Szablon zestawienia materiałów

Weźmy jako przykład gotowanie złożonego posiłku. Zazwyczaj zaczynasz od sporządzenia listy zakupów, aby mieć pod ręką wszystkie składniki i móc łatwo przygotować dania według przepisu.

Analogicznie, szablon zestawienia materiałów to lista wszystkich szczegółów potrzebnych do pomyślnej realizacji projektu, takiego jak stworzenie nowego produktu czy uruchomienie kampanii.

Oto, jak utworzyć szablon zestawienia materiałów, i dlaczego należy to zrobić.  

Czym jest zestawienie materiałów?

Zestawienie materiałów to lista wszystkich szczegółów i informacji potrzebnych do pomyślnej realizacji projektu. Tradycyjnie firmy produkcyjne i zajmujące się rozwojem produktów – takie jak producenci samochodów – używały zestawień materiałów do śledzenia części lub zespołów potrzebnych do stworzenia określonego produktu. Jednak zestawienia materiałów mogą być również wykorzystywane w przypadku projektów niezwiązanych z produkcją, na przykład przez firmy SaaS lub agencje kreatywne, aby upewnić się, że wszystkie szczegóły potrzebne do ukończenia projektu (takie jak zasoby kreatywne) zostały uwzględnione.

Czym jest szablon zestawienia materiałów?

Szablon zestawienia materiałów to struktura wielokrotnego użytku, którą można wykorzystać w dowolnym projekcie zawierającym wiele elementów lub szczegółów, które należy monitorować w celu pomyślnego ukończenia projektu. Zamiast tworzyć nowe zestawienie materiałów za każdym razem, gdy rozpoczynasz projekt, możesz po prostu zduplikować szablon i rozpocząć rejestrowanie szczegółów projektu, a tym samym zredukować czas spędzony na czynnościach przygotowawczych i skupić się na tym, co najważniejsze.

Korzyści z cyfrowego szablonu zestawienia materiałów

Tradycyjnie, firmy tworzyły szablony zestawień materiałów w narzędziach takich jak arkusze kalkulacyjne Excel, Arkusze Google, a nawet w fizycznych arkuszach dziennika. Jednak te metody mają pewne wady. Na przykład zarządzanie zmianami i poprawkami wprowadzonymi w arkuszach kalkulacyjnych może być trudne, a zestawienia materiałów w arkuszach kalkulacyjnych prowadzą do silosów komunikacyjnych między zespołami.

Potrzebujesz narzędzia, które zawiera wszystkie odpowiednie informacje, a jednocześnie umożliwia współpracę między zespołami, standaryzuje proces śledzenia zasobów i eliminuje potencjalnie kosztowne błędy. Do tego właśnie służy cyfrowe zestawienie materiałów.

Utworzenie szablonu zestawienia materiałów w narzędziu do zarządzania projektami, pozwoli Ci:

• Wyeliminować potrzebę tworzenia zestawienia materiałów od nowa dla każdego nowego projektu. 

• Ustandaryzować proces tworzenia zasobów w zespołach i działach, zapewniając rejestrowanie tych samych informacji dla każdego typu projektu.

• Zapewnić całemu zespołowi wgląd w szczegóły potrzebne do pomyślnego ukończenia projektu, eliminując silosy komunikacyjne i informacyjne między wszystkimi zespołami.

• Utworzyć spójny proces śledzenia zasobów , aby zmniejszyć opóźnienia w projekcie. 

• Kontrolować, kto może uzyskać dostęp do szablonu i edytować go, dzięki czemu możesz mieć pewność, że zawsze używana jest właściwa wersja oraz zmniejszasz ryzyko wystąpienia błędów lub opóźnień w projekcie.

• Dołączać dokumenty pomocnicze, takie jak rysunki projektowe, zamówienia zakupu, zasoby kreatywne i instrukcje, by mieć je zawsze pod ręką. 

Co powinien zawierać szablon zestawienia materiałów?

Ponieważ szablon zestawienia materiałów jest zasobem wielokrotnego użytku, najlepiej, aby był na tyle ogólny, by można go było wykorzystać w wielu projektach. Podczas tworzenia szablonu zestawienia materiałów ważne jest, aby dodać do niego wszystkie szczegóły potrzebne do osiągnięcia celów projektu, które różnią się w zależności od branży.

Na przykład, jeśli tworzysz nowy produkt fizyczny, musisz mieć listę wszystkich części potrzebnych do jego produkcji, a także koszt jednostkowy i całkowity. A jeśli uruchamiasz kampanię marketingową, prawdopodobnie musisz śledzić wszystkie utworzone materiały kreatywne, a także zespół, który jest za nie odpowiedzialny.

Warto utworzyć szablon zestawienia materiałów, który można duplikować w ramach tego samego typu projektu. Następnie, po utworzeniu szablonu, wystarczy, że Twój zespół utworzy jego kopię i wypełni ją informacjami dotyczącymi konkretnego projektu.

Co powinien zawierać szablon zestawienia materiałów na potrzeby produkcji?

Jeśli używasz szablonu zestawienia materiałów do śledzenia potrzeb związanych z produkcją, elementy, które należy uwzględnić w podstawowym szablonie obejmują:

• Numer części

• Nazwa części

• Szczegółowy opis części lub elementu

• Proces zakupu lub źródło, tzn. czy część jest wytwarzana wewnętrznie czy kupowana od dostawcy

• Potrzebna ilość części

• Jednostka miary używana dla każdej części, np. sztuka, cal, kilogram itp.  

• Koszt jednostkowy

• Całkowity koszt części, z uwzględnieniem kosztu jednostkowego i potrzebnej ilości 

Co powinien zawierać szablon zestawienia materiałów na potrzeby uruchomienia kampanii?

W przypadku projektu kreatywnego, takiego jak uruchomienie kampanii marketingowej lub wprowadzenie produktu na rynek, kluczowe elementy, które należy uwzględnić w podstawowym szablonie zestawienia materiałów, to:

• Nazwa materiału 

• Kategoria lub główny kanał materiału

• Typ materiału

• Osoba odpowiedzialna

• Data wykonania 

• Status 

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Przegląd projektu. Jest to miejsce, w którym możesz zawrzeć cały ważny kontekst dotyczący projektu. W ogólny sposób przedstaw zespołowi cele projektu i jego zakres. Dodaj opis projektu, aby nadać kształt waszej współpracy w Asanie. Następnie udostępnij w jednym miejscu wszelkie ważne zasoby i kontekst, takie jak szczegóły spotkań, kanały komunikacji oraz brief projektu.

• Wiadomości. Chcesz udostępnić informacje referencyjne? Wypróbuj Wiadomości w Asanie. Wiadomości umożliwiają komunikowanie się ze współpracownikami w Asanie odnośnie zagadnień, które nie wymagają dalszych działań. Możesz wysyłać wiadomości do grup osób, zespołów i projektów oraz ich dowolnej kombinacji, aby wszyscy byli na bieżąco. Dodawaj linki do zadań, projektów i celów w Asanie, aby zapewnić odbiorcom kontekst i szczegóły.

• Wersja mobilna. Asana jest dostępna na urządzeniach mobilnych z iOS i Androidem, dzięki czemu możesz łatwo sprawdzać swoje zadania nawet z dala od biurka. Przeglądaj nowe powiadomienia w Skrzynce odbiorczej, wysyłaj wiadomości i zyskaj dostęp do zadań, aby zawsze być na bieżąco z informacjami o projekcie. 

Polecane aplikacje

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

• Figma. Zespoły używają aplikacji Figma do tworzenia przepływów użytkowników, modeli szkieletowych, makiet interfejsu użytkownika, prototypów i nie tylko. Teraz możesz osadzić te projekty w Asanie, aby umożliwić zespołowi dostęp do najnowszych projektów graficznych w kontekście, wraz z powiązaną dokumentacją projektową. W przeciwieństwie do zrzutów ekranu, pliki osadzone na żywo aktualizują się w czasie rzeczywistym, odzwierciedlając zmiany wprowadzone w projekcie, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na szukanie odpowiednich plików ani aktualizowanie obrazów.

• GitHub. Automatycznie synchronizuj aktualizacje statusu pull requestów z GitHub z zadaniami w Asanie. Śledź postęp pull requestów i usprawniaj współpracę międzyfunkcyjną pomiędzy zespołami technicznymi i nietechnicznymi, a wszystko to z poziomu Asany.

Często zadawane pytania