Modèle de calendrier de tournage

La production d’un film ou d’une vidéo est un exercice d’équilibrisme. Des budgets serrés, des changements d’horaires de l’équipe et des jours de tournage imprévisibles peuvent entraîner des heures perdues et des prises de vue manquées. C’est pourquoi notre équipe marketing événementiel utilise toujours un modèle de planning de tournage pour organiser chaque détail de la production au même endroit, afin que l’équipe sache toujours ce qui l’attend.

Ce modèle de planning de tournage sur Asana aide les équipes de production à planifier les scènes, à suivre la progression quotidienne et à effectuer des ajustements à la volée. Que vous gériez un court métrage, une publicité ou un long métrage, ce modèle gratuit de planning de tournage constitue une source unique de référence pour les réalisateurs, les producteurs et les équipes.

À qui s’adressent les modèles de planning de tournage ?

Nous avons travaillé avec des équipes de production qui ont transformé leurs processus de production en utilisant nos modèles de programme d’événements pour synchroniser les acteurs, l’équipe et l’équipement sans avoir à envoyer des e-mails et des SMS interminables.

Producteurs de films

Les producteurs utilisent un modèle de planning de tournage pour visualiser l’intégralité de leur calendrier de production, confirmer les feuilles de présence et procéder à des ajustements en fonction de la météo ou des disponibilités.

Réalisateurs et réalisateurs assistants

Les réalisateurs peuvent visualiser l’ordre des scènes, planifier les transitions et s’assurer que l’intention créative est en phase avec la logistique. Les assistants réalisateurs peuvent suivre le statut des scènes et effectuer des ajustements en direct au fur et à mesure de l’avancement du tournage.

Directeurs de production

En regroupant les plannings quotidiens, les listes d’équipement et les affectations des équipes au sein d’un même espace de travail, les chefs de production réduisent les temps d’arrêt entre les prises.

Directeurs de la photographie et équipes de tournage

Les équipes de tournage peuvent visualiser les configurations d’éclairage, les numéros de scène et les listes de prises de vue en un seul et même endroit.

Équipes de postproduction

Les monteurs et les coordinateurs peuvent rapidement passer en revue les tâches et les transformer en séquences terminées, et peuvent commencer les premiers montages avec le contexte des rapports quotidiens.

Pourquoi utiliser le modèle de planning de tournage d’Asana ?

Chez Asana, nous avons constaté que les équipes créatives économisaient des heures chaque jour en transférant leurs plannings des feuilles de calcul vers un espace de travail partagé. Avec le modèle de planning de tournage d’Asana, tout le monde est sur la même longueur d’onde, sans avoir besoin d’une douzaine d’outils distincts.

Voici quelques-uns des avantages :

• Centralisez les scènes, les heures de tournage et les affectations des équipes dans un seul planning partagé.

• Ajustez les échéances instantanément grâce à la fonctionnalité de glisser-déposer.

• Suivre la progression et l'achèvement des prises de vue en temps réel.

• Associez les feuilles de présence, les notes de script et les rapports de production directement aux scènes.

• Collaborer en toute transparence grâce à un modèle de planning de tournage gratuit accessible à l’ensemble de l’équipe.

Comment utiliser les modèles de calendrier de tournage ?

Nous avons conçu ce modèle gratuit pour rendre votre calendrier de production cinématographique plus organisé et adaptable. Chaque section reflète les processus réels utilisés par les cinéastes pour planifier efficacement, communiquer avec les parties prenantes et rationaliser l’ensemble du processus de production.

Suivez ces étapes pour transformer votre espace de travail Asana en un modèle de calendrier de production entièrement fonctionnel qui peut tout gérer, des clips vidéo aux émissions de télévision, en passant par les podcasts ou les longs métrages.

Étape 1 : configurez votre aperçu de projet

Commencez par remplir la section Aperçu de projet. Ajoutez des informations générales telles que le titre du projet, le genre et toutes les notes créatives. Ajoutez des liens vers le script de tournage, les documents budgétisation ou le storyboard initial afin que votre équipe dispose d’une vue d’ensemble.

Cette étape donne au premier assistant réalisateur et aux producteurs un aperçu de la portée du projet. C’est aussi l’endroit idéal pour enregistrer les principaux jalons afin que votre équipe dispose d’une vue d’ensemble sur le calendrier de tournage du film.

Étape 2 : établissez votre chronologie quotidienne

Utilisez la section Chronologie quotidienne pour organiser chaque journée de tournage. Créez des tâches pour chaque scène, ajoutez l’heure de tournage et désignez le chef de service approprié. Affichez la chronologie sous forme de diagramme de Gantt pour repérer les chevauchements ou les lacunes dans votre plan quotidien. Passer en revue le planning en vue Chronologie vous aide à équilibrer les scènes, les prévisions météorologiques et la disponibilité de l’équipe tout en maintenant le processus de production sur la bonne voie.

Étape 3 : ajoutez le détail des scènes

Dans la section Répartition des scènes, enregistrez chaque scène par numéro et nombre de pages. Joignez tous les storyboards ou documents de configuration de la caméra pertinents pour fournir un contexte à l’équipe visuelle. Incluez des détails, comme les effets spéciaux, les accessoires et les costumes requis. Cette répartition sert également de planche à bandes, garantissant que chaque lieu de tournage et chaque configuration sont correctement documentés.

Étape 4 : organisez le planning des acteurs et de l’équipe

Le planning du casting et de l’équipe technique vous permet de coordonner chaque membre de l’équipe. Dressez la liste des acteurs, des chefs d’équipe et de leurs heures d’appel quotidiennes. Utilisez la colonne Responsable pour attribuer les responsabilités et associez les pages de script de tournage pertinentes pour plus de contexte.

Associée aux colonnes Échéance et Prévisions météorologiques, cette section vous aide à ajuster rapidement le plan si les conditions changent. Conserver toutes les coordonnées et les horaires ici permet d’éviter toute confusion pendant la production vidéo, qui se déroule à un rythme rapide.

Étape 5 : documenter les lieux de tournage

Dans la section Détails du lieu, ajoutez tous les lieux de tournage, y compris les adresses, les permis et les instructions de stationnement. Téléchargez des photos ou des cartes des lieux directement dans chaque tâche pour donner à l’équipe des points de référence visuels. Ce tableau de bord central aide les responsables de production à anticiper les besoins en matière de déplacements et les facteurs environnementaux, tels que la météo et l’éclairage. 

Étape 6 : suivez les notes et mises à jour des services

Utilisez les notes de service pour enregistrer les commentaires des services d’éclairage, de son, de caméra ou d’art. Chaque service peut ajouter des mises à jour sur la configuration, les besoins en équipement ou les prises de vue d’effets spéciaux qui affectent la production du jour.

Cette section sert également de compte rendu en direct de ce qui se passe sur le plateau. Elle est particulièrement utile pour coordonner de grandes équipes sans réunions supplémentaires.

Étape 7 : passez en revue, ajustez et partagez votre plan

Une fois votre calendrier de production cinématographique terminé, partagez-le avec les parties prenantes telles que les producteurs, les éditeurs et les chefs de service. Ces derniers peuvent ajouter des commentaires directement sur Asana ou suivre la progression en temps réel.

En cas de changement, faites glisser et abandonnez les tâches sur le diagramme de Gantt ou la chronologie pour mettre à jour instantanément le modèle de calendrier de production. Tout étant stocké au même endroit, votre prochain tournage sera organisé de A à Z.

Fonctionnalités de planification d’Asana

Les fonctionnalités d’Asana transforment votre modèle de planning de tournage en tableau de bord de production en direct accessible à tous. Bien que nous ayons conçu ce modèle avec quelques-unes de nos fonctionnalités de planification préférées, vous pouvez personnaliser le vôtre en fonction de vos besoins. Consultez notre bibliothèque de fonctionnalités Asana pour trouver des sources d’inspiration.

Chronologie

Visualisez l’ensemble du calendrier de production, de l’ordre des scènes aux blocs de tournage quotidiens, dans une vue unique de type diagramme de Gantt.

Champs personnalisés

Ajoutez des points de données, tels que les numéros de scène, les heures d’appel et les types d’emplacement, pour améliorer le filtrage et la planification.

Règles

Automatisez les tâches répétitives, comme la notification de l’équipe en cas de changement d’heure de tournage ou le transfert des scènes terminées à l’équipe de postproduction.

Pièces jointes

Associez les scripts, les listes de prises de vue et les autorisations de tournage directement aux tâches pour que chacun puisse accéder aux fichiers les plus récents.

Intégrations recommandées pour vos modèles de programme de tournage

Les intégrations relient votre planning de tournage aux outils que vous utilisez déjà, afin que vous n’ayez pas à jongler entre différentes applications et plateformes logicielles. Explorez toute la bibliothèque d’applications Asana pour découvrir d’autres outils de production créative.

Slack

Envoyez des notifications automatiques concernant les mises à jour de scènes ou les changements d’horaires directement sur les canaux de production.

Google Drive

Joignez des listes de prises de vue, des scripts et des feuilles d’appel à partir de Drive afin que chaque service travaille à partir de la dernière version.

Zoom

Ajoutez des liens vidéo pour les réunions de production quotidiennes ou les points virtuels.

Jira Cloud

Associez des tâches techniques ou d’effets visuels à votre planning pour suivre les dépendances et les délais de livraison.

Dropbox

Stockez et partagez des séquences et des ressources de production haute résolution en toute sécurité entre les différents services.

Google Agenda

Synchronisez votre planning de tournage avec les calendriers de votre équipe pour une visibilité optimale des heures de réunion et des objectifs à atteindre.

FAQ sur les modèles de planning de tournage