Formulaires
- Passer à
- Créer un formulaire
- Ajouter les répondants aux formulaires en tant que collaborateurs
- Arborescence des formulaires
- Personnaliser un formulaire
- Mappage des champs personnalisés
- Mappage du champ Échéance
- Personnalisation des en-têtes
- Branding personnalisé sur les formulaires
- Ajouter des pièces jointes à un formulaire
- Prévisualiser un formulaire
- Partager un formulaire
- Intégration de formulaires à des sites Web internes ou externes
- Utiliser les formulaires en tant que modèles
- Ajouter plusieurs formulaires à un projet
- Dupliquer un formulaire
- Dupliquer une question dans un formulaire
- Signaler un abus dans un formulaire
Les formulaires sont disponibles pour tous les clients Asana Premium, Asana Business et Asana Enterprise. Certaines fonctionnalités sont réservées aux utilisateurs Business et Enterprise : l’arborescence, la personnalisation des en-têtes et des messages de confirmation, l’ajout de plusieurs formulaires à un projet, etc.
Les formulaires harmonisent la façon dont le travail est adressé à votre équipe, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Ces formulaires sont adaptés aussi bien aux équipes internes qu’externes afin que chacun puisse accéder aux informations utiles, mais aussi minimiser les frictions, allers-retours et malentendus éventuels.
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Créer un formulaire
Les formulaires font partie des projets Asana. Lorsque quelqu’un remplit votre formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet auquel le formulaire est connecté.
Pour créer un formulaire :
- Accédez à un projet et ouvrez l’onglet Personnaliser.
- Cliquez sur Ajouter un formulaire.
Vous pourrez alors créer, modifier et partager des formulaires. Chacun de vos formulaires porte le même nom que le projet auquel il est associé. Vous pouvez cependant modifier ce nom et y ajouter une description afin de donner des instructions ou informations plus détaillées aux personnes qui y répondent.
Par défaut, toute personne qui répond à un formulaire doit indiquer son nom et son *adresse e-mail. Ainsi, vous recevez les coordonnées de chaque personne qui effectue une demande de travail auprès de votre équipe. Si vous créez votre propre formulaire, vous pouvez choisir de supprimer ces questions.
Sans question « e-mail » sur le formulaire, les utilisateurs ne recevront pas d’e-mail de confirmation suite à leur envoi.
Depuis la fenêtre de création de formulaires, vous pouvez :
- Ajouter un nom au formulaire
- Ajouter une adresse e-mail
- Ajouter une autre question
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Ajouter les répondants aux formulaires en tant que collaborateurs
Tenez les répondants aux formulaires informés en les ajoutant automatiquement en tant que collaborateurs de la tâche générée par la réponse qu’ils ont envoyée (l’envoi du formulaire créé automatiquement une tâche).
Activez ou désactivez cette option depuis les paramètres du formulaire.
Arborescence des formulaires
L’arborescence des formulaires appartient aux fonctionnalités Business.
Utilisez l’arborescence des formulaires pour créer des questions de suivi associées à des réponses particulières : des listes avec menus déroulants aux questions à choix multiple, plusieurs options s’offrent à vous.
Lors de la création de votre formulaire, accédez à votre liste de questions. Choisissez ensuite une question avec menu déroulant ou à choix multiple. Notez que vous devrez inclure vos propres questions, peu importe l’option choisie.
Cliquez sur l’icône Ajouter une branche à droite de l’option choisie dans le menu déroulant.
Si besoin, créez des sous-arborescences sur plusieurs niveaux (cinq maximum).
Personnaliser un formulaire
Une fois le formulaire créé, vous pouvez y ajouter des questions depuis la barre latérale.
Paramètres de formulaire
Depuis l’onglet Paramètres de formulaire, vous pouvez :
- Choisir une réponse à utiliser comme titre de la tâche
- Attribuer un responsable par défaut pour chaque envoi du formulaire
- Activer ou désactiver l’option permettant de copier toutes les réponses dans la description d’une tâche
- Ajouter un message de confirmation personnalisé
- Ajouter un bouton afin de permettre aux répondants d’envoyer facilement un autre formulaire
L’ajout de responsables par défaut et les messages de confirmation personnalisés appartiennent aux fonctionnalités Business.
Mappage des champs personnalisés
Grâce à la fonctionnalité de mappage des champs personnalisés, vous pouvez associer les questions/réponses de vos formulaires aux champs personnalisés d’un projet.
Il est également possible de créer un nouveau champ personnalisé depuis la fenêtre Associé à :.
Mappage du champ Échéance
Si un formulaire comprend une question portant sur une échéance, vous pouvez associer les réponses aux types d’échéance suivants :
- Un seul jour
- Plage de dates
Un seul jour
Lorsque l’option Une seule date est sélectionnée, le champ de saisie apparaîtra pour l’Échéance.
Plage de dates
Lorsque l’option Plage de dates est sélectionnée, des champs de saisie apparaîtront pour la Date de début et la Date de fin.
Champs obligatoires
Cliquez sur Obligatoire pour rendre le champ de la date obligatoire dans votre formulaire.
Personnalisation des en-têtes
La personnalisation des en-têtes appartient aux fonctionnalités Business.
Cliquez sur Ajouter une image de couverture pour ajouter une image en haut de votre formulaire.
Les dimensions de l’image d’en-tête ne doivent pas dépasser 800 x 120 pixels.
Branding personnalisé sur les formulaires
Les utilisateurs d’Asana Enterprise qui importent leur logo sur Asana depuis la console d’administration peuvent ensuite l’afficher sur leurs formulaires.
Pour bénéficier du branding personnalisé, importez le logo de votre entreprise. Pour ce faire, accédez à l’onglet Paramètres de la console d’administration.
Une fois votre logo importé, accédez à votre formulaire et cliquez sur le nom/la description du formulaire. Cliquez ensuite sur Afficher le logo de votre organisation sur ce formulaire.
Ajouter des pièces jointes à un formulaire
Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à votre formulaire, les répondants peuvent ainsi joindre des briefs créatifs, images, documents, PDF et plus encore. Toute pièce jointe ajoutée à un formulaire sera attachée à la tâche créée dans votre projet une fois le formulaire soumis.
Pour permettre l’ajout de pièces jointes, cliquez sur l’option Pièces jointes au bas de la liste de questions.
Votre question créée, vous pouvez :
- Modifier le nom de la question ou y ajouter une description
- Ajouter plusieurs pièces jointes
- Activer ou désactiver les champsobligatoires
Prévisualiser un formulaire
Vous pouvez prévisualiser le formulaire à tout moment afin de voir comment il sera présenté aux répondants.
Depuis la vue du formulaire dans un projet :
- Cliquez sur Voir le formulaire
Partager un formulaire
Par défaut, les formulaires sont privés au sein de votre organisation. Cela peut être modifié depuis les paramètres du formulaire.
Déterminez qui est autorisé à accéder aux formulaires en choisissant l’une des trois options suivantes : Accessible à tous, Votre organisation uniquement ou Désactivé.
Une fois votre formulaire prêt à être partagé, cliquez sur le bouton Copier le lien. Le lien sera copié dans votre presse-papiers et vous pourrez l’envoyer à vos collègues sur Asana (ou à toute autre personne n’ayant pas de compte Asana) afin qu’ils puissent remplir le formulaire.
Une fois le formulaire complété, le répondant recevra un message confirmant sa bonne réception et une nouvelle tâche contenant les informations soumises apparaîtra dans votre projet.
Le répondant recevra également un e-mail de confirmation contenant un récapitulatif du formulaire envoyé.
Sans question « e-mail » dûment complétée par le répondant, le formulaire ne pourra pas être envoyé.
Si le répondant est sur Asana, vous pouvez l’ajouter en tant que collaborateur de la tâche. Dans le cas contraire, et si vous souhaitez qu’il puisse suivre cette tâche, il vous est possible de l’inviter à vous rejoindre sur Asana.
Vous pouvez ajouter des collaborateurs, définir des priorités, modifier les détails de la tâche et faire avancer votre travail pour que la tâche soit terminée à temps.
Intégration de formulaires à des sites Web internes ou externes
Vous pouvez désormais intégrer les formulaires où vous le souhaitez afin de relier les réponses directement à vos processus et de réduire ainsi les manipulations inutiles.
Pour intégrer un formulaire, cliquez sur Partager le formulaire.
Cliquez sur Copier le code pour copier l’extrait de code à intégrer, puis collez-le sur le site Web au sein duquel vous souhaitez partager le formulaire.
Intégration à des sites Web publics
Lorsque vous intégrez des formulaires à des sites Web publics, vérifiez qui est autorisé à accéder à chaque formulaire. Les paramètres doivent être définis sur Accessible à tous.
Pour en savoir plus sur les autorisations liées aux formulaires, consultez notre article dédié.
Désactiver la fonctionnalité d’intégration de formulaire
Les super administrateurs des organisations Enterprise peuvent désactiver la fonctionnalité d’intégration de formulaire à l’échelle de leur domaine depuis l’onglet Sécurité de la console d’administration.
Pour désactiver la fonctionnalité d’intégration de formulaire :
- Accédez à votre console d’administration et cliquez sur l’onglet Sécurité.
- Cliquez sur Autorisations d’accès aux formulaires.
Ensuite, activez ou désactivez l’option Autoriser les membres à intégrer des formulaires.
Utiliser les formulaires en tant que modèles
Les modèles de projet créés par Asana incluent les formulaires.
Pour créer un modèle de formulaire :
- À partir de Choisissez un modèle de projet, cliquez sur Demandes de création.
- Une fois sur le modèle du formulaire, cliquez sur le bouton Utiliser ce modèle.
À partir des modèles de projet, vous serez redirigé vers un formulaire pour demander la création d’un nouveau modèle. Ce modèle vous permettra de centraliser toutes les demandes de création de votre équipe et de les organiser comme bon vous semble.
Lorsque vous cliquez sur Utiliser ce modèle, vous pouvez renommer le modèle et démarrer votre nouveau projet à partir de ce modèle de formulaire.
Ajouter plusieurs formulaires à un projet
L’ajout de plusieurs formulaires à un projet appartient aux fonctionnalités Business
Chaque projet ayant son propre but et son utilité, vous devez regrouper différents types d’informations issues de sources variées si vous souhaitez en faire un usage efficace. Pour ce faire, vous avez la possibilité de créer plusieurs formulaires applicables à un même projet afin d’organiser la réception des demandes de travail. Cette fonctionnalité peut grandement aider les utilisateurs et les équipes à recueillir et à incorporer un large éventail d’informations au même endroit. En outre, rationaliser des processus permet de limiter le nombre de tâches liées à l’organisation afin d’alléger l’emploi du temps des utilisateurs.
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Dupliquer un formulaire
La duplication des formulaires peut vous permettre de gagner du temps lors de l’itération de votre processus de réception des demandes.
Pour dupliquer un formulaire, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Dupliquer le formulaire.
Vous pouvez modifier le nom du formulaire et cliquer sur Dupliquer le formulaire.
Une fois dans le formulaire dupliqué, vous pouvez cliquer sur Modifier pour activer le lien du formulaire. Depuis ses paramètres, choisissez qui peut y accéder.
Visualisez l’ensemble de vos formulaires depuis le menu Personnaliser.
Un projet peut contenir 5 formulaires au maximum.
Dupliquer un projet permet également de dupliquer ses formulaires associés. Lorsque vous dupliquez votre projet, cochez simplement la case Formulaire.
Les modèles de formulaires créés par Asana, les modèles personnalisés et ceux de l’API sont dupliqués automatiquement.
Dupliquer une question dans un formulaire
Pour dupliquer une question, cliquez sur bouton +. Vous pouvez alors modifier la question dupliquée et ses branches.
Signaler un abus dans un formulaire
Lorsque vous cliquez sur Signaler un abus, l’équipe de sécurité informatique d’Asana est alertée afin d’examiner le formulaire concerné et de prendre les mesures nécessaires le cas échéant.
