Formulaires

Les formulaires sont disponibles pour tous les clients Premium, Business et Enterprise. Certaines fonctionnalités sont réservées aux utilisateurs Business et Enterprise : l’arborescence, la personnalisation des en-têtes et des messages de confirmation, etc..

Les formulaires Asana vous permettent d’harmoniser la façon dont le travail est adressé à votre équipe, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de vous assurer que rien ne passe au travers des mailles du filet. Ces formulaires sont adaptés aussi bien aux équipes internes qu’externes afin que chacun puisse accéder aux informations utiles, mais aussi minimiser les frictions, allers-retours et malentendus éventuels.

Créer un formulaire

Les formulaires font partie de tout projet Asana. Lorsque quelqu’un remplit votre formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet auquel le formulaire est connecté.

Comment créer des formulaires

Pour créer un formulaire :

  1. Accédez à un projet et ouvrez l’onglet Formulaire
  2. Cliquez sur Créer un formulaire

Par défaut, votre formulaire porte le même nom que le projet auquel il est associé. Vous pouvez cependant modifier ce nom et y ajouter une description afin de donner des instructions ou informations plus détaillées aux personnes qui y répondent.

Par défaut, toute personne qui répond à un formulaire Asana doit indiquer son nom et son *adresse e-mail. Ainsi, vous recevez les coordonnées chaque personne qui effectue une demande de travail auprès de votre équipe. Si vous créez votre propre formulaire, vous pouvez choisir de supprimer ces questions.

Sans question « e-mail » sur le formulaire, les utilisateurs ne recevront pas d’e-mail de confirmation suite à leur envoi.

Créer des formulaires

Depuis la fenêtre de création de formulaires, vous pouvez :

  1. Ajouter un nom au formulaire
  2. Ajouter une adresse e-mail
  3. Ajouter une autre question

Arborescence des formulaires

L’arborescence des formulaires appartient aux fonctionnalités Business.

Utilisez l’arborescence des formulaires pour créer des questions de suivi associées à des réponses particulières : des listes avec menus déroulants aux questions à choix multiple, plusieurs options s’offrent à vous.

Lors de la création de votre formulaire, accédez à votre liste de questions. Choisissez ensuite une question avec menu déroulant ou à choix multiple. Notez que vous devrez inclure vos propres questions, peu importe l’option choisie.

Logique d’arborescence 1

Cliquez sur l’icône Ajouter une branche à droite de l’option choisie dans le menu déroulant.

Logique d’arborescence 2

Si besoin, créez des sous-arborescences sur plusieurs niveaux (cinq maximum).

Personnaliser un formulaire

Une fois le formulaire créé, vous pouvez y ajouter des questions depuis la barre latérale.

Paramètres de formulaire

paramètres de formulaire

Depuis l’onglet Paramètres de formulaire, vous pouvez :

  1. Choisir une réponse à utiliser comme titre de la tâche
  2. Attribuer un responsable par défaut pour chaque envoi du formulaire
  3. Activer ou désactiver l’option permettant de copier toutes les réponses dans la description d’une tâche
  4. Ajouter un message de confirmation personnalisé
  5. Ajouter un bouton afin de permettre aux répondants d’envoyer facilement un autre formulaire

L’ajout de responsables par défaut et les messages de confirmation personnalisés appartiennent aux fonctionnalités Business.

Mappage des champs personnalisés

Grâce à la fonctionnalité de mappage des champs personnalisés, vous pouvez désormais associer les questions/réponses de vos formulaires aux champs de votre choix sur Asana.

mappage des champs personnalisés

Il est également possible de créer un nouveau champ personnalisé depuis la fenêtre Associé à :.

Mappage du champ Échéance

Si un formulaire comprend une question portant sur une échéance, vous pouvez associer les réponses à l’échéance concernée.

mappage du champ Échéance

Personnalisation des en-têtes

La personnalisation des en-têtes appartient aux fonctionnalités Business.

Cliquez sur Ajouter une image de couverture pour ajouter une image en haut de votre formulaire.

en-tête d’un formulaire

Les dimensions de l’image d’en-tête ne doivent pas dépasser 800 x 120 pixels.

Branding personnalisé sur les formulaires

Les utilisateurs d’Asana Enterprise qui importent leur logo sur Asana depuis la console d’administration peuvent ensuite l’afficher sur leurs formulaires.

Pour bénéficier du branding personnalisé, importez le logo de votre entreprise. Pour ce faire, accédez à l’onglet Paramètres de la console d’administration.

Une fois votre logo importé, accédez à votre formulaire et cliquez sur le nom/la description du formulaire. Cliquez ensuite sur Afficher le logo de votre organisation sur ce formulaire.

personnaliser un formulaire avec un logo

Ajouter des pièces jointes à un formulaire

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à votre formulaire, les répondants peuvent ainsi joindre des briefs créatifs, images, documents, PDF et plus encore. Toute pièce jointe ajoutée à un formulaire sera attachée à la tâche créée dans votre projet une fois le formulaire soumis.

Pour permettre l’ajout de pièces jointes, cliquez sur l’option Pièces jointes au bas de la liste de questions.

Pièces jointes

Pièces jointes 2

Votre question créée, vous pouvez :

  1. Modifier le nom de la question ou y ajouter une description
  2. Ajouter plusieurs pièces jointes
  3. Activer ou désactiver les champsobligatoires

Prévisualiser un formulaire

Vous pouvez prévisualiser le formulaire à tout moment afin de voir comment il sera présenté aux répondants.

Vue 1

Depuis la vue du formulaire dans un projet :

  1. Cliquez sur Voir le formulaire

Vue 2

Partager un formulaire

Une fois votre formulaire prêt à être partagé, cliquez sur le bouton Copier le lien. Le lien sera copié dans votre presse-papiers et vous pourrez l’envoyer à vos collègues sur Asana (ou à toute autre personne n’ayant pas de compte Asana) afin qu’ils puissent remplir le formulaire.

Comment créer des formulaires

Une fois le formulaire complété, le répondant recevra un message confirmant sa bonne réception et une nouvelle tâche contenant les informations soumises apparaîtra dans votre projet.

Le répondant recevra également un e-mail de confirmation contenant un récapitulatif du formulaire envoyé.

Sans question « e-mail » dûment complétée par le répondant, le formulaire ne pourra pas être envoyé.

vue 2

Si le répondant est sur Asana, vous pouvez l’ajouter en tant qu’abonné. Dans le cas contraire, et si vous souhaitez qu’il puisse suivre cette tâche, il vous est possible de l’inviter à vous rejoindre sur Asana.

vue 2

Vous pouvez ajouter des abonnés, définir des priorités, modifier les détails de la tâche et faire avancer votre travail pour que la tâche soit terminée à temps.

Utiliser les formulaires en tant que modèles

Les modèles de projet créés par Asana incluent les formulaires.

demandes de création

Pour créer un modèle de formulaire :

  1. À partir de Choisissez un modèle de projet, cliquez sur Demandes de création.
  2. Une fois sur le modèle du formulaire, cliquez sur le bouton Utiliser ce modèle.

À partir des modèles de projets, vous serez redirigé vers un formulaire pour demander la création d’un nouveau modèle. Ce modèle vous permettra de centraliser toutes les demandes de création de votre équipe et de les organiser comme bon vous semble.

Vue 2

Lorsque vous cliquez sur Utiliser ce modèle, vous pouvez renommer le modèle et démarrer votre nouveau projet à partir de ce modèle de formulaire.

Dupliquer un formulaire

Dupliquer un projet permet également de dupliquer ses formulaires associés. Lorsque vous dupliquez votre projet, cochez simplement la case Formulaire.

dupliquer

Les modèles de formulaires créés par Asana, les modèles personnalisés et ceux de l’API sont dupliqués automatiquement.

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