Modèle de planification

La gestion du temps ne doit pas être un travail à temps plein. Que vous planifiiez votre journée de travail, coordonniez les emplois du temps de votre équipe ou organisiez vos tâches quotidiennes, un modèle de planification peut vous aider à tirer le meilleur parti de chaque heure. Les modèles polyvalents d’Asana conviennent à tous les types de projets, des emplois du temps scolaires aux routines personnelles, en passant par la coordination d’équipe. Vous pouvez ainsi créer un système qui s’adapte à votre journée, à votre façon.

À qui s’adresse ce modèle de planification ?

De nombreuses équipes nous ont confié avoir transformé leur productivité en adoptant simplement un système de planification plus intentionnel. Le gérant d’une petite entreprise a déclaré que le planning de ses employés était inscrit sur un tableau blanc dans la salle de pause, jusqu’à ce que des changements manqués causent des problèmes. Désormais, l’entreprise utilise un modèle de planning Asana afin que les membres l’équipe puissent consulter les mises à jour et échanger des heures de travail sur leur téléphone.

Ce modèle de planification est idéal pour :

• Les chefs de projet qui ont besoin d’un moyen structuré de planifier les tâches hebdomadaires et les échéances.

• Les équipes des opérations qui coordonnent les plannings des employés ou les processus quotidiens.

• Les étudiants et les enseignants qui créent un modèle de planning de cours récurrent.

• Les équipes à distance qui doivent se synchroniser sur plusieurs fuseaux horaires et gérer des tâches.

• Les prestataires ou les équipes sur le terrain qui utilisent un modèle de calendrier de construction pour coordonner les plannings de travail et les échéances des projets.

• Les personnes qui organisent des plannings personnels de nettoyage ou de tâches ménagères.

• Les entraîneurs personnels et les coachs qui créent des programmes d’entraînement pour leurs clients ou des plannings de formation pour des programmes sportifs.

Que vous organisiez des routines quotidiennes, gériez un foyer ou coordonniez des projets d’équipe, ce modèle convient aux planifications simples et est suffisamment personnalisable pour prendre en charge des processus complexes.

Pourquoi utiliser un modèle de planning Asana ?

Nous l’avons conçu pour résoudre un problème que nous entendons tout le temps : « Je sais ce que je dois faire, mais je ne sais pas quand le faire ». Ce manque de visibilité peut entraîner des échéances manquées et un sentiment constant de devoir se démener pour suivre le rythme. Un modèle de planification numérique comble cette lacune en vous permettant, à vous et à votre équipe, de rester organisés, d’éviter les échéances manquées et de hiérarchiser les tâches plus efficacement.

Les entreprises qui utilisent Asana font souvent état de délais d’exécution plus rapides, d’un nombre réduit de réunions reportées et d’une meilleure compréhension des responsabilités de chacun. Cela se traduit par moins de retards et plus de projets livrés dans les délais et en respectant le budget. Voici pourquoi l’utilisation d’un modèle reproductible fonctionne :

• Planifiez plus rapidement grâce à une structure intégrée à l’aide des modèles d’Asana pour les plannings quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

• Réduisez les conflits de planification grâce aux échéances et aux dépendances de tâches d’Asana.

• Visualisez vos tâches avec des vues Calendrier et Chronologie à code couleur qui révèlent les écarts et les chevauchements.

• Personnalisez tous vos processus, des routines d’entraînement aux calendriers de réseaux sociaux, directement sur Asana.

• Collaborez en temps réel en attribuant des tâches et en partageant des mises à jour sur Asana.

• Adaptez-vous à n’importe quelle échéance en l’utilisant comme modèle d’agenda quotidien, de planning hebdomadaire ou de calendrier mensuel.

Comment utiliser ce modèle de planification ?

1. Dupliquez le modèle de planning. Cliquez sur « Utiliser le modèle » pour créer votre propre copie sur Asana. Donnez-lui un nom qui correspond à votre processus, par exemple « Calendrier des réseaux sociaux », « Calendrier de l’équipe » ou quelque chose de plus personnel comme « Ma routine matinale ».

2. Nommez et organisez vos tâches. Utilisez des titres de tâches clairs et simples qui correspondent à ce qui se passe pendant ce bloc de temps. Ajoutez des détails clés tels que les dates de début, les heures et les descriptions afin de ne rien manquer.

3. Attribuez le travail et définissez des échéances. Ajoutez des responsables à chaque tâche afin que chacun sache qui est responsable de quoi. Si votre travail est urgent, utilisez les heures limites pour enregistrer les heures exactes.

4. Regroupez les tâches de la manière qui vous convient. Répartissez-les par jour de la semaine, type de projet ou catégorie de tâche (ex. : réunions, temps de concentration, administration). Votre emploi du temps est ainsi plus facile à consulter et à suivre.

5. Adaptez votre modèle avec des champs personnalisés. Ajoutez des champs tels que « Priorité », « Type de travail » ou « Estimation du temps » pour rendre votre emploi du temps plus exploitable. Ces champs vous aident également à filtrer et à trier les éléments au fur et à mesure que votre planification évolue.

6. Choisissez votre vue. Passez en vue Calendrier pour visualiser votre emploi du temps par date, ou utilisez la vue Liste pour obtenir une liste de tâches plus traditionnelle. Vous pouvez également explorer les vues Chronologie ou Tableau en fonction de votre style.

7. Conserver tout au même endroit. Utilisez l’onglet Tableau de bord pour suivre la progression de votre calendrier. Accédez ensuite aux onglets Messages ou Fichiers pour conserver les conversations et les documents côte à côte avec vos tâches.

Fonctionnalités Asana conçues pour la planification

La planification ne doit pas être une tâche fastidieuse. Vous pouvez personnaliser votre modèle de planification avec n’importe quelle fonctionnalité d’Asana, mais voici celles que nos équipes utilisent le plus souvent.

• Jalons et objectifs : mettez en évidence les objectifs ou les points de contrôle importants dans votre calendrier. Idéal pour la planification hebdomadaire, les événements ou le suivi à long terme.

• Vue Calendrier : affichez toutes les tâches planifiées par jour, semaine ou mois. Idéal pour le blocage du temps et la planification visuelle.

• Vue Chronologie : une disposition de type Gantt est idéale pour suivre les processus plus longs ou dépendants, tels que les calendriers de construction ou d’événements.

• Tâches récurrentes : automatisez les éléments récurrents tels que les tâches quotidiennes ou les routines de nettoyage hebdomadaires.

• IA Asana : accélérez la planification grâce à la génération de tâches alimentée par l’IA, aux suggestions d’échéances et à la création de workflows intelligents.

• Suivi du temps : planifiez les tâches à l’heure près pour gérer les heures de travail et éviter les conflits.

• Dépendances : définissez des relations entre les tâches afin que les utilisateurs sachent ce qui doit se passer en premier.

Que vous bloquiez du temps à l’heure ou que vous organisiez des tâches par jour de la semaine, les outils Asana peuvent vous aider à rester concentré et flexible.

Intégrations recommandées

Vous pouvez associer ce modèle de planification aux logiciels et outils que vous utilisez déjà, tels que les calendriers, les outils de visioconférence ou les outils de suivi du temps, afin que tout reste synchronisé sans copier-coller. Les intégrations simplifient votre travail sur toutes les plateformes et mettent à jour votre calendrier à mesure que les choses changent. Découvrez-en davantage dans l’annuaire des applications Asana.

• Calendrier Microsoft Outlook : synchronisez les tâches avec votre calendrier Outlook pour planifier des réunions et gérer les disponibilités.

• Time Doctor : suivez automatiquement la durée des tâches et enregistrez les heures facturables directement depuis Asana.

• Toggl Track : suivez le temps passé sur les tâches planifiées pour améliorer la planification et la visibilité. Idéal pour les audits de temps ou la facturation des clients.

• Notion : associez des pages Notion à des tâches Asana pour aligner les notes et le travail planifié.

• Zoom : convertissez les réunions planifiées en éléments exploitables et synchronisez les ordres du jour et les récapitulatifs.

• Canva : concevez un planificateur hebdomadaire imprimable ou visuel et joignez-le à votre projet Asana.

• Google Sheets et Google Docs : ajoutez du contenu à partir de Sheets et Docs pour enrichir votre planning avec des données, des chronologies et de la documentation associée.

FAQ sur les modèles de planification