Planning de travail

Vous êtes en pleine journée de travail quand quelqu’un demande : « Qui est de service vendredi matin ? » Vous hésitez. Vous hésitez. Est-ce que c’est Jade ? Ou Priya ? Vous ouvrez une feuille de calcul. Puis, vos e-mails. Puis Slack. La réponse se trouve probablement quelque part, mais la trouver ralentit tout.

C’est là que le modèle de planning de travail d’Asana entre en jeu. Attribuez des quarts de travail par nom. Identifiez qui est disponible, quand et où. Identifiez les problèmes d’effectifs avant qu’ils n’entraînent des retards. Vous pouvez même intégrer ce modèle à d’autres outils, tels que Slack ou Gmail. Que vous consultiez un planning quotidien ou que vous planifiiez le mois à venir, tout est au même endroit et toujours à jour.

À qui s’adresse ce modèle de planning de travail ?

Nous avons vu des équipes perdre des heures chaque semaine à essayer de déterminer qui travaille et quand. C’est pourquoi nous avons créé ce modèle de planning de travail, pour simplifier le processus. Que vous gériez des plages horaires dans un café local ou que vous coordonniez des échéances de projet dans un service marketing, disposer d’un outil de planification intelligent qui automatise les tâches et se synchronise instantanément rend le travail plus efficace.

Ce modèle de planning de travail est idéal pour :

• Les chefs d’équipe qui planifient les horaires hebdomadaires des employés avec des heures de début et de fin définies.

• Les équipes RH qui suivent les congés, les disponibilités et les coûts de main-d’œuvre dans tous les services.

• Les coordinateurs indépendants ou les agences qui gèrent plusieurs sous-traitants et fuseaux horaires.

• Les responsables des opérations qui créent des plannings de travail quotidiens et mensuels pour assurer une bonne répartition des tâches.

• Les équipes qui gèrent des roulements de personnel, des travailleurs à distance ou des modalités de travail flexibles.

En centralisant les heures de travail, les tâches quotidiennes et les disponibilités dans un seul modèle, les équipes ont une vision plus claire de leur semaine.

Pourquoi utiliser le modèle de planning de travail d’Asana ?

Un client du secteur de la vente au détail est passé d’un modèle de planning de travail imprimable à la version numérique d’Asana. Il suit désormais les plages de travail, les demandes de congés et la couverture des rôles au sein d’un même espace de travail. Résultat ? Le temps de planification hebdomadaire a été réduit de moitié et les chevauchements de personnel ont été réduits.

Avec le modèle de planning de travail d’Asana, vous pouvez :

• Réduire la saisie manuelle en automatisant les affectations et les mises à jour des équipes.

• Visualiser les plannings hebdomadaires, quotidiens ou mensuels à l’aide de la vue Chronologie ou du calendrier.

• Suivre la disponibilité des employés, le nombre total d’heures et les conflits de planification en temps réel.

• Standardiser la planification des équipes en utilisant des modèles avec des plannings hebdomadaires reproductibles.

• Intégrer des outils de suivi du temps et de communication pour créer un processus de planification collaboratif.

Comment utiliser ce modèle de planning de travail ?

Chaque modèle Asana est conçu pour vous aider à démarrer plus rapidement. Celui-ci est livré avec des champs et des vues qui simplifient la planification entre les équipes, les rôles et les fuseaux horaires. Utilisez-le tel quel ou personnalisez-le pour l’adapter à votre processus spécifique.

Vous souhaitez plus d’options ? Explorez la bibliothèque complète de modèles Asana pour trouver des solutions pour chaque aspect de la gestion du travail.

1. Dupliquez le modèle de planning de travail.

Cliquez sur « Utiliser le modèle » pour créer votre planning. Renommez-le en fonction de votre équipe ou de votre calendrier, par exemple « Planning des équipes de juillet 2025 ».

2. Ajoutez les noms et rôles des employés.

Utilisez les champs personnalisés pour indiquer le service, l’emplacement ou le poste. Attribuez chaque tâche (quart de travail) à l’employé correspondant.

3. Définissez les jours et les heures.

Définissez les jours de la semaine où chaque employé travaille. Ajoutez des heures de début et de fin en tant qu’échéances.

4. Suivez les congés et les disponibilités.

Utilisez des étiquettes ou des sections pour indiquer les demandes de congés, les séances de formation ou les jours flexibles.

5. Visualisez et ajustez.

Utilisez la vue calendrier ou chronologie pour repérer rapidement les lacunes, les conflits ou les dépassements dans votre planning hebdomadaire.

Fonctionnalités de gestion du temps sur Asana

Les fonctionnalités d’Asana simplifient les processus complexes grâce à des outils qui améliorent l’automatisation et le travail d’équipe. Voici nos fonctionnalités de gestion du temps préférées, qui peuvent accélérer et faire évoluer votre processus de planification.

Pour explorer toutes les fonctionnalités d’Asana, consultez la page des fonctionnalités d’Asana.

Vue Chronologie : planifiez et visualisez le planning hebdomadaire de votre équipe dans une disposition de type Gantt. Repérez les chevauchements ou les manques en un coup d’œil.

Champs personnalisés : suivez les rôles des employés, les types de plages horaires ou les emplacements directement dans chaque tâche. Vous pouvez ainsi trier ou filtrer facilement votre planning.

Règles d’automatisation : attribuez automatiquement les quarts de travail, informez les employés des changements ou signalez les heures supplémentaires à l’aide de règles d’automatisation simples.

Vue Calendrier : affichez les plannings jour par jour, consultez la couverture par quart de travail et faites des ajustements par glisser-déposer en toute simplicité.

Formulaires : standardisez le processus d’envoi et d’acheminement des demandes de congés et des mises à jour de la disponibilité.

Intégrations recommandées

Asana s’intègre à vos outils existants pour vous éviter de passer d’une plateforme à l’autre lorsque vous travaillez sur des tâches. Voici quelques-unes de nos principales intégrations pour aider les équipes à gérer les plannings de travail des employés dans ce modèle.

Vous souhaitez découvrir les autres intégrations possibles avec Asana ? Consultez la liste complète des intégrations et découvrez des outils qui simplifieront encore davantage vos processus.

Google Agenda : synchronisez votre calendrier Asana avec votre application de calendrier pour ne manquer aucune information concernant les plages horaires et les réunions.

Slack : envoyez des rappels automatiques concernant les plages horaires ou les mises à jour de planning aux canaux d’équipe.

Harvest : suivez les heures travaillées directement depuis vos tâches Asana pour faciliter la gestion de la paie ou la budgétisation des projets.

Google Drive : stockez et partagez des documents d’employés, des manuels de formation ou des directives de planification avec votre modèle.

Timely : enregistrez automatiquement les heures travaillées et obtenez un aperçu visuel de la façon dont les membres de l’équipe gèrent leur temps.

Time Doctor : surveillez la productivité, suivez le temps passé sur chaque tâche et générez des rapports de travail détaillés.

Everhour : suivez le temps et les budgets directement depuis votre planning de travail type.

TimeCamp : combinez la gestion des tâches et du temps avec des indicateurs sur les heures facturables et les performances.

Zapier : automatisez les étapes de planification répétitives comme l’envoi d’e-mails ou éliminez la nécessité d’enregistrer manuellement les feuilles de temps dans des outils peu pratiques comme Google Sheets.

FAQ sur le planning de travail type