Mises à jour de statut et progression

Des mises à jour de statut confuses peuvent entraîner des retards, une mauvaise planification ou de nombreuses réunions inutiles. Asana vous offre plusieurs façons de voir l’avancement de vos projets et ce qu’il vous reste à faire, ce qui permet à votre équipe de terminer en fanfare et de partager ses solutions avec les autres équipes.

Pourquoi utiliser Asana pour les mises à jour de statut ?

  • Puisque le travail est planifié et géré sur Asana, vous n’avez pas besoin de suivre séparément la progression dans un autre outil. Asana vous propose de nombreuses vues afin d’obtenir la perspective qui réponde le mieux à vos besoins.
  • La publication régulière de mises à jour sur Asana vous permet d’utiliser vos réunions pour résoudre les points de blocage et aborder les questions stratégiques au lieu de vous cantonner au tour de table habituel qui ne vous apprend pas plus que ce qui est déjà dans votre plan de projet.
  • Au lieu de bricoler quelque chose, vous pouvez rapidement extraire les informations dont vous avez besoin depuis Asana et les partager avec la direction et les autres parties prenantes.

Comment publier des mises à jour de statut pour un projet

Au lieu de vous plonger dans des fichiers, d’organiser une réunion ou d’envoyer un e-mail de mise à jour, vous pouvez utiliser la Vue Progression. Cette vue vous permet de publier ou de comprendre rapidement les principales mises à jour de statut d’un projet spécifique.

Publier des mises à jour de statut dans Asana à partir de l’onglet Progression situé en haut de n’importe quel projet

Pour tirer le meilleur parti de la Vue Progression, nous vous recommandons le processus suivant :

  1. Attribuez un propriétaire de projet. Il s’agit de la personne chargée de faire avancer le projet ou de superviser le processus afin de veiller à ce que rien ne soit oublié.
  2. Définissez l’échéance du projet. Cette date s’affichera sur le graphique de progression et dans la chronologie, vous permettant de suivre votre progression vers votre objectif. Cela permet également de clarifier les délais pour tout le monde.
  3. Définissez des jalons de projet pour marquer les principaux objectifs ou les phases essentielles à valider avant de pouvoir avancer ou terminer le projet.
  4. Mettez régulièrement à jour le statut du projet. Sélectionnez une couleur (vert, jaune, rouge) pour indiquer que le projet avance au rythme souhaité, que sa progression est compromise ou qu’il est en retard, puis ajoutez une mise à jour écrite pour fournir plus de détails.
    • Utilisez des @mentions pour féliciter rapidement des collègues et faire référence à des travaux dans Asana. Par exemple, vous pourriez @mentionner des tâches en particulier dans votre mise à jour de statut afin de voir rapidement ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire. Rester en phase avec le travail et vos collègues permet de faire avancer les projets !
    • Les membres du projet reçoivent une notification dans leur boîte de réception dès que quelqu’un publie une nouvelle mise à jour de statut, et votre portefeuille est mis à jour en temps réel afin que chacun reste informé.

Suivre plusieurs projets liés à la réalisation d’une initiative avec les Portefeuilles

Chefs de projets, chefs d’équipe, coordinateurs et dirigeants : tous suivent l’avancement de nombreux projets et sont généralement chargés de rendre compte des nouvelles aux autres personnes de l’organisation. Les portefeuilles vous aident à suivre, signaler et afficher le statut en temps réel de tous vos projets associés à une initiative spécifique (comme le suivi de tous les projets importants pour la réalisation des OKR ou des objectifs d’entreprise). Ils extraient des données de l’onglet Progression pour chaque projet et proposent des options de champs personnalisés pour vous montrer les informations les plus importantes en un coup d’œil.

Comment utiliser les Portefeuilles

Les portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre en un seul endroit tous les projets d’une initiative ou d’une équipe spécifique. Ils permettent de classer et de gérer facilement les projets que vous consultez le plus souvent. Vous pouvez trier les projets par propriétaire, échéance, statut, priorité, etc. Pour en savoir plus sur comment créer un portefeuille, consultez la rubrique d’aide.

D’autres conseils d’utilisation des Portefeuilles :

  • Affichez et organisez les projets de vos portefeuilles selon vos besoins. Vous pouvez les trier par statut, échéance, champ personnalisé, propriétaire, ordre alphabétique, et plus encore. Pour filtrer la vue de votre portefeuille, cliquez sur le bouton correspondant dans le coin supérieur droit.
  • Accédez rapidement à tout projet de votre portefeuille en cliquant dessus, puis sur Accéder au projet.
  • Partagez avec les autres. Vous pouvez partager le lien de votre portefeuille pour que d’autres personnes puissent voir les informations générales dont elles ont besoin.
  • Les Portefeuilles peuvent être personnalisés pour chaque personne et n’affichent pas les projets privés, sauf si la personne avec laquelle vous partagez est également abonnée à ce projet.

Questions auxquelles les portefeuilles répondent

Les portefeuilles permettent de suivre en temps réel tous vos projets

  • Progression en temps réel de tout projet
  • Quels projets présentent des risques, lesquels sont dans les délais ?
  • Quels projets sont presque terminés ?
  • Quelle part de vos projets est sur la bonne voie ?
  • Comment le travail est-il réparti entre les collègues ou les projets ?
  • Quelles sont les premières priorités de mon équipe ?

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.