Mises à jour de statut et progression

Il n’est pas toujours facile de savoir comment avancent les projets, ce qui peut entraîner des retards ou des problèmes d’organisation (ou des réunions inutiles). Asana vous offre plusieurs façons de voir l’avancement de vos projets et ce qui vous reste à faire, ce qui permet à votre équipe de terminer en beauté et de partager ses solutions avec les autres équipes.

Pourquoi utiliser Asana pour les mises à jour de statut ?

  • Lorsque vous travaillez sur des projets à partir de différents documents, e-mails et autres outils, il est difficile d’évaluer la progression du travail. Si vous disposez de toutes ces informations dans Asana, vous passerez moins de temps sur le travail d’organisation et plus de temps sur la stratégie et l’exécution.
  • Les réunions relatives aux mises à jour de statut peuvent accaparer inutilement le temps de l’équipe. Réservez les réunions pour parler affaires et utilisez Asana pour le partage des mises à jour et pour l’organisation.
  • Avec Asana, il est plus facile de montrer la progression à la direction et aux autres intervenants. Plutôt que de rassembler les informations de multiples sources, vous pouvez rapidement retirer tout ce dont vous avez besoin d’Asana.

Votre stratégie Asana

Asana permet de publier facilement des mises à jour de statut ; il vous suffit de suivre la stratégie ci-dessous (et de continuer à lire pour en savoir plus sur les fonctionnalités qui vous permettent de publier, d’établir un suivi et d’analyser la progression) :

  1. Pour suivre la progression individuelle d’un projet, accédez à l’onglet Progression de ce projet. Cette vue Progression regroupe toutes les informations dont vous avez besoin sur la progression du projet, notamment les mises à jour de statut, un graphique de progression et les échéances.
  2. Pour partager le plan et l’échéance d’un projet, accédez à l’onglet Chronologie de ce projet. La Chronologie affiche toutes les tâches du projet dans une vue de type diagramme de Gantt. Utilisez-la pour voir comment les différentes étapes s’intègrent les unes aux autres, ou pour rapidement modifier les délais ou les ressources en cas de risque de retard.
  3. Suivez plusieurs projets liés à la réalisation d’une initiative grâce aux Portefeuilles. Les Portefeuilles fonctionnent comme centre de contrôle pour suivre la progression de ces projets. Ils affichent les mises à jour de statut en temps réel, les échéances, les priorités et l’avancement, tout au même endroit.
  4. Utilisez les rapports de portefeuille dans Google Sheets pour analyser plus en détail la progression et les données d’un projet. Vous pouvez créer vos propres rapports pour faciliter la gestion des projets et communiquer des données aux parties prenantes, qu’elles fassent partie de votre domaine Asana ou non.

Comment publier des mises à jour de statut

Au lieu de vous plonger dans des fichiers, d’organiser une réunion ou d’envoyer un e-mail de mise à jour, vous pouvez utiliser la Vue Progression. Cette vue vous permet de publier ou de comprendre rapidement les principales mises à jour de statut d’un projet spécifique.

Publier des mises à jour de statut dans Asana à partir de l’onglet Progression situé en haut de n’importe quel projet

Pour tirer le meilleur parti de la Vue Progression, nous vous recommandons le processus suivant :

  1. Attribuez un propriétaire de projet. Il s’agit de la personne chargée de faire avancer le projet ou de superviser le processus afin de veiller à ce que rien ne soit oublié.
  2. Définissez l’échéance du projet. Cette date s’affichera sur le graphique de progression et dans la chronologie, vous permettant de suivre votre progression vers votre objectif. Cela permet également de clarifier les délais pour tout le monde.
  3. Mettez régulièrement à jour le statut du projet. Sélectionnez une couleur (vert, jaune, rouge) pour indiquer que le projet avance au rythme souhaité, que sa progression est compromise ou qu’il est en retard, puis ajoutez une mise à jour écrite pour fournir plus de détails.
    • Utilisez des @mentions pour féliciter rapidement des collègues et faire référence à des travaux dans Asana. Par exemple, vous pourriez @mentionner des tâches en particulier dans votre mise à jour de statut afin de voir rapidement ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire. Rester en phase avec le travail et vos collègues permet de faire avancer les projets !
    • Les membres du projet reçoivent une notification dans leur boîte de réception dès que quelqu’un publie une nouvelle mise à jour de statut, et votre portefeuille est mis à jour en temps réel afin que chacun reste informé.
  4. Commentez les mises à jour de statut. Les membres du projet peuvent répondre s’ils ont des questions et des commentaires et peuvent faire référence à des travaux existants dans Asana en utilisant des @mentions. Cela peut vous permettre d’éviter des réunions inutiles ou de définir un programme de réunion efficace.
  5. Consultez le graphique de progression pour voir la dynamique.

Partager le plan et les échéances d’un projet

Un projet Asana en vue Chronologie, une vue de type diagramme de Gantt pour planifier et gérer vos projets avec une fonctionnalité de glisser-déposer

En plus d’utiliser la chronologie pour planifier votre projet, vous pouvez l’utiliser pour voir votre planning en action et apporter des modifications au fur et à mesure. Cela signifie que tout le monde, depuis les membres de votre équipe jusqu’au PDG, a la même vue sur les plannings et l’avancement des projets. Vous êtes donc tous sur la même longueur d’onde. Il vous suffit de cliquer sur l’onglet Chronologie.

Astuces pour utiliser la chronologie pour les mises à jour de statut

  • Rien de plus facile avec la chronologie que de partager votre planning. Ajoutez simplement des membres au projet ou montrez la chronologie en réunion. Tout est mis à jour en temps réel sur Asana. Les informations ne deviendront pas caduques, comme avec une feuille de calcul ou une capture d’écran.
  • Utilisez la chronologie pour identifier rapidement les tâches qui requièrent votre attention. Si vous remarquez des conflits avec des dépendances, des tâches non terminées qui approchent de leur échéance ou des tâches non planifiées, ce sont de bons indicateurs que vous devriez demander de quoi il retourne à leurs responsables avant de donner une mise à jour.
  • Il est intéressant de partager la chronologie avec tous les types d’intervenants, qu’il s’agisse d’employés travaillant sur même un projet ou de cadres qui veulent avoir une vue d’ensemble du planning.

Suivre plusieurs projets liés à la réalisation d’une initiative avec les Portefeuilles

Gestionnaires de projets, chefs de portefeuilles et d’équipe, coordinateurs et dirigeants : tous suivent l’avancement de nombreux projets et sont généralement chargés de rendre compte des nouvelles aux autres personnes de l’organisation. Les Portefeuilles vous aident à suivre, signaler et afficher le statut en temps réel de tous vos projets associés à une initiative spécifique (comme le suivi de tous les projets importants pour la réalisation des OKR ou des objectifs d’entreprise). Ils extraient des données de l’onglet Progression des projets et proposent des options de champs personnalisés pour vous montrer les informations les plus importantes en un coup d’œil. Vous pouvez aussi générer des rapports dans Google Sheets pour visualiser et analyser en détail la progression, et identifier les éventuels risques.

Comment utiliser les Portefeuilles

Vous pouvez accéder aux Portefeuilles dans la barre latérale et en créer un pour tout groupe de projets que vous souhaitez suivre en parallèle.

  1. Cliquez dans la barre latérale et sélectionnez Portefeuilles.
  2. Cliquez sur Nouveau portefeuille, donnez un nom à votre portefeuille, puis créez-le. Nous vous recommandons de créer un portefeuille pour chaque initiative majeure, OKR ou objectif d’entreprise, ou pour les projets à haute priorité par équipe, etc.
  3. Une fois le portefeuille créé, cliquez sur le bouton Ajouter un projet et saisissez le nom de tout projet que vous souhaitez suivre au sein de ce portefeuille.
  4. Vous verrez alors une liste de projets avec des colonnes indiquant le statut, la progression, les dates, la priorité et le propriétaire de chacun d’entre eux.
  5. De là, vous pouvez ajouter plus de champs personnalisés à suivre dans votre portefeuille, ou filtrer et trier les données selon le champ de votre choix.

D’autres conseils d’utilisation des Portefeuilles :

  • Affichez et organisez les projets à votre guise. Vous pouvez trier les projets de votre portefeuille par statut, échéance, champ personnalisé, propriétaire, ordre alphabétique ou autre. Pour filtrer la vue de votre portefeuille, cliquez sur le bouton correspondant dans le coin supérieur droit.
  • Vous pouvez aussi faire glisser des projets dans votre portefeuille selon l’ordre qui vous convient. Passez le curseur sur le nom d’un projet, puis faites glisser ce projet par les six points qui apparaissent sur la gauche.
  • Accédez rapidement à tout projet de votre portefeuille en cliquant dessus, puis sur Accéder au projet.
  • Partagez avec les autres. Vous pouvez partager le lien de votre portefeuille pour que d’autres personnes puissent voir les informations générales dont elles ont besoin.
  • Les Portefeuilles peuvent être personnalisés pour chaque personne et n’affichent pas les projets privés, sauf si la personne avec laquelle vous partagez est également abonnée à ce projet.

Créer des rapports dans Google Sheets

Pour renforcer la gestion de projet et la prise de décisions axée sur des données, vous pouvez générer des rapports à partir de votre portefeuille à l’aide de Google Sheets. Les rapports de portefeuille vous permettent d’examiner la progression, la productivité et la répartition des ressources de l’équipe afin de pouvoir rendre des comptes aux autres parties prenantes et prendre des décisions optimales en matière de planification.

Commencez à utiliser les rapports de portefeuille dans Google Sheets

  1. Avant d’ouvrir une feuille de calcul Google Sheets dans votre portefeuille, vérifiez que les projets que vous souhaitez analyser sont dedans, car les données sont extraites de ces derniers.
  2. Une fois que tous les projets dont vous avez besoin sont dans votre portefeuille, cliquez sur le bouton … en regard du nom du portefeuille, puis sélectionnez Exporter vers Google Sheets. Votre feuille Google Sheets s’ouvre alors dans un nouvel onglet.

Exemples de rapports de portefeuille

Les possibilités de rapports que vous pouvez créer à partir des Portefeuilles dans Google Sheets sont presque illimitées. Pour en savoir plus et obtenir des exemples, consultez notre article d’aide. Voici quelques questions auxquelles vous pouvez répondre :

  • Quels projets comportent des problèmes et sont dus sous peu ?
  • Nombre de tâches en retard, attribuées et non terminées (et par projet)
  • Quelle part de vos projets est sur la bonne voie ?
  • Comment le travail est-il réparti entre les collègues ou les projets ?
  • Quelles équipes ont des projets presque terminés ?

De trop nombreuses équipes passent un temps excessif sur le travail d’organisation, en particulier en ce qui concerne les mises à jour de statut et la génération de rapports sur la progression. Au lieu de consacrer des ressources précieuses simplement à comprendre ce qui se passe, utilisez Asana pour déterminer l’avancement des projets. Vous pourrez alors consacrer votre temps à faire en sorte qu’ils se déroulent correctement et à les planifier efficacement.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Les gestionnaires de projets et les chefs d’équipe peuvent utiliser Asana pour effectuer des mises à jour de statut stratégiques et suivre la progression afin de mieux allouer les ressources, ajuster les délais et évaluer les disponibilités.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de