Lisez ceci si vous gérez encore votre travail dans des feuilles de calcul

Avez-vous déjà eu l’impression d’essayer d’abattre un arbre avec un couteau suisse ? Bienvenue dans le monde de la gestion du travail moderne avec des feuilles de calcul. Bien sûr, cette petite feuille de calcul fiable dispose d’outils utiles, mais lorsqu’il s’agit de faire le gros du travail collaboratif moderne, il vous faut quelque chose de plus puissant.

Nous souffrons tous de la surcharge de feuilles de calcul

Beaucoup d’entre nous ont développé un attachement malsain à leurs feuilles de calcul. Nous nous sommes convaincus que leurs limites sont tout simplement « la façon dont les choses sont », sans voir comment elles limitent notre travail et notre créativité.

Nous comprenons. Rien ne vaut le frisson de votre première RECHERCHEV. Nous aussi, nous regardons parfois avec nostalgie la bible Excel 2010 qui trône sur notre étagère. Vous ne trouverez nulle part ailleurs 900 pages de conseils, d’astuces et de techniques sur Excel !

Mais c’était avant, et aujourd’hui, les choses ont changé.

Le monde du travail a radicalement changé et ces cellules n’ont tout simplement pas suivi le rythme. Et les rebaptiser « intelligentes » ne change rien.

Mais si vous avez besoin d’un peu plus d’inspiration pour laisser tomber les feuilles de calcul, nous avons rassemblé cinq raisons pour lesquelles les feuilles de calcul ne sont plus adaptées au travail moderne et cinq raisons pour lesquelles des outils comme Asana sont la voie à suivre.

5 raisons pour lesquelles les feuilles de calcul ne sont plus adaptées

1. La collaboration en temps réel est un défi

Gérer le travail collaboratif sur une feuille de calcul est un véritable cauchemar. Les commentaires dans les cellules sont rudimentaires et difficiles à parcourir, de sorte que les discussions importantes se perdent souvent dans les fils de discussion ou les applications de messagerie. De plus, les feuilles de calcul ne permettent pas d’évaluer la progression globale du projet, à moins que quelqu’un ne passe beaucoup de temps à créer des graphiques personnalisés. Et même dans ce cas, un faux pas d’un collaborateur (une suppression accidentelle ou une formule écrasée) peut faire s’effondrer toute la structure.

2. Personnalisation fastidieuse et automatisation médiocre 

Chaque équipe a sa propre façon de travailler, mais les feuilles de calcul ne peuvent pas s’adapter à différents processus sans une personnalisation approfondie. Si vous souhaitez afficher vos données sous forme de calendrier ou de diagramme de Gantt, préparez-vous à passer votre week-end à les créer. Les feuilles de calcul nécessitent une saisie manuelle pour tout, de la mise à jour des statuts à la recréation des chronologies et à l’attribution des tâches. Les processus sans code, les règles et les automatisations, les fils de commentaires, bref les bases d’une collaboration efficace, sont introuvables.

3. La complexité devient chaos

Les feuilles de calcul peuvent convenir aux projets de petite envergure, mais à mesure que les équipes s’agrandissent et que les projets se complexifient, elles perdent rapidement de leur efficacité. L’ajout de nouvelles tâches, le codage couleur des statuts et la création de formules peuvent rendre un système autrefois ordonné difficile à gérer. Très vite, vous aurez besoin d’un expert en feuilles de calcul pour entretenir ce monstre.

4. Les silos de données persistent

L’utilisation de feuilles de calcul pour gérer le travail conduit souvent à des documents déconnectés et à des informations fragmentées : chaque feuille et chaque classeur sont une île. La synchronisation de l’ensemble des données est manuelle, fastidieuse et pratiquement impossible. Si quelqu’un quitte l’organisation, bonne chance pour savoir où tout se trouve. Si une nouvelle personne rejoint l’équipe, elle devra chercher dans des dossiers et des chaînes d’e-mails indépendants pour comprendre le fonctionnement.

5. Les objectifs sont difficiles à trouver

Soyons réalistes : les feuilles de calcul sont souvent le lieu où les objectifs ambitieux vont prendre la poussière. C’est comme l’abonnement à la salle de sport que vous avez souscrit en janvier : vous aviez de bonnes intentions, mais vous ne vous en êtes jamais servi. Les objectifs consignés sur des feuilles de calcul sont non seulement laissés à l’abandon, mais ils sont aussi déconnectés du travail en cours. Il est donc difficile de hiérarchiser les tâches quotidiennes et de comprendre en quoi elles contribuent aux objectifs généraux.

Nos recherches montrent systématiquement que lorsque les employés ne voient pas en quoi leur travail s’aligne sur les objectifs de l’entreprise, leurs efforts perdent de leur sens. Les équipes travaillent en vase clos, ce qui entraîne un manque de coordination et des résultats médiocres.”

Les 5 atouts des plateformes de gestion collaborative du travail

1. Collaboration et rapports en temps réel

Chez Asana, nous pensons que la plateforme idéale vous permet de collaborer en temps réel et en toute transparence au sein des processus, en veillant à ce que tous les membres de l’équipe aient accès aux informations les plus récentes. De plus, l’extraction d’indicateurs pour une prise de décision basée sur les données est un jeu d’enfant grâce à des outils de reporting et de visualisation des données prêts à l’emploi, sans code, que tout le monde peut utiliser.

2. Personnalisation à l’infini

Aucune équipe ne travaille plus de manière isolée. Votre équipe marketing numérique travaille avec des membres de l’équipe d’ingénierie, et votre équipe de communication a besoin des dernières informations sur les fonctionnalités du produit. Rassembler ces équipes au sein d’un même outil personnalisable pour communiquer et collaborer sur les mêmes données partagées change la donne. Que vous souhaitiez utiliser des tableaux Kanban pour les projets Agile, des vues Chronologie pour les projets Waterfall ou tout autre chose, Asana est comme une boîte de Lego : facile à personnaliser et à construire en fonction des besoins de votre équipe. 

3. L’évolutivité avant tout

Contrairement aux feuilles de calcul, les plateformes de gestion du travail sont conçues pour évoluer efficacement et en toute sécurité à l’échelle de toute l’entreprise. Grâce à des modèles réutilisables, des champs personnalisés globaux et un modèle de données partagé, Asana garantit la cohérence et la coordination entre les équipes. Et avec le générateur de processus visuel d’Asana, chacun peut créer des automatisations pour gagner du temps et augmenter son impact personnel. La plateforme évolue sans effort avec votre organisation, ce qui facilite la gestion du travail à n’importe quelle échelle, des équipes de 2 personnes aux organisations de 200 000 personnes. 

4. Finis les silos

Asana fournit une plateforme centralisée où toutes les données de travail sont connectées et accessibles, garantissant ainsi visibilité et responsabilisation au sein de l’organisation. Fini les silos et les informations fragmentées, place à une vision claire de la marche à suivre. Grâce au modèle de données unique Work Graph d’Asana, les équipes, leur travail et les résultats qu’elles obtiennent sont connectés, ce qui permet de booster la productivité et de créer une carte dynamique qui rend l’IA plus précise, fiable et fiable.

5. De la stratégie à l’exécution

Avec Asana, les objectifs sont intégrés à la plateforme où le travail se déroule. Des dirigeants aux collaborateurs individuels, chacun peut voir comment ses efforts contribuent aux objectifs de l’entreprise. Cela signifie également que lorsque le travail est terminé sur Asana, la progression des objectifs est mise à jour automatiquement en temps réel. Plus besoin de solliciter les membres de l’équipe pour obtenir des rapports d’avancement ou de mettre à jour manuellement des feuilles de calcul, mais seulement de prendre des décisions plus rapides et plus efficaces.

Dites adieu aux feuilles de calcul en toute simplicité

Passer des feuilles de calcul à Asana est plus facile que vous ne le pensez. Grâce à des ressources d’apprentissage en libre-service, des programmes de certification produit et des services professionnels, Asana peut aider votre équipe à se transformer en toute transparence. 

Et vous n’avez pas besoin de repartir de zéro : vos données existantes peuvent être importées et les processus peuvent être configurés pour répondre aux besoins de votre équipe. Avec l’aide de notre équipe de prise en charge et des conseils complets, l’abandon des feuilles de calcul est un processus fluide vers une plus grande efficacité et une meilleure collaboration.

Il est temps de moderniser vos outils

Le travail moderne nécessite des outils conçus pour la collaboration, la visibilité, l’automatisation et l’évolutivité, comme Asana. En abandonnant les feuilles de calcul et en adoptant des solutions de gestion du travail spécialement conçues, les équipes peuvent réduire les erreurs, augmenter leur productivité et transformer leur façon de collaborer, en passant du chaos à l’harmonie et des efforts aux résultats.  

Ne nous croyez pas sur parole, programmez une démo avec Asana dès aujourd’hui et constatez la différence par vous-même.