Changements d’environnement : le fléau de la productivité ?

Du matin au soir, nous sommes nombreux à passer nos journées à naviguer entre une multitude d’outils, applications et ressources. En à peine une demi-heure, nous devons déjà vérifier nos messages sur Slack, cliquer frénétiquement sur nos boîtes de messagerie et garder un œil sur nos tâches numériques, le tout en triturant notre système d’exploitation. Or, lorsque nous passons d’une tâche, un outil ou une ressource à l’autre, nous changeons d’environnement, ce qui nous fait perdre un temps fou.

Par chance, il existe des solutions pour éviter de passer sans cesse du coq à l’âne. Découvrons ensemble par quoi se caractérisent les changements d’environnement, les coûts engendrés et comment retrouver une concentration optimale.

Les changements d’environnement ?

Lorsque vous passez d’une tâche, une application ou un projet à l’autre, vous changez d’environnement (en anglais, on parle de « context switching »). Le problème, c’est que ce processus, qui du reste est parfaitement normal et universel, nous prend énormément de temps. En effet, à devoir jongler entre réseaux sociaux, applications de communication et logiciels de gestion de projet, nous perdons une concentration et un temps précieux, que nous pourrions consacrer à des activités autrement plus productives, notamment au « deep work » ou travail en profondeur. Le prix de cette distraction ? Une tendance accrue au surmenage et au stress, pour une productivité pourtant en berne.

Pourquoi de tels changements d’environnement ?

C’est bien simple : vous êtes sollicité de toutes parts. D’après L’Anatomie du travail 2022, plus de la moitié des travailleurs (56 %) se sentent obligés de répondre immédiatement aux notifications. Pour ne rien arranger, ils doivent jongler entre une petite dizaine d’applications au quotidien, ce qui ne va pas sans poser de problèmes. Avec autant d’outils à gérer, est-ce étonnant s’ils se sentent submergés ?

À l’origine conçue pour les aider à travailler plus facilement, rapidement et intelligemment, toute cette pagaille d’applications indépendantes les unes des autres a l’effet inverse : elle les ralentit et leur complique le travail.

Changements d’environnement et travail multitâche : quelles différences ?

Les changements d’environnement et l’adoption d’une approche de travail multitâche peuvent tous deux avoir des répercussions négatives, avec quelques menues différences. On parle de changement d’environnement lorsqu’il est nécessaire de passer à une autre activité sans en avoir fini avec la tâche en cours. Par exemple, lorsque notre supérieur nous demande de créer un rapport d’avancement en plein milieu d’un brief de projet et qu’au lieu de terminer le brief, nous nous penchons tout de suite sur le rapport.

Quant à l’approche de travail multitâche, elle consiste à tenter de réaliser plusieurs tâches en parallèle. Pour reprendre l’exemple ci-dessus, il s’agirait ici de travailler à la fois sur le brief de projet et sur le rapport d’avancement, en basculant de l’un à l’autre. Ces deux phénomènes peuvent avoir des conséquences sur votre travail ; or, d’après L’Anatomie du travail, plus de la moitié des employés sont occupés à autre chose en réunion.

[À lire] Travail multitâche : 5 idées fausses démystifiées et 6 astuces de productivité pour s’en défaire

Les conséquences ? Une journée de travail morcelée

Les changements d’environnement peuvent nous coûter très cher. Pourtant, une fois cette mauvaise habitude prise, difficile de s’en rendre compte ! Quel mal pourrait-il bien y avoir à répondre à un e-mail avant de se replonger dans son rapport ou à une question sur Slack en pleine réunion ?

Dans les faits, tous ces changements ont des répercussions sur notre bien-être au travail. D’après une étude de l’Université de Californie, à Irvine, après seulement 20 minutes à travailler sans interruption, les participants au test ont déclaré se sentir nettement moins stressés, frustrés ou débordés, avec une sensation d’effort et une pression moins palpables.

Malheureusement, les interruptions ne manquent pas. Les résultats de l’étude sur L’Anatomie du travail le prouvent : plus des deux tiers des travailleurs sont constamment assaillis de notifications.

Si l’on en croît les chiffres, ces changements d’environnement nous prennent un temps considérable :

• 42 % des employés passent plus de temps à gérer leurs e-mails par rapport à l’an dernier

• 40 % passent aussi plus de temps en visioconférence

• 52 % ont davantage tendance à faire autre chose à côté pendant les réunions en ligne

• 56 % se sentent davantage obligés de répondre immédiatement aux notifications

Le phénomène est encore plus marqué chez les générations Y et Z (milléniaux et zoomers), pour qui ces interruptions sont bien plus gênantes que les autres dans leur ensemble.

9 astuces pour limiter les changements d’environnement

Le burnout est-il pour autant une fatalité et à l’avenir, nos équipes sont-elles condamnées à jongler entre des dizaines d’applications et de tâches toutes les deux minutes ? Pas nécessairement ! En changeant les mentalités et en structurant mieux ses activités, votre équipe aura les bons outils pour réussir. Quelques astuces pour garder le cap :

1. N’hésitez pas à activer le mode Ne pas déranger : autorisez vos employés à désactiver les notifications ou à bloquer des créneaux dans leur agenda lorsqu’ils ont besoin de se concentrer sur leur travail.

2. Faites bon usage des intégrations : uniformisez le travail de votre équipe sur les outils professionnels qu’elle utilise au quotidien de façon à ce qu’elle n’ait plus à se disperser et puisse concentrer ses efforts.

3. Optimisez la collaboration : mobilisez davantage d’équipes transverses, qui seront en mesure de travailler main dans la main sans être ralenties par des tâches d’organisation. Vous pouvez également utiliser des outils favorisant une communication asynchrone (en différé) et ainsi passer moins de temps à communiquer sur plusieurs plateformes ou par e-mail.

4. Centralisez les outils : regroupez tous les outils et applications sur une solution centralisée, par exemple une plateforme de gestion du travail, afin de rendre les informations, les communications et les processus accessibles à tous depuis un seul et même outil.

5. Entraînez-vous à mettre en application quelques techniques de gestion du temps : pour gagner en productivité, vous pouvez notamment tester la méthode Pomodoro, qui consiste à organiser vos activités en une séquence de plusieurs blocs de travail, séparés par des pauses. Cette structure divisée en plusieurs blocs de temps permet de limiter les distractions et de mieux se focaliser sur la tâche en cours.

6. Hiérarchisez les tâches : adoptez une méthode de hiérarchisation des tâches afin de ne pas rendre ces dernières trop ennuyeuses et de limiter les risques de distraction. Vous pouvez tester plusieurs techniques et trouver celle qui convient le mieux à votre style de travail. Par exemple, la méthode dite du « chunking » consiste à regrouper plusieurs petites tâches connexes dans le but de préserver sa concentration pendant un maximum de temps.

7. Reliez vos activités quotidiennes à vos objectifs : faites le lien entre chaque tâche individuelle et vos initiatives et objectifs généraux. La synchronicité de ce processus vous aidera à ne pas perdre le nord et à éviter les changements d’environnement. En outre, celui-ci a l’avantage de faciliter le suivi de vos objectifs à long terme et vous aide à repérer les tâches quotidiennes essentielles.

8. Prévoyez des heures de coworking : organisez des séances de coworking à l’aide d’un logiciel de télétravail ou si possible, rencontrez-vous en présentiel. Le travail en face à face est moins propice aux distractions, puisque vous aurez bien moins tendance à répondre à un message en plein milieu d’une discussion, par exemple.

9. Oubliez les réunions superflues : est-il vraiment nécessaire d’organiser une présentation et un appel de 30 minutes pour faire un simple point sur la situation ? Ne serait-il pas plus judicieux d’éviter de vous disperser et d’envoyer un rapport d’avancement de projet à la place ?

Reprenez le contrôle sur vos notifications pour vous donner du temps

Les changements d’environnement font aujourd’hui partie intégrante de votre journée de travail et les notifications fusent, à tel point qu’il est parfois difficile d’être tranquille plus d’une minute. Votre attention est mise à rude épreuve, cela ne fait aucun doute. Toutefois, avec quelques limites et un manager à l’écoute, votre équipe pourra bénéficier de tout le calme nécessaire afin de se concentrer sur son travail.

Vous souhaitez en savoir plus sur les habitudes de travail de vos homologues des quatre coins du monde ? Lisez notre rapport complet sur l’anatomie du travail pour découvrir les résultats des dernières recherches au sujet du monde du travail.