Templat dokumentasi proyek

Terus-menerus mencari dokumen tidak hanya menjengkelkan, tetapi juga memengaruhi waktu fokus Anda. Faktanya, pencarian informasi adalah kontributor utama untuk pekerjaan remeh, yang menghabiskan hampir 60% waktu pegawai setiap harinya. Namun, apa yang terjadi jika Anda bekerja secara lintas fungsi, dengan tim dan proyek yang tidak Anda kenal? Mencari dan mengatur semua dokumen yang diperlukan untuk bekerja secara efektif di seluruh tim dan departemen sangatlah penting, tetapi seharusnya tidak menghabiskan waktu.

Di sinilah templat dokumentasi proyek berguna. Menggunakan templat dokumentasi proyek memastikan bahwa setiap orang menggunakan proses dokumentasi proyek yang sama di seluruh perusahaan sehingga Anda selalu tahu tempat dokumen penting disimpan (terlepas siapa yang membuatnya).

Apa itu templat dokumentasi proyek?

Templat dokumentasi proyek adalah ringkasan dari proses dokumentasi proyek yang dapat disimpan—proses tentang cara Anda membuat dan menyimpan dokumen proyek. Anda dapat menyesuaikan templat sehingga itu dapat mencantumkan semua dokumen yang perlu dibuat dan disimpan sebelum setiap proyek baru. Hal ini membuat semua informasi Anda tertata dalam satu lokasi terpusat sehingga memudahkan untuk diakses pemangku kepentingan.

Apakah Anda memerlukan templat dokumentasi proyek?

Jawaban singkat—ya, terutama jika Anda mengoordinasikan pekerjaan di beberapa tim. Saat meluncurkan proyek, Anda biasanya terhubung dengan banyak tim berbeda untuk mencari dan membuat dokumen proyek. Misalnya, Anda dapat membuat formulir permintaan perubahan untuk tim produk atau bekerja dengan tim pemasaran untuk mengembangkan rencana komunikasi proyek. Tetapi, ketika masing-masing tim memiliki caranya sendiri dalam mendokumentasikan informasi, menemukan dan mengumpulkan pengetahuan proyek akan menjadi sulit.

Setidaknya, hal ini akan membingungkan dan mengganggu, menyebabkan penundaan dan tekanan yang tidak perlu karena anggota tim terus-menerus mencari informasi. Dan di sinilah templat manajemen dokumen proyek dapat berguna. Semua orang di perusahaan dapat menggunakan proses yang sama untuk menemukan, menyortir, dan menyimpan semua dokumen yang relevan dalam sumber informasi terpusat. Saat anggota tim menggunakan templat, ini berfungsi sebagai pengingat terkait file apa yang perlu dibuat dan disertakan, dan di mana menyimpannya. 

Meningkatkan kolaborasi lintas fungsi di tempat kerja

Templat dokumentasi proyek adalah langkah pertama untuk memecah belah model kontainer dan memecahkan sekat di tempat kerja. Model kontainer adalah model data yang hanya memungkinkan pekerjaan disimpan di satu tempat, membatasi tim dengan memaksa setiap tugas, proyek, dan folder diisolasi dan tidak terhubung ke proses kerja lainnya. Namun, saat Anda menggunakan templat dokumentasi proyek bersama templat manajemen proyek lainnya, Anda bisa meningkatkan proses bisnis untuk mendorong kolaborasi lintas fungsi. Itulah mengapa kami membuat model data Asana Work Graph®—sebuah sistem yang memungkinkan Anda menghubungkan semua pekerjaan Anda ke banyak proses berbeda sekaligus.

Cara menggunakan templat dokumentasi proyek dalam manajemen proyek

Untuk memantau proses dokumentasi proyek secara efektif, Anda perlu menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Anda dapat menentukan dengan tepat dokumen apa yang harus dibuat, menyusunnya dengan cara yang mudah dipahami, dan mendapatkan umpan balik dari anggota tim tentang cara membuat templat yang paling cocok untuk mereka. Selain itu, praktik terbaik ini dapat membantu Anda mendapatkan manfaat maksimal dari templat:

1. Tidak perlu memulai dari nol. Jika Anda sudah memiliki proses dokumen proyek yang berhasil, buat templat Anda berdasarkan alur kerja saat ini. Pantau terus dokumen referensi Anda selama siklus proyek—mulai dari fase perencanaan proyek hingga laporan status proyek akhir, lalu masukkan ini ke templat Anda. Misalnya, Anda dapat menambahkan proposal proyek, gol proyek, laporan penutupan proyek, dan metrik akhir ke templat. 

2. Sempurnakan dan simpan proses. Salah satu bagian yang paling bermanfaat dari templat Anda adalah mendorong kolaborasi lintas fungsi. Dapatkan umpan balik tim dan departemen lain sehingga Anda dapat menggunakan satu templat konsisten untuk banyak grup berbeda. Setelah Anda menetapkan langkah-langkah penting dari proses dokumentasi proyek yang paling berhasil, simpanlah sebagai templat.

3. Gunakan alat kolaboratif. Dengan alat manajemen kerja, Anda dapat menyinkronkan dan menyederhanakan setiap langkah alur kerja dokumentasi proyek. Dengan menyimpan semuanya di satu tempat, Anda dapat mengurangi pengalihan aplikasi. Ini sangat penting karena rata-rata pekerja beralih di antara 10 aplikasi 25 kali sehari. Selain itu, memudahkan untuk berbagi informasi—pemangku kepentingan proyek dapat melihat proses dokumentasi proyek dengan tautan sederhana ke templat.

Apa yang harus dicantumkan dalam templat dokumentasi proyek

Templat dokumentasi proyek Anda harus disesuaikan dengan kebutuhan, berikut beberapa bagian yang berguna untuk dicantumkan saat Anda memulai:

• Deskripsi dokumen: Cantumkan tujuan dokumen dan kasus bisnis

• Lokasi: Tautkan ke lokasi dokumen

• Hasil akhir: Hasil akhir terkait dan dependensi

• Inisiatif pendukung: Terhubung ke semua tujuan yang didukung dokumen

• Penerima tugas: Anggota tim yang ditugaskan bertanggung jawab untuk setiap dokumen

Contoh dokumen yang dapat Anda lampirkan ke templat:

• Dokumen rencana proyek

• Piagam proyek

• Pernyataan ruang lingkup proyek

• Tujuan proyek

• Jadwal proyek (termasuk batas waktu dan milestone yang relevan)

• Peta jalan proyek

• Anggaran proyek

• Rencana komunikasi

• Rencana manajemen perubahan

Fitur terintegrasi

• Tampilan Daftar. Tampilan Daftar adalah tampilan bergaya kisi yang memudahkan Anda untuk melihat semua informasi proyek secara ringkas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus sehingga Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga melihat bidang kustom yang relevan seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Ciptakan kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim.

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek Anda dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu apa yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bidang kustom dapat digunakan di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh departemen. Tetapi, jika setiap departemen memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terisolasi. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas fungsi, tetapi juga membantu tim melihat tugas dalam konteks, melihat siapa yang mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas selalu terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang di panel tugas Asana.

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dengan mudah dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya.

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat langsung membuat tugas Asana dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail untuk mencari tugas secara langsung dari kotak masuk Gmail.. 

Pertanyaan Umum