Modèle de planification de podcast

Le modèle de planification de podcast est votre allié idéal pour rester organisé et vous focaliser sur la création et la diffusion de meilleurs épisodes. Dans cet article, découvrez comment personnaliser le vôtre selon vos besoins.

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Et voilà, l’oubli bête : votre collègue a fait l’impasse sur l’excellente technique de montage que vous souhaitiez tant tester en postproduction (et qui aurait rendu votre podcast viral à coup sûr). Frustrant, n’est-ce pas ? Une fois, passe encore ; mais vous aurez du souci à vous faire si le problème devait se reproduire. Votre équipe doit parvenir à résoudre ses problèmes de coordination lors du processus de production, sans quoi votre podcast et votre nombre d’auditeurs finiront par en pâtir.

Heureusement, une planification efficace suffit pour éviter ce scénario. La création d’un podcast implique une volonté de nouer des liens plus profonds avec les auditeurs ou les clients, de manière stratégique. Un modèle numérique de planification de podcast vous permet de vous focaliser sur les tâches à accomplir sans sauter aucune étape indispensable à l’élaboration d’un épisode exceptionnel.

Qu’est-ce qu’un modèle de planification de podcast ?

Un modèle de planification de podcast est un outil réutilisable qui rassemble toutes les informations, ressources et tâches à prévoir pour votre podcast. Pour produire des épisodes cohérents et de haute qualité, il est impératif de rester organisé : généralement divisé en plusieurs sections pour s’adapter à votre processus de création, ce type de modèle réunit tout le nécessaire pour y parvenir.

Vous avez le choix entre plusieurs modèles utiles au cours du cycle de production de votre podcast. En voici quelques-uns :

  • Liste des tâches de planification de podcast : ce modèle regroupe toutes les actions de votre liste de tâches pour chaque podcast. Dupliquez-le pour chaque épisode et servez-vous-en pour garder le cap sur la production et le partage. Par exemple, vous pourriez inclure des sections pour différentes étapes (recherche, contenu du podcast, postproduction, etc.) qui incluront les tâches associées.

  • Plan d’épisode de podcast : vous pouvez également créer un modèle de planification de podcast pour élaborer le plan de chaque épisode. Dans cette version, vous aurez une section pour l’introduction, les questions à poser lors d’entretiens et la conclusion.

Pourquoi employer un modèle de planification de podcast ?

Vous animez un podcast, et il y a donc fort à parier que vous savez engager la conversation. Mais qu’en est-il de vos compétences organisationnelles ? Vous aurez beau être un créateur talentueux et ne rien laisser au hasard, l’utilisation d’un modèle de planification de podcast sera tout de même à votre avantage.

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Notre épisode doit être soigné dans ses moindres détails et tout doit être réalisé dans le bon ordre. Certaines informations sont à vérifier consciencieusement, comme les noms des personnes concernées et les fonctions. Nous avons créé des modèles de projet personnalisés contenant 18 à 20 tâches par épisode. Ainsi, nous partons sur des bases solides et nous n’avons plus qu’à personnaliser le modèle en fonction des besoins de chaque émission. Suivre toutes les étapes au même endroit est essentiel pour ne rien oublier.”
 Ian Faison, PDG, Caspian Studios
De zéro à dix podcasts : produire ses podcasts B2B avec Asana, par Caspian Studios

Ce constat se vérifie d’autant plus dans le cas d’un modèle créé sur une plateforme numérique, comme un outil de gestion de projet. En plus de vous aider à rester organisé et à garder le cap sur les échéances, ce modèle vous permet également de :

  • Retenir les détails : le diable est bel et bien dans les détails. En utilisant un modèle de planification de podcast, aucune information ne vous échappera, aussi petite soit-elle. Vous éviterez ainsi de potentielles déconvenues, comme des typos dans le nom de vos invités.

  • Réduire le temps de planification : votre modèle numérique doit pouvoir être dupliqué en un geste pour vous permettre de plonger rapidement dans le vif du sujet.

  • Regrouper les informations : rassemblez tous vos matériaux au même endroit pour avoir vos références à portée de main à tout moment.

  • Partager les informations : transmettez facilement les informations nécessaires à tous vos partenaires externes, comme des annonceurs ou des influenceurs.

  • Faire preuve de cohérence : difficile de garder le fil de sujets et pensées éparses ! En planifiant le processus de création du podcast et les éléments à aborder, vous éviterez le hors-sujet, tout en développant une routine de création de contenu sans aucun accroc.

  • Accompagner votre développement : votre modèle s’adapte à l’évolution de vos activités.

Comment créer un modèle de planification de podcast ?

Vous êtes libre de créer le modèle qui vous convient. Toutefois, nous vous conseillons de suivre ces cinq étapes simples :

  1. Choisissez de créer un modèle numérique, comme sur un logiciel de gestion de projet, pour pouvoir le dupliquer et l’utiliser facilement.

  2. Dressez la liste de toutes les tâches importantes dans votre modèle : aucune tâche n’est insignifiante et en les recueillant toutes au même endroit, vous vous assurez qu’aucune d’entre elles ne vous échappe.

  3. Organisez votre travail en sections : votre podcast passe sans doute par les étapes de préproduction, de production et de postproduction. Servez-vous des sections et des étiquettes pour clarifier l’étape à laquelle vous êtes et mettre tout le monde sur la même longueur d’onde.

  4. Enregistrez votre modèle et partagez-le avec toutes vos parties prenantes : si vous travaillez avec des prestataires, des indépendants ou des agences partenaires, le modèle pourrait servir de source unique de référence.

  5. Dupliquez votre modèle et utilisez-le pour chaque nouvel épisode.

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Ajoutez chaque nouvelle tâche récurrente à votre modèle pour ne pas passer à côté par la suite.”
 Ian Faison, PDG, Caspian Studios

Vous pouvez également créer des modèles de podcast pour vos processus associés : organisation des recherches pour les épisodes, script ou stratégie de contenu, ou même une liste de sponsors potentiels à contacter.

Les éléments à inclure dans votre modèle de planification de podcast

Votre modèle de planification de podcast doit inclure tous les éléments nécessaires, de la préproduction à la promotion. Créez une section pour chaque étape, puis décomposez le modèle en tâches avec échéances, que vous attribuerez à des membres de l’équipe pour assurer leur accomplissement. Voici quelques idées pour vous lancer :

  • Tâches de préproduction : dressez la liste de toutes les tâches à accomplir avant la production d’un épisode. Par exemple, la phase de préproduction démarre souvent par des recherches, le recueil de notes ou la signature de formulaires d’autorisation.

  • Production : quelles sont les étapes à suivre pour chaque nouvel épisode ? Pour un podcast important, vous devrez certainement vérifier le matériel du studio d’enregistrement ou organiser le transport des invités de leur hôtel jusqu’au studio. Pour un podcast plus modeste, il pourrait s’agir de tâches en rapport avec la production pendant l’enregistrement, comme allumer un dispositif antibruit.

  • Instructions de postproduction : regroupez tous les éléments à gérer par votre équipe pour un épisode en cours de postproduction, comme le montage ou le formatage avant mise en ligne sur Spotify ou YouTube.

  • Marketing : suivez l’avancement des tâches en adéquation avec votre stratégie marketing, pour la promotion de la préproduction et la campagne de marketing postproduction.

  • Ressources et préférences : gardez toutes vos ressources pertinentes en un seul endroit. Ex. : une liste de sujets à bannir, que vous n’aborderez pas lors de votre podcast.

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Les modèles proposés par Asana nous aident énormément à rester cohérents dans notre démarche : ils regroupent toutes les tâches à faire pour sortir l’épisode en temps et en heure et assurer sa promotion auprès de notre audience.”
 Ben Wilson, responsable de contenu, Caspian Studios

Fonctionnalités intégrées

  • Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

  • Formulaires : lorsque quelqu’un remplit un formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet Asana auquel il est lié. L’envoi d’informations depuis un formulaire vous permet de standardiser la réception des demandes, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Plutôt que d’employer des systèmes ponctuels, créez un processus rationalisé et une série de questions auxquelles chacun doit répondre pour envoyer une demande. Sinon, faites appel à une logique d’arborescence pour baser les questions sur les réponses précédentes des utilisateurs. En résumé, les formulaires visent à réduire le temps et les efforts nécessaires à la gestion des nouvelles demandes, offrant à votre équipe plus de temps à consacrer aux tâches clés.

  • Messages : vous avez besoin de partager des informations qui ne constituent pas une tâche proprement dite ? Envoyez des messages sur Asana. La fonctionnalité Messages vous permet de communiquer et d’échanger des informations de contexte sur Asana. Vous pouvez envoyer des messages aux destinataires de votre choix : utilisateurs individuels, membres d’une équipe ou d’un projet… toutes les combinaisons sont possibles. Assurez-vous ainsi que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde. Insérez facilement des liens vers des tâches, projets et objectifs Asana afin de permettre à vos destinataires d’accéder facilement au contexte ainsi qu’à l’ensemble des informations pertinentes.

  • Mises à jour de statut de projet : fini le temps où, pour trouver des informations sur le statut des projets, vous deviez fouiller parmi différents outils ou assister à des réunions chronophages. En plus d’être simples à utiliser, les mises à jour de statut sont directement liées au travail de votre équipe sur Asana. Elles permettent aux membres d’équipe d’accéder à des informations complémentaires sur le projet (plan de projet, plan de communication, objectifs, jalons, livrables, etc.). À terme, ces mises à jour réduisent le travail manuel, centralisent les informations et vous aident à tenir vos équipes informées.

Applications recommandées

  • Vimeo : si l’écrit permet de faire passer un message, jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

  • Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

  • Adobe Creative Cloud : les équipes créatives donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles peuvent se concentrer sur la conception. Avec l’intégration Asana pour Adobe Creative Cloud, les équipes de création et de design peuvent facilement accéder aux informations dont elles ont besoin pour bien démarrer, obtenir le feedback des réviseurs et des approbateurs, et livrer les ressources finales. Le tout, sans quitter Photoshop, Illustrator ou InDesign. Affichez les nouvelles tâches, partagez des designs, intégrez des liens de partage Adobe XD et prenez en compte le feedback communiqué sur Asana... tout cela, sans quitter Adobe Creative Cloud.

  • Canva : grâce à l’intégration Asana pour Canva, intégrez d’élégants designs Canva à vos projets Asana pour leur donner vie. Présentations, ressources destinées aux réseaux sociaux, maquettes, vidéos… L’intégration Canva vous permet de regrouper tous vos designs et idées au même endroit pour faciliter la communication et la collaboration.

Un conseil : utilisez un calendrier de contenu des réseaux sociaux et un modèle de calendrier de projet pour organiser le partage des épisodes et leur suivi sur différentes plateformes.

FAQ

Quel est l’objectif d’un modèle de planification de podcast ?

Avec un tel modèle, vous ne laissez aucune tâche passer entre les mailles du filet et maîtrisez le processus de production de A à Z, dans ses moindres détails. Suivez votre travail et restez organisé en coordonnant vos activités avec les membres de votre équipe et les parties prenantes lors du processus de planification.

Quels sont les avantages d’un modèle numérique de planification de podcast ?

Ce modèle numérique vous permet de gagner du temps, précédemment consacré à des tâches redondantes, comme la création d’une liste de tâches pour chaque nouvel épisode. Il assure également la cohérence des activités sur plusieurs équipes et facilite la collaboration avec les parties prenantes.

Comment créer un modèle de plan d’épisode de podcast ?

Votre modèle de plan d’épisode de podcast rassemble tous les détails du podcast. Joignez-y le script, l’introduction, la conclusion, les points à aborder et les notes de l’épisode en question. Laissez aussi assez d’espace pour inclure des phrases d’accroche à destination des réseaux sociaux (tirées de vos épisodes et à partager à nouveau) et des formulaires personnalisés que vous ferez remplir à vos invités concernant leurs activités.

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