技術文件

您正在管理產品發佈、修復錯誤並處理最後一刻的專案關係人審查。 然後有人在您的設定說明中標記了一個損壞的連結。 支援人員仍在參考過時的常見問題，而您的開發人員剛剛推送了未記錄的變更。 若沒有可靠的技術文件範本，小小的差距可能會升級為更大的問題，例如延遲、混亂和使用者不滿。

此範本提供了一種結構化、可重複的方法來撰寫、組織和維護技術文件。 它包含用於介紹、設定說明、使用詳細資料、常見問題、疑難排解和版本追蹤的預先定義區段。 因此，您不必浪費時間決定要包含哪些內容或如何設定格式。 

每個區段都被組織為任務或子任務，從而可以輕鬆指派所有權、收集回饋並即時監控審查狀態。 您可以附加螢幕擷取畫面、連結至規格，並直接在文件中嵌入視覺化內容。 由於此技術文件範本託管在 Asana 中，您的整個團隊可以輕鬆貢獻、更新和追蹤進度，而不會迷失在資料夾或版本控制問題中。 

誰能從技術文件範本中受益？

在 Asana 中，我們看到當技術文件未經組織或不一致時，事情會迅速崩潰。 團隊重複工作，終端使用者感到困惑，而支援人員則花費數小時回答相同的安裝和疑難排解問題。 若沒有用於文件的共用範本，即使是撰寫使用者手冊或更新版本資訊等日常任務也可能會耗費時間。

此技術文件範本專為快速發展的產品和工程團隊設計，他們需要大規模交付井然有序、一致的文件。 它非常適合：

• 需要在衝刺之間記錄新軟體產品的新創 CTO 和工程師。

• 獨立開發人員在多個工具中管理讀我檔案、安裝步驟和應用程式開發介面 (API) 文件。

• 產品經理希望簡化到職流程，並圍繞一個文件標準來凝聚團隊。

• 需要可自訂架構來規劃、撰寫和維護內容的技術撰稿人和顧問。

• 品質保證和法規遵循主管，他們記錄功能、技術規格和版本歷史以供稽核。

• 支援團隊為終端使用者建立知識庫文章、常見問題和疑難排解指南。

使用此範本，從使用者文件和應用程式開發介面 (API) 參考到上線教學和流程文件，無需從空白頁面開始即可建立所有內容。

為什麼要使用 Asana 的技術文件範本？

軟體開發團隊很難跟上產品變更的步伐。 他們的軟體文件散落各處，充斥著過時的要求和無法解釋的術語。 在切換到此技術文件範本後，他們協調了撰稿人和開發人員，改善了使用者體驗，並減少了審閱時間。

此範本提供了一種一致且可擴展的方法來記錄您的產品開發流程，從使用者指南到版本資訊。

• 使用現成的結構加快內容建立速度，從而節省時間。

• 以井然有序、一致的格式記錄產品功能和軟體需求。

• 透過使用者友善的語言和版面配置，改善使用者體驗。

• 使用內建詞彙表和定義欄位，闡明術語和縮寫。

• 透過即時協作支援專案管理工作流程。

如何使用此技術文件範本

您可以在Asana 中的範本庫中找到此範本和其他範本，以簡化您的文件工作流程。 無論您是撰寫設定說明還是內部 Wiki，此技術文件範本都能為您提供一個明確的結構。 這樣您就可以專注於內容，而不是格式。 請按照以下逐步說明，自信地建立、維護和擴展您的技術文件。

步驟 1：複製範本並為您的專案命名

首先，從 Asana 的庫中複製技術文件範本。 為您的專案命名，以反映其內容，例如「行動應用程式上線指南」或「v3.5 版本資訊」。 

您會看到預先建立的區段，例如簡介、設定、使用和疑難排解。 從使用者手冊到內部流程文件，這些內容為一系列技術文件提供了靈活的起點。

步驟 2：定義您的範圍、受眾和格式

在「概觀」區段中，描述文件涵蓋的內容、目標對象以及儲存位置。 您是為開發人員、終端使用者、QA 審核人員還是新員工撰寫？ 這是否會成為知識庫、Confluence wiki 的一部分，或嵌入您的應用程式中？

專案範疇有助於減少後續的返工。 例如，如果您的受眾不是技術人員，請避免使用術語和縮寫，或確保對其進行定義。 如果這是更大型產品開發週期的一部分，請將其連結至 Asana 中的相關專案或文件任務。

步驟 3：組織您的文件結構

使用任務區段複製標準文件版面配置。 此範本包含以下預留位置：

• 簡介：定義目的、受眾和範疇。

• 目錄：新增連結或標題以便快速導覽。

• 設定/安裝：包含逐步說明和視覺化內容。

• 使用情況和功能：記錄關鍵工作流程和產品功能。

• 疑難排解：新增常見問題、常見問題集和解決方法。

• 詞彙表或附錄：定義術語並提供其他資源。

使用子任務來分解詳細主題、新增支援資訊的連結，或將特定部分指派給團隊成員。

步驟 4：指派所有權並收集回饋

根據技術撰稿人、產品所有者或開發人員的專業領域，將任務指派給他們。 例如，開發主管可能負責開放原始碼藍圖，而支援人員則負責新增至疑難排解區段。

使用 Asana 的評論功能，直接在任務中收集回饋。 您還可以設定截止日期、優先順序和狀態欄位，以便追蹤進度。 這樣一來，文件就能與您的軟體開發週期同步推進。

步驟 5：附加支援性的視覺資料和文件

良好的文件通常包含圖表、螢幕擷取畫面或流程圖，以說明關鍵點。 使用 Google Drive、Dropbox 或 Figma 等整合，將這些內容直接附加到相關任務。 您還可以連結至軟體需求、設計文件或相關專案計劃。 這會將您的文件轉化為所有相關人員的中央知識管理中心。

步驟 6：發佈、維護和重新審視

內容審閱後，將區段標記為最終版本，並使用自訂欄位更新文件狀態。 新增變更日誌或版本表，以便隨時間推移追蹤更新。

設定提醒，定期重新審視此文件，例如在每次產品發佈或季度稽核後。 藉助此工作流程，您不僅可以建立一次性文件，還可以建立隨軟體產品發展的活躍資源。

Asana 文件功能

Asana 功能是內建工具，可協助您自訂和管理工作流程。 與此技術文件範本一起使用時，任務指派、自訂欄位和時間軸等功能可讓您更輕鬆地追蹤內容、收集輸入並保持所有內容為最新。

我們在下方重點介紹了幾項我們最喜愛的功能，但您可以在此處瀏覽 Asana 功能的完整清單，以進一步自訂您的文件設定。

任務和子任務：將技術文件分解為清晰、可指派的組成部分，以便從大綱到發佈追蹤所有權。

自訂欄位：新增狀態標籤、版本號碼、目標受眾或文件類型，以便輕鬆篩選和排序內容。

時間軸檢視：將文件進度可視化，並圍繞發佈週期或工程衝刺進行規劃。

評論和附件：在一處收集回饋、標記團隊成員，並附加螢幕截圖或圖表。

Asana AI ：根據您的專案活動，將組織內容、建議後續步驟或強調文件差距等例行任務自動化。

表單：收集工程師、支援或產品團隊的意見，以制定常見問題和疑難排解指南。

推薦的整合

整合可將您的團隊已使用的工具連結到 Asana。 您可以附加檔案、同步行事曆，並自動更新，而無需切換平台。 它們有助於將此範本轉化為已完成、連結的文件工作流程。

我們在下方選擇了一些可供選擇的整合，協助您入門。 您可以瀏覽完整的 Asana 整合中心，探索更多連結工作的方法。

Google 雲端硬碟：將產品規格、流程圖或圖表直接附加至相關文件區段。

Slack ：讓您的團隊即時掌握文件任務、審查和更新的最新資訊。

GitHub 或 Jira Cloud ：將 Asana 任務連結至相關議題、提取請求或開發中的功能。

Microsoft Teams ：在站立會議或產品審查期間呈現文件工作，從而跨部門協作。

Dropbox ：將圖片資產、白皮書或封存文件與您的任務清單集中在一處。

關於技術文件範本的常見問題