Dokumentasi proyek

Terus-menerus mencari dokumen tidak hanya menjengkelkan, tetapi juga memengaruhi waktu fokus Anda. Faktanya, mencari informasi adalah kontributor utama untuk kerja tentang kerja, yang menghabiskan hampir 60% waktu pegawai setiap harinya. Namun, apa yang terjadi jika Anda bekerja secara lintas fungsi, dengan tim dan proyek yang tidak Anda kenal? Mencari dan mengatur semua dokumen yang diperlukan untuk bekerja secara efektif di seluruh tim dan bagian sangatlah penting, tetapi seharusnya tidak menghabiskan waktu.

Di sinilah templat dokumentasi proyek berguna. Menggunakan templat dokumentasi proyek memastikan bahwa setiap orang menggunakan proses dokumentasi proyek yang sama di seluruh perusahaan sehingga Anda selalu tahu tempat dokumen penting disimpan (terlepas siapa yang membuatnya).

Apa itu templat dokumentasi proyek?

Templat dokumentasi proyek adalah ringkasan dari proses dokumentasi proyek yang dapat disimpan—proses tentang cara Anda membuat dan menyimpan dokumen proyek. Anda dapat menyesuaikan templat untuk mencantumkan semua dokumen yang perlu dibuat dan disimpan sebelum setiap proyek baru. Hal ini membuat semua informasi Anda tertata dalam satu lokasi terpusat sehingga memudahkan untuk diakses pemangku kepentingan. 

Apakah Anda memerlukan templat dokumentasi proyek?

Jawaban singkat—ya, terutama jika Anda mengoordinasikan pekerjaan di beberapa Tim. Saat meluncurkan proyek, Anda biasanya terhubung dengan banyak Tim berbeda untuk mencari dan membuat dokumen proyek. Misalnya, Anda dapat membuat formulir permintaan perubahan untuk tim produk atau bekerja dengan tim pemasaran untuk mengembangkan rencana komunikasi proyek. Tetapi, ketika setiap tim memiliki caranya sendiri dalam mendokumentasikan informasi, menemukan dan mengumpulkan pengetahuan proyek akan menjadi sulit.

Paling tidak, ini membingungkan. Namun, hal ini juga dapat mengganggu, menyebabkan stres yang tidak perlu saat anggota tim terus mencari informasi. Di situlah templat dokumentasi proyek berperan—semua orang di perusahaan dapat menggunakan proses yang sama untuk menemukan, menyortir, dan menyimpan semua dokumen yang relevan dalam satu sumber informasi terpusat. Saat anggota tim menggunakan templat, ini berfungsi sebagai pengingat terkait dokumen yang perlu dibuat dan disertakan, dan di mana menyimpannya. 

Meningkatkan kolaborasi lintas fungsi di tempat kerja

Templat dokumentasi proyek adalah langkah pertama untuk memecah belah model kontainer dan memecahkan sekat di Tempat Kerja. Model kontainer adalah model data yang hanya memungkinkan pekerjaan disimpan di satu tempat, membatasi tim dengan memaksa setiap tugas, proyek, dan folder diisolasi dan tidak terhubung ke proses kerja lainnya. Namun, saat Anda menggunakan templat dokumentasi proyek bersama templat manajemen proyek lainnya, Anda bisa meningkatkan proses bisnis untuk mendorong kolaborasi lintas fungsi. Itulah mengapa kami membuat model data Asana Work Graph® —sebuah sistem yang memungkinkan Anda menghubungkan semua pekerjaan Anda ke banyak proses berbeda sekaligus.

Cara menggunakan templat dokumentasi proyek dalam manajemen proyek

Untuk memantau proses dokumentasi proyek secara efektif, Anda perlu menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Anda dapat menentukan dengan tepat dokumen apa yang harus dibuat, menyusunnya dengan cara yang mudah dipahami, dan mendapatkan umpan balik dari anggota tim tentang cara membuat templat yang paling cocok untuk mereka. Selain itu, praktik terbaik ini dapat membantu Anda mendapatkan manfaat maksimal dari templat:

1. Jangan melakukan hal yang sia-sia. Jika Anda sudah memiliki proses dokumen proyek yang sukses, buat templat berdasarkan alur kerja Anda saat ini. Pantau dokumen yang Anda referensikan di sepanjang siklus proyek—semuanya, mulai dari fase perencanaan proyek hingga laporan status proyek akhir. Kemudian sertakan ini dalam templat Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin menambahkan proposal proyek, gol proyek, laporan penutupan proyek, dan metrik akhir ke templat Anda. 

2. Sempurnakan dan simpan proses. Salah satu bagian yang paling bermanfaat dari templat Anda adalah mendorong kolaborasi lintas fungsi. Dapatkan umpan balik dari tim dan bagian lain sehingga Anda dapat menggunakan satu templat konsisten untuk banyak grup berbeda. Setelah Anda menetapkan langkah-langkah penting dari proses dokumentasi proyek yang paling berhasil, simpanlah sebagai templat.

3. Gunakan alat kolaboratif. Dengan alat manajemen kerja, Anda dapat menyinkronkan dan menyederhanakan setiap langkah alur kerja dokumentasi proyek. Dengan menyimpan semuanya di satu tempat, Anda dapat mengurangi peralihan antar-app—yang sangat penting karena rata-rata pekerja beralih antara 10 aplikasi 25 kali sehari. Selain itu, berbagi informasi menjadi lebih mudah—pemangku kepentingan proyek dapat melihat proses dokumentasi proyek dengan tautan sederhana ke templat Anda.

Apa yang harus dicantumkan dalam templat dokumentasi proyek

Templat dokumentasi proyek Anda harus disesuaikan dengan kebutuhan, berikut beberapa Bagian yang berguna untuk dicantumkan saat Anda memulai:

• ​​Deskripsi dokumen: Cantumkan tujuan dokumen dan kasus bisnis

• Lokasi: Tautkan ke lokasi dokumen

• Hasil akhir: Hasil akhir terkait dan dependensi

• Inisiatif pendukung: Terhubung ke semua tujuan yang didukung dokumen

• Penerima tugas: Anggota tim yang ditugaskan bertanggung jawab untuk setiap dokumen

Contoh dokumen yang dapat Anda lampirkan ke templat:

• Dokumen rencana proyek

• Piagam proyek

• Pernyataan ruang lingkup proyek

• Tujuan proyek

• Jadwal proyek (termasuk batas waktu dan milestone yang relevan)

• Peta jalan proyek

• Anggaran proyek

• Rencana komunikasi

• Rencana manajemen perubahan

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim Anda.

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh bagian. Tetapi, jika setiap Bagian memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terpisah-pisah. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola Tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim. Asana juga membantu tim Anda melihat tugas dalam konteks, melihat siapa mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas Anda tetap terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan mudah.

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda. 

Pertanyaan Umum