Mises à jour de statut de projet et création de rapports

Les mises à jour de projet peuvent vite devenir stressantes et chronophages. Utilisez les vues Aperçu et Tableau de bord sur Asana afin d’analyser vos activités en fonction des données et comprendre les éléments clés de vos projets. En outre, vous disposez d’une plateforme unique où regrouper, communiquer et automatiser vos mises à jour.

Fonctionnement des vues Aperçu et Tableau de bord

Sur Asana, les vues Aperçu et Tableau de bord vous permettent de visualiser votre projet. Vous pouvez basculer d’une vue à l’autre à tout moment.

Servez-vous de la vue Aperçu pour obtenir des informations clés sur votre projet et commencer du bon pied. Cette vue est idéale pour consulter les mises à jour de statut d’un projet, en rédiger et en partager.

Glissez-déposez des éléments clés dans vos mises à jour pour présenter des graphiques ou des jalons. De plus, Asana vous permet d’enregistrer votre mise à jour comme modèle : vous pourrez ainsi publier chacune de vos mises à jour sous le même format.

Vous souhaitez rendre compte de plusieurs projets à la fois ? N’hésitez pas à consulter notre article consacré aux bonnes pratiques en matière de portefeuilles.

Le Tableau de bord vous permet d’accéder à un ensemble de graphiques personnalisables qui extraient les données de votre projet : visualisez la progression des tâches par statut d’achèvement, responsable, échéance, etc. Ces graphiques vous aident à répondre à des questions clés afin de prendre rapidement des décisions plus stratégiques, mais aussi utiliser ces données pour communiquer et étayer vos décisions.

Exemples de rapports créés sur Asana

Sur Asana, tout est lié. Voici quelques exemples de questions pouvant faire l’objet de rapports. Découvrez comment y répondre afin de prendre les mesures qui s’imposent pour votre projet.

Question initiale	À consulter sur le Tableau de bord	Mesures à prendre
Les tâches prioritaires sont-elles en bonne voie ?	Tâches par statut d’achèvement ou par champ personnalisé de priorité	Informez-vous auprès des responsables des tâches : commentez les tâches et signalez toute tâche à risque dans votre mise à jour de statut.
Quel est l’état d’avancement des tâches ?	Tâches par section - non terminées	Utilisez la vue Chronologie pour modifier plusieurs échéances à la fois et bien comprendre les conséquences de ce changement. Publiez ensuite une mise à jour de statut pour informer votre équipe de ces nouvelles échéances.
L’un de vos collègues est-il surchargé ?	Tâches par responsable - non terminées	Utilisez les vues Chronologie ou Liste pour modifier les ressources d’un projet donné (servez-vous de la gestion des ressources dans un portefeuille pour ajuster la charge de travail sur plusieurs projets).
Comment comparer les estimations aux chiffres réels ?	Assurez-vous d’utiliser des champs personnalisés numériques dans votre projet, puis visualisez le total des champs concernés sur le tableau de bord.	Besoin d’un budget plus conséquent ? Appuyez-vous sur les données de votre projet pour expliquer votre demande de ressources supplémentaires.

Rédiger une mise à jour de statut pertinente

1. Définissez l’échéance du projet (s’il y en a une). Cette date s’affichera sur le graphique de progression et permettra de clarifier les délais à respecter pour tout le monde.
2. Définissez des jalons de projet pour marquer les principaux objectifs ou les phases essentielles à valider avant de pouvoir avancer ou terminer le projet.
3. Mettez régulièrement à jour le statut du projet. Sélectionnez une couleur (vert, orange, rouge) pour indiquer que le projet est « dans les délais », « à risque » ou « en retard ».
4. Utilisez le statut et les éléments clés pour glisser-déposer des informations détaillées dans votre mise à jour, en fonction des données déjà présentes sur Asana.
   • Utilisez des @mentions pour identifier et remercier rapidement des collègues ou faire référence à des tâches sur Asana. Par exemple, @mentionnez une tâche où les designs finaux du livrable à produire sont joints. Vos collaborateurs pourront les consulter pour référence.
   • Les membres du projet reçoivent une notification dans leur boîte de réception dès que quelqu’un publie une nouvelle mise à jour de statut, et votre portefeuille est mis à jour en temps réel afin que chacun reste informé.

Grâce aux informations déjà présentes sur Asana, vous pouvez présenter visuellement la progression de votre projet, de façon convaincante : le moyen idéal pour les personnes concernées d’obtenir les mises à jour claires dont elles ont besoin.