Modèle de programme

Imaginez le moment juste avant le début de votre grand événement virtuel. Les ingénieurs ont mis en place la diffusion en direct, les intervenants sont dans la salle verte et votre public a déjà commencé à se connecter. Quelqu’un demande : « À quel moment aura lieu la séance de questions-réponses ? » et personne n’a le planning exact sous les yeux. Un modèle de déroulement du spectacle (ROS) permet aux organisateurs d’événements de rester coordonnés et fournit à chaque membre de l’équipe les informations nécessaires pour organiser des événements réussis de A à Z.

Un modèle de déroulement des événements vous donne une répartition bien définie, minute par minute, de votre journée événementielle. Le format fonctionne pour les conférences en personne, les événements hybrides, les webinaires, les podcasts et les diffusions en direct. Un plan de production d’événement complet qui détaille chaque heure de début, transition et imprévu aide les équipes à rester synchronisées, maintient la confiance des intervenants et l’engagement du public sans que personne n’ait à mémoriser chaque élément.

À qui s’adressent les modèles de programme ?

Chez Asana, les organisateurs d’événements ont confié à quel point ils étaient soulagés de pouvoir consulter un document de déroulement de l’événement dans un projet partagé.

Les organisateurs d’événements doivent souvent concilier plusieurs programmes, les besoins des intervenants et les exigences de production. Sans une chronologie unifiée, même les retards mineurs peuvent avoir des répercussions sur le déroulement de l’événement et entraîner des interruptions coûteuses. Un document de consignes techniques regroupe tous les détails nécessaires à l’événement au même endroit, notamment les heures de début et de fin, les responsables des tâches, les signaux de production et les prochaines étapes. L’équipe peut ainsi consulter le plan rapidement, plutôt que de passer au crible des feuilles de calcul ou des fils de discussion désorganisés.

Les modèles de feuille de route sont idéaux pour les organisateurs d’événements, les producteurs de webinaires, les organisateurs de conférences et les équipes marketing qui gèrent des lancements de produits ou des podcasts en direct. Les équipes de production, le personnel événementiel et les parties prenantes bénéficient également d’une vue d’ensemble. Que le processus de planification se déroule sur Google Sheets, Excel ou directement sur Asana, un modèle de régie d’événement optimise votre prochain événement et permet à votre équipe de rester connectée.

Pourquoi utiliser le modèle de suivi de production d’Asana ?

Le modèle gratuit de régie d’événement d’Asana ne se limite pas à la simple énumération des horaires. Il fonctionne comme une feuille de route en temps réel pour l’ensemble de l’événement. La combinaison d’une planification précise et d’une gestion de projet flexible permet aux équipes de s’adapter sans créer de désordre. Les planificateurs réduisent les communications redondantes, coordonnent les équipes sur tous les sites et gèrent les changements au fur et à mesure qu’ils se produisent sans perdre de vue les détails.

Les organisateurs d’événements et les équipes de production utilisent le modèle ROS d’Asana pour :

• Coordonner les chronologies des événements au même endroit

• Attribuer clairement la responsabilité de chaque tâche et transition

• Suivre les changements en temps réel pour les événements hybrides et virtuels

• Partager instantanément les mises à jour avec le personnel de l’événement et les parties prenantes

• Gérer l’ensemble du processus, de la planification au suivi post-événement

Comment utiliser ce modèle de programme

Vous pouvez créer votre propre modèle de programme sur Asana en suivant le cadre présenté ici. L’exemple de disposition comprend des sections pour les informations sur l’événement, la chronologie détaillée, le contenu et les intervenants, les détails techniques, les fournisseurs et la logistique, ainsi que les plans d’urgence. Les onglets situés en haut (Liste, Tableau, Chronologie, Tableau de bord, Calendrier, Processus, Messages et Fichiers) offrent différentes façons de visualiser et de gérer le même projet, vous permettant de suivre à la fois les détails individuels et le plan global.

En créant votre version avec ces sections et vues, vous pouvez vous adapter au processus de votre événement spécifique, que vous planifiiez une conférence en direct, un atelier hybride ou une session entièrement virtuelle. Ce guide étape par étape vous aide à configurer un modèle d’organisation d’événements qui regroupe toutes les informations relatives à l’événement dans un seul espace partagé.

Étape 1 : créez la section Informations sur l’événement

La section Informations sur l’événement sert de référence rapide pour toute l’équipe. Ajoutez le nom, le type, la date et tous les détails importants de l’événement, tels que le public cible ou le lieu de l’événement. Ajoutez un bref aperçu de l’objectif de l’événement afin que chacun comprenne les objectifs dès le départ.

Ajoutez des tâches pour les contacts clés, tels que le responsable de l’événement, le responsable technique ou le coordinateur des fournisseurs. Attribuez chaque tâche de contact à la personne appropriée et indiquez son numéro de téléphone ou son moyen de communication préféré. Le fait de garder ces informations visibles évite les retards lorsque des questions urgentes se posent.

Étape 2 : établir un calendrier détaillé

La chronologie détaillée décrit le processus de l’événement du début à la fin. Divisez la journée en segments : arrivée, discours d’ouverture, séances individuelles, pauses et discours de clôture. Ajoutez les heures de début et de fin de chaque segment et désignez la personne ou l’équipe responsable.

Utilisez l’onglet Chronologie pour visualiser l’intégration de tous les éléments. Ajustez le timing en faisant glisser les segments vers de nouvelles positions pour identifier les conflits avant qu’ils ne surviennent. Cette vue visuelle facilite également la communication des changements à toutes les personnes concernées.

Étape 3 : ajoutez du contenu et des intervenants

Dans la section Contenu et intervenants, créez une tâche pour chaque intervenant, panel ou présentation. Incluez le titre de la session, un plan et tout document d’accompagnement, comme des présentations ou des vidéos. Joignez les fichiers directement aux tâches afin qu’ils soient associés à la bonne séance.

Attribuez la tâche à la personne qui fournira le contenu et ajoutez des étiquettes pour les rôles de soutien, comme les modérateurs ou le personnel technique. Utilisez les échéances pour définir des dates limites pour les répétitions, la révision finale du contenu ou l’importation de segments préenregistrés.

Étape 4 : consigner les détails techniques

La section Détails techniques regroupe tous les équipements, plateformes et exigences de configuration. Créez des tâches pour des éléments tels que les vérifications audio, les tests d’éclairage, les configurations de streaming et les équipements de sauvegarde. Attribuez-les aux membres de l’équipe concernés afin que les responsabilités soient claires.

Utilisez l’onglet Calendrier pour planifier les répétitions techniques en même temps que les tâches principales de l’événement. Vous éviterez ainsi les chevauchements avec les répétitions de contenu et les livraisons des fournisseurs. Pour les événements virtuels et hybrides, cette section est essentielle pour éviter les problèmes techniques de dernière minute.

Étape 5 : organiser les fournisseurs et la logistique

Les tâches liées aux fournisseurs et à la logistique couvrent la restauration, la signalisation, le transport et la sécurité. Créez une tâche pour chaque fournisseur, en y incluant les coordonnées, les horaires d’arrivée et les notes de configuration. Désignez un point de contact pour chaque fournisseur afin de faciliter la communication.

Passez à la vue Tableau pour suivre la progression des fournisseurs, de la confirmation à la fin. Déplacer les tâches d’une colonne à l’autre vous donne un aperçu rapide des fournisseurs prêts, sur place ou devant encore livrer.

Étape 6 : préparer des plans d’urgence

La section Plans d’urgence est votre filet de sécurité. Ajoutez une tâche pour chaque perturbation potentielle, comme les annulations de conférenciers ou les défaillances techniques, et documentez le plan de secours. Attribuez un responsable à chaque imprévu afin que l’équipe sache qui prendra les mesures nécessaires.

Gardez cette section visible pendant l’événement en vue Liste. En cas de problème, vous pourrez agir immédiatement sans avoir à chercher les instructions.

Étape 7 : utilisez les onglets pour gérer l’événement en temps réel

Les onglets situés en haut du projet vous offrent plusieurs façons de gérer le déroulement de votre événement. Le tableau de bord offre une vue en direct de la progression et des freins. L’onglet Messages regroupe les mises à jour au sein du projet pour en faciliter la consultation. L’onglet Fichiers regroupe toutes les ressources au même endroit, des contrats aux présentations.

Les processus vous permettent d’automatiser les mises à jour répétitives, par exemple en déplaçant les tâches vers « Terminé » à la fin d’une session. En basculant entre ces vues selon vos besoins, vous gardez un contrôle total sur l’événement, de la préparation au suivi post-événement.

Fonctionnalités d’organisation d’événements sur Asana

Les fonctionnalités d’Asana vous permettent de personnaliser un modèle de programme pour l’adapter à votre processus d’organisation d’événements. Les fonctionnalités facilitent la visualisation du calendrier, l’automatisation des mises à jour répétitives et la mise en relation de tous les contributeurs, de la planification à la conclusion post-événement.

Vous pouvez consulter la liste complète des fonctionnalités sur asana.com/features.

Vue Chronologie

Visualisez l’ensemble du programme de l’événement dans une disposition visuelle qui facilite la détection des chevauchements ou des lacunes. Vous pouvez faire glisser le segment d’un intervenant pour ajuster le timing sans interrompre le processus de la journée. Une chronologie claire permet d’éviter les conflits et d’améliorer la coordination de l’équipe.

Champs personnalisés

Suivez des détails supplémentaires tels que le type de session, le nom de l’intervenant ou le lieu. Ajoutez un champ « En direct/Préenregistré » pour mettre en évidence les segments qui nécessitent une configuration technique spéciale. Les champs aident l’équipe à visualiser les informations cruciales en un coup d’œil, réduisant ainsi les questions de dernière minute.

Dépendances

Reliez les tâches pour que l’équipe de production sache exactement ce qui doit se passer avant le début du segment suivant. Par exemple, « Réinitialisation de la scène » doit se terminer avant que « Table ronde » puisse commencer. Les dépendances créent un processus logique qui fait avancer l’événement.

Vue Calendrier

Utilisez la vue Calendrier pour les événements en personne ou les conférences de plusieurs jours. Les sessions apparaissent dans un format quotidien ou hebdomadaire, ce qui facilite la planification en fonction de la disponibilité des intervenants ou des horaires des lieux. La disposition visuelle simplifie la planification d’événements complexes.

Application mobile

Accédez au modèle de programme depuis votre téléphone, que vous soyez sur place ou en coulisses. L’application mobile vous permet de vérifier les détails, de mettre à jour les tâches et de communiquer instantanément avec les membres de l’équipe. Cette flexibilité favorise une prise de décision rapide pendant l’événement.

Intégrations recommandées

Les intégrations relient le modèle de conduite de show à vos outils existants, créant ainsi une expérience de gestion d’événements fluide. Elles vous aident à coordonner la communication, les fichiers et les détails techniques sans travail manuel supplémentaire.

Vous pouvez consulter la liste complète des intégrations dans l’annuaire des applications Asana.

Slack

Recevez des notifications instantanées lorsque la feuille de route est modifiée. Si le créneau horaire de l’intervenant principal change, la mise à jour est publiée sur le canal Slack de l’événement afin que tout le monde reste informé. L’intégration Slack centralise la communication.

Zoom

Associez directement les réunions ou les webinaires Zoom aux segments de votre plan d’événement en ligne. L’équipe de production peut rejoindre les sessions sans avoir à rechercher de liens. Cette intégration réduit le temps de préparation des segments en ligne.

Google Sheets

Synchronisez Asana avec Google Sheets pour importer ou exporter rapidement votre document de déroulement de l’événement. Les organisateurs d’événements peuvent travailler sur plusieurs outils sans avoir à ressaisir les données. Cette intégration facilite également la création de rapports après l’événement.

Dropbox

Stockez des fichiers de présentation, des images ou des vidéos dans Dropbox et associez-les à des segments spécifiques du calendrier de production. Les fichiers restent accessibles aux bonnes personnes au bon moment. Cette organisation évite les retards causés par des ressources manquantes.

Vimeo

Joignez des vidéos hébergées pour les événements hybrides afin que l’équipe puisse les lire instantanément en cas de problème de diffusion en direct. L’intégration Vimeo vous permet de toujours disposer d’une solution de secours pour les moments clés.

FAQ sur les modèles de régie