Modèle de plan marketing événementiel

Repensez au dernier événement auquel vous avez participé : il y a de fortes chances que vous vous soyez renseigné au préalable sur le sujet et les intervenants. Vous avez peut-être aussi visionné des vidéos promotionnelles sur les réseaux sociaux et consulté le programme du site Web de l’événement à la recherche d’un intervenant bien précis. Grâce à toutes ces sources d’information, vous aviez probablement déjà une assez bonne idée de ce qui vous attendait et vous étiez impatient d’y participer.

Toutes ces activités promotionnelles, qui génèrent de l’intérêt et de l’engouement et attirent les participants, ne se font pas sans effort. Elles sont le résultat d’un plan marketing événementiel bien ficelé qui répertorie toutes les activités de promotion, des préparatifs au suivi après l’événement.

Les plans de promotion d’événement sont complexes, mais leur gestion doit rester simple. Le modèle de plan marketing événementiel d’Asana vous permet d’organiser l’ensemble de votre stratégie marketing événementiel au même endroit. Vous pourrez ainsi planifier, promouvoir et organiser un événement inoubliable.

Qu’est-ce qu’un plan marketing événementiel ?

Comme son nom l’indique, un plan marketing événementiel consiste à commercialiser et à promouvoir un événement. L’objectif est d’attirer l’attention sur l’événement et d’en informer le plus grand nombre de personnes possible afin d’atteindre votre public cible et d’augmenter le nombre de participants.

Votre plan marketing événementiel doit comprendre un aperçu détaillé de votre calendrier de promotion ainsi que toutes les mesures prises pour commercialiser votre événement. Il doit donc être complet et inclure tous les éléments, des premiers préparatifs avant l’événement (par exemple, la création d’une liste de tous les participants potentiels) aux activités promotionnelles plus importantes (comme le lancement du site Web de votre événement), en passant par les initiatives marketing plus petites (par exemple, l’envoi d’e-mails promotionnels). Sans oublier les actions promotionnelles de suivi, comme la publication sur les réseaux sociaux d’un résumé de l’événement.

Pourquoi utiliser un plan marketing événementiel ?

Le marketing événementiel vous permet de promouvoir votre prochain événement et d’attirer plus de participants. En utilisant un plan marketing événementiel, vous pouvez publier vos activités promotionnelles au moment où votre public cible utilise les réseaux sociaux. En bref, un plan marketing événementiel bien élaboré vous permet de vous assurer que toutes les activités promotionnelles liées à votre événement sont publiées au bon moment et au bon endroit.

Cela ne coule pas toujours de source, mais un modèle de marketing événementiel vous sera déjà d’une grande aide.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan marketing événementiel ?

Un modèle de plan marketing événementiel est un cadre vous permettant de structurer toutes les tâches liées au marketing événementiel. Le modèle de plan marketing événementiel d’Asana vous donne un aperçu de toutes les activités promotionnelles à accomplir avant votre événement, de la planification à la réalisation. Il vous permet également de gérer les tâches à effectuer le jour de l’événement ainsi que toutes les activités post-événement.

En outre, notre modèle présente un autre avantage : comme il s’agit d’un document duplicable, vous pouvez facilement l’adapter à vos événements respectifs. C’est particulièrement utile si vous organisez différents types d’événements professionnels, comme des conférences sectorielles et des lancements de produits. Chaque type d’événement a généralement besoin de son propre calendrier et, avec ce modèle, vous pouvez facilement créer un modèle adapté à chaque événement. Ainsi, vous disposerez à l’avenir d’un modèle spécifique pour chaque type d’événement, ce qui vous facilitera la planification.

Une fois que vous avez conçu votre modèle selon vos exigences, vous pouvez le partager avec les équipes impliquées afin que toutes les parties prenantes connaissent le plan marketing de l’événement et soient toujours au courant des actions en cours.

Les éléments à inclure dans votre modèle de plan marketing événementiel

Notre modèle de plan marketing événementiel prêt à l’emploi est doté de sections et d’étiquettes personnalisées pour vous aider à planifier, organiser et mettre en œuvre efficacement la promotion de vos événements.

En utilisant notre modèle comme base, vous pouvez bien structurer votre plan marketing événementiel. Il vous permet de diviser le processus de promotion en étapes clés et d’y inclure les tâches correspondantes, à savoir :

• Les tâches liées à la planification, comme l’élaboration du message que vous souhaitez faire passer, la création d’une liste d’invitations et le lancement d’une page d’accueil pour les inscriptions.

• Les tâches liées à la promotion, comme l’envoi d’un communiqué de presse ou le lancement d’une campagne sur les réseaux sociaux.

• Les tâches liées au déroulement de l’événement, comme une publication Instagram dès le début des présentations de vos intervenants.

• Les tâches post-événement, comme l’envoi d’e-mails de remerciement à vos participants ou une publication de blog résumant l’événement.

De plus, vous avez la possibilité d’appliquer un code couleur aux étiquettes définies par l’utilisateur afin de suivre facilement les informations associées aux tâches, par exemple :

• Le membre de l’équipe responsable de la tâche.

• L’échéance de la tâche.

• Toutes les dépendances de tâches, afin que vous puissiez voir quelles tâches dépendent les unes des autres et travailler efficacement.

• La progression de la tâche, par exemple « Non commencée », « En cours » ou « Terminée ».

• Le statut d’approbation d’une tâche, par exemple « Prêt à passer en révision », « Approuvée » ou « Modifications requises ».

• La phase du plan marketing dans laquelle se trouve la tâche.

• Si nécessaire, le budget lié à la tâche.

Les avantages d’un modèle de plan marketing événementiel

Votre plan marketing événementiel présentera probablement de nombreuses variables. Le modèle de plan marketing événementiel d’Asana vous permet de simplifier la collaboration entre les équipes et de gérer l’ensemble du travail en un seul endroit. De cette manière, vous vous assurez de mener à bien toutes vos campagnes.

Quelques autres avantages de notre modèle de plan marketing événementiel :

• Organisez l’ensemble de votre plan marketing événementiel, y compris toutes les actions qui se déroulent avant, pendant et après l’événement, au même endroit.

• Élaborez la chronologie de votre événement marketing avant même de commencer à travailler. Modifiez facilement les délais si les priorités de votre événement changent ou si quelque chose devait arriver, par exemple si un fournisseur se désiste ou si un membre de l’équipe a besoin de plus de temps pour réaliser une tâche.

• Créez des tâches et ajustez les plages de dates et dépendances, de sorte que le travail commence en temps et en heure.

• Ajoutez des annotations exploitables sur les ressources telles que les fichiers image et les documents directement dans le modèle d’événement.

• Gérez les approbations directement dans le modèle pour préciser les échéances, informer toute l’équipe lorsque le travail est approuvé et avoir l’assurance que le feedback sera intégré avant la publication du matériel de promotion.

• Planifiez et gérez toutes les activités promotionnelles en un seul endroit pour rapprocher les équipes et les fournisseurs des différents services, tout en améliorant le sentiment de responsabilité et la transparence.

• Bénéficiez d’une vision globale claire de votre calendrier de promotion pour être au courant des dernières informations concernant les lancements de produits.

• Lancez des projets au bon moment et au bon endroit afin d’atteindre votre public cible et un grand nombre de participants.

• Utilisez des jalons pour suivre votre progression et vous assurer que toutes les activités promotionnelles sont mises en œuvre dans les délais.

Vous pouvez utiliser ces fonctions et applications intégrées en combinaison avec le modèle Asana pour votre plan marketing événementiel.

Nos fonctions et applications intégrées vous permettent de communiquer facilement avec les membres de l’équipe, de vérifier et d’approuver les opérations et d’enregistrer votre progression, le tout sans quitter Asana.

Fonctionnalités intégrées

1. Vue Calendrier : cette vue de projet vous permet de visualiser le travail accompli et les tâches qui se profilent au format calendrier. Vous obtenez ainsi un suivi clair des tâches terminées et des prochaines échéances. Les parties prenantes pourront quant à elles bénéficier d’une vue d’ensemble des échéances de chaque tâche, ainsi que du travail prévu à l’échelle du projet. Il suffit de cliquer sur une tâche pour en consulter les détails, comme les champs personnalisés associés, les dépendances, les sous-tâches, etc.

2. Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

3. Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

4. Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

Applications recommandées

1. Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

2. Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

3. Adobe Creative Cloud : les équipes créatives donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles peuvent se concentrer sur la conception. Avec l’intégration Asana pour Adobe Creative Cloud, les équipes de création et de design peuvent facilement accéder aux informations dont elles ont besoin pour bien démarrer, obtenir le feedback des réviseurs et des approbateurs, et livrer les ressources finales. Le tout, sans quitter Photoshop, Illustrator ou InDesign. Affichez les nouvelles tâches, partagez des designs, intégrez des liens de partage Adobe XD et prenez en compte le feedback communiqué sur Asana… tout cela, sans quitter Adobe Creative Cloud.

4. Canva : grâce à l’intégration Asana pour Canva, intégrez d’élégants designs Canva à vos projets Asana pour leur donner vie. Présentations, ressources destinées aux réseaux sociaux, maquettes, vidéos… L’intégration Canva vous permet de regrouper tous vos designs et idées au même endroit pour faciliter la communication et la collaboration.

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