Was ist ein LIPOK-Diagramm? 7 Schritte, um Geschäftsprozesse zu modellieren und zu verstehen

Bevor Sie einen Geschäftsprozess verbessern können, müssen Sie ihn zunächst verstehen. Und die beste Methode, ein solches Verständnis zu entwickeln, besteht oftmals in der Skizzierung des Prozesses.

Hier kommen LIPOK-Diagramme ins Spiel. Geschäftsprozesse mögen komplex sein, aber LIPOK-Diagramme sind eine einfache Weise, um zu visualisieren, wie sich die einzelnen Puzzleteile des Prozesses zum großen Ganzen zusammenfügen.

Was ist ein LIPOK-Diagramm?

Ein LIPOK-Diagramm bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über einen Prozess, indem die Lieferanten, die Inputs, der Prozess, die Outputs und die Kunden dokumentiert werden. Das Diagramm visualisiert, wie Teilnehmer in einem Prozess untereinander Ressourcen oder Daten austauschen. Es wird oftmals dazu verwendet, mit Kundenerlebnissen verbundene Prozesse zu verstehen oder zu verbessern.

LIPOK-Diagramme sollen nicht alles bis ins kleinste Detail darstellen. Stattdessen bieten sie Beteiligten ein allgemeines Prozessmodell, um ihnen bei der Entscheidungsfindung und beim Brainstorming von Verbesserungsideen zu helfen. In dieser Hinsicht sind LIPOK-Diagramme nur eines von vielen Tools im Geschäftsprozessmanagement (GPM). GPM beinhaltet die Analyse der aktuellen Prozesse, die Planung von Verbesserungen sowie ihre praktische Implementierung.

Das Kurzwort LIPOK steht für diese fünf Komponenten:

• Lieferanten: Die Quelle der Inputs, die dem Prozess zugeliefert werden

• Inputs: Die Ressourcen, die für den reibungslosen Ablauf des Prozesses notwendig sind

• Prozess: Die wichtigen Schritte, die den Prozess ausmachen

• Outputs: Die Ergebnisse des Prozesses

• Kunden: Die Personen, welche die Outputs nutzen oder von dem Prozess profitieren

LIPOK-Diagramm vs. Workflow-Diagramm

Workflow-Diagramme bieten eine grafische Darstellung eines Geschäftsprozesses oder Projekts. Beim LIPOK-Diagramm handelt es sich um eine Art von Workflow-Diagramm, das den Fokus darauf richtet, wer im Verlauf eines Geschäftsprozesses Ressourcen oder Daten beschafft und erhält.

Einige Workflow-Diagramme sind so strukturiert, dass alle Prozessschritte chronologisch abgebildet sind. Ein LIPOK-Diagramm beinhaltet jedoch keine Abhängigkeiten (also Aufgaben, die vor anderen Aufgaben erledigt werden müssen). Stattdessen visualisiert es, wer Prozessressourcen erstellt, wie diese Ressourcen zum Prozess beitragen und wer die Prozess-Outputs erhält.

Wofür wird ein LIPOK-Diagramm verwendet?

LIPOK-Diagramme werden oft im Lean-Projektmanagement als Teil der Six-Sigma-Methode zur Prozessverbesserung eingesetzt. Six Sigma zielt darauf ab, in einem Endprodukt auftretende Mängel und Abweichungen zu minimieren. Aus diesem Grund eignet die Methode sich hervorragend dafür, die Fertigung oder jegliche mit Kundenerlebnissen zusammenhängende Prozesse zu verbessern. Ein Kernbestandteil von Six Sigma ist das DMAIC-Verfahren. DMAIC steht für definieren (define), messen (measure), analysieren (analyse), verbessern (improve) und kontrollieren (control). Ein LIPOK-Diagramm kommt in der „Definieren“-Phase des DMAIC-Prozesses ins Spiel.

Aber selbst wenn Sie nicht Six Sigma oder Lean-Projektmanagement verwenden, kann ein LIPOK-Diagramm immer noch sehr nützlich sein. Es kann Ihnen bei Folgendem helfen:

Erläuterung eines Geschäftsprozesses

Da ein LIPOK-Diagramm eine allgemeine Übersicht ohne spezifische Details bietet, ist es sehr nützlich für Personen, die nicht mit dem Geschäftsprozess vertraut sind. In dieser Hinsicht ist es eine großartige Methode, um neue Mitarbeiter mit einem Prozess bekannt zu machen oder Entscheidungsträgern wichtige Einzelheiten zum Prozess mitzuteilen.

Bessere Abstimmung zwischen Teammitgliedern

LIPOK-Diagramme sind einfach zu erstellen. Daher können Sie zum Auftakt eines Brainstormings zur Prozessverbesserung schnell ein solches Diagramm skizzieren, um einen Rahmen für Ihre Diskussion zu bieten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Klärung von Bestandteilen eines Prozesses

Um mit Ihrem Team ein LIPOK-Diagramm zu erstellen, müssen Sie wichtige Informationen wie Lieferantenkontaktinformationen, Projektvorgaben und Ihre Zielgruppe identifizieren. Auf diese Weise hilft Ihnen bereits die Diagrammerstellung selbst, Prozesse zu verstehen, um sie anschließend zu verbessern.

Das gemeinsame Erstellen eines LIPOK-Diagramms mit Ihrem Team kann Ihnen Antworten auf die folgenden Fragen bieten:

• Wie können wir diesen Prozess vereinfachen?

• Liefern wir unseren Kunden ein hochwertiges Produkt?

• Können wir unsere Methode für die Verwaltung von Lieferanten verbessern?

• Liefern unsere Lieferanten uns wirklich das, was wir benötigen?

• Kennen wir die Personas und die Demografie unserer Kunden?

• Gibt es bei der Erstellung unseres Produktes Ineffizienzen, die wir beseitigen können?

Denken Sie daran, dass ein LIPOK-Diagramm nur eines von vielen Tools in Ihrem Prozessmanagement-Werkzeugkasten ist. Im Zuge der Analyse und Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse werden Sie ein robusteres System erarbeiten müssen, um den Überblick zu behalten. Bevor Sie in die Prozessverbesserung eintauchen, sollten Sie ein Projektmanagement-Tool wählen, mit dem Sie Verantwortliche und Fristen klar zuweisen, Abhängigkeiten sehen und mit Ihrem Team an einem zentralen Ort kommunizieren können. Mit Asana können Sie sogar ein LIPOK-Diagramm als Kanban-Board erstellen – und dieses dann teilen und in Echtzeit aktualisieren.

7 Schritte zum Erstellen eines LIPOK-Diagramms

Es ist nicht schwer, ein LIPOK-Diagramm zu erstellen – es empfiehlt sich aber, die einzelnen Buchstaben nicht in der Reihenfolge abzuarbeiten, in der sie im Kurzwort erscheinen. Stattdessen hat es sich bewährt, mit dem „Prozess“-Abschnitt zu beginnen, da dies oft der einfachste Ausgangspunkt ist. Sie können jedoch auch rückwärts von „Kunden“ zu „Lieferanten“ gehen. Aus diesem Grund sprechen Teams auch manchmal von einem KOPIL-Diagramm.

So erstellen Sie ein LIPOK-Diagramm:

1. Wählen Sie einen Prozess

Wählen Sie den Prozess, den Sie mit Ihrem LIPOK-Diagramm visualisieren möchten. Dabei kann es sich um einen neuen Geschäftsprozess handeln, den sie implementieren möchten, oder um einen bereits vorhandenen Prozess, der optimiert werden soll. Die Erstellung eines LIPOK-Diagramms kann Ihnen dabei behilflich sein, den Prozess zu verstehen, ein Brainstorming für Verbesserungsideen durchzuführen und Beteiligten eine allgemeine Übersicht über den Prozess zu bieten, die ihnen bei der Entscheidungsfindung hilft.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass Sie den Versand und die Zustellung Ihres Produkts verbessern möchten. Ein LIPOK-Diagramm kann Ihnen dabei helfen, Ineffizienzen zu identifizieren, die optimale Verwaltung von Lieferanten zu gewährleisten und festzustellen, ob Sie Ihren Kunden ein hochwertiges Produkt liefern.

2. Definieren Sie den Prozess: P

Statt Ihr LIPOK-Diagramm in der Reihenfolge der Buchstaben zu erstellen, ist es oft einfacher, mit dem „P“-Abschnitt zu beginnen und zuerst Ihren Prozess zu definieren. Untergliedern Sie den Prozess in 4–5 wichtige Schritte und weisen Sie jedem Schritt eine Aktion und ein Thema zu. Wenn Sie möchten, können Sie diese Schritte in einem Flussdiagramm organisieren, in dem die Schritte aufeinander aufbauen.

In unserem Produktversand-Beispiel kann der Prozess in die folgenden Schritte untergliedert werden:

1. Kauf durch den Kunden

2. Weiterleitung der Rechnung an das Lager

3. Lagerteam bereitet Versand vor

4. Kurierdienst holt Bestellung ab

5. Kurierdienst befördert Bestellung zum Zielort

Falls Ihr Prozess lang ist und viele verschiedene Schritte beinhaltet, sollten Sie versuchen, kleinere Schritte zu gruppieren. So könnten Sie z. B. unter dem umfassenderen Schritt „Weiterleitung der Rechnung ans Lager“ alle Einzelheiten bezüglich der Informationsübertragung von Ihrer E-Commerce-Plattform ans Versandlager zusammenfassen. Denken Sie daran, dass das LIPOK-Diagramm eine allgemeine Übersicht bieten soll, keine Detailansicht.

3. Erstellen Sie eine Liste der Outputs: O

Identifizieren Sie die Outputs des Prozesses. So können Sie besser verstehen, was Sie durch die von Ihnen in den Prozess investierten Ressourcen gewinnen und was letztendlich für Ihre Kunden dabei herausspringt. Bei Outputs kann es sich um Dinge wie Materialien, Produkte, Dienstleistungen oder Informationen handeln – im Prinzip alles, was sich für Sie, die internen Teammitglieder oder Ihre Kunden aus dem Prozess ergibt. Im Idealfall sollten diese Ergebnisse mit den Kundenanforderungen übereinstimmen.

Im oben genannten Produktversandbeispiel haben wir folgende Outputs:

• Kunden erhalten das Produkt innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens

• Ihr Unternehmen erhält Geld als Gegenleistung für das Produkt

4. Identifizieren Sie Ihre Kunden: K

Kunden sind die Personen, die die Outputs erhalten oder vom Prozess profitieren. Bedenken Sie, dass Kunden nicht immer extern sein müssen – sie können auch Kollegen oder interne Beteiligte beinhalten. Lassen Sie uns hier vom Versandszenario zu einem anderen Beispiel wechseln: Nehmen wir einmal an, dass Sie den alljährlichen Betriebsausflug für Ihr Unternehmen planen. In diesem Fall handelt es sich bei Ihren Kunden und Beteiligten um die Teammitglieder, die an der Veranstaltung teilnehmen.

Im Versandbeispiel könnten Sie die folgenden Kunden anführen: Online-Kunden (die das Produkt erhalten) und Ihr Unternehmen (das Geld als Gegenleistung für das Produkt erhält).

5. Erstellen Sie eine Liste der Inputs: I

Inputs sind die Ressourcen, die Sie benötigen, damit der Prozess reibungslos abläuft. Ähnlich zu Outputs kann es sich hierbei um Dinge wie Materialien, Produkte, Dienstleistungen oder Informationen handeln. Das Auflisten von Inputs hilft Ihnen dabei, die an den Prozess gestellten Ressourcenanforderungen zu verstehen und festzustellen, ob Sie von Ihren Lieferanten wirklich alle Ressourcen erhalten, die Sie benötigen.

In Bezug auf Ihr Verfahren für den Produktversand könnten Inputs die Kundenanschrift, Zahlungsinformationen, Online-Zahlungsdienste, Verpackungsservice, Verpackungsmaterialien, Lagerraum und Zustellfahrzeuge beinhalten.

6. Identifizieren Sie Ihre Lieferanten: L

Bei Lieferanten handelt es sich um die Quellen, die Ihnen die Inputs für den Prozess zur Verfügung stellen. Dieser Schritt hilft Ihnen zu verstehen, mit wie vielen Lieferanten Sie es zu tun haben und ob Sie diese so effizient wie möglich verwalten.

In unserem Produktversand-Beispiel könnten das folgende Lieferanten sein:

• Kunden stellen ihre Versandanschrift und Zahlungsinformationen zur Verfügung

• Lagermitarbeiter stellen Verpackungsservices bereit

• Verpackungshersteller stellen Verpackungsmaterialien her

• Lagervermieter stellt Lagerraum zur Verfügung

• Kurierdienste stellen Zustellfahrzeuge bereit

7. Teilen Sie Ihr Diagramm

Ein LIPOK-Diagramm ist dazu da, geteilt zu werden. Sein größter Nutzen besteht darin, Ihnen, Ihrem Team und allen Beteiligten dabei zu helfen, ein Verständnis für den Geschäftsprozess zu entwickeln. Daher sollten Sie Ihr LIPOK-Modell nicht nur teilen, sondern auch dafür sorgen, dass es einfach zugänglich ist – damit alle Vorzüge des Diagramms voll ausgeschöpft werden können.

Eine der besten Möglichkeiten, um Informationen zu teilen, besteht in der Nutzung eines Projektmanagement-Tools. Ein solches Tool ermöglicht Ihnen, Projektinformationen und -aufgaben an einem zentralen Ort zu organisieren. So müssen Sie beispielsweise kein Dutzend einzelner E-Mails versenden, sondern können eine einzelne Version Ihres Diagramms mit allen Beteiligten teilen – und anschließend mit allen in einem einzigen Diskussionsstrang kommunizieren.

Die Skizze ist spitze

LIPOK-Diagramme sind eine nützliche Vorlage für Ihren Werkzeugkasten zur Prozessverbesserung. Sie sind einfach zu erstellen, leicht zu teilen und bieten wichtige Informationen, die Entscheidungsträgern dabei helfen, einen Überblick über Geschäftsprozesse zu erhalten. Außerdem kann das gemeinsame Erstellen eines LIPOK-Diagramms mit Ihrem Team für Klarheit sorgen, wenn es darum geht, wie sich jedes Puzzleteil ins Gesamtbild einfügt und wie Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren können, um das Beste aus ihnen herauszuholen.