Mises à jour de statut de projet et création de rapports

Les mises à jour de projet peuvent vite devenir stressantes et chronophages. Utilisez les vues Tableau de bord et Progression sur Asana afin d’analyser vos activités en fonction des données et de comprendre certains éléments clés. En outre, vous disposez d’une plateforme unique où regrouper, communiquer et automatiser vos mises à jour.

Fonctionnement des vues Tableau de bord et Progression

Sur Asana, vous pouvez visualiser votre projet grâce aux vues Tableau de bord et Progression, et basculer entre ces deux vues à tout moment.

Vous souhaitez rendre compte de plusieurs projets à la fois ? N’hésitez pas à consulter notre article consacré aux bonnes pratiques en matière de portefeuilles.

CAPTURE D’ÉCRAN de la vue Tableau de bord sur Asana présentant cinq visuels différents (diagrammes à barres, graphiques en anneau, graphiques de progression et totaux de champs personnalisés numériques), pour visualiser les tâches non terminées ou terminées par section et par responsable, entre autres.

Le Tableau de bord vous permet d’accéder à un ensemble de graphiques personnalisables qui extraient les données de votre projet : visualisez la progression des tâches par statut d’achèvement, responsable, échéance, etc. Ces graphiques vous aident à répondre à des questions clés afin de prendre rapidement des décisions plus stratégiques, mais aussi utiliser ces données pour communiquer et étayer vos décisions.

Servez-vous de la vue Progression pour rédiger ou visualiser toutes les mises à jour de statut d’un projet, et pour les partager. Finies les imprécisions !

GIF montrant comment glisser-déposer un Élément clé dans un modèle de mise à jour de statut de projet pour afficher un graphique de tâches terminées par responsable

Glissez-déposez des éléments clés dans vos mises à jour pour présenter des graphiques ou des jalons. De plus, la vue Progression vous permet d’enregistrer votre mise à jour comme modèle : vous pourrez ainsi publier chacune de vos mises à jour sous le même format.

Exemples de rapports créés sur Asana

Sur Asana, tout est lié. Voici quelques exemples de questions pouvant faire l’objet de rapports. Découvrez comment y répondre afin de prendre les mesures qui s’imposent pour votre projet.

GIF montrant la vue Tableau de bord lorsqu’un utilisateur personnalise les graphiques de données du projet et affiche les tâches non terminées par priorité, puis les tâches non terminées par section et enfin les tâches en retard par responsable

Question initiale À consulter sur le Tableau de bord Mesures à prendre
Les tâches prioritaires sont-elles en bonne voie ? Tâches par statut d’achèvement ou par champ personnalisé de priorité Informez-vous auprès des responsables des tâches : commentez les tâches et signalez toute tâche à risque dans votre mise à jour de statut.
Quel est l’état d’avancement des tâches ? Tâches par section - non terminées Utilisez la Chronologie pour modifier plusieurs échéances à la fois et bien comprendre les conséquences de ce changement. Publiez ensuite une mise à jour de statut pour informer votre équipe de ces nouvelles échéances.
L’un de vos collègues est-il surchargé ? Tâches par responsable - non terminées Utilisez les vues Chronologie ou Liste pour modifier les ressources d’un projet donné (servez-vous de la Gestion des ressources de portefeuille pour ajuster la charge de travail sur plusieurs projets).
Comment comparer les estimations aux chiffres réels ? Assurez-vous d’utiliser des champs personnalisés numériques dans votre projet, puis visualisez le total des champs concernés sur le Tableau de bord. Besoin d’un budget plus conséquent ? Appuyez-vous sur les données de votre projet pour expliquer votre demande de ressources supplémentaires.

Rédiger une mise à jour de statut pertinente

Publier des mises à jour de statut sur Asana depuis l’onglet Progression, situé dans la partie supérieure de tout projet

  1. Définissez l’échéance du projet (s’il y en a une). Cette date s’affichera sur le graphique de progression et permettra de clarifier les délais pour tout le monde.
  2. Définissez des jalons de projet pour marquer les principaux objectifs ou les phases essentielles à valider avant de pouvoir avancer ou terminer le projet.
  3. Mettez régulièrement à jour le statut du projet. Sélectionnez une couleur (vert, orange, rouge) pour indiquer que le projet est « dans les délais », « à risque » ou « en retard ».
  4. Utilisez le statut et les éléments clés pour glisser-déposer des informations détaillées dans votre mise à jour, en fonction des données déjà présentes sur Asana.
    • Utilisez des @mentions pour identifier et remercier rapidement des collègues ou faire référence à des tâches sur Asana. @Mentionner des tâches peut servir par exemple à montrer très simplement ce qui a déjà été fait et ce qui vous attend.
    • Les membres du projet reçoivent une notification dans leur boîte de réception dès que quelqu’un publie une nouvelle mise à jour de statut, et votre portefeuille est mis à jour en temps réel afin que chacun reste informé.

Grâce aux informations déjà présentes sur Asana, vous pouvez présenter visuellement la progression de votre projet, de façon convaincante : le moyen idéal pour les personnes concernées d’obtenir les mises à jour claires dont elles ont besoin.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre public pour partager le contenu d’une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.