Как создать план управления проектом, который работает

План управления проектом задаёт направление для всей команды и определяет, как именно вы будете достигать поставленных целей. Грамотно составленный план проекта объединяет ключевые элементы — от целей и бюджетов до вех и графиков — в единый документ, доступный каждому участнику. Без такого плана команда теряет ориентиры, а сроки и бюджет выходят из-под контроля. Далее мы подробно разберём, как создать план управления проектом, который действительно работает.

Что такое план управления проектом?

План управления проектом (также известный как план работ) — это структурированный документ, в котором описаны все ключевые элементы, необходимые для успешной реализации проекта. Он включает цели, график проекта, объём работ, бюджет, распределение ролей, ожидаемые результаты и систему коммуникации. План управления проектом служит единым источником достоверной информации для всех участников — от руководителя до исполнителей.

Создав план проекта в системе управления работой, вы сможете централизованно планировать и контролировать работу, а также вести отчётность по ней. Это особенно важно, когда над проектом работают несколько подразделений или внешние подрядчики.

Чтобы лучше разобраться в терминологии, рассмотрим отличия плана проекта от смежных понятий.

План проекта и план работ

План проекта и план работ — это одно и то же. Разные группы и отделы могут отдавать предпочтение тому или иному термину, но оба они в конечном счёте описывают одно и то же понятие: общий перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы достичь целей проекта.

План проекта и устав проекта

Устав проекта — это документ, который используют для получения согласования от ключевых заинтересованных сторон до начала проекта. Устав создаётся раньше плана и содержит только общую информацию: цели, объём и распределение обязанностей. По сути, устав — это упрощённая версия плана управления проектом. После его согласования команда приступает к детальной проработке плана, добавляя бюджет, хронологию, вехи и план коммуникации.

План проекта и объём проекта

Объём проекта определяет его размер и границы. Это часть плана проекта, поэтому необходимо определить объём проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами. В случае обнаружения расползания границ проекта, можно будет уточнить объём, заранее определённый в плане проекта, и вернуться в предусмотренные рамки.

Чтобы ваш стратегический план был полным, в него необходимо включить график проекта, но для плана работ требуется не только это. Также нужно указать и другие ключевые элементы, такие как заинтересованные стороны, цели и вехи.

План проекта и agile-проект

Управление проектами методом Agile — это основа, позволяющая разбить работу коллектива на типовые компоненты. Принципы Agile часто используются в сочетании со Scrum- и спринт-методологиями. Как и в случае любого другого проекта, командам, работающим по системе Agile, не помешает составить план проекта до начала работ.

Почему план управления проектом так важен?

План управления проектом закладывает основу для всего проекта. Без него вы лишаетесь первого критически важного этапа в общем процессе управления проектами. Чётко прописанный план служит ориентиром для всех заинтересованных сторон и обеспечивает ясность их функций в проекте. По нему можно судить о наличии всех необходимых ресурсов до начала реализации.

Согласно исследованию, проведённому Институтом управления проектами (PMI), существует прямая взаимосвязь между качеством планирования и успешностью реализации проекта. По данным PMI, организации с развитой культурой планирования завершают проекты в срок и в рамках бюджета на 28 % чаще, чем компании без формализованных процессов.

Вот основные преимущества плана управления проектом:

1. Единое понимание целей. Все участники видят, к чему стремится команда, и понимают свою роль в достижении результата.

2. Прогнозирование проблем. План позволяет выявить потенциальные риски и узкие места ещё на этапе подготовки, а не в разгар работы.

3. Контроль ресурсов и бюджета. Когда объём работ и бюджет зафиксированы заранее, вы принимаете более обоснованные решения и избегаете перерасходов.

4. Прозрачная коммуникация. Заинтересованные стороны знают, когда и где получить актуальную информацию о ходе проекта.

5. Измеримый результат. Чётко определённые вехи и показатели успешности позволяют объективно оценить прогресс на каждом этапе.

План управления проектом также помогает вам как руководителю проекта прогнозировать возможные проблемы ещё до начала реализации и при необходимости скорректировать курс. Чем более детально проработан план, тем выше шансы завершить проект вовремя и в рамках установленного бюджета.

Как создать план управления проектом за 7 шагов

Для того чтобы составить чёткий план управления проектом, необходимо обеспечить контроль всех подвижных частей проекта. Какой бы проект вы ни планировали, у каждого плана работ должны быть следующие элементы:

• Цели и задачи проекта

• Показатели успеха

• Заинтересованные стороны и их функции

• Объём и бюджет

• Вехи и ожидаемые результаты

• Хронология и график

• План обмена информацией

Ниже представлена краткая таблица, которая поможет быстро понять назначение каждого элемента:

Рассмотрим каждый из этих элементов подробнее.

Шаг 1. Определите цели и задачи проекта

Любой проект начинается с чёткого ответа на вопрос: чего вы хотите достичь? Определение целей — это фундамент плана управления проектом. Цели не только обосновывают существование проекта, но и обеспечивают единое понимание ожидаемого результата среди всех участников.

Исследования показывают, что сотрудники, понимающие, как их работа способствует достижению целей компании, вдвое более мотивированы по сравнению с остальными. При этом лишь 26 % сотрудников имеют такое понимание. Определив цели непосредственно в плане работ, вы свяжете ежедневные задачи с целями проекта и поможете команде увидеть ценность своего вклада.

Начните с формулирования 2–3 ключевых целей проекта. Затем декомпозируйте каждую цель на конкретные задачи, которые можно отслеживать и измерять. Используйте структуру WBS (Work Breakdown Structure — иерархическая структура работ), чтобы разбить крупные цели на управляемые блоки задач.

В чём разница между целями и задачами проекта?

Цели проекта описывают конечный результат, к которому стремится команда: например, выход на новый рынок или повышение уровня удовлетворённости клиентов. Задачи проекта — это конкретные шаги для достижения целей: провести исследование аудитории, подготовить маркетинговые материалы, настроить процесс обработки обращений.

В плане управления проектом цели задают общее направление, а задачи определяют ежедневную работу команды. Определяя объём и график работ, обязательно сверяйтесь со своими целями, чтобы каждое действие приближало вас к желаемому результату.

Шаг 2. Установите показатели успешности

Определив цели, позаботьтесь о том, чтобы можно было объективно измерить прогресс. Лучший способ сделать это — установить цели по методу SMART: конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени.

Показатели успешности превращают абстрактные цели в конкретные критерии. Они помогают ответить на вопрос: «Как мы узнаем, что проект завершён успешно?»

Примеры показателей успешности для разных типов проектов:

• Маркетинговая кампания: рост органического трафика на 20 % за квартал, привлечение 500 новых подписчиков.

• Разработка продукта: завершение бета-версии к конкретной дате, получение оценки NPS не ниже 8 из 10 по итогам пилотного тестирования.

• Организация мероприятия: участие не менее 1000 человек, средний балл удовлетворённости выше 4,5 из 5.

Зафиксируйте показатели в плане управления проектом и регулярно сверяйтесь с ними на каждом этапе. Это позволит вовремя скорректировать курс, если реальные результаты отклоняются от плановых.

Шаг 3. Определите заинтересованные стороны и их роли

Реализация проекта обычно подразумевает привлечение различных участников. Пропишите в плане управления проектом, какие специалисты будут участвовать и какую функцию выполняет каждый из них. Это поможет определить зоны ответственности и даст заинтересованным сторонам чёткое понимание их роли.

Ключевые вопросы на этом этапе:

• Кто непосредственно отвечает за успешность проекта?

• Кто будет согласовывать ключевые решения?

• Какие смежные подразделения или внешние подрядчики участвуют в проекте?

• Есть ли факторы риска, связанные с распределением ролей?

Используйте матрицу RACI, чтобы чётко определить, кто управляет проектом (Responsible), кто согласовывает решения (Accountable), кого консультируют (Consulted) и кого информируют (Informed).

Задокументируйте все роли в плане проекта. По завершении работы над ним он станет единым источником достоверных сведений для всех участников.

Шаг 4. Составьте бюджет проекта

Реализация проектов требует финансовых ресурсов. Независимо от того, привлекаете ли вы фрилансеров, закупаете программное обеспечение или организуете мероприятие, бюджет должен быть определён заранее.

Опирайтесь на цели и список заинтересованных сторон из предыдущих шагов. Ответьте на следующие вопросы:

• Какие статьи расходов предусмотрены проектом (людские ресурсы, инструменты, материалы, подрядчики)?

• Если проект затрагивает несколько подразделений, как будут распределяться затраты?

• Достаточен ли предполагаемый бюджет для достижения установленных показателей успешности?

• Предусмотрен ли резерв на непредвиденные расходы (обычно 5–10 % от общего бюджета)?

Составив бюджет на этапе планирования, вы сможете получить согласование заранее и принимать обоснованные решения в ходе реализации. Это исключает ситуации, когда деньги заканчиваются в середине проекта или средства расходуются на задачи, не связанные с ключевыми целями.

Зафиксируйте бюджет в плане управления проектом и назначьте ответственного за его контроль. Регулярно сопоставляйте фактические расходы с плановыми, чтобы вовремя выявить отклонения. Для крупных проектов используйте шаблон плана распределения ресурсов, чтобы оптимально распределить финансы и людей по задачам.

Шаг 5. Определите вехи и ожидаемые результаты

Важной частью планирования проекта является определение вех, или достижений, выражающихся в решении тех или иных конкретных задач. У вех нет дат начала и завершения, но их достижение представляет собой важное событие в ходе реализации проекта. Они используются для измерения прогресса. Например, давайте предположим, что вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Обозначив завершение работы над опытным образцом в качестве вехи в хронологии проекта, вы сможете оценить достигнутый вами прогресс.

С другой стороны, ожидаемый результат проекта — это то, что получается после достижения вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигаем вехи, когда создаём ожидаемый результат, то есть опытный образец продукта. Воспользовавшись нашим бесплатным шаблоном плана проекта, вы сможете с лёгкостью организовать проект в части ожидаемых результатов и вех. Таким образом, все сотрудники будут иметь чёткое представление о работе, выполняемой в рамках проекта, и вехах, к достижению которых будет стремиться ваш коллектив.

Шаг 6. Составьте хронологию и график

Для достижения целей проекта вам и всем заинтересованным сторонам необходима чёткая общая хронология и график работ по проекту. Привязка по срокам поможет вам лучше расставить приоритеты во время стратегического планирования.

Не у всех проектов есть чётко обозначенная хронология. Если вы работаете над крупным проектом с неопределёнными сроками, вместо составления полной хронологии проекта можно создать дорожную карту проекта. Это позволит чётко определить порядок действий по различным задачам без необходимости устанавливать точные сроки.

Определившись с обязанностями на общем уровне, можно сосредоточиться на деталях. Используя шаблон плана работ, разбейте проект на задачи, не упустив при этом ни одной части процесса. Крупные задачи можно даже разбить на более мелкие подзадачи, чтобы сделать их более управляемыми.

Затем установите сроки начала и завершения каждой задачи и подзадачи. После этого вы увидите, как все элементы выстраиваются в единую хронологию проекта. Обязательно добавьте заинтересованные стороны, определив, кто что делает и в какие сроки.

Шаг 7. Разработайте план обмена информацией

Как известно, в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили взаимодействия между ними будут отличаться. У вас есть возможность заранее определить свои ожидания по конкретному проекту в его плане. План обмена информацией необходим, чтобы все участники понимали, что происходит, как продвигается работа над проектом и что будет дальше. И в случае возникновения каких-либо преград у вас уже будет чёткая система взаимодействия.

При составлении плана обмена информацией следует ответить на следующие вопросы:

• Сколько совещаний по проекту вам нужно будет провести? Каковы их цели?

• Как вы планируете организовать актуализацию состояния проекта? Где вы будете размещать обновления статуса?

• Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом, обмена информацией о ходе работ и публикации обновлений?

Как и в случае с другими элементами плана проекта, необходимо проконтролировать, чтобы план обмена информацией можно было легко отыскать в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и участники из различных подразделений должны иметь возможность легко находить необходимые указания на этапах планирования и реализации проекта.

Управление рисками в плане проекта

Даже самый детальный план управления проектом не гарантирует отсутствие непредвиденных ситуаций. Именно поэтому управление рисками является неотъемлемой частью планирования. Включив раздел по рискам в план проекта, вы подготовите команду к возможным отклонениям и сократите время реагирования на проблемы.

Процесс управления рисками состоит из нескольких этапов:

1. Идентификация рисков. Проведите мозговой штурм с командой и определите потенциальные угрозы: срыв сроков подрядчиком, превышение бюджета, изменение требований заказчика, нехватка ресурсов.

2. Оценка вероятности и последствий. Для каждого риска оцените, насколько велика вероятность его наступления и какое влияние он окажет на проект. Используйте простую шкалу (низкий, средний, высокий), чтобы расставить приоритеты.

3. Разработка стратегий реагирования. Для каждого значимого риска определите план действий: как вы будете предотвращать риск, минимизировать его последствия или компенсировать потери.

4. Назначение ответственных. Каждый риск должен иметь своего «владельца» — человека, который отслеживает ситуацию и принимает решения при наступлении рискового события.

5. Регулярный пересмотр. Риски необходимо пересматривать на каждом совещании по статусу проекта. Новые риски могут возникнуть на любом этапе, а существующие — потерять актуальность.

Включение раздела по управлению рисками в план управления проектом повышает устойчивость проекта к внешним и внутренним факторам и позволяет команде действовать проактивно, а не реактивно. Для структурированного отслеживания рисков используйте шаблон реестра рисков в Asana — он позволяет назначать ответственных, оценивать приоритеты и отслеживать статус каждого риска в режиме реального времени.

Примеры планов управления проектом

Для того чтобы вам было проще понять, как должен выглядеть план управления проектом на практике, ниже приводятся два примера планов проектов по маркетингу и разработке дизайна. Вы можете использовать их как основу при планировании собственного проекта. Если вы хотите начать ещё быстрее, попробуйте готовый шаблон плана управления проектом в Asana — он содержит все необходимые разделы и легко адаптируется под задачи вашей команды.

Пример 1: ежегодный контент-календарь

Предположим, вы отвечаете за контент в своей организации, и ваша задача заключается в создании контент-календаря по всем маркетинговым материалам, которые будут публиковаться в следующем году. Как вы уже знаете, сначала необходимо создать план работ. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успешности

Вы решаете, что результатом создания и реализации контент-календаря должно быть повышение уровня вовлечённости на 10 %. Показателями успешности достижения этой цели в данном случае является частота открытия и переходов по ссылкам в электронных письмах, количество пользователей соцсетей, отслеживающих вашу компанию, а также рейтинг элементов вашего контента в поисковых системах.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

В этом проекте примут участие пять человек.

• Вы, ответственный за контент: разрабатываете и ведёте календарь.

• Борис и Яков, писатели: готовят тексты по каждому элементу контента.

• Никита, редактор: выполняет редакторскую работу и обеспечивает обратную связь по контенту.

• Полина, издатель: обеспечивает публикацию контента после его написания и редактирования.

Бюджет

Ваш бюджет по плану проекта и стоимость контента на весь год составляет 50 000 $.

Вехи и ожидаемые результаты

Ваша первая веха — подготовка контент-календаря с отображением всех тем за год. Ожидаемым результатом в данном случае является версия календаря, готовая к передаче заинтересованным сторонам. Веху и ожидаемый результат необходимо чётко обозначить в графике проекта.

Хронология и график

Вы решили, что график в плане проекта вашего контент-календаря будет выглядеть следующим образом:

• С 15 октября по 1 ноября. Стадия исследований с целью поиска идей по темам контента.

• Со 2 по 30 ноября. Определение тем, о которых вы будете писать.

• С 1 декабря по 1 января. Составление календаря.

• С 1 января по 31 декабря. Борис и Яков напишут контент, а его редактированием будет заниматься Никита (в течение всего года).

• С 16 января по 31 декабря. Полина начнёт регулярно публиковать контент и будет делать это в течение всего года.

План обмена информацией

Вашим планом обмена информацией будет предусмотрено организационное совещание, а затем — ежемесячные совещания по актуализации информации. Еженедельные обновления статуса будут рассылаться по пятницам во второй половине дня. Весь обмен информацией по проекту будет осуществляться с помощью инструмента управления проектами.

Пример 2: разработка нового дизайна веб-сайта

В этом примере будет разрабатываться новый дизайн для вашего веб-сайта (фактически это скорее будет его полная переработка). Для этого проекта понадобится детальный план, учитывая масштаб и объём ожиданий со стороны различных заинтересованных лиц. Вот как может выглядеть план вашего проекта:

Цели и показатели успешности

Общая цель вашего плана работ заключается в увеличении количества продаж через веб-сайт компании на 15 % к концу года. Показателями успеха в данном случае будет количество ежедневных посетителей, оформляющих подписку на бесплатный пробный период, и количество реальных продаж после пробного периода.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

• Вы, руководитель проекта: составляете план проекта и управляете его реализацией.

• Софья, ответственная за исследования пользовательского поведения: проводит исследования и собирает аналитическую информацию по ним.

• Яков и Жанна, дизайнеры: разрабатывают новые варианты дизайна веб-сайта.

• Светлана, ответственная за контент: пишет текст и контент для новых компонентов и веб-страниц.

• Катерина, веб-разработчик: обеспечивает работу нового веб-сайта.

• Роберт, ведущий веб-разработчик: отвечает за исполнение и запуск нового веб-сайта.

• Амалия, глава отдела маркетинга: обеспечивает обратную связь и согласования по проекту.

Бюджет

Бюджет разработки нового дизайна веб-сайта составляет 30 000 $.

Вехи и ожидаемые результаты

Первая веха достигается при завершении стадии исследований, когда Софья отправит отчёт с рекомендациями о том, как двигаться дальше с точки зрения дизайна и контента (ожидаемый результат).

Хронология и график

• С марта по май. Софья проводит исследования, необходимые для разработки нового дизайна веб-сайта.

• С мая по июль. Яков и Светлана одновременно работают над созданием дизайна и контента.

• Начало августа. Катерина запускает новый веб-сайт с дизайном Якова и контентом Светланы.

План обмена информацией

Что касается плана обмена информацией, то для централизованного хранения задач, сообщений и ресурсов будет использоваться инструмент управления проектами, который позволит всем заинтересованным сторонам легко находить все эти материалы. Перед началом работ пройдёт организационное совещание, а затем будут проводиться регулярные совещания по достижении каждой вехи. Обмен всей прочей информацией, включая обновления статуса и поступающие запросы на выполнение работ, также будет вестись в инструменте управления проектами.

Полный цикл управления планами проектов в компании ClassPass

Kerry Hoffman, Senior Project Manager, Marketing Operations, ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, реализуемые специалистами по творчеству, росту и контенту. Ниже приводятся три главные стратегии управления планами проектов:

• Заблаговременное определение заинтересованных сторон. Каким бы ни был масштаб проекта, крайне важно знать заинтересованные стороны и их функции в проекте, чтобы на каждой его стадии привлекать нужных людей. Кроме того, это позволяет обеспечить чёткое понимание сотрудниками процесса проверки и согласования результатов ещё до начала работ.

• Согласование способа обмена информацией о проекте. Определите, где и когда должен осуществляться обмен информацией по вашему проекту, чтобы все ключевые сведения всегда были в нужном месте, а сотрудники всегда были в курсе происходящего.

• Адаптация и принятие стилей работы других людей. Проекты не всегда идут по плану, но, применив правильное управление интеграциями, вы сможете без проблем реализовать любой проект. Кроме того, следует узнать, как удобнее работать участникам проекта и учесть их предпочтения при составлении плана. Это поможет обеспечить слаженность работы, когда вы приступите к исполнению.

Начните планировать проекты эффективнее

План управления проектом — это инструмент, который превращает разрозненные задачи в согласованную работу команды. Определив цели, распределив роли, составив бюджет и хронологию, вы закладываете основу для успешной реализации любого проекта.

С помощью Asana вы можете создать план управления проектом, назначить ответственных, отслеживать прогресс по вехам и обеспечить прозрачную коммуникацию — всё в одном месте. Начните планировать проекты с ясностью и уверенностью уже сегодня.

Начать работу