Mises à jour de statut et progression

Des mises à jour de statut confuses peuvent entraîner des retards, une mauvaise planification ou de nombreuses réunions inutiles. Asana vous offre plusieurs façons de voir l’avancement de vos projets et ce qu’il vous reste à faire, ce qui permet à votre équipe de terminer en fanfare et de partager ses solutions avec les autres équipes.

Pourquoi utiliser Asana pour les mises à jour de statut ?

  • Puisque le travail est planifié et géré sur Asana, vous n’avez pas besoin de suivre séparément la progression dans un autre outil. Asana vous propose de nombreuses vues afin d’obtenir la perspective qui réponde le mieux à vos besoins.
  • La publication régulière de mises à jour sur Asana vous permet d’utiliser vos réunions pour résoudre les points de blocage et aborder les questions stratégiques au lieu de vous cantonner au tour de table habituel qui ne vous apprend pas plus que ce qui est déjà dans votre plan de projet.
  • Au lieu de bricoler quelque chose, vous pouvez rapidement extraire les informations dont vous avez besoin depuis Asana et les partager avec la direction et les autres parties prenantes.

Comment publier des mises à jour de statut pour un projet

Au lieu de vous plonger dans des fichiers, d’organiser une réunion ou d’envoyer un e-mail de mise à jour, vous pouvez utiliser la Vue Progression. Cette vue vous permet de publier ou de comprendre rapidement les principales mises à jour de statut d’un projet spécifique.

Publier des mises à jour de statut dans Asana à partir de l’onglet Progression situé en haut de n’importe quel projet

Pour tirer le meilleur parti de la Vue Progression, nous vous recommandons le processus suivant :

  1. Attribuez un propriétaire de projet. Il s’agit de la personne chargée de faire avancer le projet ou de superviser le processus afin de veiller à ce que rien ne soit oublié.
  2. Définissez l’échéance du projet. Cette date s’affichera sur le graphique de progression et dans la chronologie, vous permettant de suivre votre progression vers votre objectif. Cela permet également de clarifier les délais pour tout le monde.
  3. Définissez des jalons de projet pour marquer les principaux objectifs ou les phases essentielles à valider avant de pouvoir avancer ou terminer le projet.
  4. Mettez régulièrement à jour le statut du projet. Sélectionnez une couleur (vert, jaune, rouge) pour indiquer que le projet avance au rythme souhaité, que sa progression est compromise ou qu’il est en retard, puis ajoutez une mise à jour écrite pour fournir plus de détails.
    • Utilisez des @mentions pour féliciter rapidement des collègues et faire référence à des travaux dans Asana. Par exemple, vous pourriez @mentionner des tâches en particulier dans votre mise à jour de statut afin de voir rapidement ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire. Rester en phase avec le travail et vos collègues permet de faire avancer les projets !
    • Les membres du projet reçoivent une notification dans leur boîte de réception dès que quelqu’un publie une nouvelle mise à jour de statut, et votre portefeuille est mis à jour en temps réel afin que chacun reste informé.

Suivre plusieurs projets liés à la réalisation d’une initiative avec les Portefeuilles

Chefs de projets, chefs d’équipe, coordinateurs et dirigeants : tous suivent l’avancement de nombreux projets et sont généralement chargés de rendre compte des nouvelles aux autres personnes de l’organisation. Les portefeuilles vous aident à suivre, signaler et afficher le statut en temps réel de tous vos projets associés à une initiative spécifique (comme le suivi de tous les projets importants pour la réalisation des OKR ou des objectifs d’entreprise). Ils extraient des données de l’onglet Progression pour chaque projet et proposent des options de champs personnalisés pour vous montrer les informations les plus importantes en un coup d’œil.

Comment utiliser les Portefeuilles

Les portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre en un seul endroit tous les projets d’une initiative ou d’une équipe spécifique. Ils permettent de classer et de gérer facilement les projets que vous consultez le plus souvent. Vous pouvez trier les projets par propriétaire, échéance, statut, priorité, etc. Pour en savoir plus sur comment créer un portefeuille, consultez la rubrique d’aide.

D’autres conseils d’utilisation des Portefeuilles :

  • Affichez et organisez les projets de vos portefeuilles selon vos besoins. Vous pouvez les trier par statut, échéance, champ personnalisé, propriétaire, ordre alphabétique, et plus encore. Pour filtrer la vue de votre portefeuille, cliquez sur le bouton correspondant dans le coin supérieur droit.
  • Accédez rapidement à tout projet de votre portefeuille en cliquant dessus, puis sur Accéder au projet.
  • Partagez avec les autres. Vous pouvez partager le lien de votre portefeuille pour que d’autres personnes puissent voir les informations générales dont elles ont besoin.
  • Les Portefeuilles peuvent être personnalisés pour chaque personne et n’affichent pas les projets privés, sauf si la personne avec laquelle vous partagez est également abonnée à ce projet.

Questions auxquelles les portefeuilles répondent

Les portefeuilles permettent de suivre en temps réel tous vos projets

  • Progression en temps réel de tout projet
  • Quels projets présentent des risques, lesquels sont dans les délais ?
  • Quels projets sont presque terminés ?
  • Quelle part de vos projets est sur la bonne voie ?
  • Comment le travail est-il réparti entre les collègues ou les projets ?
  • Quelles sont les premières priorités de mon équipe ?

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.