Szablon planu promocji wydarzenia

Przypomnij sobie ostatnie wydarzenie, na które Cię zaproszono. Z pewnością wcześniej wiadomo było, jaki jest cel wydarzenia i kim są prelegenci. Być może pamiętasz przeglądanie klipów promocyjnych w mediach społecznościowych czy sprawdzanie agendy na stronie internetowej wydarzenia w poszukiwaniu swoich ulubionych mówców. Dzięki tym mediom, w dniu wydarzenia na pewno wiadomo było czego należy się spodziewać.

Promocje, które budują rozpoznawalność wydarzenia i zaangażowanie, a w konsekwencji zwiększają frekwencję są w istocie częścią dobrze przemyślanego planu. Obejmuje on wszystkie działania związane z promocją wydarzenia, od utworzenia planu, aż po dalsze działania.

Zarządzanie planem promocji może być proste, nawet w przypadku bardziej złożonych projektów. Szablon planu promocyjnego w Asanie pozwala uporządkować wszystkie strategiczne działania w jednym miejscu, dzięki czemu zaplanujesz, wypromujesz i wyprodukujesz niezapomniane wydarzenie.

Czym jest plan promocji wydarzenia?

Plan promocji wydarzenia tworzy się, aby przyciągnąć uwagę publiczności do wydarzenia i zwiększyć jego rozpoznawalność. Dzięki temu łatwiej dotrzesz do docelowego grona odbiorców i zwiększysz liczbę uczestników.

Plan promocji wydarzenia powinien zawierać dokładną oś czasu, uwzględniającą wszystkie kroki wymagane podczas reklamowania wydarzenia. Oznacza to, że trzeba wziąć pod uwagę działania, które należy wykonać przed wydarzeniem (na przykład przygotowanie listy potencjalnych gości), inicjatywy promocyjne (takie jak publikacja strony wydarzenia) oraz mniejsze zadania (na przykład wysłanie promocyjnej wiadomości e-mail). Pamiętaj również o śledzeniu dalszych działań, takich jak opublikowanie podsumowania wydarzenia w mediach społecznościowych.

Dlaczego warto przygotować plan promocji wydarzenia?

Plan promocji wydarzenia zwiększa jego rozpoznawalność, a co za tym idzie również liczbę uczestników. Używając planu promocji wydarzenia możesz publikować inicjatywy, dzięki którym odbiorcy zaczną angażować się w naturalny sposób angażować się w wydarzenie. Krótko mówiąc, właściwie przygotowany plan pozwala publikować materiały promocyjne we właściwym czasie i miejscu.

Nie zawsze jest to proste, ale szablon planu promocyjnego może znacznie ułatwić ten proces.

Czym jest szablon planu promocji wydarzenia?

Szablon planu promocyjnego wydarzenia to struktura, która pozwala zaplanować wszystkie zadania marketingowe związane z wydarzeniem. Dzięki szablonowi Asany możesz łatwo sprawdzić co należy zrobić, aby wypromować wydarzenie: od stworzenia planu, aż po jego realizację. Możesz również wykorzystać go, aby zarządzać zadaniami w dniu wydarzenia oraz dalszymi działaniami.

Nasz szablon można skopiować, więc łatwo dostosujesz go do potrzeb konkretnych wydarzeń. Załóżmy, że często organizujesz różne wydarzenia biznesowe, takie jak konferencje czy premiery produktów. We wszystkich przypadkach oś czasu będzie wyglądać inaczej, więc możesz utworzyć osobny szablon dla każdego z nich. W ten sposób stworzysz własną bibliotekę szablonów, które możesz wykorzystać w przyszłości.

Po stworzeniu szablonu możesz udostępnić go członkom swoich zespołów, aby każdy interesariusz znał plan promocji i był na bieżąco poinformowany o tym co i kiedy ma się wydarzyć.

Co zawiera szablon planu promocji wydarzenia Asany?

Gotowy szablon planu promocji wydarzenia obejmuje niestandardowe sekcje oraz tagi, które pomogą Ci zaplanować, zorganizować i przeprowadzić promocję wydarzenia.

Używając podstawowej struktury szablonu możesz określić najważniejsze kroki w procesie planowania promocji oraz dodać do nich konkretne zadania:

• Zadania związane z planowaniem, takie jak opracowanie komunikacji, utworzenie listy gości lub opublikowanie strony do rejestracji na wydarzenie.

• Zadania związane z promocją, takie jak publikacja komunikatu prasowego lub uruchomienie kampanii w mediach społecznościowych.

• Zadania do wykonania w dniu wydarzenia, takie jak publikowanie treści na Instagramie, gdy prelegenci rozpoczną swoje wystąpienia. 

• Zadania do wykonania po wydarzeniu, takie jak wysłanie wiadomości e-mail z podziękowaniem lub opublikowanie podsumowania wydarzenia na blogu. 

Możesz również tworzyć kolorowe tagi niestandardowe, aby śledzić informacje związane z zadaniami, takie jak:

• Członek zespołu odpowiedzialny za wykonanie zadania

• Data wykonania zadania

• Zależności zadania, aby łatwo sprawdzić, które zadania oczekują na wykonanie innych

• Postępy zadania oraz jego status („nierozpoczęte”, „w toku” lub „ukończone”)

• Status zatwierdzenia zadania (np. „gotowe do przeglądu”, „zatwierdzone” lub „wymaga zmian”)

• Na jakim etapie planowania promocji znajduje się dane zadanie

• W razie potrzeby budżet przeznaczony na realizację zadania

Korzyści z szablonu planu promocji wydarzenia 

Twój plan promocji z pewnością będzie składał się z wielu zmiennych elementów. Dzięki szablonowi planu promocji wydarzenia przygotowanemu przez Asanę możesz łatwo współpracować z innymi zespołami i zarządzać działaniami z jednego miejsca, sukcesywnie popychając prace do przodu.

Oto kilka zalet naszego szablonu planu promocji wydarzenia:

• Uporządkuj cały plan promocji wydarzenia w jednym miejscu, włącznie z zadaniami do wykonania przed wydarzeniem oraz po jego zakończeniu. 

• Przygotuj oś czasu działań promocyjnych przed rozpoczęciem pracy. A jeśli coś się zmieni, na przykład współpraca z dostawcą zostanie zerwana, Twój zespół będzie potrzebował więcej czasu lub zmienią się priorytety, możesz łatwo zmienić terminy. 

• Twórz zadania i zmieniaj zakres dat oraz zależności, aby rozpoczynać działania na czas. 

• Udzielaj wykonalnych informacji zwrotnych dotyczących zasobów, takich jak obrazy i dokumenty, bezpośrednio w szablonie wydarzenia. 

• Zarządzaj zatwierdzeniami bezpośrednio z szablonu, aby mieć pewność, że daty wykonania są jasne dla każdego. Upewnij się również, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą, kiedy zasób zostaje zatwierdzony i mogą wprowadzić zmiany przed publikacją ostatecznej wersji materiałów.

• Planuj promocje i zarządzaj nimi z jednego miejsca, łącząc ze sobą członków zespołu międzyfunkcyjnego i dostawców, aby zwiększyć przejrzystość i jasno przedstawić zakres obowiązków. 

• Przedstaw harmonogram promocji w formie wizualnej, aby dowiedzieć się, co ma zostać opublikowane i kiedy. 

• Wdrażaj inicjatywy we właściwym miejscu i o właściwym czasie, dzięki czemu zainteresujesz swoim wydarzeniem idealne grono odbiorców i zyskasz docelową liczbę uczestników. 

• Używaj kamieni milowych do śledzenia postępów i upewnij się, że wszystkie materiały promocyjne są publikowane na czas. 

Zintegrowane funkcje i aplikacje, które można wykorzystać w szablonie Asany do planowania promocji wydarzenia

Zintegrowane funkcje i aplikacje pozwolą Ci komunikować się z członkami zespołu, przeglądać i zatwierdzać pracę oraz śledzić postępy w realizacji planu bez konieczności opuszczania Asany.

Zintegrowane funkcje

1. Widok kalendarza. Widok kalendarza to widok projektu, w którym można zobaczyć wszystkie nadchodzące i ukończone zadania w formacie kalendarza. W łatwy sposób sprawdzaj, jakie zadania są wykonywane, oraz nachodzące terminy. Zaoferuj interesariuszom wgląd w daty wykonania poszczególnych zadań oraz szersze spojrzenie na zaplanowaną pracę w projekcie. Klikając zadanie, wyświetl szczegółowe informacje, takie jak powiązane pola niestandardowe, zależności, podzadania itp.

2. Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który pokazuje wszystkie Twoje zadania na poziomym wykresie słupkowym. Widać na nim nie tylko datę rozpoczęcia i zakończenia zadania, ale również zależności między zadaniami. Dzięki widokowi osi czasu możesz w łatwy sposób śledzić to, czy wszystkie elementy Twojego planu pasują do siebie. Dodatkowo widząc cały przegląd pracy w jednym miejscu, łatwo jest zidentyfikować i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim one powstaną i zagwarantować osiągnięcie celów zgodnie z harmonogramem. 

3. Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

4. Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

Polecane aplikacje

1. Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

2. Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

3. Adobe Creative Cloud. Zespoły kreatywne skutecznie wykonują swoją pracę, gdy mogą skupić się na projektowaniu. Dzięki integracji Asana + Adobe Creative Cloud zespoły kreatywne i projektowe mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do rozpoczęcia pracy, otrzymywać informacje zwrotne od recenzentów oraz osób zatwierdzających, a także dostarczać finalne wersje materiałów – a wszystko to bez konieczności wychodzenia z programu Photoshop, Illustrator czy InDesign. Wyświetlaj nowe zadania, udostępniaj projekty, osadzaj linki do udostępniania plików XD i nanoś zmiany na podstawie komentarzy w Asanie – a wszystko to bez wychodzenia z Adobe Creative Cloud.

4. Canva. Dzięki integracji Canva + Asana możesz łatwo osadzić w projektach Asany piękne projekty z Canva. Od prezentacji, treści na media społecznościowe i makiet stron internetowych aż po filmy – integracja z Canva umożliwia zebranie wszystkich pomysłów i projektów w jednym miejscu, umożliwiając płynną komunikację i współpracę.

Często zadawane pytania