Riskhanteringsplan

Innan du startar ett projekt är det viktigt att ta hänsyn till eventuella problem och risker som kan hindra projektet från att gå smidigt. 

En mall för en riskhanteringsplan kan hjälpa dig att minska riskerna och upprätta en beredskapsplan så att du kan nå dina mål utan problem. Så här gör du. 

Vad är en mall för en riskhanteringsplan?

En mall för en riskhanteringsplan är ett verktyg som hjälper projektledare att förebygga och mäta potentiella risker. Även om mallens innehåll kan ändras från projekt till projekt, förblir mallens huvudstruktur densamma. Att använda en mall för att hantera riskhanteringsprocessen kan hjälpa till att påskynda framtida projekt och samordna teammedlemmarna så att de vet vad de kan förvänta sig om en risk uppstår.

Att skapa en mall för en riskhanteringsplan gör det också enklare att hantera projekt med flera intressenter. När alla är bekanta med din etablerade mall blir inlärningskurvan mindre varje gång du startar ett nytt projekt.

Vad är syftet med en riskhanteringsplan?

En riskhanteringsplan är en strategi som projektledare använder för att förhindra att risker uppstår under ett projekt. De kan använda det här verktyget för att övervaka och logga risker, samt skapa en fastställd handlingsplan i händelse av att en potentiell risk uppstår. 

Varför skapa en mall för en riskhanteringsplan?

Att skapa en mall för en riskhanteringsplan är bästa praxis för projektledare, och det av en anledning. Här är anledningen till att du bör skapa en mall för en riskhanteringsplan innan du påbörjar ett stort projekt.

Förebygg risker proaktivt

Med en mall för en riskhanteringsplan kan du proaktivt se till att det redan finns en lösning på problem som kan uppstå innan de inträffar. Genom att tilldela en specifik risk till en teammedlem utser du den person som ansvarar för att aktivt övervaka varje potentiell risk. 

För vissa team är det nödvändigt att utveckla begränsningsstrategier för projekt med stor inverkan innan ett projekt ens godkänns. Det förhindrar att högriskprojekt påverkar större Business-verksamheter. Om ditt team inte har några riskreducerande planer på plats kanske projektet inte kommer förbi godkännandefasen. 

Skapa klarhet

En mall för en riskhanteringsplan ger teamet klarhet, särskilt när det gäller beredskapsplaner. Intressenter gillar oftast inte att höra att något kan gå fel med ett projektschema, men om du och ditt team redan har svarsstrategier på plats är det mycket lättare att lugna ner dem. Med en programvara för samarbetsstyrning som Asana kan alla i teamet få tillgång till viktig riskhanteringsdokumentation, till exempel en risklogg, en riskbedömningsmatris eller andra projektdokument. 

Uppmuntra ansvarstagande

Det är inte lätt att erkänna ett problem när något går fel. Men när det finns en tilldelad riskägare är den personen ansvarig för att minska risken så mycket som möjligt om den inträffar. Det gör det möjligt för teammedlemmar att utvärdera den negativa inverkan av en potentiell risk och utarbeta beredskapsplaner om eller när problem uppstår. Individuella teammedlemmar har befogenhet att hitta rätt lösning. Och om några viktiga intressenter har frågor om den specifika risken vet de exakt vilken teammedlem de ska fråga. 

Vad som bör ingå i mallen för riskhanteringsplaner

Det är enkelt att skapa en mall för en riskhanteringsplan, men sättet att hantera informationen i planen kan variera från team till team. Så hur bör du organisera informationen i din mall för riskhanteringsplaner?

Ett av de enklaste sätten att göra det på är efter betydelse, till exempel genom att rangordna risker efter deras potentiella inverkan på projektet. Eller så kan du organisera mallen för riskhanteringsplanen efter sannolikheten för att varje risk inträffar. 

Oavsett hur du organiserar mallen för riskhanteringsplanen är det viktigt att använda ett verktyg som är anpassningsbar och samarbetsinriktat. På så sätt kan teamet organisera mallen för riskhanteringsplanen på ett sätt som är mest meningsfullt för just dem. 

Fyra steg för att använda mallen för riskhanteringsplaner

1. Brainstorma vilka risker som ska läggas till. Använd en programvara för samarbete så att alla i teamet kan identifiera och lägga till potentiella risker som kan påverka projektet negativt. 

2. Bedöm sannolikheten och effekten av varje risk. Sannolikheten och inverkan av varje risk tillsammans representerar den potentiella inverkan av risken. Se till att mallen har ett sätt att spåra både riskens sannolikhet och allvarlighetsgrad.

3. Förutse hur trolig varje risk är. Baserat på historiska data eller tidigare projekt kan teammedlemmar förutse sannolikheten för att varje risk kommer att inträffa. 

4. Övervaka risker under projektets livscykel. Det enklaste sättet att göra det på är att tilldela teammedlemmar en specifik risk att övervaka under hela projektets livslängd.

Integrerade funktioner

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften.

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden.

• Underuppgifter. Ibland är en att göra-punkt för stor för att utgöras av en enda uppgift. Om en uppgift har fler än en medverkande, ett långt slutdatum eller intressenter som måste granska och godkänna innan publiceringen, kan underuppgifter vara till hjälp. Underuppgifter är ett effektivt sätt att fördela arbete och dela upp uppgifter i enskilda komponenter – samtidigt som du ser till att alla de mindre uppgifterna fortfarande är kopplade till det övergripande sammanhanget i den överordnade uppgiften. Dela upp uppgifter i mindre komponenter eller fånga upp de enskilda komponenterna i en process med flera steg med hjälp av underuppgifter.

Rekommenderade appar

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail. 

• Outlook. När åtgärdspunkter kommer in via e-post, till exempel när din byrå ber om att granska arbete eller när en partner gör en förfrågan om designtillgångar, kan du nu skapa uppgifter för dem i Asana direkt från Outlook. Du kan sedan tilldela uppgiften till dig själv eller en teamkollega, ställa in ett slutdatum och lägga till den i ett projekt för att koppla den till annat relevant arbete.

• Zendesk. Med Asanas Zendesk-integrering kan användare snabbt och enkelt skapa Asana-uppgifter direkt från Zendesk-biljetter. Lägg till sammanhang, bifoga filer och länka befintliga uppgifter för att följa det arbete som krävs för att avsluta ärendet. Integreringen erbjuder också fortlöpande insyn i båda systemen så att alla håller sig uppdaterade oavsett vilket verktyg de använder. 

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och Business-team. Ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden i Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan Business- och teknikteam vid rätt tidpunkt.

Vanliga frågor