Modèle de calendrier d’événement

Lorsque les événements prennent du retard, cela est rarement dû à un seul problème majeur. Ce sont les dizaines de petites choses qui passent inaperçues. Des ordres du jour mal organisés aux échéances de préparation manquées, même un léger retard peut avoir des répercussions sur l’ensemble de votre journée événementielle. C’est là tout l’intérêt d’un modèle de planning événementiel.

Avec Asana, vous pouvez planifier chaque étape de votre événement, de la préparation à l'analyse post-lancement, au sein d'une chronologie partagée. Ce modèle d’événement comprend tout ce dont vous avez besoin pour attribuer des rôles, gérer la logistique et atteindre facilement les jalons clés. Que vous organisiez un séminaire d’entreprise ou un lancement de produit, ce modèle vous permet de mener à bien votre événement.

À qui s’adressent les modèles de programme d’événement ?

Chez Asana, nous avons constaté que les équipes événementielles passaient de feuilles de calcul désorganisées à un travail d’équipe collaboratif, le tout à l’aide d’un seul modèle simple. Si vous gérez plusieurs parties prenantes, des échéances fournisseurs ou des délais de livraison stricts, ce modèle de planification d’événements est fait pour vous. Il est idéal pour :

Les organisateurs et coordinateurs d’événements

Utilisez le modèle de planning d’organisation d’événements pour définir l’ensemble de votre ordre du jour et coordonner les fournisseurs et l’équipe.

Les équipes marketing et communication

Synchronisez vos calendriers de messagerie internes et externes afin que les annonces, les invitations et les suivis soient envoyés à temps.

Les équipes de direction et des opérations

Les modèles de calendrier d’événements d’entreprise vous permettent de planifier et de suivre les jalons, tels que la préparation des panels ou les répétitions, au même endroit.

Équipes chargées de la salle et de la logistique

Gardez une longueur d’avance sur la configuration physique, les livraisons et les transitions du jour en attribuant des tâches et des créneaux horaires.

Pourquoi utiliser le modèle de calendrier d’événements d’Asana ?

Avant d’utiliser ce modèle, l’équipe marketing événementiel d’un client passait plus de temps à confirmer les inscriptions des fournisseurs qu’à finaliser les détails de l’événement. Grâce au modèle, toute l’équipe peut désormais vérifier chaque confirmation et échéance en consultant une vue Chronologie partagée.

Ce modèle gratuit de programme d’événement est suffisamment flexible pour les grandes conférences et suffisamment détaillé pour un événement hors site d’une seule équipe.

Les avantages de ce modèle :

• Planifiez chaque phase de votre événement avec des chronologies et des dépendances

• Attribuez des tâches pour la configuration, les intervenants, la restauration et des communications

• Gérez votre ordre du jour avec des sections de tâches par heure ou par fonction

• Partagez un plan central avec les collaborateurs internes et externes

• Personnalisez le modèle pour les événements d’entreprise, virtuels ou hybrides

Comment utiliser un modèle de programme d’événement ?

Nous avons conçu ce modèle de programme d’événement pour simplifier votre processus de planification de A à Z. Chaque section de la feuille de calcul reflète une phase d'exécution, tandis que les colonnes vous aident à suivre les responsables des tâches, les échéances et les priorités en un coup d'œil. Que vous gériez des événements d’entreprise ou des podcasts de marque, vous pouvez adapter ce modèle à tous les types d’événements.

Étape 1 : définissez les détails généraux de votre événement

Commencez par la section Détails généraux de l’événement. Ajoutez le nom de votre événement, sa description et les dates clés. Organisez-vous en attribuant des rôles aux responsables, en définissant un type d’événement et en identifiant les catégories clés.

Assurez-vous de saisir ici un budget prévisionnel pour l’événement. Si vous utilisez un modèle de budget, associez-le à la tâche ou utilisez le champ des pièces jointes pour que toutes les données financières soient facilement accessibles.

Étape 2 : créez votre chronologie détaillée de l’événement

La section Chronologie détaillée fait office d’ordre du jour en temps réel. Divisez votre événement en blocs chronométrés : mise en place, sessions, pauses et démontage. Pour les événements de plusieurs jours, utilisez une section pour chaque jour ou partie de la journée.

La vue Chronologie d’Asana fonctionne comme un diagramme de Gantt pour vous aider à visualiser les dépendances tout au long de la chronologie de l’événement. La vue Chronologie permet d’éviter facilement les chevauchements de tâches et d’identifier rapidement les périodes creuses.

Étape 3 : organisez les fournisseurs et les ressources

Dans la section Gestion des fournisseurs et des ressources, créez une tâche pour chaque partenaire externe. Utilisez la colonne Statut du fournisseur pour suivre le statut de chaque fournisseur : confirmé, en attente ou en cours. Ajoutez des échéances pour chaque livrable et attribuez des contacts internes pour superviser les transferts, les approbations ou les problèmes qui doivent être remontés.

Étape 4 : terminez votre liste de contrôle d’événement

Utilisez la section Liste de contrôle des tâches pour répertorier tous les livrables. Pensez à la signalisation, aux supports, aux confirmations RSVP ou aux réservations de voyage. Utilisez les champs de priorité et de niveau de risque pour signaler les tâches critiques. Combinée à l’itinéraire de l’événement dans votre chronologie, cette section permet à votre équipe d’exécuter le plan sans rien manquer.

Étape 5 : ajoutez vos contacts clés

Créez des entrées sous Contacts clés pour chaque personne impliquée dans l’événement. Incluez les responsables internes, les fournisseurs et les coordinateurs de site. Utilisez des champs personnalisés pour indiquer les services, les rôles ou les catégories de tâches.

Vous pouvez également associer cette section à votre liste d’invités ou à votre calendrier d’événements pour faciliter la coordination. Disposer des coordonnées au même endroit facilite grandement les transferts et les changements de dernière minute.

Étape 6 : partagez et collaborez avec votre équipe

Invitez des membres de l’équipe en tant que collaborateurs sur des tâches ou des sections entières. Si vous utilisez des outils de gestion de projet comme Asana, l’attribution des rôles et le suivi du statut deviennent une seconde nature.

Pour les grandes campagnes ou le marketing événementiel, associez vos tâches de planification à votre calendrier de sensibilisation ou à votre calendrier de réseaux sociaux. Vous pouvez également dupliquer ce projet en tant que modèle de calendrier d’événements simple à réutiliser pour les programmes récurrents.

Étape 7 : personnalisez et développez

Ajoutez des colonnes comme « Propriétaire de la session » ou « Exigences audiovisuelles », ou utilisez des étiquettes pour les pistes de discussion. Pour les événements virtuels ou hybrides, envisagez d’ajouter une section « Configuration technique » avec son propre modèle de chronologie.

Si vous gérez plusieurs événements à la fois, associez ce projet à votre portefeuille de modèles d’organisation d’événements afin que votre équipe puisse surveiller les chevauchements de besoins en matière de logistique et de ressources.

Fonctionnalités de planification d’événements Asana

Les fonctionnalités d’Asana transforment ce modèle de planification d’événements en un centre de contrôle en direct pour votre événement. Nous avons conçu ce modèle avec quelques-unes de nos fonctionnalités préférées, mais vous pouvez personnaliser le vôtre en fonction de vos besoins spécifiques. Consultez notre liste complète des fonctionnalités pour trouver des sources d’inspiration.

Vue Chronologie

Visualisez le plan de votre événement dans une disposition de type Gantt. La vue Chronologie montre comment la préparation, l’exécution et la conclusion sont reliées.

Champs personnalisés

Ajoutez des champs pour le type de session, le responsable du budget, la priorité ou le fournisseur. Vous pouvez trier et filtrer les tâches par ces champs pour identifier les priorités.

Dépendances

Marquez les tâches qui dépendent d’autres tâches avant de pouvoir commencer. Cela vous aide à repérer les retards potentiels dans le calendrier, par exemple lorsque vous avez besoin de la présentation d’un intervenant avant l’impression finale.

Responsables de tâches

Assurez-vous que chaque tâche a un responsable, des petites tâches de logistique aux livrables importants. Les membres de l’équipe connaissent ainsi précisément leurs responsabilités et vous pouvez repérer les éléments non attribués si nécessaire.

Formulaires

Utilisez des formulaires pour recueillir des propositions de session, des questions d’invités ou des informations sur les fournisseurs. Vous pouvez convertir automatiquement les formulaires en tâches au sein de votre projet, sans avoir à les saisir manuellement.

Automatisation (règles) Définissez des règles pour attribuer automatiquement des tâches, déplacer des éléments vers le statut « Prêt » une fois approuvés ou informer les parties prenantes en cas de changement. Les automatisations permettent de gagner du temps sur les tâches répétitives.

Intégrations recommandées pour vos modèles de planning événementiel

Les intégrations étendent votre planification d’événements en connectant Asana aux outils que vous utilisez déjà. Rendez-vous sur la page des intégrations d’applications pour trouver les outils utilisés par votre équipe au quotidien.

Google Agenda

Synchronisez les tâches et les échéances avec votre calendrier pour ne rien manquer de l’organisation de votre événement. 

Slack

Envoyez des rappels, des mises à jour et des alertes dans les canaux Slack de votre équipe. Vous recevrez des mises à jour en temps réel lorsque les tâches seront terminées ou en retard.

Google Drive Joignez des contrats fournisseurs, des plans d’étage, des ordres du jour et des kits de marque afin de pouvoir stocker toutes les ressources dans un seul et même endroit partagé.

Zoom

Ajoutez des liens Zoom à des sessions d’événements virtuels ou à des appels de planification directement depuis votre projet Asana.

Gmail

Transformez les e-mails liés aux événements en tâches avec l’extension Asana pour Gmail. Attribuez des tâches ou définissez des échéances directement depuis votre boîte de réception.

Jira Cloud

Si vos événements impliquent des lancements de produits ou des activations techniques, synchronisez-les avec Jira pour aligner les échéances de développement sur le calendrier de votre événement.

FAQ sur les modèles de programme d’événement