專案範疇管理計劃範本

專案範疇如同預算或時程一樣重要,卻往往被輕忽。建立專案範疇管理計劃範本,從而優先處理這個關鍵的專案管理部分。

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您若曾聽過專案管理三角形、鐵三角或專案管理的三重限制 ,您就知道為了準時在預算內達成您的目標,專案範疇到底有多重要。每個專案都會有三重相依的專案限制:專案時程、專案預算、專案範疇。儘管專案規劃期間,專案的時間範圍和預算會是大部分關注的重點,但專案範疇實為同等重要。為了確保團隊成員針對他們建立的每個新專案定義範疇,您會需要專案範疇管理計劃範本。

[產品 UI] Asana 中的範疇管理專案,試算表風格的專案檢視 (清單)

什麼是專案範疇?

專案範疇是預先定義專案界線的方法,包括期限、預算及交付項目。開始工作前就決定專案範疇,您就能知道如何配置資源,並且為專案關係人設定實際的期望值。

專案範疇管理是由各種相關的計劃所組成,包括:

  • 範疇潛變:專案出現額外的交付項目而超出原本的範疇,必須延展時程或付出比原本規劃更多的成本。

  • 專案管理三角形:專案管理的三個環節:範疇、預算和時程。若能全面妥善協調這三個環節,您就能在不需要額外資源的情況下完成專案。

  • 專案範疇聲明:幫助團隊決定範疇包含哪些項目的準則。

  • 專案範疇管理計劃:您用來定義及監看專案範疇的計劃。

專案管理三角形

什麼是專案範疇管理計劃範本?為什麼需要它?

專案範疇管理計劃範本是您用來規劃新專案範疇的可重複使用範本。有了專案範疇管理計劃範本,您就能將計劃裡的所有專案或專案團隊標準化。

許多團隊會輕忽專案範疇,把它的優先順序擺在專案預算和時程之後,甚至完全沒有加以定義,這麼做很危險。範疇就和任何其他專案管理三角形的元素一樣重要,省略它或含混帶過有可能導致範疇潛變,而團隊也會因資源不足而導致工作過度。專案範疇管理計劃範本讓團隊可在每次啟動專案時輕鬆定義專案範疇,進而更可能讓您準時且符合預算地完成交付項目。

使用專案範疇管理計劃範本的優點

建立專案範疇管理計劃範本的主要優點,是能鼓勵團隊的所有人在建立每個新專案時,也建立專案範疇。此外,範本還能讓您全盤掌控專案的範疇。有了範本之後,您就能:

  • 將專案範疇管理的規劃流程標準化。

  • 取得專案關係人的信任,尤其是領導階層,他們會想要確保專案是確實可行的。

  • 由於流程已經建立好了,因此可以讓新的團隊成員中途加入並管理專案。

專案範疇管理計劃範本區段

您的專案範疇管理計劃範本是您專案範疇流程的骨幹。這是您定義範疇、為專案關係人設定期望值及設定您專案計劃之處。

若您有使用專案管理軟體,就能在整個團隊內使用您的範本,確保範疇管理的流程期間,始終傳達正確的資訊。建立您的範本時,請務必納入定義整個專案生命週期之範疇的區段 (例如下列區段)。

範疇內的專案交付項目

專案管理計劃範本的其中一個主要目標,是確立必須完成哪些項目、指標或任務,以獲得專案的成功。您的交付項目可以是比較小的事項 (例如已完成專案文件) 或較大的輸出項 (例如發佈新網站)。將這些交付項目與您的目的、全團隊的目標結合,以便確保每個交付項目都能輔助達成更大的計劃。

工作細目結構

工作細目結構 (WBS) 顧名思義就是指,將交付項目進一步拆解成子任務和二階子任務,您必須先完成這些,方能完成更大的任務。建立 WBS 區段可協助團隊追蹤關鍵的子交付項目及關鍵的相依性。WBS 應該包含專案目標、專案範疇聲明、專案時程,且這一切都應可視化呈現。

工作細目結構範例

專案時程

在此處納入預估的專案時程,以利對照重要的期限和里程碑來追蹤專案進度。使用動態軟體,例如專案管理工具,這樣一來,若範疇改變了,您就能更新時程,而毋需點入並手動編輯每個日期。

超出範疇的工作

您已在之前的區段定義自己要努力的方向。然而,定義在範疇內的任務也同等重要。您的目標是設定準則和界線,好讓所有人保有實際的期望,並瞭解專案成功需要什麼。若專案關係人之後提出超出範疇的額外請求,您就能指出範本的此區段,說明這並不包含在原來的專案範疇,所以此時您不能執行該任務。

專案關係人 RACI 或 RAPID 

專案關係人 (例如團隊成員、專案贊助者和高階主管) 會想參與專案事務,這是好事一樁。然而,若沒有謹慎監控和把關,即時是用意最良善的專案關係人也可能意外搞砸專案,甚至造成範疇潛變。為了避免發生這種事,請使用專案關係人指派表 (例如 RACIRAPID) 來清楚定義每位專案關係人的職責。

變更管控流程或表單

即使是規劃最縝密的專案,也會面臨阻礙和非預期的改變。可能會有您需要新增交付項目或變更時程的事件發生。儘管您希望專案範疇很穩固,但它不應該徹底固若金湯,沒有彈性。變更管控流程讓專案關係人提交可能會影響專案範疇的變更請求。使用變更流程並設定變更管控表單,您就能瞭解何以會有變更請求、會帶來什麼影響,以及是否值得將變更納入專案中。

請閱讀:什麽是變更管理?建立成功變更管理流程的 6 個步驟

如何建立專案範疇管理計劃範本

首先,請審閱之前的範疇計劃,以決定您的範本需要哪些資訊。您的範本應完全針對專案工作加以自訂,因此,請看看自己近期的專案範疇管理計劃,查看哪些專案需求是通用於計劃和團隊的。將這些需求一一納入不同的區段。例如:若您總是建立設計原型,則務必在您的範本納入該區段。請記得,最適合您工作、團隊和組織運作的計劃,才是最有效的範疇管理計劃。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 報告功能在 Asana 中的報告功能會將專案資料轉換成影像化及容易消化的圖表。針對工作所在位置提出報告後,您就能減少重工、減少不必要的應用程式間切換。此外,由於您團隊的所有工作都已在 Asana 中,因此您可以從任何專案或團隊提取資料,在一個位置對當下發生的一切有準確的掌握度。

  • 專案狀態更新。揮別必須在多個工具間搜索,才能找到專案狀態資訊的日子,也不要再為了一封電子郵件就能搞定的事而多開一場會議了。在 Asana 中更新專案狀態不僅簡單易用,而且此功能還能直接與您團隊執行的工作相互結合。因此團隊成員得以輕鬆存取其他專案資訊,例如專案計劃、溝通計劃、專案目標、里程碑、交付項目等。最終,專案狀態報告將能減少您的手動作業、集中管理資訊,並確保所有人即時掌握最新資訊。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Miro。連結 Miro 與 Asana,從而精簡工作流程,並且在同一位置掌握每個專案的整體狀況。將 Miro 看板內嵌至 Asana 專案簡介,以利團隊成員互動、檢視、評論,或直接從 Asana 加以編輯。或者,也可將現有或新的 Miro 看板附加至任何 Asana 任務,即可自動邀請任務協作者一起來檢視、評論或編輯看板。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

  • Lucidchart。Lucidchart + Asana 整合可將圖表、基本流程圖、流程圖以及線框圖完美嵌入到您的 Asana 專案中。您所需要的重要專案脈絡就在 Asana 中,就在您的手邊。團隊毋須在不同應用程式之間切換,即可在工作時輕鬆存取所有正確資訊。

常見問題

範疇管理計劃範本的用途是什麼?

專案範疇管理計劃範本的用途是協調及標準化定義專案範疇的流程。儘管專案範疇很重要,團隊卻往往會加以輕忽。建立範本後,您就能確保團隊針對每個新專案建立專案範疇,以及專案預算和時間軸。

範疇和範疇管理有何差異?

專案範疇是定義一組專案的界線,換言之,範疇確立了您在專案期間要執行、建立和封存什麼任務。範疇管理是監督該範疇的過程,藉此確保所有變更都能歷經恰當的變更控管流程,嚴防可能造成範疇潛變的改變。

範疇管理計劃與範疇管理計劃範本有何差異?

範疇管理計劃是您用於特定專案的計劃。範疇管理計劃範本是把此計劃變成填空寫入資訊的版本。您可以儲存範本,然後加以複製,以便針對每個新專案建立新範疇管理計劃。

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