變更管理計劃範本

建立變更管理計劃是組織進行重大變革的第一步。運用計劃是以有效、周全的方式協助團隊制定重大組織變革的最佳方法。以下是您可用於為團隊建立計劃的方法。

建立您的範本

INTEGRATED FEATURES

timeline icon時間軸subtask icon子任務field-add icon自訂欄位dependency icon依存項

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您的團隊不久前決定要實施一項重大變革,此舉將會轉變公司中的大部分營運。大量規劃、溝通和籌備工作需要進行,而變更管理計劃範本則可以協助您,讓一切井然有序。

使用變更管理計劃範本可幫助您和團隊組織變更管理計劃,以便從容因應重大的組織變革。建立和維護變更管理範本,有助於您周全地處理組織變革,確保不會遺漏流程中的任何步驟。隨著組織的不斷成長,您的變更管理計劃範本可以隨之調整。

什麼是變更管理計劃範本?

變更管理計劃範本是一種可以重複使用的架構,用於建立變更管理計劃。您可以使用此範本設定組織變革的各個階段,這樣在進行變更時,您的團隊就能為由此產生的流程轉變做好準備。

變更管理計劃用於幫助交接團隊在新舊流程之間順利過渡。當流程以可能會破壞日常營運的方式發生巨大變化時,通常會用到這些計劃。變更管理計劃範本可以透過逐步指引,幫助團隊完成各種重大的過渡。

[Product ui] Change management plan (list)

如何設定變更管理範本

變更管理計劃範本是非常值得準備的工具。對於您的變更管理計劃、重要專案關係人以及您所學到的任何經驗教訓等,該架構都能提供一種方式,確保以上細節在下一次變更推行時得到體現。

變更管理範本若能在一處工具中使用,使其在每一個專案上都能複製和套用,便能發揮最大效用。數位專案管理工具可以輕鬆實現這一點,只需建立初始變更管理範本、再加以複製即可。此時,您可以新增所有能夠使特定變更管理流程獨一無二的細節。

建立變更管理計劃範本時,請務必納入以下專案中的關鍵層面:

  • 何事需要進行變更:重大流程需要變更?團隊轉換使用不同的重要軟體?無論是什麼,您的團隊都需要瞭解何事需要變更,以便調整、預備好其工作的方式。

  • 變更的狀態:在變更管理流程中瞭解團隊的進度,可以幫助其他經理瞭解如何將其實施於自己的團隊中。您還可以藉由計劃追蹤進度,確保各項事務按部就班進行。

  • 誰負責進行每一個步驟:若有人對該流程有疑問,應有一位專門的負責人或專案關係人負責每一個步驟。此舉有助於維持權責分明,且能為專案關係人提供聯絡的依據。

  • 變更何時進行:掌握時機對於團隊負責人傳達變更事宜而言至關重要。此舉使大家有充分的時間從舊流程過渡至新流程。

如何使用變更管理計劃範本

使用變更管理計劃範本是變更管理計劃中的第一步。這類範本可幫助您與您的專案關係人確認整個流程中的重要時程和細節。

使用變更管理計劃範本的妙處在於:您可以針對特定專案在每一次使用時加以調整。意即,您可以始終使用同一個通用的架構,而每一個變更管理計劃中的細節則有所不同。

若能使用團隊中每一位人員都能存取的協作式專案管理軟體,便能發揮最佳效果。當您的變更管理計劃範本置於一處集中式位置時,團隊中的每個人就可以在需要時存取其中內容。

整合功能

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在一處地方查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理,從而保障按時實現所有目標。

  • 子任務。有時候待辦事項的規模太大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期距離較寬鬆,或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准,請使用子任務來追蹤工作。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法,可同時確保所有小型待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份,或擷取多步驟流程的個別組成部份。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪件事。此外,還可跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 相依性。使用任務相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該何時開始進行他們自己那部分的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整您依存項的截止日期。

推薦的應用程式

  • Dropbox。使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至在 Asana 中的任務,該工具內建於 Asana 任務窗格中。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • GitHub。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

常見問題

如何建立變更管理計劃範本?

建立變更管理計劃範本的第一步是與團隊討論整個工作流程。列出用於實施組織變更的所需步驟。此時,您可以針對該流程建立基礎架構,並且將之作為您的變更管理計劃範本,以便團隊中的其他人可以在需要實施重大變更時加以利用。

如何使用變更管理計劃範本?

當團隊決定要使用變更管理計劃推進工作時,建立變更管理計劃就是組織策略的第一步。使用變更管理計劃範本中制定的藍圖,您就可以利用該架構實施您認為合適的不同變更管理策略。

何時應使用變更管理計劃範本?

每當您要開始進行新的變更管理計劃時,都可以使用變更管理計劃範本。這類範本在進行大型組織變革時尤為實用,例如在全公司範圍採用新的工具或技術、組織架構中的變動、更新公司政策或是進行併購或收購的時候。

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