Plantilla para planes de gestión de riesgos

Antes de comenzar un proyecto, es importante tener en cuenta cualquier posible problema y riesgo que pueda impedir que tu proyecto avance con fluidez.

El uso de una plantilla para planes de gestión de riesgos puede ayudarte a mitigar el riesgo y a establecer un plan de contingencia para que puedas lograr tus objetivos sin contratiempos. Aquí te mostramos cómo hacerlo.

¿Qué es una plantilla para planes de gestión de riesgos?

Una plantilla para planes de gestión de riesgos es una herramienta que sirve para ayudar a los gerentes de proyectos a prevenir y medir los posibles riesgos. Si bien el contenido de la plantilla puede cambiar de un proyecto a otro, su estructura principal no cambiará. El uso de una plantilla para llevar a cabo el proceso de gestión de riesgos puede ayudar a acelerar proyectos futuros y a alinear a los miembros del equipo de modo que sepan qué esperar en caso de que ocurra un riesgo.

Contar con una plantilla para planes de gestión de riesgos también facilita la gestión de proyectos con múltiples partes interesadas. Cuando todos se familiaricen con tu plantilla establecida, habrá una menor curva de aprendizaje cada vez que se inicie un nuevo proyecto.

¿Cuál es el propósito de implementar un plan de gestión de riesgos?

Un plan de gestión de riesgos es una estrategia que los gerentes de proyectos usan para ayudar a evitar que ocurran los riesgos a lo largo del cronograma del proyecto. Pueden usar esta herramienta para controlar y registrar los riesgos, así como para crear un plan de acción establecido en caso de que ocurra un posible riesgo. 

¿Por qué conviene crear una plantilla para planes de gestión de riesgos?

Crear una plantilla para planes de gestión de riesgos es la mejor práctica para los profesionales de la gestión de riesgos, y por una buena razón. Aquí te contamos por qué deberías crear este tipo de plantilla antes de comenzar un proyecto grande.

Previene los riesgos de manera proactiva

Con una plantilla para planes de gestión de riesgos, puedes garantizar de manera proactiva que los problemas que podrían ocurrir ya tengan una solución antes de que sucedan. Al asignar un riesgo específico a un miembro del equipo, estás especificando a la persona responsable de controlar de manera activa cada posible riesgo.

Para algunos equipos, el desarrollo de estrategias de mitigación para proyectos de alto impacto es necesario incluso antes de que se apruebe un proyecto. Esto evita que los proyectos de alto riesgo afecten las principales operaciones del negocio. Si tu equipo no cuenta con planes de mitigación establecidos, es posible que tu proyecto no pase la etapa de aprobación.

Brinda claridad

Una plantilla para planes de gestión de riesgos brinda claridad a tu equipo, especialmente cuando se trata de planes de contingencia. Por lo general, a las partes interesadas no les gusta oír que algo podría salir mal con el programa del proyecto, pero si tú y tu equipo ya cuentan con estrategias de respuesta establecidas, es mucho más sencillo controlar esa ansiedad. Un software de gestión colaborativa del trabajo como Asana permite que todos los integrantes del equipo tengan acceso a la documentación importante sobre gestión de riesgos, como un registro de riesgos, una matriz de evaluación de riesgos u otros documentos del proyecto. 

Fomenta la responsabilidad

No es fácil asumir la responsabilidad de un problema cuando las cosas van mal. Pero cuando se asigna a un responsable del riesgo, esa persona es la encargada de mitigarlo en la medida de lo posible si se produce. Esto permite a los miembros del equipo evaluar el impacto negativo de un riesgo potencial y desarrollar planes de contingencia en caso de que surjan problemas. Los miembros individuales del equipo tienen la capacidad de encontrar la solución adecuada. Y si alguna de las partes interesadas tiene preguntas sobre ese riesgo concreto, sabe exactamente a qué miembro del equipo debe dirigirse.

Qué debes incluir en la plantilla para planes de gestión de riesgos

Crear una plantilla para planes de gestión de riesgos es fácil, pero la forma de gestionar la información dentro del plan puede variar de un equipo a otro. Entonces, ¿cómo deberías organizar la información en tu plantilla para planes de gestión de riesgos?

Una de las formas más sencillas de hacerlo es según la importancia; por ejemplo, al clasificar los riesgos según su posible impacto en el proyecto. O bien, podrías organizar tu plantilla según la probabilidad de que cada riesgo ocurra.

Independientemente de cómo organices tu plantilla para planes de gestión de riesgos, es importante utilizar una herramienta que sea personalizable y colaborativa. De ese modo, tu equipo puede organizar la plantilla de la manera que sea más conveniente para ellos.

4 pasos para usar tu plantilla para planes de gestión de riesgos

1. Pensar qué riesgos deberías agregar. Usa un software colaborativo para que todos los integrantes de tu equipo puedan identificar y agregar cualquier posible riesgo que pueda tener un impacto negativo en tu proyecto. 

2. Evaluar la probabilidad y el impacto de cada riesgo. La probabilidad y la gravedad de cada riesgo combinadas representan el posible impacto general del riesgo. Asegúrate de que tu plantilla tenga una manera de dar seguimiento tanto a la probabilidad como a la gravedad.

3. Predecir la probabilidad de cada riesgo. Basándose en datos históricos o en proyectos anteriores, los miembros del equipo pueden predecir la probabilidad de que cada riesgo ocurra. 

4. Controlar los riesgos durante el ciclo de vida del proyecto. La forma más fácil de hacerlo es asignar a los miembros del equipo un riesgo específico para controlar a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto.

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.

Aplicaciones recomendadas

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

• Outlook. A medida que te llegan por email elementos que requieren una acción, como revisar el trabajo de tu agencia o una solicitud de activos de diseño para un compañero, puedes crear las tareas correspondientes en Asana directamente desde Outlook. Luego puedes asignarte la tarea nueva a ti mismo o a un compañero, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto para que esté conectada con otros trabajos pertinentes.

• Zendesk. Gracias a la integración de Asana con Zendesk, los usuarios pueden crear fácil y rápidamente tareas de Asana directamente a partir de los tickets de Zendesk. Agrega contexto, adjunta archivos y vincula las tareas para dar seguimiento al trabajo necesario para cerrar los tickets. La integración también aporta visibilidad continua en ambos sistemas a la vez, para que todos trabajen al mismo ritmo y avancen independientemente de la herramienta que usen. 

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto.

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