變更日誌範本中受益？
在 Asana 中，團隊使用變更記錄來組織不斷變化的專案。 但變更日誌的真正優勢在於其靈活性。 您可以將其調整適用於任何類型的工作流程或產業。 以下是不同專業人士使用變更紀錄範本的時間和方式範例。
營造變更記錄
此範本用於記錄和管理變更單、設計變更、材料替換、工地狀況變更以及範疇變更。 它建立了一份書面記錄，讓承包商、客戶和建築師就專案範疇和成本保持一致。
IT 專案變更記錄
技術團隊使用變更紀錄範本來追蹤系統修改、安全性更新和設定變更。 無論是防火牆調整還是應用程式開發介面 (API) 升級，此變更日誌都會顯示變更者、變更時間以及變更原因。
軟體開發變更日誌
開發人員可以使用此範本，透過時間戳記和版本歷史記錄來監控發佈、修補程式、功能、安全性更新和程式碼變更。
製造變更記錄
製造商使用變更單記錄範本，透過記錄產品設計、材料或組裝流程中的變更，來確保一致性、合規性和品質控制。
專案管理變更記錄
專案經理使用變更管理紀錄範本來追蹤預算、時間軸和交付項目的更新。 當客戶要求提供額外功能或變更期限時，此範本可確保每項調整在實施前都得到記錄和核准。
為何使用 Asana 的變更紀錄範本
在 Asana，我們發現，當團隊能夠快速適應變化，同時又保持井然有序時，他們的表現就能達到最佳狀態。 變更管控記錄範本可協助您在同一處記錄每一項變更，從而讓每個人都能使用相同的資訊進行工作，進而實現這種平衡。
使用變更記錄範本的優點包括：
集中管理跨專案和部門的所有變更，並獲得可視度
透過自動時間戳記和核准，提升當責
減少專案關係人和貢獻者之間的溝通誤會
用於合規和稽核目的的一致文件記錄
支援靈活規劃和透明度的即時協作
如何使用變更紀錄範本
我們設計了這個變更紀錄範本，旨在協助您的專案團隊整理不同產品版本的更新內容。 請將其作為更大規模變更管理流程的一部分使用，以確保各個版本的一致性和透明度。
此範本中的每個區段都對應於變更的不同階段或類別。 請依循以下步驟，瞭解如何充分利用每個部分。
步驟 1：從版本資訊開始
從「版本資訊」區段開始。 新增有關版本號碼、發佈日期和任務所有者的詳細資料。 透過此步驟，專案關係人可以一眼瞭解發佈的內容和時間。
請提供簡短的變更描述，概述更新的目的或範疇。 您還可以附加專案計劃或發佈文件的連結，這樣任何查看日誌的人都能快速找到相關背景資訊。
步驟 2：記錄新增的功能
使用「新增功能」區段，記錄此次發佈中推出的每一項新功能。 為每一項功能建立任務，並填寫變更類型、影響程度和組成部分等欄位。 這些結構化的詳細資料可讓您日後更輕鬆地排序和篩選更新內容。
新增簡介，說明新功能如何改善使用者體驗或回應客戶回饋。 這有助於將產品改進與使用者需求連結起來，同時確保變更歷程記錄的記錄詳盡且可衡量。
閱讀：請試用此版本資訊範本，用於軟體和產品更新步驟 3：記錄已變更的功能
每當現有功能或工作流程經過修改時，請在「已變更的功能」區段中加以記錄。 描述具體的變更內容，以便團隊和使用者能夠瞭解其目的和影響。 使用績效提升、錯誤減少或可用性改進等指標來量化更新的成效。 這些詳細資料有助於決策者評估軟體變更是否達到了預期成果。
步驟 4：記錄已棄用和已移除的功能
隨著產品不斷發展，某些功能會變得過時。 在「已棄用功能」中，請註明哪些元素正在逐步淘汰，以及其取代計畫或時間表。 接著，將已完全停用的項目移至「已移除的功能」中。 納入移除的理由以及任何相依性，有助於開發人員和 QA 專員維持版本完整性，並追蹤不同版本之間的進度。
步驟 5：記錄已修復的問題
使用「已修復的問題」區段來記錄已解決的錯誤、安全性修補程式或其他維護更新。 每個任務都應列出受影響的元件、指派的所有者以及 QA 狀態。
如果您的團隊在 GitHub 中追蹤錯誤，請將相關問題直接連結至任務。 這樣可以更輕鬆地在不同系統之間交叉比對錯誤修復，並確保您的 Asana 記錄已完成。
閱讀：可節省時間的免費技術文件管理範本步驟 6：審閱並分享更新內容
在發佈之前，請檢查每一個條目的準確性和完整性。 使用 Asana 的篩選條件，按類別、元件或核准狀態檢閱變更，確保不同版本之間的一致性。
確定最終版本後，請與主要專案關係人分享日誌，並將該版本封存起來，以供未來參考。 在每次發佈後執行此操作，有助於保留可靠且可稽核的變更管理流程記錄。
Asana 文件管理功能
Asana 的功能可將您的變更記錄範本轉換為動態工作空間，讓每項更新、核准和決策都能即時顯示。 我們在此介紹了幾項我們最喜愛的文件記錄和變更記錄功能，但您不必局限於這些功能。 請前往我們的功能庫，了解自訂範本的更多方式。
追蹤關鍵詳細資料，例如變更類型、影響力和核准狀態。 無論您是管理 IT 請求、施工變更單，還是軟體更新，藉由自訂欄位，都可以在整個變更控制記錄範本中輕鬆排序和篩選更新內容。
將日常步驟自動化，例如指派審核者，或在變更狀態從待處理更新為已核准時通知專案關係人。 「規則」可節省時間並減少手動後續追蹤。
在單一檢視中將已核准的變更和即將進行的調整可視化。 時間軸功能可協助您查看變更請求如何對里程碑及期限造成影響。
將所有輔助檔案直接儲存在 Asana 任務中。 透過附件功能，每個檔案都會連結至其對應的變更項目，以便在審查或稽核期間快速存取。
使用專案集功能，同時監控多個專案或部門。 此功能可協助主管在單一檢視中查看每個變更單紀錄範本的狀態。
適用於您的變更日誌範本的推薦整合
整合可協助您的 Asana 變更日誌範本與您用於記錄、溝通和報告的其他工具無縫連結。 在我們的Asana 整合中心中，找到您的團隊每天使用的平台。
在新增變更請求、變更請求獲得核准或需要檢閱時，立即通知您的團隊。 Slack 可確保溝通迅速，並減少決策者和執行者之間的延遲。
將設計檔案、核准表單和文件直接附加至 Asana 任務。 藉助 Drive，您的變更管理記錄範本就能成為所有與變更相關檔案的單一中心。
在 Jira 和 Asana 之間同步技術或軟體相關的變更請求。 此整合透過連結專案追蹤和工程工作流程來提高效率。
毋須離開 Teams 就可以就變更討論進行協作，並分享 Asana 更新。 透過此整合，您可以在同一處保存專案對話和文件。
建立可視化儀表板，顯示變更頻率、核准時間和專案影響。
將 Confluence 頁面直接連結至 Asana 任務，以便取得詳細的文件和歷史背景資訊。 這有助於團隊在一個連結的系統中維護版本歷史紀錄和合規性記錄。
關於變更紀錄範本的常見問答
什麼是變更紀錄範本，它如何運作？
變更管控紀錄範本和變更管理紀錄範本有何不同？
何時應為我的專案使用變更單記錄範本？
我能否使用 Asana 自動化變更追蹤？
為什�讓記錄變更對於跨國團隊而言很重要？
使用 Asana 建立範本
瞭解如何在 Asana 中建立可自訂的範本。立即開始使用。