Erfolgreiches Projekt-Integrationsmanagement: Der 7-Schritte Leitfaden!

Kein Projekt gleicht dem anderen in punkto Ergebnisse, Budget und Zeitrahmen. Um sicherzustellen, dass alle Projekte die Anforderungen und Ziele erfüllen, verwenden viele Unternehmen standardmäßig das Projekt-Integrationsmanagement. 

Integrationsmanagement umfasst die Koordinierung aller Projektelemente, von der Delegierung von Aufgaben und der Verwaltung von Ressourcen bis hin zur Kommunikation mit den Beteiligten. Durch einen ganzheitlichen Blick auf die Verwaltung von Projekten und deren Abhängigkeiten lassen sich Projekte umsetzen, ohne das Gesamtbild aus den Augen zu verlieren.

Wer erfolgreich integriertes Projektmanagement betreiben will, findet hier eine ausführliche Beschreibung – darunter die wichtigsten Schritte und die erforderlichen Kompetenzen. 

Was ist Projekt-Integrationsmanagement?

Zum Projekt-Integrationsmanagement gehört die Koordinierung aller Elemente eines Projekts, also der Aufgaben, Ressourcen, Beteiligten und Ergebnisse. Ziel des Integrationsmanagements ist es, sicherzustellen, dass die Prozesse effizient ablaufen und die vordefinierten Ziele erreicht werden.

Projekt-Integrationsmanagement ist immer dann erforderlich, wenn es Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Prozessen und Teams gibt. Bei Projekten mit konkurrierenden Zielen oder Terminkonflikten hilft Ihnen das Integrationsmanagement, Kosten- oder Terminabwägungen zu treffen, damit Ihr Team das Projekt zum Abschluss bringen und die Erwartungen der Beteiligten erfüllen kann.

Hier ein Beispiel für Projekt-Integrationsmanagement: Angenommen, das Marketingteam benötigt Daten vom Vertriebsteam, um einen Bericht für die Projektbeteiligten zu erstellen. Mithilfe des Projektintegrationsmanagements wird sichergestellt, dass die Daten aus dem Vertriebsteam ordnungsgemäß an das Marketingteam weitergegeben werden und dass das Ergebnis den Anforderungen entspricht.  

Zum Integrationsmanagement in Projekten gehört auch die Überwachung der fünf Projektmanagementphasen, die während des Projektzyklus auftreten.

Zu diesen fünf Phasen gehören:

1. Projektinitiierung: In dieser Phase geht es darum, Vision und Ziele für das Projekt festzulegen und die Zustimmung der Beteiligten in Form des Projektauftrags und der Projektziele zu gewinnen. In dieser Phase wird die Projektcharta erstellt, die einen Überblick über das Projekt, einen klaren Ablaufplan und das Verzeichnis der Beteiligten enthält. 

2. Projektplanung: Beim Planungsprozess richten Sie als Projektmanager die Projektinfrastruktur ein, um die Projektziele unter Einhaltung der Vorgaben für Zeit, Budget und Ressourcen zu erreichen. Sie erstellen detailliertere Projektdokumente, die dem Team helfen, die Projektvision zu verstehen und zu erkennen, was zur Verwirklichung des Projekts erforderlich ist. 

3. Projektausführung: In dieser Phase setzen Sie Ihren Projektplan in die Tat um und bringen das Projekt in Gang. Der größte Teil des Budgets wird in dieser Phase für die Erarbeitung der Ergebnisse aufgewendet. Dazu gehören auch die Kommunikation mit und die Einbeziehung von Projektbeteiligten, die Qualitätssicherung und die Weiterentwicklung des Teams. 

4. Projektleistung: In dieser Phase überwachen Sie den Fortschritt des Projekts in Hinblick auf den ursprünglichen Plan. Das bedeutet, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, wenn es Hindernisse oder Verzögerungen gibt. 

5. Projektabschluss: An dieser Stelle streben Sie das Abschließen des Projekts formal an, indem Sie die Zustimmung des Kunden oder wichtiger Projetbeteiligter einholen. Dokumentationen und Erkenntnisse aus dem Projekt sollten zur späteren Verwendung archiviert werden. 

Als einer der wichtigsten Kompetenzbereiche im PMBOK® Guide (Project Management Book of Knowledge) des PMI können Projektmanager durch die Beherrschung dieser Vorgehensweise ihre Prozesse verbessern. 

Die Vorteile des Projekt-Integrationsmanagements

Projekte sind oftmals dynamisch und komplex und beziehen mehrere Teams und organisatorische Prozesse mit ein. Das Projektintegrationsmanagement gewährleistet, dass alle Elemente zusammenhängend auf das Projektziel ausgerichtet sind. Hier einige Vorteile dieser Methode.

Koordination und Organisation während des gesamten Projekts

Das Projekt-Integrationsmanagement gleicht einer Gebrauchsanweisung, mit deren Hilfe Sie das Projekt in die richtige Richtung lenken und sicherstellen können, dass alle Prozesse aufeinander abgestimmt sind. Während das Projekt die einzelnen Phasen durchläuft, sorgt diese Methode dafür, dass die Ergebnisse und Dokumente in Ordnung sind, damit die nächste Phase reibungslos verläuft.

Stellt sicher, dass alle Beteiligten ihren Verantwortungsbereich kennen

Mit Integrationsmanagement haben alle Beteiligten und Teammitglieder ein klares Verständnis ihrer Funktionen und Zuständigkeiten. Wenn Sie das Projekt sorgfältig überwachen, können Sie auf Fragen von Teams oder Beteiligten eingehen, wenn es Unklarheiten oder Probleme gibt. 

Planmäßige Abwicklung des Projekts

Das Projekt-Integrationsmanagement sorgt dafür, dass die Projekte planmäßig verlaufen und die Fristen und das Budget eingehalten werden. Zudem wird sichergestellt, dass das Projekt auf den Projektmanagementplan abgestimmt ist, damit die zugesagten Ergebnisse oder Erträge erzielt werden. Das Projekt-Integrationsmanagement hilft Ihnen, Konflikte zu lösen oder Änderungen vorzunehmen und gleichzeitig die Folgen für das Gesamtprojekt zu minimieren. 

Reibungslose Kommunikation mit allen Beteiligten

Das Projekt-Integrationsmanagement gewährleistet, dass die Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden. So können Sie als Projektmanager ein System für die Kommunikation mit den Beteiligten über Projektänderungen einrichten, unabhängig davon, ob diese genehmigt wurden oder nicht. Zudem unterstreicht es die Bedeutung einer abschließenden Besprechung nach Projektabschluss, um einen endgültigen Schlusspunkt zu setzen.

Mehr Klarheit bei Entscheidungen

Jeder einzelne Schritt hat bestimmte Ziele und Ergebnisse. Wenn Sie alle Schritte durchlaufen, erhalten Sie einen tieferen Einblick in die beste Vorgehensweise für die jeweilige Projektphase. Durch die Erstellung einer fundierten Projektdokumentation können Sie zudem die zugrunde liegenden Überlegungen der Projekte klar kommunizieren.

Insgesamt kommt Integrationsmanagement allen Projektbeteiligten zugute – dem Projektteam, dem Projektmanager und den Beteiligten.

Leitfaden: Die 7 Schritte des Projekt-Integrationsmanagements

Das Projekt-Integrationsmanagement verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz für die Planung und Durchführung von Projekten. Dieser Ansatz besteht aus sieben Verfahren zur erfolgreichen Koordinierung von Projektmaßnahmen. Schlüsseln wir sie hier einmal auf.

Projektcharta erstellen

Am Anfang eines Projekts steht in der Regel die Erstellung einer Projektcharta, ein kurzes Dokument, das einen Überblick über das Projekt gibt und den Projektmanager und die wichtigsten Beteiligten aufführt.

Eine Projektcharta umfasst folgende Punkte:

• Umfang

• Zielsetzungen und Ergebnisse

• Mitglieder des Projektteams 

• Projektrisiken 

• Nutzen oder Investitionsrendite

• Budget 

• Business Case

Eine Projektcharta dient im Wesentlichen als Grundlage, auf der Sie das Projekt weiter planen können. Zudem können Sie damit die Zustimmung aller Beteiligten gewinnen, so dass Sie im Rahmen des Projektumfangs schnell und autonom vorankommen.

2. Projektmanagementplan entwickeln

Im nächsten Schritt wird ein detaillierterer Projektplan entwickelt, in dem der Projektumfang, die zu erbringenden Leistungen, der Terminplan, Meilensteine und die Messgrößen für die Erfolgsbewertung festgelegt werden. 

Mit einem Projektmanagementplan wird die Durchführung des Projekts so gesteuert, dass die allgemeinen Anforderungen und Ziele erfüllt werden. 

Hier die Schritte zur Erstellung einer Projektmanagement-Methodik:

1. Treffen mit den Beteiligten zur Festlegung der Anforderungen, Leistungen und Ziele des Projekts

2. Definition des Projektumfangs

3. Erstellung eines Projektstrukturplans, mit dem Aufgaben und Ressourcen zugewiesen werden können

4. Erstellung eines Projektzeitplans

5. Durchführung einer Risikobewertung und Entwicklung von Notfallplänen

6. Erarbeitung einer Ausgangsbasis zur Bewertung der Projektleistung

7. Ausarbeitung von zusätzlichen Plänen für einen der folgenden Bereiche: Umfangsmanagement, Kostenmanagement, Resssourcenmanagement, Change Management, Stakeholder-Management oder Risikomanagement

Als Ausgangspunkt für die Erstellung eines Projektmanagementplans können Sie eine Vorlage für die Projektplanung verwenden.

3. Projektarbeit leiten und koordinieren

In der nächsten Phase, der Projektdurchführung, kümmert sich der Projektmanager um die täglich anfallenden Arbeiten, wie etwa:

• Leitung des Projektteams

• Abhalten von Besprechungen mit wichtigen Beteiligten

• Überwachung des Projektfortschritts

Durch diese Phase wird sichergestellt, dass die Aufgaben gemäß Projektplan und Angaben zum Umfang effektiv durchgeführt werden. 

4. Projektinformationen verwalten

Unter Projektinformationen versteht man die Nutzung vorhandener Informationen oder der Beschaffung zusätzlicher Informationen, um die Projektziele zu erreichen. Durch diesen Schritt wird sichergestellt, dass die Teammitglieder über alle Informationen verfügen, die sie benötigen, um die geforderten Leistungen zu erbringen.

Alle in diesem Schritt gewonnenen Kenntnisse und Erfahrungen tragen zum gesamten Wissensfundus des Unternehmens bei, der für künftige Strategiemaßnahmen von Nutzen ist.  

5. Projektarbeit überwachen und steuern

Da die Prozesse des Projekt-Integrationsmanagements miteinander verknüpft sind, sollten sie genau befolgt werden, um die Einhaltung des Projektmanagementplans zu gewährleisten. 

Dieser Schritt soll das Projekt auf Kurs halten. Etwaige Abweichungen vom Projektplan müssen festgestellt und korrigiert werden. 

Hierfür gibt es drei Ansätze:

1. Vorbeugende Maßnahme: Eine Maßnahme, die durchgeführt wird, um die negativen Folgen von Projektrisiken zu mindern

2. Korrekturmaßnahme: Eine Maßnahme, die durchgeführt wird, um die spätere Projektleistung wieder auf den Projektplan abzustimmen

3. Mängelbeseitigung: Eine Maßnahme zur Behebung eines dokumentierten Projektmangels

Eine gängige Technik zur Leistungsmessung ist die Durchführung einer Earned-Value-Analyse, mit der der aktuelle Status des Projektbudgets und des Projektzeitplans bewertet wird. Wenn Projektänderungen erforderlich sind und genehmigt werden, müssen die Projektdokumente, wie etwa der Bericht über die Projektleistung, unter Umständen aktualisiert werden.

Die Überwachung des Projekts sorgt dafür, dass es nach Plan verläuft, um die Ziele zu erreichen.

6. Integrierte Änderungssteuerung vornehmen

Änderungen an Projekten können mitunter stressig ausfallen, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden, aber mit einem Änderungsverfahren muss das nicht so sein. 

Deshalb müssen Änderungsanträge geprüft werden, damit der Umfang nicht überschritten wird oder Scope Creep entsteht, also eine Zunahme der Anforderungen während des Projektzyklus. In einigen Unternehmen gibt es sogar ein eigens dafür eingerichtetes Änderungskontrollgremium, das Änderungsanträge etwa hinsichtlich Budget, Zeitrahmen und Ressourcen prüft. 

Ein Beispiel für eine Projektänderung: Fordert der Kunde zusätzliche Ressourcen an, müssen Sie den Umfang der möglichen Folgen für das Projekt abschätzen. 

In einem Änderungskontrollprotokoll werden alle Änderungsanträge dokumentiert, darunter auch die genehmigten Anträge, die damit verbundenen Kosten und Ressourcen sowie die Folgen für den Projektzeitplan. Die reibungslose Integration von Änderungswünschen in die laufenden Projektvorgänge ist entscheidend für den Erfolg des Gesamtprojekts.

7. Das Projekt abschließen

Nach Fertigstellung aller Projektarbeiten und nachdem die Ergebnisse übermittelt und vom Kunden genehmigt wurden, kann das Projekt zum Abschluss gebracht werden. 

Der Projektabschluss umfasst unter anderem folgende Prozesse:

• Veranstaltung eines abschließenden Meetings der Beteiligten 

• Durchführung einer formellen Projektprüfung

• Vertragsabschluss

• Strukturierung und Archivierung von Projektunterlagen zur späteren Verwendung

Der Projektabschluss dient als Bezugspunkt für künftige Vorhaben und gibt Aufschluss darüber, wie das Projekt-Integrationsmanagement verbessert werden kann.

Zusätzliche Tipps für erfolgreiches Projekt-Integrationsmanagement

Die Umsetzung des Projektintegrationsmanagements erfordert eine Kombination aus Fach- und Führungskompetenz. Folgende Tipps sollen Ihnen den Einstieg in das Projektintegrationsmanagement erleichtern. 

Beauftragen Sie einen Projektmanager mit der Überwachung des integrierten Projektmanagements

Ein Projekt umfasst zahlreiche laufende Vorgänge, die es im Auge zu behalten gilt, und ein Projektmanager spielt eine wichtige Rolle bei der Lösung von Konflikten. Ein Projektmanager überwacht folgende Punkte:

• Projektmanagementplan

• Kosten

• Projektergebnisse

• Risken 

• Projektziele

• Ressourcen

Ein Projektleiter muss genau wissen, wie sich die einzelnen Faktoren gegenseitig beeinflussen und welche Folgen sie insgesamt für das Projekt haben. Das integrierte Projektmanagement umfasst insbesondere einen Prozess, Phasen und Ergebnisse, die der Integrationsmanager im Auge behält.

Ändert sich beispielsweise der Umfang eines Projekts, besteht die Gefahr von Ressourcenengpässen, Budgetüberschreitungen und Verzögerungen. Mit Projektintegrationsmanagement können Sie die Teams umorganisieren und die Ressourcen neu verteilen, um so die Folgen für das Projekt und das Unternehmen zu minimieren.

Projektintegrationsmanagement kann besonders hilfreich sein, wenn Sie funktionsübergreifende Teams leiten und die gegenseitigen Abhängigkeiten der Projekte organisieren müssen.

Erfassen Sie die Arbeitszeit sorgfältig

Falls noch nicht geschehen, könnte die Einführung einer Zeiterfassungssoftware von Vorteil sein, nicht nur für die Rechnungsstellung, sondern auch für die künftige Projektplanung. Auch wenn Teamkalender einen umfassenden Überblick über die Zeitaufteilung bieten, gibt Ihnen die Erfassung der aufgewendeten Arbeitszeit für Aufgaben genauere Anhaltspunkte. 

Diese Daten sind für die Planung künftiger Projekte von großem Nutzen, da sie Ihnen helfen, beim Planen bestimmter Aufgaben genauere Schätzungen vorzunehmen.  

Stellen Sie ausgewogene Projektteams zusammen

Gute Projektmanagementprozessgruppen können den entscheidenden Unterschied in Sachen Projektleistung ausmachen. Es ist Ihre Aufgabe, ein ausgewogenes Projektteam zusammenzustellen und die Aufgaben so zu verteilen, dass sie den Fähigkeiten und Kenntnissen der Teammitglieder entsprechen. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer über die erforderlichen Ressourcen verfügt, und koordinieren Sie die Kommunikation zwischen den beteiligten Teams.   

Verwenden Sie Projektvorlagen, um Zeit zu sparen

Die Erstellung von Projektplänen und -unterlagen kann zeitaufwändig sein, vor allem wenn man bedenkt, wie viele davon für ein einziges Projekt benötigt werden. Anstatt diese von Grund auf neu zu erstellen, sollten Sie die Vorteile von Projektvorlagen nutzen – entweder aus vergangenen Projekten oder vorgefertigte Vorlagen. 

So können beispielsweise Vorlagen für Projektpläne oder Vorlagen für Meeting-Tagesordnungen individuell für verschiedene Zwecke angepasst werden. Vorlagen bieten eine Ausgangsbasis, die Sie verändern und an Ihre Anforderungen anpassen können. 

Arbeiten Sie mithilfe eines Tools für Teamkommunikation zusammen

Jede Abteilung hat ihren eigenen Kommunikationsstil und ihre eigenen Instrumente, und häufig erfordern Projekte die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen. 

Mithilfe eines Kommunikationsplans legen Sie fest, welche Kanäle die Teams für den Austausch von Informationen, Ressourcen und Aktualisierungen des Projektstatus nutzen sollten, um Missverständnisse oder mangelnde Kommunikation zwischen den Teams zu vermeiden. So können Teams direkt miteinander kommunizieren, und Sie müssen nicht als Vermittler auftreten. 

Mit Tools zur Teamkommunikation können Sie beispielsweise einen zentralen Ort für Projekte schaffen, der Kommunikation und Feedback in Echtzeit ermöglicht. Tools zur Teamkommunikation können auch die von Ihnen bereits verwendeten Tools ergänzen, da sie sich in beliebte Tools für ortsungebundenes Arbeiten, wie Google Drive und Slack, integrieren lassen.

Mit Projekt-Integrationsmanagement Ergebnisse erzielen

Projektintegrationsmanagement führt sämtliche Projektprozesse und -aufgaben zusammen. Mit der Projektmanagement-Software von Asana haben Sie von Anfang bis Ende eine zentrale Anlaufstelle für die Planung und Organisation von Projekten.    

Finden Sie heraus, ob Projektmanagement-Software das Richtige für Ihr Team ist, um die Erfolgsquote von Projekten zu steigern.

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