業務計画テンプレート

業務計画の策定は、部門横断的な性格の強い作業です。全部門に関係し、抜本的な変革をもたらす原動力となりますが、そのためさまざまな調整が必要になります。これを成功させるには、経営幹部、財務、製品、法務、人事など会社のほぼすべての部門の調整が重要です。

多くの部門間における作業管理が必要なので、業務計画は複雑化します。そこで決め手となるのが、ワークフローのテンプレート化です。効果的なテンプレートがあれば、毎度ゼロから計画を組み立てる必要がないうえ、部門間コラボレーションの方法をすばやく整理するのも簡単です。調整のやりとりを繰り返すことなく、スムーズに計画を立ててすばやくアクションに移れるので、大きなメリットとなります。Asana 社内では、ワークフローをあらかじめ設定し、年次計画や事業計画会議などの業務計画プロセスを合理化しています。

更新: デジタル業務計画書テンプレートの作り方に関する記述を含めて 2023年 4月に改訂されました。

業務計画とは何ですか？

業務計画は、全社をまとめ、戦略的意思決定を行う仕組みを整理するプロセスです。プロジェクト管理と同様ですが、単一のプロジェクトが対象ではなく、会社全体の経営方針を計画するものである点が異なります。

業務計画の目標は、全部門で認識を揃え、明確性を高めることです。それにより、各部門のリーダーが協力して意思決定を行い、チームは決定事項を理解してそれに基づいて業務を実行できます。

業務計画の例

たとえば、業務計画には次のような内容が関連します。

• ビジネスの KPI (重要業績評価指標) に関する報告の頻度の調整

• 月次および四半期ごとの事業のレビューの実施

• 年次計画

• 戦略的イニシアチブのためのプロジェクト管理

業務計画テンプレートとは？

業務計画テンプレートは、年次計画や四半期ごとの事業のレビューなど、重要な業務計画プロセスのワークフローをあらかじめ作成したひな形のことを指します。業務計画表テンプレートや管理表テンプレートとも呼ばれます。

テンプレートにはプロセスの手順がまとめられており、関係者は互いにコラボレーションする方法が明確にわかります。たとえば、年次計画テンプレートを作成すれば、新しい計画サイクルごとに年次計画を一から作成する必要はありません。テンプレートを複製し、あらかじめ設定されたワークフローに沿って作業できるので、とてもシンプルで時間の節約になります。

デジタル業務計画テンプレートを使用すべき理由

業務管理を行うためのツールは多くあり、そのフォーマットもさまざまです。しかし、業務計画には非常に多くの関係者が関与するため、延々と続くメールスレッドで誤解が生じたり、会議の回数が増えすぎたり、混乱の中で情報が迷子になったりとさまざまな問題が発生しがちです。管理すべきことも多く、メールや Excel (エクセル)、Google ドキュメントなどの静的ツールでは、さらに混乱を招くことも少なくありません。無料ダウンロードで使用できるタイプもありますが、やはり静的なので、更新情報をチーム内に周知させたいときなどには不向きと言えます。

そこで、クラウド型ワークマネジメントソフトウェアを使用し、業務計画のプロセスを 1 か所にまとめ、こうした問題を解決しましょう。プラットフォームが全員にとって信頼できる唯一の情報源となり、リアルタイムのコミュニケーション、進捗状況共有、報告書などのデータやファイルの送信、計画の策定が可能になります。

デジタル業務計画テンプレートのメリット

デジタル業務計画テンプレートでは、次のようなことができます。

• 業務計画の策定作業のための単一の記録システムの作成。

• 情報の抜け落ちを防ぐため、関係者の会話を 1 か所に集約。

• 無駄な会議を開くことなく、関係者とステータスレポートを共有。

• プロジェクトレポートとグラフを使って、イニシアチブのパフォーマンスをすばやく把握。

• 業務のワークフローを自動化。これによりチームは仕事の調整よりも、インパクトの大きなイニシアチブに時間をかけることができます。

• 状況の変化に応じて、プロジェクトのスケジュール、タスク、オーナーを簡単に更新。

• フォームを使用して、チームで情報を共有する方法を統一。

• プロジェクトビューを切り替えて、タスクリスト、ガントチャート、カレンダー、かんばんボードなど、さまざまな形式で業務ワークフローを可視化。

業務計画テンプレートの作り方 (具体例)

業務計画テンプレートを作成する際は、ユースケースごとに作成することをおすすめします。以下に、Asana 社内で使用している具体的なユースケース 2 つと、それぞれの重要なポイントについて簡単にご紹介します。

年次計画テンプレート

すべてが合理化され、面倒な仕事が自動化されれば、計画のコーディネートに追われ、コラボレーションや創造的な考えをする時間が足らないと嘆く代わりに、計画やコラボレーション、創造的な問題解決に集中できます。”

年次計画は部門横断的な性格の強いプロセスです。トップダウン式の会社目標のほかにチームおよび部門によるボトムアップ式の計画があり、すべてが同時に進行します。Asana の戦略計画チームは、ワークフローをあらかじめ定義しておき、計画プロセスを合理化して、チーム間で情報を共有。すべてを一貫性のある総合的な計画にまとめ上げています。その方法をご紹介します。

1. 年次計画の全タスクについて、単一の記録システムを作成する。年次計画の策定中は、さまざまなチーム間でタスクの調整が必要です。すべてを 1 つのプロジェクトで一元管理することで見落としを防ぎ、各チームがいつまでに何を担当しているのかを確認できるようにすることが重要です。

2. 年次計画策定の各フェーズを定義する: Asana 社内では、年次計画プロセスを複数のフェーズに分割して、それぞれに具体的な目標と期間を設定しています。テンプレートを作成する際は、最上部にセクションを作成し、年次計画の各フェーズを定義します。ここには、フェーズの目標とそのスケジュールも明記します。いつまでに何を達成するのかを明確に定義すれば、関係者は年次計画の策定作業での個人的なタスクが全体のプロセスにどう貢献するかを理解できます。

3. 各部門やチームのセクションを作成する: 各チームのタスクを 1 つのセクションに整理して、該当の年次計画の策定サイクル中に、チームに求められている達成事項を簡単に確認できるようにします。

4. カスタムタグを使用して情報を追加する: Asana 社内では、カスタムタグを使用して各タスクの重要な詳細情報を確認できるようにしています。たとえば、担当チームはどこか、そのタスクがどの計画ワークストリームに入るのか、必要なのは具体的な成果物なのか、それとも意思決定なのか、会議が必要かといったことをタグを使って識別しています。

5. 計画の重要なマイルストーンを決める: 年次計画の策定プロセス全体を通じて、重要なチェックポイントとしてマイルストーンを作成します。これにより、チームは自分たちが何を目指しているのかや、それが全体の計画ロードマップにどう当てはまるのかを理解しやすくなります。

年次計画を作成したら、Asana のゴール機能を使って共有し、管理します。「ゴール」は会社全体で目標を設定、モニタリングし、目標についてコミュニケーションをとるために組織全体で使用するツールです。

事業計画会議テンプレート

セールス、マーケティング、ビジネステクノロジー、ピープルオペレーション、カスタマーサクセス、ビジネス戦略にまたがるビジネス組織のリーダーたちを結集することは、異なる部門間で透明性を確保し、共通認識を整える上で欠かせません。しかし、効果的かつ効率的に行われないと、コストが非常に高くつく場合もあります。”

ビジネスリーダーにとって情報共有と認識のすり合わせは必須です。経営幹部が全体と認識を揃えるための手段としては、定期的に事業計画会議を開き、最新情報を共有してアクションアイテムを把握し、計画を作成するといったものが挙げられます。

そこで Asana 社内では、統一したワークフローを作成して、事業計画会議を円滑に行い、会議時間を最大限有効に使えるようにしています。このワークフローによって、必要な議題をまとめたり、優先順位をつけたりするために慌てる必要がなくなりました。議題の提案者には十分な準備期間があり、出席者はその場で頭に浮かんだことを話すだけでなく、ビジネスにとっての最重要事項に意識を集中できます。方法は次のとおりです。

1. 会議の計画とフォローアップのために、信頼できる一元化された情報源を作成する: 計画作業を 1 か所にまとめ、関係者が今後の予定や各プレゼンテーションの担当者を簡単に確認できるようにします。各議題に対して 1 つのタスクを作成し、会議が終わったら、そのタスク (会議のメモやアクションアイテムなど) を他のプロジェクトに追加することで、作業の重複がなくなります。

2. セクションを使って情報を整理する: 今後のトピック、新しく投稿されたトピック、会議の議題など、セクションで分けることでタスクを見つけやすくなります。

3. フォームを使ってトピックを投稿する: トピックのリクエストフォームを作成して、新しい議題の追加形式を標準化します。フォームには、議題の簡単な説明、議論の目標、進行役、所要時間など、議題を計画するのに必要なすべての情報が含まれていることを確認します。

4. カスタムタグを作成し、重要な情報を一目で確認できるようにする: カスタムタグを追加すると、各タスクのカテゴリやステータスをすばやく確認できます。たとえば、カスタムタグを使用して、議題が確定しているのか、まだ募集しているのか示すことができます。

おすすめの機能と連携

業務計画テンプレートを構築する際には、これらの機能とアプリ連携を使用してチームのワークフローをカスタマイズしましょう。 

組み込まれている機能

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、作業のタグ付け、ソート、絞り込みに最適な手段です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが一目でわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• 複数プロジェクトへのタスクの追加: 仕事を実行するには、他部門との協力が欠かせません。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし各部門が独自のファイルシステムを使っている場合、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使えば、複数のプロジェクトを横断するタスクを、簡単に追跡、管理できます。そうすることで仕事の重複が減り、チーム間の可視性が高まるだけでなく、タスクの背景情報や、誰が何に取り組んでいるのか確認できるようになり、チームメンバー同士のつながりも、タスク同士のつながりも深まります。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する作業や戦略的な仕事に取り組む時間を取り戻せます。

• フォーム: 誰かがフォームに入力すると、Asana プロジェクトの新規タスクとして表示されます。フォームを介してリクエストを受け付けることで、仕事の開始手順を統一し、必要な情報を収集し、仕事の見落としを防ぐことができます。リクエストをその場限りのプロセスとして処理するのではなく、標準のシステムやメンバー全員が回答しなければならない一連の質問を作成するとよいでしょう。あるいは、ブランチ機能を用いて、ユーザーの過去の回答に基づいて質問を調整する手もあります。フォームは、入ってくるリクエストを管理するために費やす時間と手間を省く効果があり、チームはより多くの時間を重要な仕事に使えるようになります。

おすすめのアプリ

• Zoom: Asana と Zoom は提携を結び、チームが目的意識を持ち、集中して会議に参加することをサポートしています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして通話後の情報へのアクセスが容易になります。Asana で会議の議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議の際、チームメンバーは、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Google Workplace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana の連携を使用すれば、必要な情報を Teams から直接検索し、共有できます。Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげられます。また、Teams の会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

• Vimeo: テキストで要点を伝えることも可能ですが、語調や感情、表現は文字だけでは十分に伝えられません。Vimeo が提供する Asana のビデオメッセージ機能を使用すれば、必要な情報を共有する度に会議を開く必要がなくなります。自身が説明している様子または操作画面を録画してビデオメッセージを作成し、タスクやプロジェクト、メッセージ、コメントに埋め込むことで、情報や状況がよりわかりやすく伝わります。録画した動画には、Asana の機能により自動で文字起こしが生成されるため、動画の内容を読んだり、検索したりすることもできます。フィードバックの共有、質問、タスクの割り当てなど、すべてを Asana 上で完結できます。

FAQ (よくある質問)