график проекта

Крупные и сложные проекты нуждаются в структуре, чтобы не выбиваться из графика. После того, как вы разделите проект на более мелкие этапы, вам нужно будет определить, кто, что и когда должен делать для каждой задачи. Здесь в игру вступают графики проекта. Графики проектов позволяют сосредоточиться на работе, размещая все задачи в одном месте.

Что такое график проекта?

Графики проектов показывают важные этапы, задачи и результаты, аккуратно отображаемые на хронологии. Они позволяют оптимизировать весь проект от начала до конца в одном пространстве.

Графики проекта являются ключевым компонентом управления проектами. На основе дорожной карты и жизненного цикла проекта графики организуют работу в последовательность действий.

Зачем нужен шаблон графика проекта?

На этапе планирования кажется, что возможно всё. Работа кажется новой и интересной, и вы обычно с нетерпением ждёте начала. Но если вы погрузитесь в проект без чёткого графика, то можете быстро упустить из виду общую картину — почему вы начали и чего надеетесь достичь. Если вы потратите время на создание шаблона графика проекта, у вас будет ориентир, который будет направлять вас на каждом этапе. 

Существуют разные способы управления шаблоном графика проекта, но использование инструмента для управления проектами поможет вам извлечь из него максимальную пользу. Вы сможете сохранить свой любимый график в качестве шаблона и использовать его для каждого нового проекта. Использование инструмента также позволяет:

• Создавать график в виде наглядной хронологии, где сразу видны связи между задачами, участниками команды и дедлайнами.

• Добавлять зависимости, чтобы работа выполнялась в нужном порядке.

• Отмечать важные этапы проекта и радоваться достигнутым результатам.

• Связывать всю информацию о проекте — от списков задач до отчётности — в одном месте.

• Делиться графиком проекта с другими командами для совместной работы и поддержки.

• Автоматизируйте рабочие процессы в рамках своего графика, чтобы можно было настроить его и забыть о нём.

• Переносить даты сдачи при изменении приоритетов.

• Предоставлять всем заинтересованным сторонам краткий обзор статуса проекта.

Типы графиков проекта

Рабочие документы, черновики, интегрированное программное обеспечение — технически график проекта можно создать где угодно. До появления программного обеспечения для управления проектами компании использовали бумажные календари и толстые папки для отслеживания проектов. Теперь у нас есть преимущество цифровых инструментов, которые автоматически отслеживают и корректируют нас по мере выполнения проекта, что сокращает работу по организации работы и повышает производительность.

Ниже приведены три наиболее распространённых способа организации графиков проекта, а также их преимущества и недостатки.

1. Цифровые документы 

Использование документов для создания цифровых шаблонов графика проекта становится всё менее распространённым, но они по-прежнему остаются наиболее доступными.

Плюсы: обычно бесплатны, просты в создании и доступны для всех.

Минусы: проекты могут меняться по желанию, но документы не меняются вместе с ними. Превратить их в живые графики практически невозможно. Поэтому их обслуживание занимает много времени и требует множества обновлений вручную. Это увеличивает риск человеческой ошибки, поскольку задачи упускаются из виду или дедлайны забываются. Кроме того, людям приходится помнить о необходимости сверяться с документами — в них нет напоминаний или инструментов, предупреждающих заинтересованные стороны об изменениях.

2. Электронные таблицы 

Электронные таблицы легко превратить в график проекта, но на этом преимущества заканчиваются.

Плюсы: таблицы хорошо подходят для составления графиков. Можно также вводить правила и формулы для автоматизации некоторых действий. Кроме того, они доступны большинству организаций и в основном бесплатны.

Минусы: электронные таблицы работают на основе правил и формул, но для эффективной работы с ними нужно знать, что они собой представляют. Хотя создать электронную таблицу может любой, лишь немногие способны использовать её по максимуму. В остальном это просто макет документа с небольшими возможностями автоматизации, корректировки и общения с командой.

3. Цифровые хронологии 

Эти визуальные графики проекта, также известные как диаграммы Ганта, показывают задачи, расположенные на временной шкале.

Преимущества: шаблоны диаграмм Ганта — идеальный способ создать собственный график проекта. Они визуально оформлены и включают все необходимые детали, чтобы вы могли видеть всё сразу. Это особенно полезно для визуализации критического пути — минимальной последовательности задач, которые необходимо выполнить для успешного завершения проекта. Они обеспечивают быстрый обзор статуса проекта для всех заинтересованных сторон и легко изменяются. Вы можете корректировать задачи, участников команды или дедлайны всего за несколько кликов. Добавив зависимости и правила автоматизации, можно автоматизировать весь рабочий процесс проекта от начала до конца.

Минусы: для создания легко редактируемых цифровых хронологий часто требуется специальное программное обеспечение для управления проектами.

Создание собственного расписания

Все хронологии проекта будут включать одни и те же основные функции — сроки и задачи. Дальнейшая настройка зависит от вас. Это зависит от того, как вы используете шаблон графика проекта. Например, если вы координируете совместную работу, вам, скорее всего, потребуется добавить зависимости, которые управляют рабочим процессом.

Интегрированные функции

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью хронологии можно легко отслеживать, как части вашего плана сочетаются друг с другом. Кроме того, когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам легче выявлять и устранять конфликты между зависимостями до их возникновения, чтобы вы могли достичь всех своих целей в срок.

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу другого человека, чтобы вы могли расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Или, если задача, от которой зависит ваша работа, переносится, Asana уведомит вас об этом, сообщив, нужно ли вам также скорректировать дату сдачи.

• Автоматизация. Автоматизируйте ручную работу, чтобы ваша команда тратила меньше времени на рутинную работу и больше времени на задачи, для которых вы их наняли. Правила в Asana работают на основе триггеров и действий — по сути, «когда происходит X, делайте Y». Используйте правила, чтобы автоматически назначать работу, корректировать даты сдачи, устанавливать нестандартные поля, уведомлять заинтересованные стороны и многое другое. От автоматизации отдельных задач до целых рабочих процессов — правила дают вашей команде время на квалифицированную и стратегическую работу.

• Обзор проекта. Обзор проекта — это единое окно для всей важной информации о проекте. Предоставьте своей команде общее представление о том, что, почему и как работает ваш проект. Добавьте описание проекта, чтобы задать тон вашей будущей совместной работе в Asana. Затем поделитесь всеми важными ресурсами и контекстом, например деталями совещаний, каналами для общения и краткими описаниями проектов, в одном месте.

Рекомендуемые приложения

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.

• Outlook. Получая по электронной почте различные поручения, например, рецензировать работу агентства, с которым вы сотрудничаете, или заявка на элементы дизайна от партнёра, вы можете создавать задачи по ним в Asana прямо из Outlook. Затем новую задачу можно будет назначить себе или участникам команды, задать дату сдачи и добавить эту задачу в проект и связать её с другой актуальной работой.

• Clockwise. С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция Clockwise + Asana позволяет вам указать длительность задачи, время её выполнения, а также может ли Clockwise переносить её автоматически. Добавляйте задачи в Календарь и выделяйте время на выполнение работы.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

Чтобы начать создавать собственную хронологию проекта, следуйте этим лучшим практикам:

• Используйте систему, позволяющую легко корректировать дедлайны. С помощью инструмента для управления проектами можно изменять несколько дедлайнов одновременно и оповещать ключевых заинтересованных лиц в режиме реального времени. 

• Используйте зависимости проекта, чтобы снизить риск пропуска работы. Это особенно полезно в тех случаях, когда для выполнения следующей задачи необходимо завершить предыдущую. Например, перед запуском сайта необходимо получить подтверждение от юриста.

• Назначайте задачи и делегируйте работу, чтобы все участники проекта несли за него ответственность.

• Добавляйте важные этапы проекта, чтобы отслеживать и отмечать каждое достижение.

• Определите объём работ с чёткими результатами, а также ожидаемую дату начала и предполагаемую дату окончания для каждой задачи. 

Вопросы и ответы