Formulaires

Les formulaires sont disponibles pour tous les clients Premium, Business et Enterprise. Certaines fonctionnalités sont réservées aux utilisateurs Business et Enterprise : l’arborescence, la personnalisation des en-têtes et des messages de confirmation, etc..

Les formulaires Asana vous permettent d’harmoniser la façon dont le travail est adressé à votre équipe, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de vous assurer que rien ne passe au travers des mailles du filet. Ces formulaires sont adaptés aussi bien aux équipes internes qu’externes afin que chacun puisse accéder aux informations utiles, mais aussi minimiser les frictions, allers-retours et malentendus éventuels.

Créer un formulaire

Les formulaires font partie de tout projet Asana. Lorsque quelqu’un remplit votre formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet auquel le formulaire est connecté.

Comment créer des formulaires

Pour créer un formulaire :

  1. Accédez à un projet et ouvrez l’onglet Formulaire
  2. Cliquez sur Créer un formulaire

Par défaut, votre formulaire porte le même nom que le projet auquel il est associé. Vous pouvez cependant modifier ce nom et y ajouter une description afin de donner des instructions ou informations plus détaillées aux personnes qui y répondent.

Par défaut, toute personne qui répond à un formulaire Asana doit indiquer son nom et son **adresse e-mail*. Ainsi, vous recevez les coordonnées chaque personne qui effectue une demande de travail auprès de votre équipe. Si vous créez votre propre formulaire, vous pouvez choisir de supprimer ces questions.

Sans question « e-mail » sur le formulaire, les utilisateurs ne recevront pas d’e-mail de confirmation suite à leur envoi.

Créer des formulaires

Depuis la fenêtre de création de formulaires, vous pouvez :

  1. Ajouter un nom au formulaire
  2. Ajouter une adresse e-mail
  3. Ajouter une autre question

Arborescence des formulaires

L’arborescence des formulaires appartient aux fonctionnalités Business.

Utilisez l’arborescence des formulaires pour créer des questions de suivi associées à des réponses particulières : des listes avec menus déroulants aux questions à choix multiple, plusieurs options s’offrent à vous.

Lors de la création de votre formulaire, accédez à votre liste de questions. Choisissez ensuite une question avec menu déroulant ou à choix multiple.

Logique d’arborescence 1

Créez alors votre arborescence en toute simplicité.

Logique d’arborescence 2

Si besoin, créez des sous-arborescences sur plusieurs niveaux (cinq maximum).

Personnaliser un formulaire

Une fois le formulaire créé, vous pouvez y ajouter des questions depuis la barre latérale.

Paramètres de formulaire

paramètres de formulaire

Depuis l’onglet Paramètres de formulaire, vous pouvez :

  1. Choisir une réponse à utiliser comme titre de la tâche
  2. Attribuer un responsable par défaut pour chaque envoi du formulaire
  3. Activer ou désactiver l’option permettant de copier toutes les réponses dans la description d’une tâche
  4. Ajouter un message de confirmation personnalisé
  5. Ajouter un bouton afin de permettre aux répondants d’envoyer facilement un autre formulaire

L’ajout de responsables par défaut et les messages de confirmation personnalisés appartiennent aux fonctionnalités Business.

Mappage des champs personnalisés

Grâce à la fonctionnalité de mappage des champs personnalisés, vous pouvez désormais associer les questions/réponses de vos formulaires aux champs de votre choix sur Asana.

mappage des champs personnalisés

Il est également possible de créer un nouveau champ personnalisé depuis la fenêtre Associé à :.

Mappage du champ Échéance

Si un formulaire comprend une question portant sur une échéance, vous pouvez associer les réponses à l’échéance concernée.

mappage du champ Échéance

Personnalisation des en-têtes

La personnalisation des en-têtes appartient aux fonctionnalités Business.

Cliquez sur Ajouter une image de couverture pour ajouter une image en haut de votre formulaire.

en-tête d’un formulaire

Les dimensions de l’image d’en-tête ne doivent pas dépasser 800 x 120 pixels.

Branding personnalisé sur les formulaires

Les utilisateurs d’Asana Enterprise qui importent leur logo sur Asana depuis la console d’administration peuvent ensuite l’afficher sur leurs formulaires.

Pour bénéficier du branding personnalisé, importez le logo de votre entreprise. Pour ce faire, accédez à l’onglet Paramètres de la console d’administration.

Une fois votre logo importé, accédez à votre formulaire et cliquez sur le nom/la description du formulaire. Cliquez ensuite sur Afficher le logo de votre organisation sur ce formulaire.

personnaliser un formulaire avec un logo

Ajouter des pièces jointes à un formulaire

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à votre formulaire, les répondants peuvent ainsi joindre des briefs créatifs, images, documents, PDF et plus encore. Toute pièce jointe ajoutée à un formulaire sera attachée à la tâche créée dans votre projet une fois le formulaire soumis.

Pour permettre l’ajout de pièces jointes, cliquez sur l’option Pièces jointes au bas de la liste de questions.

Pièces jointes

Pièces jointes 2

Votre question créée, vous pouvez :

  1. Modifier le nom de la question ou y ajouter une description
  2. Ajouter plusieurs pièces jointes
  3. Activer ou désactiver les champsobligatoires

Prévisualiser un formulaire

Vous pouvez prévisualiser le formulaire à tout moment afin de voir comment il sera présenté aux répondants.

Vue 1

Depuis la vue du formulaire dans un projet :

  1. Cliquez sur Voir le formulaire

Vue 2

Partager un formulaire

Une fois votre formulaire prêt à être partagé, cliquez sur le bouton Copier le lien. Le lien sera copié dans votre presse-papiers et vous pourrez l’envoyer à vos collègues sur Asana (ou à toute autre personne n’ayant pas de compte Asana) afin qu’ils puissent remplir le formulaire.

Comment créer des formulaires

Une fois le formulaire complété, le répondant recevra un message confirmant sa bonne réception et une nouvelle tâche contenant les informations soumises apparaîtra dans votre projet.

Le répondant recevra également un e-mail de confirmation contenant un récapitulatif du formulaire envoyé.

Sans question « e-mail » dûment complétée par le répondant, le formulaire ne pourra pas être envoyé.

vue 2

Si le répondant est sur Asana, vous pouvez l’ajouter en tant qu’abonné. Dans le cas contraire, et si vous souhaitez qu’il puisse suivre cette tâche, il vous est possible de l’inviter à vous rejoindre sur Asana.

vue 2

Vous pouvez ajouter des abonnés, définir des priorités, modifier les détails de la tâche et faire avancer votre travail pour que la tâche soit terminée à temps.

Utiliser les formulaires en tant que modèles

Les modèles de projet créés par Asana incluent les formulaires.

demandes de création

Pour créer un modèle de formulaire :

  1. À partir de Choisissez un modèle de projet, cliquez sur Demandes de création.
  2. Une fois sur le modèle du formulaire, cliquez sur le bouton Utiliser ce modèle.

À partir des modèles de projets, vous serez redirigé vers un formulaire pour demander la création d’un nouveau modèle. Ce modèle vous permettra de centraliser toutes les demandes de création de votre équipe et de les organiser comme bon vous semble.

Vue 2

Lorsque vous cliquez sur Utiliser ce modèle, vous pouvez renommer le modèle et démarrer votre nouveau projet à partir de ce modèle de formulaire.

Dupliquer un formulaire

Dupliquer un projet permet également de dupliquer ses formulaires associés. Lorsque vous dupliquez votre projet, cochez simplement la case Formulaire.

dupliquer

Les modèles de formulaires créés par Asana, les modèles personnalisés et ceux de l’API sont dupliqués automatiquement.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre public pour partager le contenu d’une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.