SIPOC-Vorlage

Wenn Sie schon lange in Ihrem Unternehmen arbeiten, laufen die Geschäftsprozesse bei Ihnen vermutlich schon fast von alleine. Sie wissen quasi im Schlaf, was gerade vor sich geht. Aber das trifft möglicherweise nicht auf Ihre Stakeholder zu. Stellen Sie Ihre Prozesse visuell dar, damit Ihre Stakeholder genau sehen, wie Sie arbeiten, und damit es weniger Unklarheiten gibt. 

Genau hier kommt Ihre SIPOC-Vorlage ins Spiel – ein Tool, mit dem Sie wichtige Geschäftsprozesse darstellen und optimieren können. 

Was ist ein SIPOC-Diagramm?

Ein SIPOC-Diagramm bietet Ihnen einen Gesamtüberblick über kundenspezifische Schritte bezüglich der Lieferanten, der Inputs, des Prozesses, der Outputs und der Kunden. Es vermittelt Stakeholdern eine genaue Vorstellung davon, wie Ihre Prozesse funktionieren, ohne dass spezifische Details nötig wären. SIPOC-Diagramme werden oftmals in der Definierungsphase von Six Sigma oder anderen Arten des Lean-Projektmanagements angewandt, also bei der Prozessoptimierung zur Verminderung von Fehlern oder Ungereimtheiten im Endprodukt. 

SIPOC ist eine Abkürzung und steht für folgende Begriffe.

• Suppliers: die Inputs, mit denen der Prozess beginnt.

• Inputs: die Ressourcen, die für Ihren Prozess nötig sind.

• Process: der Gesamtüberblick über den Prozess.

• Outputs: die Ergebnisse Ihres Prozesses.

• Customers: die Personen, die von Ihren Ergebnissen oder Vorteilen profitieren.

SIPOC-Diagramme sind visuelle Tools, die wie Flussdiagramme oder Prozessmodellierungen funktionieren: Mit ihnen arbeiten Sie sich von einer Prozesskomponente zur nächsten vor, wobei jede nur die wichtigsten Elemente und Gesamtschritte beinhaltet.

Die Vorteile einer SIPOC-Vorlage

Haben Sie regelmäßig mit SIPOC-Diagrammen zu tun? Dann sollten Sie besser eine Vorlage anlegen, anstatt jedes Mal ein neues Diagramm zu erstellen. So sparen Sie nicht nur Zeit und Energie, sondern reduzieren auch noch gemäß der Six-Sigma-Methode menschliche Fehler bei den Outputs. Wenn Sie eine Vorlage haben, spielt es keine Rolle mehr, wer das SIPOC-Diagramm erstellt – alle Diagramme bleiben stets einheitlich.

So verwenden Sie Ihre SIPOC-Vorlage

Ihre SIPOC-Vorlage unterstützt Ihr Business Process Management bei der Analyse und Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse. So können Sie Ihre SIPOC-Vorlage beispielsweise dazu verwenden, die Prozesse in Ihren SIPOC-Diagrammen einheitlich zu halten und dafür zu sorgen, dass sie Ihren Standards entsprechen. Verpassen Sie Ihrem SIPOC-Modell den letzten Schliff und speichern Sie es als Vorlage, damit Ihre Teammitglieder mit ihr für jeden SIPOC-Prozess ein neues Diagramm erstellen können.

Vereinfachen und optimieren Sie Ihre SIPOC-Diagramme, indem Sie Ihre Vorlage in den Workflow Ihrer Geschäftsprozesse integrieren. Wenn Sie sie in einer Work-Management-Software erstellen, können Sie Ihre Vorlage ganz einfach und mit einem Klick duplizieren, sie mit Stakeholdern teilen und Ihre Prozesse teamübergreifend koordinieren. Sie können Ihren Teammitgliedern sogar bestimmte Schritte zuweisen, damit jeder weiß, wer für welche Komponente verantwortlich ist.

Fallbeispiel für Ihre SIPOC-Vorlage: Automobilhersteller

Wenn Sie einmal eine SIPOC-Vorlage erstellt haben, können Sie sie für jeden Geschäftsprozess, der dokumentiert werden soll, neu duplizieren. Nehmen wir als Beispiel einen Automobilhersteller: Mit einer Vorlage kann er ein SIPOC-Diagramm erstellen, das ihm einen Gesamtüberblick über die wichtigsten Schritte verschafft – von der Bestellung des Kunden bis hin zur Auslieferung des Wagens.

• Suppliers: Hierbei handelt es sich um Kunden, Hersteller und andere Unternehmen, von denen Materialien bezogen werden.

• Inputs: Hier geht es um den Herstellungsprozess eines Autos. Gemeint sind nicht nur Materialien, sondern auch Kundenanforderungen und Preise.

• Process: In welchen Schritten verwandeln Sie Ihre Rohstoffe in ein Auto? 

• Outputs: Die Outputs Ihres Herstellungsprozesses sind die Endergebnisse der Produktion – in diesem Fall, dass Ihr Kunde das Auto erhält und Ihr Unternehmen bezahlt wird.

• Customers: Wer profitiert von diesem Prozess? Dazu gehören der Kunde, der das Auto kauft, die Autohändler und Ihr eigenes Unternehmen.

Enthaltene Funktionen

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Berichterstellung. Diese Asana-Funktion übersetzt Projektdaten in visuelle Diagramme und leicht verständliche Schaubilder. Indem die Berichterstellung dort stattfindet, wo sämtliche Aufgaben erfasst werden, können Sie doppelte Arbeit vermeiden und das unnötige Hin und Her zwischen verschiedenen Apps verringern. Und weil die gesamte Arbeit des Teams bereits in Asana ist, können Sie Informationen aus dem jeweiligen Projekt oder Team beziehen, um so ein akkurates Gesamtbild über alle Geschehnisse an einem einzigen Ort zu erhalten.

• Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Projektübersicht. Die Projektübersicht ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Projektzusammenhänge. Verschaffen Sie Ihrem Team einen Überblick über das Was, Warum und Wie Ihrer Projektarbeit aus der Vogelperspektive. Fügen Sie eine Projektbeschreibung hinzu, um die Zusammenarbeit in Asana zu definieren. Teilen Sie dann alle wichtigen Ressourcen und Zusammenhänge wie Meeting-Details, Kommunikationskanäle und Projektbriefings an einem Ort.

Empfohlene Apps

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

FAQs